办理离职人员审批及交接手续指导手册.doc

办理离职人员审批及工作交接手续指导手册一、本手册的目的和目标目的：通过规范离职审批流程及工作交接流程，回避企业与员工之间的劳动纠纷。目标：通过指导手册的规范，员工离职交接率达到90%；无特别原因离职交接时间小于3个工作日；特殊原因如涉及档案转移、大额违约金、借物欠款、劳动纠纷等，交接时间不超过15个工作日。二、离职工作中主要存在的问题目前离职工作中存在的主要问题有：公司层面的：1、部分辞职申请没有劳动关系审批即人力资源部审批；2、公司主动与员工终止劳动关系的，离职员工档案中的终止劳动关系通知书没有本人签字或根本没有此文件；3、人力资源部给个人签发的劳动关系终止证明，档案中未备份；4、个人没有索要劳动关系终止证明的，人力资源部也未主动开具，为劳动关系纠纷留下隐患；4、由于档案不转出，人力资源部不给开劳动关系证明，员工对此不满意；5、工资核算时间过长。员工层面的：1、个别离职申请人故意拖延工作交接时间； 2、由于违约金或欠款过多，个别离职申请人未办完工作交接就离开公司；3、故意拖延档案调出的时间；三、离职工作中的里程碑关键环节1、离职的启动：要具备辞职申请或终止劳动合同通知。2、离职劳动关系的审批：人力资源部的审批是代表公司进行的劳动关系审批。3、离职违约责任的证明：违约通知单4、劳动关系的终止：解除劳动关系证明四、避免产生劳动纠纷的解决方案：1、离职审批要按以下步骤进行：1）离职工作的启动：员工辞职，个人首先提交辞职申请，并有个人签字。如果由公司解除劳动合同，必须有送达个人的正式书面通知，人力资源部保存一份副本，并有个人收到的签字确认。公司解除劳动合同的，可以改为建议由员工本人提出辞职申请，这样可以避免未来可能的劳动纠纷。向员工本人解释时，可以表达为：公司解除劳动合同的人员的解除劳动关系证明内容与个人辞职的不一样，一般新的公司比较关注离职方式，如果是原公司主动解除劳动合同的，新公司可能有所顾虑。2）离职劳动关系的审批：辞职申请，除需要所在部门经理、主管总裁签字审批外，必须要有人力资源部负责人进行签字审批。用人部门的审批，主要是工作关系的审批，证明此员工辞职部门已经在工作方面做好了准备。人力资源部的审批是从劳动关系角度进行审批的，代表同意或不同意解除劳动关系。劳动关系审批时，要注意：对于特殊人员公司不收违约金的，审批人可以签“同意”二字；对于公司要收取个人违约金的，审批人签字必须是“个人承担违约责任，方可办理离职手续”。这是由于劳动合同中规定，如果双方协商一致，则不再收取违约金。如果劳动关系审批“同意”，则视为“双方协商一致”。个人提出辞职申请的，个人要承担违约责任。公司劝退人员和劳动合同到期不与公司续签劳动合同的人员，个人不承担违约责任，公司也不承担违约责任。3）签发违约通知单：在进行工作交接前，必须先要由个人签字确认违约通知单中的违约责任，其中说明个人应该承担的违约金、培训费、招接收费等。此文件一式两份，人力资源部备份一份。2、工作交接中的注意事项1）人力资源部可事先代办部分工作交接：离职人需要交接的部门很多，每个部门都办理一遍意义不大，人力资源部可以通过电子邮件的方式向所有部门确认。各部门回复没有交接内容的，人力资源部代签字，离职申请人只需要去需要交接的部门就可以。2）人力资源部代扣欠款应注意：离职人在与其它部门进行工作交接时可能会有部分欠款或丢失物折算的款项，希望由人力资源部从工资中代扣。这种情况，需要个人提交书面申请，申请中明确：请人力资源部就以上款项，从个人工资中扣除。然后交接部门负责人签字审核。这是因为没有个人授权，人力资源部不能随便从工资中代扣。3）关于离职人档案调出：由于各种原因，离职人经常出现离职后不办理档案调出手续的案例，离职人的档案管理成为人力资源部的难点。为避免离职人拖延办理档案调出，所以档案调出前暂不发放工资，暂不开具离职证明。当然，在办理档案调出前，离职人需补足欠款。4）人力资源部结算：人力资源部的工资结算是所有工作交接最后一环，这是由于薪酬专员要在所有环节之后才开始核算应发工资和抵扣欠款。这一环时间比较长，往往成为最容易产生离职人不满的环节。本环节的工作可以改进为，人事专员提前通报薪酬专员离职人最后到岗日期，及时核算应发工资，经总裁审批后将结果提交人事专员。这样不再受其它环节的制约。人事专员最终结算款项，计算余额，经人力资源部经理审核后提交财务部执行。5）交接工作的审核：所有交接工作完成，经审核无误后加盖“交接完毕”审核章，并签字确认。提交人力资源部经理审批。3、开具解除劳动关系证明审批后人力资源部为个人开具解除劳动关系证明。证明一式两份，人力资源部保留一份，需有离职申请人签名。以上各步骤所有文件存档备查。建议建立离职人员台帐，统计各种关键数据，未年终进行离职分析提供便利。五、对于特殊事件的解决离职工作交接中经常会出现一些特殊情况，这些情况需要特别处理1、虽提交辞职申请，但未办理工作交接或未办理完毕交接就不再到岗：针对此类人员，要建立预警机制，一旦发现3天未经批准擅自不到岗的情况发生，人力资源部需采取以下步骤：第一步：电话联系本人并告知：未经批准擅自不到岗的情况属于旷工行为，请马上回公司上班。并警告：如果旷工时间达到劳动合同中规定的时限，公司将对本人除名处理并保留追究违约责任的权力。注意：此过程需要电话录音。第二步：如电话通知后，第二天本人仍未到岗，根据第一步所讲内容，拟一份正式通知，加盖人力资源部公章后通过EMS快递给本人或本人家属。注意：此步需要EMS公司提供送达时的签收单复印件存档。第三步：在确认对方收到快递后仍未及时到岗，人力资源部按劳动合同中的关于旷工除名的条款及时拟正式文件，对本人辞退/除名处理。正式文件需在公司内部网公布并在公司办公区内张贴。文件原件同时通过EMS快递给本人或本人家属。张贴文件取回后，在文件上注明张贴日期、张贴地点，并请两位员工签字证明后存档。注意：此步需要EMS公司提供送达时个人签收单的复印件存档。第四步：人事专员代办相关工作交接。如果经核算，公司损失较少，影响并不恶劣，经审批后，所有文件存档，待未来恰当时再追究其违约责任。如果公司损失较大，或此事影响恶劣，人力资源部则收集相关材料，进入法律程序。2、虽辞职申请被审批，但因为需要承担的违约金过多，个人继续上班不办理工作交接：解除劳动合同是要经过双方协商一致的，公司收取个人违约金的前提条件是不同意个人辞职。如果个人一定辞职，公司就可以收取违约金。如果公司要收取违约金，个人认为无法承担，也可以继续工作而不辞职。鉴于此，对于不愿离职的人员，需要求本人再向人力资源部提交一份书面说明：本人收回辞职申请，暂不辞职。如果辞职申请人不按要求提交收回辞职申请的说明，或虽提交说明，但工作表现存在问题或影响工作，对于此类人员可以按以下方法解决：1、 部门经理加强对此人的考核，考核成绩及时反馈本人，并请本人签字确认。考核表中明确告知本人，如果下一考核期内仍无改进，将把本人退回人力资源部。2、 第二次考核时，用人部门可严加考核，如果本人仍未改进，考核成绩通知本人，考核表请本人签字确认。3、 人力资源部可依据“个人不胜任本职工作”为由，向本人签发待岗通知，待岗期为3个月（待岗工资另行制定，但要及时通知本人）。待岗期间人力资源部要安排必要培训，也可要求其自学产品知识，并按时提交学习总结。4、 如果本人在待岗期间表