会议管理_会议策划与会前准备工作概论

,项目二任务一会议策划与会前准备工作,会议策划会议名称与议题会议工作机构与人员分工会议议程与日程会议地点与场所制作并发送会议通知编制会议预算准备会议资料和会议物品会场布置,一、目标必须遵循SMART原则：Specific：明确具体Measurable：可以衡量并量化Attainable：可以达到Relevant：与工作相关Time-bound：时间限制,任务一会议策划流程,二、开展调研、收集信息政策、法规、规章制度组织内外有利以及不利信息相关方面建议有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选,任务一会议策划流程,三、分析信息优势分析劣势分析预测分析远见及预见性针对性,任务一会议策划流程,四、设计方案2份以上，以便进行综合比较制定方案依据达到的目标主客观条件实现目标的途径、方法可能出现的问题及解决方法,任务一会议策划流程,五、比较论证、选择方案合理标准:全局性、可行性、效益性科学方法：比较法、情节推演法,任务一会议策划流程,六、追踪实施、反馈修改随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音，对策划方案进行修正。,任务一会议策划流程,会议目标与主题会议形式会议规模与会人员会议场地布置议程制定会议通知派发会前审查,任务一会议策划具体内容,针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、主办单位等必须使用全称，不能随意省略文字确定方法：1、单位+内容+会议种类2、单位+年度+内容+会议种类3、时间+会议内容+会议类型,任务二确定会议的名称和议题,会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权目标决定议题牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究,任务二确定会议的名称和议题,会议议题确定原则：必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配）明确性原则（简洁明了、有说明性材料）可行性原则（议题具备可解决的初步条件）职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配）有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会）相近性原则（解决同一类问题、相关性问题）,任务二确定会议的名称和议题,K公司生产时尚女鞋，2017年春季订货会即将召开，会议议题以及会议名称已经确定。会议目标是各省分公司老总以及代理商到公司对新开发的产品进行预定，公司需要讲解2017年流行趋势，需要介绍公司产品质量，需要介绍公司价格政策，会议为期5天，吃住行公司全包。总经理交给总经办一个任务：拟定会议组织机构，协调会议组织工作。同学们思考，需要哪些部门参与？,任务三确定会议工作机构与人员分工,商品营销部是否需要参加？做什么工作？行政后勤部是否需要参加？做什么工作？质量部是否需要参加？做什么工作？生产部是否需要参加？做什么工作？总经理是否需要参加？做什么工作？负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？公司保安、清洁阿姨是否需要参加？是否需要参与？,任务三确定会议工作机构与人员分工,成立工作机构原则：适宜原则对口原则：合适的部门做合适的事平均原则：因事设组明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加,任务三确定会议工作机构与人员分工,会务工作1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调试、座次安排、铭牌安排、安保服务三级会议工作机构根据会议规模，成立不同的会议机构hu,任务三确定会议工作机构与人员分工,K公司前述案例：1、成立几级会务机构？2、会务组（总协调）人员构成？3、材料宣传组人员构成？4、接待组人员构成？5、活动组谁来做？6、后勤与保障组谁来做？,任务三确定会议工作机构与人员分工,开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销人员培训会？会议的议题有哪些哪些问题会在会上讨论？主要问题要讨论清楚与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题的展开，不能漫无边际，要紧扣主题,任务四拟定会议议程和日程,会议必须紧扣议题案例：李锦记家族会议与公司会议家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，规避了家族企业管理问题学习附件二：李锦记家族会议,任务四拟定会议议程和日程,会议时间有限，会有要出成果K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题：1、公司产品价格政策，竞品价格政策2、产品新品设计风格，竞品设计风格3、销售人员招聘条件4、产品质量问题5、公司股票表现6、公司环保政策执行7、公司新厂址搬迁事宜8、招聘毕业生培训计划9、公司企业文化建设10、售后问题讨论,任务四拟定会议议程和日程,议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间K公司订货会主要议题：1、公司产品价格政策，竞品价格政策2、产品新品设计风格，竞品设计风格附带议题：1、产品质量问题2、售后问题其他问题，个别解决,任务四拟定会议议程和日程,一、拟定会议议程主要议题占据黄金时间，附带议题作为补充上午：公司产品价格政策，竞品价格政策（主）产品质量问题（附）下午：产品新品设计风格，竞品设计风格（主）售后问题（附）,任务四拟定会议议程和日程,议程含义：会议上议题的先后顺序安排议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉不同类型会议议程：按照会议规模大型会议：仪式性安排&实质性议程（迎新生大会）专项会议：议程简单直接（学术讨论会）,任务四拟定会议议程和日程,按照会议属性1、非法定程序性会议：根据需要而定2、法定程序性会议：全国人民代表大会、公司董事会、股东大会、党代会、团代会、职工代表大会等学习附件三：职工代表大会,任务四拟定会议议程和日程,议程编制原则：顺序正确：大型会议先奏国歌，首长发言顺序不能混乱主次分明、突出重点；时间明确、适度富余数量适度、议题必须有相关性，不可过多议题可以操作、可以讨论、能够讨论出结果（可以衡量）,任务四拟定会议议程和日程,会议议程结构和写法1、标题：K公司2017年春节订货会2、题注：一般大型、正式会议用到（全国性的会议）3、正文4、落款5、制定日期窍门：看过往怎么做的,任务四拟定会议议程和日程,二、拟定会议日程1、日程：具体安排，能细化到几点供应早餐、几点开会、几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议时间表2、作用：保证议程具体实施方便与会者提高会议效率,任务四拟定会议议程和日程,会议日程编排方法：1、根据议题整体把握2、时间预测，稍微富足3、符合人体生理和心理规律会议日程结构和书写：1、标题2、稿本（标注“草案”）3、题注4、正文（表格式、日期式）5、落款6、日期,任务四拟定会议议程和日程,会议日期选择原则：1、避开重要活动日期：如公司总部在广州，就要尽可能避开广交会（酒店价格暴涨）2、避开节假日、双休日3、会议时间合理：7月7日、9月18日召开庆祝会是否合适？5月12日召开庆祝会是够合适？公司庆祝会在春节前夕还是清明期间？工作总结会安排在周五还是周三？,任务四拟定会议议程和日程,议程与日程的区别：议程是纲领性的会议指南（突出重点）日程是会议各项工作的细化（越细越好）参考教科书P35案例（政协会议议程与日程）议程本质是一张说明书、日程本质是一张时间表,任务四拟定会议议程和日程,1、W公司位于广州，10月份要开展一年一度的校园招聘了。此次人力资源部决定由经理（男性）、主管（男性）、文员（女性）三人参加。2、今年招聘地点定位武汉三所高校以及广西桂林两所高校。分别是武汉理工大学、湖北工程学院、湖北大学、桂林电子科技大学、桂林理工大学。每个学校招聘时间为两天。3、每个学校招聘安排为：第一天校园宣讲、收取简历、筛选简历；第二天上午无领导小组讨论，下午单独面试。录取结果待行程全部结束后一周内通知。,作业一,4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定行程表及日程表。5、总预算1万人民币,作业一,住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市不换酒店吃饭要求：公司实报实销长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座市内交通工具：的士其他：工作人员在每个城市可以选择1-2个景点游览，每个城市除吃饭外选择两家小吃供同事放松（不入预算）请充分利用携程网、坐车网、同程旅游、12306等网站进行上述活动的日程安排并列出费用,作业一,会议地址的选择：专业因素：大豆生产会议、煤炭开发会议、改革会议交通因素：武汉的特殊性媒体因素：国企为何到香港开会地理因素：公司巴厘岛年会气候因素：北戴河会议政治、经济、文化因素：为何奥运会由北京申办、为何G20在杭州召开,任务五确定会议地点及场所,确定城市后，确定场所交通便利：方便到达会场大小；平均每人2-3平方场地设备：物业支持系统、会议系统私密性及安保措施：不受外界以及内部干扰，谢绝参观、关掉手机，良好的隔音设备停车场及消防场地费用,任务五确定会议地点及场所,餐饮娱乐：餐饮与住宿、会议地点尽可能在一个场所内或相隔较近会议服务：茶歇提供、同声传译,任务五确定会议地点及场所,一、确定会议召开城市原则：1、公司总部所在地2、公司生产基地所在地3、公司营销总部所在地4、公司总部附近的中心城市5、公司业务区域的地理中心所在地6、进出口企业重要的货物进出口岸7、公司股票上市地点,任务五确定会议地点及场所,参考P44案例二、确定会议场所：1、交通情况：区分长途参会者和本地参会者2、物业支持系统：会议室大小、空调、暖气、照明、安保、通风、餐厅、住宿3、会议支持系统：多媒体设备、同声传译4、会议服务5、费用：性价比,任务五确定会议地点及场所,三、领导审批四、签订协议必须签订书面协议：使用期限、功能设备、提供服务、费用房间预定（可与酒店协商预定一个范围，如40间到50间之间）、餐饮协议付款程序：预付多少、结束后付多少违约责任,任务五确定会议地点及场所,各种酒店区别：类型：商务型、度假型位置：市区、风景区选择：所选酒店与会议参会人员以及会议属性相关内部人员会议：市区商务酒店经销商会议：度假型酒店工作总结会：市区商务酒店新年总结暨表彰会：度假型酒店,任务五确定会议地点及场所,会议场所积累：不断寻找新酒店同时沉淀下一批公司满意的会议场所作为长期合作伙伴酒店选择：事先以普通顾客身份考察,任务五确定会议地点及场所,会议通知：回执！回执！回执！你发了，别人收到了吗会议通知要件：时间、地点、内容、参会人员会议通知形式：口头通知电话通知书面通知邮件通知（优选）：要求原邮件回复,任务六制作并发送会议通知,任务分析：会议通知必须明确会议时间、地点、会议内容、参会人员；会议通知格式要规范；领导审核发出。会议通知形式：口头通知（小范围会议、比较熟悉）：部门小组会议电话通知：通知远距离单位内部的会议书面通知：大型会议、特殊会议（庭审通知、仲裁通知）、请柬电子邮件：内部可群发，外部不要群发,任务六制作并发送会议通知,各种通知形式要结合使用：电子邮件+电话书面传达+电话会议通知作用：1、传递信息2、收集对会议的反馈信息3、收集代表个人信息4、履行法定义务（职工代表大会向正式代表发通知）,任务六制作并发送会议通知,会议通知发送：确定会议通知发送对象提前发送需要催促其回执通知表现形式：PDFWord（图片必须黏贴在word上）不可发送图片、excel等打开的通知文件,任务六制作并发送会议通知,会议通知结构：1、标题：完全式标题、省略式标题2、正文：左起空两格；前言：会议通知理由、目的、依据主体：会议主题内容、召开时间、地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方式结尾：自然结尾；特此通知3、落款：正文下方右侧，包括单位、日期,任务六制作并发送会议通知,会议通知结构：4、回执：便于安排食宿等问题特殊的书面通知请柬：贵宾出席请柬、婚礼请柬会议邀请函：亲朋好友、知名人士、专家的礼节性书信,任务六制作并发送会议通知,会议通知发送：1、确定发送对象：明确谁参加会议、明确以什么身份参加会议（正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员）、参会者代表性、参会者总人数2、发送方式3、注意事项：上级审核；提前1-2周发送；参会者启程前再次确认，协助解决食宿；地址、邮编正确；落实回复。,任务六制作并发送会议通知,中华人民共和国公司法了解知识点：股东、董事会、经理层三者之间的关系；双会谁来召集；谁来主持；职权；投票权；监事会作用学习中华人民共和国公司法相关条款，要求精读,专题一股东会、董事会,原则：事做好第一，钱该花就花节约原则，能省则省，符合财务制度总量控制，确保重点，细化项目留有余地,任务七编制会议预算,预算作用：各项收支进行量化，收支平衡总额控制预算预测：预测会议规模：与前三次类比预测会议支出：固定支出+可变支出,任务七编制会议预算,预算编制如何有效编制预算？1、划出会议流程图2、找出会议流程各环节3、各环节工作所需物资、服务逐一列出4、将上述费用加总，再适当留有富余一般预算项目参见P58拓展运用：学会使用wordvisio软件,任务七编制会议预算,会议经费筹措方式：1、企业单位内部专项开支2、联合举办者共同出资3、社会筹款4、会场广告,任务七编制会议预算,会议资料：来宾资料、会务资料、沟通资料来宾资料（分发给来宾）：事先准备、纸笔、宣传材料会务资料（内部人员使用）：接站表、住宿安排表、内部通讯录沟通资料（主体资料）：会议宣传资料、会议参考文件、协议书、合同书,任务八准备会议资料和会议物品,会议物品：量入为出、经济适用、精打细算1、会议证件2、指示标志3、铭牌4、会议设备：电脑、打印机、音响、录音等（事先调试）5、会议物品：水杯、电池、胶带、订书机、铅笔等会场现场必须有维修人员随时对设备跟进维修,任务八准备会议资料和会议物品,S公司广东分公司是一家专营汽配的销售公司，目前在广州召开各地市代理商会议，会期三天。代理商共20人，可安排十个房间。总预算10万元。第一天：代理商到酒店报到，当晚欢迎宴会，晚间茶话会第二天：公司营销总监对当前各地销售情况做总结各地经销商分享当前工作开展状况中午简餐，晚间董事长、总经理宴请经销商第三天：集体游览白水寨风景区，中午农家乐吃饭，送经销商回酒店，当晚安排住宿，晚上简餐。请制作流程图，并将各项活动预算及所需物品根据流程图列出（可以手绘，可以用word，鼓励用visio）,课堂练习,原则：按照会场气氛分为：庄重严肃、轻松惬意两类按照沟通方式分为：上对下传达、相互沟通信息根据会场气氛要求以及沟通方式不同合理安排会场会场布置三要点：大小适中、色彩协调、物品相宜会场布置要“应景”，体会下面不同会场的布置，并初步判断是什么类型会议,任务九会场布置,任务九会场布置,任务九会场布置,任务九会场布置,任务九会场布置,任务九会场布置-文化因素,任务九会场布置-文化因素,任务九会场布置-文化因素,会场布局主要形式：上下相对全围半围分散详读教材P71-74内容及实质决定形式，而非形式决定实质,任务九会场布置-会场布局,室外：欢迎及宣传类的物料（气球、拱门、指引牌、展架、易拉宝、灯箱、休息座椅）室内：主席台、听众席、鲜花、彩球、音响、灯光、电源、茶点、奖品、礼品、台签、摄像会场环境契合主题；主席台会标、鲜花布置,任务九会场布置-物品配置,任务九会场布置-座次安排,任务九会场布置-座次安排,任务九会场布置-座次安排,任务九会场布置-座次安排,任务九会场布置-座次安排,第1条动议中心原则：动议是开会议事的基本单元。“动议者，行动的提议也。”会议讨论的内容应当是一系列明确的动议，它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论，无动议不讨论。第2条主持中立原则：会议“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序，尽可能不发表自己的意见，也不能对别人的发言表示倾向。（主持人若要发言，必须先授权他人临时代行主持之责，直到当前动议表决结束。）,专题二罗伯特议事规则（美国国会规则）,第3条机会均等原则：任何