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第四章 Excel XP 中文电子表格软件 Excel XP是基于Windows XP环境下的电予表格软件，它继承了Windows的图形用户界面，具有操作方便、数据处理和数据分析等一系列优点。本章以Excel XP 为蓝本，兼顾其他Excel 版本，介绍Excel XP的各种功能及操作方法。 表格是人类处理数据的一种有力工具，利用计算机去处理表格能成倍提高工作效率。用计算机处理表格的软件称电子表格处理软件。 Excel XP的核心功能是电子表格处理，同时兼顾统计计算、图表处理、数据分析等功能。电子表格是对纸面表格的模拟，可以打开本地机、内部局域网或因特网上的电子表格文件。自动完成表格中的统计及计算，并且当表格中的数据有所变化时，它可以自动重新计算结果。 4.1 Excel XP中文版环境介绍 4.1.1 Excel XP 的启动与退出 1启动Excel XP 有三种方式启动Excel XP 1 从Office XP快捷工具栏上启动Excel XP 在Office 快捷工具栏上选中Excel XP 按钮，双击它，即可启动Excel XP 。 2 从“开始”按钮处启动Excel XP 单击Windows 桌面左下角的“开始”按钮，打开“开始”菜单,单击“程序”“MicrosoftExcel XP”项，即可启动Excel XP 。 3 利用桌面上的快捷图标启动Excel XP 若在桌面上设置了Excel XP快捷图标，指向该图标双击，即可启动Excel XP。 上述三种启动方式之一都可进入Excel XP 工作窗口，如图4.1所示 图4.1 Excel XP的工作窗口2退出 退出Excel XP工作窗口的方法也很多，主要有： 1 双击Excel XP工作窗口左上角的标题栏最左端控制菜单按钮。 2 选择“文件”菜单中的“退出”命令。 3 单击窗口标题栏最右端上的“关闭”按钮。 4 按Alt+F4快捷键。 在退出Excel XP时，如果工作表还未存盘，系统会提示是否将编辑的工作簿文件存盘。4.1.2 Excel XP的窗口 在启动Excel XP之后，屏幕上出现工作窗口。几乎所有Excel XP命令操作都在工作窗口中完成。在进行各种命令操作之前，必须对Excel XP窗口有所了解。Excel XP窗口的主要组成有：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、工作簿窗口(滚动条)与编辑栏等6个部分组成。其中前4个部分与Word窗口中相应的部分相似，后2个部分则相当于Word窗口中的文本区。如图4.1所示1标题栏 标题栏位于窗口最上方，它包含程序名“Microsoft Excel XP“和工作簿文件名，Bookl。 2菜单栏 菜单栏位于标题栏的下方。它是Excel XP中工作所需要的全部命令集合。部分命令后跟省略号()。当执行这些命令时将出现对话框，供户选择或键入执行命令所需的参数。 3工具栏 工具栏在菜单栏下面。一些操作频繁的命令除了上述菜单栏中给出外，为方便操作还在工具栏中以工具按钮形式给出(它包括常用工具栏、格式工具栏、图表工具栏等)。它们都是通过鼠标指向单击使用。通常在安装后第一次启动时只显示常用工具栏与格式工具栏，用户可以通过“视图”菜单中的“工具栏”命令或快捷菜单隐藏它们中的一栏或两栏，以扩大工作簿窗口，需要时再重新显示。另外，用户还可以通过“工具栏”快捷菜单中的“自定义”命令，增加、删除或重新排列工具栏中的按钮。 1 常用工具栏：包含一些常用命令，如打开文件、保存文件等。 2 格式工具栏：包含可快速修改文本外观的按钮，如B按钮用来将一般显示的文本改为用粗体(Bold style)显示。 4状态栏 状态栏位于窗口的底部，显示当前工作区的状态、当前选择的菜单命令提示等。状态栏要不要在屏幕上显示可以由用户选择。若暂时不想显示状态栏，可执行“视图”菜单中的“状态栏”命令将它隐藏起来；再次执行该命令又可使它重新显示。 5工作簿窗口 工作簿窗口是Excel XP的主要工作区，在性质上属于文档窗口。Excel XP允许同时打开多个工作簿(各占用一个窗口)，每一工作簿下最多不能超过255张表。在图4.1的Excel XP窗口中只打开一个工作簿窗口。 工作簿窗口中的工作表区： 1 工作表标签：位于工作簿窗口底行中部。图4.1只显示出3张工作表的标签，依次为Sheetl、Sheet2、Sheet3。加亮的标签指出了当前的工作表(如图4.1为Sheetl)。 新建的工作簿一般包含16张工作表，但用户可按需增减，最多达255张工作表。标签左方设有标签滚动钮，可使桌面上的标签左右滚动显示。 2 工作表工作区：工作区(work space)统指位于编辑栏与标签栏之间的区域，表格的编辑主要在这一区域内完成。区内又包括行头、列头和单元格。加亮的单元格表示当前的活动单元格，图4.1中的活动单元格为A1，它处于A列与1行的交叉点上。 对于较大的工作表，可利用工作区右下方的两个滚动条显示被遮盖的单元格的内容。 在行头与列头的交会处还有一个“全选钮”，单击全选钮选中当前工作表的所有单元格。 6编辑栏 编辑栏位于工具栏的下方，自左至右依次由名字框、工具钮和编辑框三部分组成，当某个单元格被激活时，其单元格的地址(例如A1)即在名字框出现。此后用户键入的数据，将在该单元格与编辑框中同时出现。“”为确认按钮，用于确认输入单元格的内容；“X”为取消按钮，用于取消本次键入的内容；“fx”为粘贴函数按钮，仅在向单元格输入公式和函数时使用。 4.1.3 工作簿、工作表和单元格 工作簿、工作表和单元格是Excel XP的三个重要概念。工作簿是计算和储存数据的文件，一个工作簿中可以包含若干张有内在关联的工作表构成。由于Excel XP中的工作簿是以文件形式存放在磁盘上的，而工作表又存放于工作簿中，所以保存文件实际上就是保存了工作簿和工作表。其扩展名为.XLS。 1工作簿、工作表 Excel XP首次启动后进入工作簿窗口，默认情况下Excel XP XP的一个工作簿中有3个工作表名，位于工作簿窗口底行中部。如图4.1显示出3张工作表的标签，依次为Sheetl、Sheet2、Sheet3。这三张空白的表叫“工作表”，一个工作簿可以包含多个工作表，这样可使一个文件中包含多种类型的相关信息，用户可以将若干个相关工作表组成一个工作簿，操作时不必打开多个文件，而直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。默认当前工作表为Sheetl，用户可以用这个空白的工作表建立自己的工作表，也可根据实际情况可以增减工作表和选择工作表。 2单元格、区域单元格是组成工作表的最小单位。Excel XP的每个工作表中的每一行、列交叉处即为一个单元格，每个工作表中可以最多包含65536行和256列(1600多万个单元格。)，每个单元格可输入少于32000个字符。每个单元格用它所在的列号和行号来引用，在工作簿窗口左边的“1”、“2”是行号，上边的“A”、“B” 是列号。同直角坐标系一样，通过行号与列号标识了单元格位置。如D1，表示位于第D列、第1行的单元格；C5表示位于第C列、第5行的单元格。 仅靠字母表中的26个字母无法表达出256列。在Z列之后，Excel XP规定使用两个字母表示列，即用AA，ABAZ，BA，BBIV来表示。因此，最后一个单元格的为IV65536。 当单击哪个单元格时，这个单元格变为一个粗轮廓线高亮度显示出来，则这个单元格叫做“当前单元格”或“活动单元格”。这个单元格的列和行号被显示在“名称框”中。 一个区域的概念，区域是连续的单元格，用单元格左上角：右下角表示，“：”为区域运算符。如A2：A9 表示起于A2止于A9的八个单元格。这样的连续8个单元格称为一个区域。 4.2 建立工作表 Excel XP首次启动后进入工作簿窗口，默认情况下Excel XP 的空白工作簿名为BOOK1，用户可选择Sheetl、Sheet2、Sheet3工作表的标签之一(三张空白的“工作表”)建立自已的工作表。工作表的命名操作是指向工作表标签右击，在快捷菜单中选择“重命名”，输入新的工作表名后，在工作表标签之外的空白处单击即可。工作簿文件是在存盘时提示你输入工作簿文件名。其扩展名为.XLS。 4.2.1 数据输入 单元格的选取是单元格操作中的常用操作之一，它包括单个单元格选取、多个连续单元格选取和多个不连续单元格选取。 1选取单个单元格 单个单元格的选取即指向单元格单击可激活该单元格。除了用鼠标、键盘上的上、下、左、右“编辑”键外，使用“编辑”菜单中的“定位”命令，在对话框中输入单元格地址(如D10)，也可选取单个单元格。 2选取多个连续单元格 用鼠标拖曳可使多个连续单元格被选取；或者用鼠标单击要选区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格；还可以单击工作簿窗口左边的“1”、“2”行号，或上边的“A”、“B” 列号。选取一行或某一列中的所有单元格；单击工作表左上角行列交叉的按钮来选中整个工作表。 3选取多个不连续单元格 先选择一个区域或一个单元格，再按住Ctrl键不放，然后选择其他区域或一个单元格。 在工作表中单击任意一个单元格即可清除单元格区域的选取。 4数据的输入 在工作表中用户可以输入两种数据常量和公式。当激活某个单元格后，可以从键盘直接输入；当激活某个单元格后，先输入一个“=”等号再输入公式，是用这个公式计算的结果填入该单元格；也可以自动输入，通过设置还可以在输入时检查其正确性。 输入结束后按回车键、Tab键、四个箭头“编辑”键或用鼠标单击编辑栏的“”按钮均可确认输入。按Esc键或单击编辑栏的“X”按钮可取消输入。 常量数据类型分为文本型、数值型和日期时间型。 1 文本输入 Excel XP文本包括汉字、英文字母、数字、空格及其他键盘能键入的符号。文本输入默认为左对齐。有些数字如电话号码、邮政编码常常当作字符处理。此时只需在输入数字前加上一个单引号，Excel XP将把它当作字符沿单元格左对齐。 当输入的文字长度超出单元格宽度时，如右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示。 2 数值输入 数值除了数字(09)组成的字符串外，还包括+、一、E、e、$、/、以及小数点“和千分位符号“，”等特殊字符(如$8,321)。另外还可使用分数输入，如22 35，在整数和分数之间应有一个空格，当分数小于1时，要写成0 35，不写0会被Excel XP识别为日期3月5日。字符“￥”和“$”放在数字前会被解释为货币单位，如￥1.8。数值型数据在单元格中输入默认值为右对齐。 Excel XP数值输入与数值显示未必相同，当输入的数据太长时，Excel XP 会自动以科学计数法表示。如输入123000000000，Excel XP表示为1.23E+11，E代表科学计数法，其前面为基数，后面为10的幂数。又如单元格数字格式设置为带两位小数，此时输入三位小数，则末位将进行四舍五入处理。因为Excel XP XP的数字精度为15位，当数字长度超过15位时，系统会将多余的数字位不进行四舍五入处理，而是直接去掉。如输入1234567890123456时，在计算中以123456789012345参加计算。 3 日期时间数据输入 Excel XP内置了一些日期时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，Excel XP可直接识别。Excel XP XP采用四位表示年份，其常见日期时间格式为“mmddyy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm”。 4 数据自动输入 如果输入有规律的数据，可用Excel XP的数据自动输入功能，它可以方便快捷地输入等差、等比数列，填充预定义的数据序列。 (1)自动填充 先在预定的单元格中填入初值项，再用鼠标指向初始值所在单元格的右下角。鼠标指针变为实心黑十字(此黑十字所在的点即为填充柄)，按住左键拖动，使之通过要填充的所有单元格，然后松开左键，这时拖动所经过的所有单元格都被初值项填充了。另外与上述操作方法相同，只是按住Ctrl键后再拖动，这时拖动所经过的所有单元格都被初值项连续自加“1”所填充了。 (2) 等差、等比数列等，数据序列的填充。 在Excel XP中，可以通过把活动单元格中的数值递增到使用填充柄拖曳过的区域中 建立序列。例如，可以将系列1、2、3延长到4、5、6 建立序列的方法： a 选定序列初始内容的单元格和将要建立序列的所有单元格。b 选择“编辑”“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框，如图4.2所示。 图4.2 序列对话框 c 在“序列产生在”选择框中指定序列产生在“行”或“列”。系统默认情况选定的单元格为行中的单元格。 d 在“类型”选择框中指定填充的类型。如果选择“等差序列”或“等比序列” 则数字按此规律递增。 e 如果在“类型”选择框选择了“日期”则要在“日期单位”选择框中选定内容。如果选择“自动填充”选项，则除了“序列产生在”选择框外其余都呈灰色。 f 在“步长值”和“终止值”的文本框中分别输入步长值和终止序列。选择完成后按“确定”按钮，即可完成填充。 5. 使用公式与粘贴函数 数据计算是Excel XP工作表的重要功能，它能根据各种不同要求，通过公式和函数迅速 计算各类数值。 1 使用公式 公式是对单元格中数值进行计算的等式。通过公式可以对工作表数值完成各类数学运 算，如进行加法或乘法计算。在默认状态下，公式从等号“=”开头，由常量、单元格引 用、函数和运算符等组成。 (1)运算符 运算符是公式组成的元素之一。运算符是一种符号，用于指明对公式中元素进行计算的类型，如：加法、减法或乘法。在Excel XP中包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、连接运算符和引用运算符。 算术运算符可以完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，可以连接数字，并产生数字结果。算术运算符包括：+ (加号)、-(减号)、* (星号，表示乘)、 (斜杠，表示除)、(百分号)、(字符，表示乘幂)。 比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。比较运算符包括：=(等号)、 (大于号)、= (大于等于号)、=(小于等于号)、(不等于号)。 连接运算符可以将两个或多个字符串连接为一个字符串。连接运算符用“&”(连字符)，如： “North” &“wind”将产生值： “Northwind” 引用运算符可以将单元格区域合并计算。引用运算符包括有(：) (冒号)、 (，) (逗号)、 ()(空格)。 如果公式中同时用到了多个运算符，Microsoft Excel XP将按下面优先级顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，公式中同时包含了乘法和除法运算符，Excel XP将从左到右进行计算。如果要改变计算的顺序，则需要把公式首先计算的部分用圆括号括起。 运算符运算优先级别是： 1) ：(冒号)，(逗号) (空格)引用运算符 2) (负号) (如-1) 3) (百分比) 4) (乘幂) 5) * 、 (乘和除) 6) + 、 -(加和减) 7) &(连接两个字符串的连接符) 8) = 、 、= (比较运算符) (2)创建公式 在单元格中创建公式的方法： 先选中单元格输入“=”号，再在单元格中输入公式，如“=SUM(C4：F4)4”。最后按回车键或单击编辑栏中的“”按钮。将公式计算的结果填入选中的单元格中。 2 使用粘贴函数 Excel XP XP提供了内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大方便。这些函数包括：财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。 函数使用形式为： 函数名称(参数1，参数2，)其中参数可以是常量、单元格、区域、公式或其他函数。 (1) 使用粘贴函数输入 由于Excel XP有几百个函数，记住函数的所有参数难度很大。为此Excel XP提供了粘贴函数的方法，用户正确输入函数。如计算A1到A6六个单元格的数据平均值，存放到A7中。先选中A7单元格， 单击“编辑栏”中(粘贴函数)按钮，或选择“插入“”函数”命令，给出如图4.3所示“粘贴函数”对话框。 图4.3 粘贴函数对话框 在“选择类别”下拉列表框中选择函数类型(如“常用函数”)，在“选择函数”列表框中选择函数名称(如AVERAGE)，单击“确定”按钮，给出如图4.4所示函数参数输入对话框。 图4.4 函数参数输入对话框 在参数框中输入常量、单元格引用或区域。对单元格引用或区域无把握时，可单击参 数框右侧“折叠对话框”按钮，以暂时折叠起对话框，显露出工作表，用户可选择单元格区域(如A1到A6的六个单元格)，最后单击折叠后的输入框右侧按钮，恢复参数输入对话框，可以看到A1：A6出现在参数框中。 完成函数所需所有参数输入后，单击“确定”按钮。将计算结果填入到A7单元格中，同时在编辑栏中显示公式“=AVERAGE(Al：A6)”。 (2)自动求和 求和是Excel XP中常用函数之一，Excel XP 在“常用”工具栏的“(“自动求和”)按钮提供了一种自动求和功能，可以快捷的找出SUM粘贴函数。 如果要对一个区域中各行(各列)数据分别求和，可选择这个区域以及它右侧一列(下方一行)单元格，再单击“常用”工具栏的“”(“自动求和”)按钮。各行(列)数据之和分别填入右侧一列(下方一行)单元格中。 (3)自动计算 Excel XP提供自动计算功能，利用它可以自动计算选定单元格的总和、均值、最大值等。其默认计算为求总和。在状态栏单击鼠标右键，可显示自动计算快捷菜单，如图4.5所示。 图4.5自动计算快捷菜单 选择设置某自动计算功能(如求和)后，选定单元格区域时，其计算结果将在状态栏显示出来。 3 日期和时间的运算 Excel XP将日期存储为一系列连续的序列数，而将时间存储为小数，因为时间被看作天的一部分。日期和时间都是数值，因此它们也可以进行各种运算。例如，如果要计算两个日期之间的差值，可以用一个日期减去另一个日期。通过将单元格的格式设置为“常规”格式，可以看到以数字或小数显示的日期或时间。 如果在中文Excel XP 工作表的单元格中输入日期，但输入年份仅为两位数字时，Excel XP这样解释年份： 如果为年份输入的数字在00到29之间，Excel XP将其解释为2000到2029年。如果键入62505，Excel XP认为这个日期是2005年6月25日。 如果为年份输入的数字在30到99之间，Excel XP将其解释为1930到1999年。如果键入62599，Excel XP认为这个日期是1999年6月25日。 4.2.2 单元格引用与公式的复制 公式的复制可以避免大量重复输入公式的工作，复制公式时，若在公式中使用单元格和区域，应根据不同的情况使用不同的单元格引用。1. 同一张工作表中的单元格的引用 (1)相对引用。假定单元格D2中的公式为“=B2*C2“，如果将D2单元格中的公式复制到D3单元格，则D3单元格中的公式会自动由“=B2*C2变为“=B3*C3“。这种对单元格的引用会随着公式所在单元格位置的改变而改变的叫做相对引用。(2)绝对引用 在复制或移动单元格时，如果不希望其中的公式中引用的单元格发生变化，则需要使用绝对引用。绝对引用是在单元格的列号和行号前都要加一个“$”美元符号。例如，将D2单元格中的公式“=B2*C2“改为“=$B$2*$C$2”，则将它复制到D3单元格中时，公式将保持不变，即D3单元格中的公式也为“=B2*C2”。这种在复制或移动单元格到目的地，源单元格中的公式中的运算符和操作数(原来引用的单元格)都不变，称为绝对引用。(3)混合引用 混合引用。在一个公式中既有相对引用又有绝对引用的称混合引用。在使用混合引用 时，一定要弄清楚哪些引用是固定不变的，哪些引用是随公式所在位置的改变而改变。 2. 引用同一工作簿中其它工作表中的单元格。若要引用同一工作簿中其它工作表中的单元格，只要在引用的单元格地址前加上 “工作表名”及后跟一个“！”，再写单元格地址即可。其它规定与同一张工作表中的单元格的引用相同。例如，有两张工作表名字为“人事档案”和“工资管理“。若人事档案为当前活动工作表，则可在E5单元格中键入公式“=E4*工资管理！E5“，按回车键或单击编辑栏中的”“确认按钮。将人事档案工作表中的E4单元格中的数据乘以工资管理工作表中的E5单元格中的数据，计算结果填入人事档案工作表中的E5单元格中。 如果引用连续工作表上的单元格，则可用分隔符“：”来表示连续的工作表。例如，假设按顺序排列的五张工作表名分别为月入库、月入库1、月入库2、月入库3、月入库4，若定义“月人库”工作表上G5单元格的值是另外四张工作表G5单元格值的和，则该单元格的公式可以表示为“=SUM(月入库1：月入库4！G5)”。 按回车键或单击编辑栏中的“”确认按钮。 3. 引用其它工作簿中工作表的单元格 如果一个工作簿中的部分数据来自于另一个工作簿，则引用的格式为：另一个工作簿名工作表名!单元格地址。例如，若要用工作簿X2003存放03年进货单据，而用工作簿X2004存放04年进货单据，则工作簿X2004中包含X2003中的年终库存信息可以直接从X2003中引用过来。这种引用又称“外部”引用。操作步骤如下： 打开工作簿X2003和工作簿X2004； 选定X2004工作簿上的某个工作表中的某个单元格，如G5。 键人等号=； 通过菜单栏上的“窗口”菜单项选定X2003为当前工作工作窗口； 在工作簿X2003中选定一个工作表，如“汇总”工作表，再选定其中的某一单元格，如G5， 编辑栏中便会显示出公式“= X2003汇总!G5”； 按回车键或单击编辑栏中的“”确认按钮。 操作的结果是工作簿X2004中的某个工作表中的G5单元格内容等于工作簿X2003中的汇总工作表中的G5单元格内容4.3 编辑电子表格 当一个电子表格中的数据输入后，这个电子表格就建好了。当然，刚建立的这个表格不一定完全符合要求，不一定美观、漂亮，这就需要对建立好的电子表格进行编辑。电子表格的编辑主要包括：调整行的高度、列的宽度、及字体、单元格的插入与删除、单元格中数据的移动、清除、查找与替换等。下面将依次介绍这些操作方法。 4.3.1 调整行的高度及列的宽度 工作表为了满足设计要求，可以随时调整每行的高度与每列的宽度，前者称为行高，后者称为列宽。 调整方法如下： 1. 用鼠标单击要调整行(列)的行号(列号)以选定整行(列) 2. 移动鼠标指针指向行号线下(列标右)边线上(当指针形状变为四个方向都有箭头的黑“十”字形时)，拖动鼠标向下(右)、上(左)移动，达到增加行高(列宽)和减少行高(列宽)。 也可以在行号区某一行号或列标区某一列标处双击鼠标左键，(当指针形状变为四个方向都有箭头的黑“十”字形时)，方可自动将行高(列宽)调整至最合适的高(宽)度。拖动时，可以清晰看到行高(列宽)的数值。 3隐藏行与列 在一张工作表中做某些工作时，可能希望有些行与列不要显示出来或打印出来，这种处理称为“隐藏行”或“隐藏列”。所谓隐藏，其实是把行高或列宽置为“0”。从而使该行或该列不显示出来。 用鼠标隐藏一行或一列的操作步骤如下： 1 选定要隐藏的列(或行)。 2 鼠标指针指向该列列标的右表格线上(或该行行号的下表格线上)。 3 拖动至该列列标的左边线(或该行行号的上边线)重合为止。 取消隐藏的操作步骤如下： 将鼠标指针指向隐藏列(或行)(此时，鼠标指针变为四个方向都有箭头的黑“十”字形时)，拖动鼠标向下(右) 至需要的位置。 4.3.2 调整字体、大小与颜色 在电子表格中，可通过字体、大小与颜色的调整，使信息条理清楚，层次分明。工作表中允许使用多种字体。字体变化可为粗体、斜体、加下划线、删除线等等。颜色设置可以设单元格的颜色、单元格中字符的颜色。 1. 取消网格线和加边框线 Excel XP在启动后，呈现在用户面前的是空的工作表，用户在这张空表的基础上建立自己的表格。如果要取消这些表格中的网格线，其操作步骤是：1 选定 “工具“菜单”选项”，给出“单元格格式”对话框“边框”选项标签对话框。如图4.6所示。 图4.6 “单元格格式”对话框“边框”选项标签 2 单击“视图”选项标签，使“网格线”复选框不被选中。 3 单击“确定”按钮。 注意：用户取消了网格线后，单元格还是存在的，在建立表格时，仍然是对单元格进行操作。如果用户要自行设置边框线，操作步骤如下： 1 选定要设定边框线的单元格、单元格区域。 2 单击工具栏中的“边框”工具按钮(用按钮的在线提示功能，即鼠标指针指向它就提示按钮的功能名)，给出如图4.7样品框，从中选取之一。就将选定的区域加上边框线了。 图4.7“边框”样品框 4.3.3 单元格的插人和删除 1插入一整行或一整列的单元格 在工作表操作时，如果新增数据，就得插入一些空白单元格，这种操作称为插入单元格。 插入单元格的具体操作步骤如下： 1 选定欲插入单元格所在的行或列。2 鼠标指针指向选定单元格的地址或区域，单击右键，在打开的快捷菜单中选“插入”，电子表中就插入一行或一列。 对于整行或整列的插入，也可使用菜单“插入“”行”或“列”，如果要一次插入数行(或列)，可首先在欲插入行(或列)的位置选择要插入的行(列)数，再做插入操作。 2插入单元格1 选定欲插入单元格的地址或区域。2 单击菜单栏“插入”“单元格”给出“插入”对话框。如图4.8所示。 图4.8“插入”对话框 3 在“插入”对话框中选择某个单选项。 活动单元格右移：插人位置所在行右边的单元格向右移； 活动单元格下移；插入位置所在行下边的单元格向下移； 整行：在所选单元格所在行前插人一整行， 整列：所选单元格所在列前插入一整列。 4 单击“确定”按钮，完成插入操作。 2删除单元格 删除单元格操作是指移走该单元格，空出的位置被相邻的单元格移过来填充上，在执行该操作时，单元格的名字会发生变化，因此，如果单元格之间有引用关系，一定要注意关系是否仍成立。 删除单元格的操作步骤如下： 1 选定欲删除的单元格或单元格区域。2 指向选定区域单击鼠标右键，打开快捷菜单，选择“删除”项，给出“删除”对话框，如图4.9所示。 图4.9 “删除”对话框 3 在“删除”对话框中选一选项。 右侧单元格左移：被删除单元格所在行右侧所有的单元格向左移。 下方单元格上移：被删除单元格所在列下方所有的单元格往上移。 整行：删除被选择单元格所在的行。 整列：删除被选择单元格所在的列。4 单击“确定”按钮，完成删除操作。4.3.4 单元格数据的移动、复制与清除 电子表格进行数据整理时，经常要对单元格的数据进行移动、复制与清除。在Excel XP中，通过剪切与粘贴操作，不仅可在一张工作表上移动数据，还可在不同的工作表，甚至与其它应用软件环境下交换数据。 1移动单元格中数据 1 使用菜单命令的操作步骤； a 选定要移动的单元格或单元格区域。 b 选择 “编辑“菜单”剪切”，或者双击工具栏中的“剪切”按钮，此时，要被移动的单元格边框周围会显示闪烁虚线。 c 选定移动到的目的单元格或单元格区域的左上角的单元格。 d 选择 “编辑“菜单”粘贴”，或双击工具栏中的“粘贴”按钮，即可以完成数据移动。 2 使用鼠标拖动的操作步骤： a 选定要移动的单元格或单元格区域。 b 将鼠标指针指向单元格边框，此时鼠标指针会变成四个方向箭头，边框线会变成灰色。 c 按住鼠标左键拖动此灰色边框，到目的单元格。 d 松开鼠标按键，即完成数据移动。 2复制单元格中数据 在Excel XP中，复制操作是通过剪切和粘贴及拖动来完成的，先选中要数据源所在的单元格。如果通过菜单命令操作，则选择菜单“编辑“”复制”，选定存放复制数据的单元格后，再使用“粘贴”命令完成复制工作。如果通过鼠标拖动操作，将鼠标指针指向单元格边框，此时鼠标指针会变成箭头， 按住Ctrl键再拖动此边框到目的单元格。就可将单元格中内容复制动动目的单元格。 对于相邻单元格的复制，例如将A1单元格的内容复制到B1、C1单元格。首先选定A1单元格，将鼠标指针指向A1单元格右下角的填充控制柄上，向右拖动两格，则A1单元格内容被复制到B1和C1单元格中。 复制单元格的格式。这种复制为选择性粘贴。 选择性粘贴的操作步骤如下： 1 选定要复制的单元格或单元格区域。 2 选择菜单“编辑“”复制”，此时，要被移动的单元格边框周围会显示闪烁虚线。 3 选定移动的目的单元格或单元格区域的左上角单元格。4 选择菜单“编辑“选择性粘贴”，或按鼠标右键，在快捷菜单中选择“选择性粘贴”项，出现“选择性粘贴”对话框，如图4.10所示。5 在“粘贴”选择框中，选定所要复制的选项。在粘贴过程同时可以完成一些简单运算，在“运算”选择框中，有无、加、减、乘、除等五个选项，用于在粘贴时，将被复制区域中的值与粘贴区域中的单元格的值或公式执行相关运算。 图4.10 “选择性粘贴”对话框 “跳过空单元”检查框的作用是：在粘贴时，被复制的空白单元格不被粘贴。即复制一个空白单元格时，不删除粘贴区域中对应的单元格内已有的内容。 “转置”检查框的作用是：在粘贴时，将行与列对调。即复制区域顶端行的数据出现在粘贴区域左列处，同时复制区域左列数据出现在粘贴区域顶端行处。 3清除单元格中数据 单元格的清除是指清除单元格中所含内容，如数值、公式、格式等，但单元格本身还存在，与删除单元格含义是不同的。 操作如下： 1 选定欲清除其中数据的单元格或单元格区域； 2 选择菜单“编辑“”清除”，给出次级菜单。这四个命令项的含义是： .全部：清除单元格内所有信息。 .格式；清除单元格的格式，如边框线、颜色等。 .内容：清除单元格内的文字或公式。 .批注：只清除单元格内的批注。 选择合适的菜单项，完成清除操作。 如果只清除单元格的内容，而保留格式和附注，可在选择完单元格后，直接按Del键，或单击鼠标右键，在给出的快捷菜单中选择菜单“清除内容”项。 4.3.5 单元格数据的查找与替换 Excel XP提供的查找与替换功能同一般的文字处理软件的查找与替换功能类似，在一张电子表格中，有时希望找出一批完全一样的数据或公式，甚至进行修改。使用查找与替换功能则能准确快速地完成这类工作。 1查找数值、公式、文字和批注 操作步骤： 1 选定要查找数据的单元格区域，若不选定，指的是活动工作表上所有单元格中查找。2 选择菜单“编辑“”查找”，给出“查找”对话框，如图4.11所示。 图4.11 “查找”、“替换”对话框3 在“查找内容”文本框，键人要查找的内容。4 单击“选项”按钮。给出详细“查找”、“替换”对话框 。 如图4.12所示。 图4.12 详细“查找”、“替换”对话框 5 在“搜索”下拉列表框，选定按行或按列搜索。 6 选择“区分大小写”复选框，来确认在查找时是否要区分大小写。 7 选择“单元格匹配”复选框，来确认在查找时是否要求单元格中内容与查找内容完全一致。 8 单击“查找下一个”按钮，Excel XP开始查找。如果找到了合适的单元格，则该单元格被标定出来；如果要对此数据进行替换处理，则单击“替换”按钮，屏幕会出现“替换”文本框，可输入欲替换的数据，若该数据已是要找出的数据，则单击“确定”按钮，退出“查找”对话框，返回工作表；若被标定出的单元格不是所要找的单元格，则单击“查找下一个”按钮，继续查找。反复这一过程，直接找到所要找的单元格，或没有找到合适的单元格，Excel XP会给出一个提示对话框，告诉你没有找到。 2替 换 操作步骤： 1 选定要查找数据的单元格区域，若不选定，则在活动工作表上的所有单元格中查找。2 选择菜单“编辑“”替换”，给出“替换”对话框，如图4.13所示。 图4.13 “替换”对话框 3 在“查找内容”文本框，键人被替换的内容，在“替换为”文本框输入用来替换的内容。 4 在“搜索”下拉列表框，选定按行或按列搜索。 5 选择“区分大小写”复选框，来确认在查找时是否要区分大小写。 6 选择“单元格匹配”复选框，来确认在查找时是否要求单元格中内容与查找内容完全一致。 7 若单击“替换”按钮，则Excel XP仅替换第一个要替换的数据；若单击“全部替换”按钮，则Excel XP替换工作表上所有符合条件的数据。 4.4 新建、打开和保存文件 由于Excel XP中的工作簿是以文件形式存在的，而工作表又存在于工作簿中，所以保存文 件实际上就保存了工作簿和工作表。 1新建工作簿 Excel XP首次进入时，给出Book1空白工作簿，用户可利用空白工作簿下的空白工作表，建立自己的工作表。当还要另建一个工作簿时，操作如下：单击“常用”工具栏的“新建”按钮可以直接新建一个空白工作簿。也可单击菜单“文件”“新建”命令，给出如图4.14所示“新建”对话框。如果创建一个空白工作簿，可单击新建栏中的“空白工作簿”图标，给出Microsoft Excel XP Book2空白工作簿。如果要创建一个基于模板的工作簿，则单击根据模板新建栏下的“通用模板“、”我的Web“、”M“之一的有关图标。 利用模板建立工作簿，可以快速建立具专业水准的工作簿，且可节省设计工作簿格式的时间。 图4.14 新建“工作簿”对话框 2打开工作簿 在Excel XP XP中选择“文件”“打开”命令，或单击“常用”工具栏的“打开”按钮，都可以打开已有的工作簿文件。 3保存工作簿 除了编辑结束，在编辑过程中为防意外事故，都可以经常保存工作簿。操作是：单击“常用”工具栏的“保存”按钮或单击“文件“”保存”命令即可保存正在编辑的工作簿。 如果想将当前工作簿保存到另一个工作簿中，则选择“文件“”另存为”命令。给出 “另存为”对话框。在文件名框中输入盘号、路径、文件名。 4. 工作表的增加与删除 首次启动Excel XP后，呈现在你面前的是3张空白工作表组成的空白工作簿，使用工作簿将一些彼此相关的表格存放在一起，当打开工作簿时，这些工作表一起出现在屏幕上，工作起来是非常方便的。但是，每一张工作表都是要占用内存的，因此，对偶而使用或不一定要存放在一起的工作表，可以另外存放在其他工作簿中。1 增加一张新工作表 在一个已建立的工作簿中插入一张新工作表的操作步骤如下：a 打开工作簿，鼠标指针指向某一工作表标签右击，在快捷菜单中选择“插入”命令项，给出插入对话框。如图4.15所示。选择工作表图标，单击“确定”按钮。则新工作表将插在该工作表前。 b 选择菜单“插入“”工作表”,则在活动工作表前插入一个新工作表。 2 删除工作表 在一个已建好的工作簿中，删除一张表的操作步骤如下： a 打开工作簿，在工作表标签栏中，单击欲删除的工作表的标签。 b 选择菜单“编辑“”删除工作表”，给出警告对话框提醒您“选定工作表将被永久删除”。单击“确定”按钮，则删除该活动工作表，单击“取消”按钮，则取消删除操作，单击“帮助”按钮，可获得Excel XP有关删除操作的帮助。该操作也可以通过快捷菜单来完成。 图4.15 插入“工作表“对话框5. 工作表的复制或移动 工作表的复制是指将一张工作表上的全部内容复制到另一张工作表上。工作表的移动是 将一张工作表移动到另外一个位置，即调整工作表的顺序。 工作表的复制或移动操作不仅限于同一工作簿中进行，还可在不同的工作簿之间进行。在复制与移动工作表过程中，如果遇到同名的工作表，Excel XP会在工作表名称后面加上数字以示区别。 选择工作表，可以直接用鼠标单击工作表标签，也可以按Ctrl+PgUp或Ctrl+PgDn前后翻页。 用鼠标单击移动工作表标签，拖动该标签到新位置即可。如果复制工作表，按住Ctrl键后，再拖动该标签。 使用菜单命令的具体操作步骤是： 1 打开目的工作簿，在源工作簿上选择欲移动的工作表； 2 选择菜单“编辑“”移动或复制工作表”，给出“移动或复制工作表”对话框，如图4.16所示。 要 图4.16 “移动或复制工作表”对话框 3 如果将工作表移动到另一个工作簿中，在“工作簿”下拉列表框中，选择“另一工作簿”名。若要移动到新工作簿中，在“工作簿”列表框中输入工作簿的新文件名。 4 在“下列选定工作表之前”列表框中，选择一个工作表，被移动的工作表将移到该工作表之前。 5 单击“确定”按钮，移动完成。6. 工作表更名 Excel XP系统进入后工作表的默认名字是Sheetl、Sheet2等，用户是在这些默认名字的空表基础上建立自己的工作表。根据工作需要给工作表起与记录数据相匹配的名字，可通过更改默认工作表名字来实现。如改为“年度汇总表”、“一月汇总表”。工作表更名操作：将鼠标指针指向工作表标签右击，在给出的快捷菜单中选择“重命名”命令项，即可重新输入新工作表名。4.5 数据排序、筛选和分类汇总 在Excel XP中可以通过创建一个数据清单来管理数据。所谓数据清单，就是以数据库的方式去管理数据。当数据被组织成一个数据清单之后，就可以被查询、排序、筛选以及分类汇总。 4.5.1 创建数据清单 数据清单是包含相关数据工作表中的数据行。清单中的列被看成是数据库的字段，清单中的列标题被看成是数据库的字段名，清单中的每一行被看成是数据库中的一条记录。如图4.17所示，为一个数据清单的例子。 图4.17 数据清单的例子其中的“姓名”、“高数”、“外语”、“计算机”和“总分”即为数据库字段名，每一个人及各科成绩即为一条记录。 数据清单实际是基于工作表创建的一个带有字段名的数据库，以便于排序，筛选等。因此在创建数据清单时必须保证所选区域第一行各单元格的内容应能作为数据清单的列标题(即数据库字段名)。 创建数据清单的操作步骤如下： 1. 选取欲定义为数据清单的单元格区域(注意第一行