办公物资采购管理规定.docx

国美在线行政物资001 办公物资采购管理规定2011-05-15办公物资采购管理规定版本号：V1.0 附件数：3 密级： 机密 撰写人： 张小伟审核人： 审批人： 目 录1.目的22.范围23.名词解释24.职责25.管理制度25.1采购计划与申请25.2采购办法35.3采购方式35.4 招投标程序45.5 采购合同的签订45.5.1 可以不必签订合同的情况45.5.2 供应商的确定45.5.3采购合同范本55.6 办公物资的进货及配发55.7 集团配发物资的验收及结算65.8 办公物资的结算75.8.1 与供应商的结算75.8.2 与分部的结算75.9 奖惩规定76.工作流程87.注意事项88.附件81.目的为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，为公司的办公物资采购提供明确的依据，特制定本办法。2.范围2.1 适用范围：国美控股集团在线项目。2.2 发布范围：国美控股集团在线项目（以下简称项目） 3.名词解释3.1 办公物资：是指公司为销售商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，不以出售为目的的各类资产。4.职责4.1总部行政中心：4.1.1制定、解释、推行、完善办公物资采购管理制度； 4.1.2研究确定办公物资采购的中长期规划，优化采购渠道； 4.1.3负责实施办公物资的采购及对分部的监督管理； 4.1.4 确定并调整集团采购和项目自购物资的范围；4.1.5负责根据公司实际需要及费用节约原则确定采购物资的品牌、型号、单价；4.1.6负责对项目自购物资的审批及管理。4.2总部财务中心：4.2.1负责办公物资的帐务管理工作；4.2.2 负责根据办公物资采购管理授权，对供应商和项目的采购行为进行帐务核对及结算工作；4.3项目行政人事中心行政部：4.3.1负责依据制度对公司规定由项目自购的物资实施采购；4.3.2负责根据预算确定采购计划并及时上报总部；4.3.3负责及时对总部配发的办公物资进行验收，并上报待结帐确认单或待结帐差异单。4.4 项目财务部：4.4.1负责依据授权对项目自购物资及从总部购买的办公物资进行帐务结算工作；4.4.2负责对结帐确认单上发票开具名称进行确认；5.管理制度 5.1采购计划与申请5.1.1采购计划的编制。采购计划分为：半年度采购计划和双月采购计划、新开部门采购计划。5.1.1.1 半年度采购计划主要依据是公司的半年度费用预算和公司的发展规划进行制定。5.1.1.2为节省配送费用及采购成本，每个部门对日常办公物资的需求量每双月向总部行政中心申请一次。 5.1.2项目采购物资计划的上报时间为： 日常所需物资的申报每双月10前申请上报； 5.2采购办法物资采购分为统一进行的集团采购和项目自购两种采购办法。两类物资的具体分类标准由集团行政中心物资采购部根据各地物价不同经过综合测算后进行制定下发,每季度修订一次标准。5.2.1对于采购数量较大、运输成本较低、售后能实现全国联保的物资，由集团统一进行采购；5.2.2对于采购数量少、运输人力成本较高，售后及安装要求较高的物资由项目进行采购。5.3采购方式 5.3.1办公物资采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。5.3.1.1公开招标采购，是指采购部门 (统称招标人)以招标公告的方式邀请不特定 的供应商(统称投标人)投标的采购方式。5.3.1.2邀请招标采购，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。5.3.1.3竞争性谈判采购，是指采购部门直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。5.3.1.4 询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具 有竞争性的采购方式。5.3.1.5 单一来源采购，是指采购部门向供应商直接购买的采购方式。 5.3.2 办公物资的单项或批量采购项目金额较大或经公司授权领导批准的情况，实行公开招标采购方式或邀请招标采购方式。 5.3.3 属于下列情形之一的，采用竞争性谈判采购方式：招标后，没有供应商投标或者没有合格标的；出现了不可预见的急需采购，而无法按招标方式采购到的；投标文件的准备需较长时间才能完成的；行政中心认定的其他情形。 5.3.4 对于采购数量较少、物资需求较急、不属于长期采购、标准规格且价格弹性不大的物资，报行政中心总监批准后，采用询价采购方式。5.3.5属于下列情形之一的，采取单一来源采购方式：只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；预先声明需对原有采购进行后续扩充的；行政中心认定的其他情形。 5.4 招投标程序具体可参考办公物资采购招标管理办法V1.0，本规定不再重复。5.5 采购合同的签订5.5.1 可以不必签订合同的情况办公物资的采购必须签订采购合同，以便于维护公司的利益。符合下列全部条件的情况可以不必签订合同：5.5.1.1 单笔采购金额在5万元以下5.5.1.2 需求较急5.5.1.3 不属于公司长期采购项目5.5.2 供应商的确定经过招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定供应商后，经授权领导批准签订采购合同。采购合同采用经公司决委会签批的标准合同范本，对于无标准合同 范本的物资采购合同可根据办公物资采购授权一事一报。5.5.3采购合同范本5.5.3.1 集团采购合同范本包括：办公设备采购合同范本、办公家具采购合同范本、办公用品采购合同范本、印刷品采购合同范本、工服采购合同范本、办公物资配送合同、车辆采购合同、IT设备采购合同共8种。5.5.3.2 项目行政合同范本包括：保洁服务标准合同、复印机租赁标准合同、花木租摆标准合同、快递服务标准合同、汽车维修标准合同、办公设备维修合标准同、消防器材采购标准合同、消防灭火器维修标准合同共8种。5.6 办公物资的进货及配发5.6.1 采购合同经双方签章生效后，采购人员按合同约定，向供应商发出采购订单；5.6.2 采购人员按合同交货进度，及时催促供应方按时将采购物资运送至合同指定地点并组织相应人员进行验收。验收时如发现货物品种、质量经检测与合同约定标准不符，验收人员拒绝接收或将货物退回供应方；验收时如发现数量与合同不符，验收人员应及时告知采购员，以便及时补货，如造成公司损失的由采购人员追究供应商的责任。收货地点及货物验收分为两种情况：5.6.3采购物资收货地点及验收：一种是供应商将货物运送到行政中心库房，由采购人员和库房人员根据合同约定标准共同验收签字；一种是供应商将货物直接运送到项目或项目指定地点，由项目行政人事中心行政部根据集团的要求及自身需要进行验收签字。为了防止因部门收货人员变更而造成集团配发物资的丢失，项目收货联系人有变更前5日，项目行政人事中心行政部必须以OA形式由项目行政人事中心行政经理、行政总监签字上报至集团行政中心物资采购部库房主管处，以便集团及时变更收货联系人。如果项目没有及时将收货人的变更信息告知集团，由此产生的物资冒领风险由项目承担。项目收货地址、项目收货接收人联系电话的变更要及时以电话通知的方式告知给行政中心物资采购部发货负责人，以便办公物资的及时接收。 5.6.4办公物资的配发流程及要求附后。5.7 集团配发物资的验收及结算5.7.1在集团库房的配货环节中，项目库房主管对货物的配货情况执行复查权，每次复查数量至少要达到本次发运货物件数的20%，而且要建立复查记录。 5.7.2 部门在接收到需要提货的电话后要在2天内把货物提走。5.7.3部门接收物资的环节中，要求与货运公司交接的人员必须为行政部后勤人员，在货运回执单中签字时必须用正楷填写，防止发生误差核查时无法辨认收货人。5.7.4 物资接收后，部门收货人员应及时根据随货同行的销货通知单核点物资，部门在清点验收时，必须由两人或两人以上同时进行。IT物资由供应商直接配发，物资到达部门后由部门行政人员与IT人员共同验收，并于收货3日内由部门行政人员将验收单回传相应供应商。5.7.5部门接收到集团统一配发的货物时，应在送货单上签字并标注收货时间，并于收到货物之日起2日内将送货单留存联传真至集团行政中心物资采购部，传真号：01059289104。部门验收时若发现包装有破损或数量不对，应在货运回执单上注明。5.7.6部门在接收由供应商直接配发的物资时，经仔细清点验收后需在供应商的送货单上加盖“xx部门行政办公物资接收专用章”及时进行确认（此类物资包括：电脑、磁卡、磁卡阅读器、办公家具、IT设备和办公用纸等）。集团财务根据供应商送来的盖有“xx部门行政办公物资接收专用章”的送货单进行入库，集团物资采购部再开具销货通知单传真至部门行政部。5.7.7待结帐确认单上报集团要在收到货物后5天内完成，待结帐确认单或待结帐差异单上验收人必须是2人以上签字确认，财务人员要对待结帐确认单上发票开具的名称负责确认。5.7.8部门行政部在收到集团开具的发票后要在5日内办理入帐手续，并将相关入库单据和发票交至部门财务部。5.8 办公物资的结算办公物资的结算分为两部分，一部分是集团行政中心物资采购部与供应商的结算，一部分是集团行政中心物资采购部与各部门的结算。5.8.1 与供应商的结算供应商所售货物经验收合格后，根据合同约定的帐期及付款方式由物资采购部门上报付款申请，报授权领导批准后供应商凭批单到财务中心进行结算。5.8.2 与部门的结算5.8.2.1 集团物资采购部将部门上报的待结帐确认单与相应出库单核对汇总。5.8.2.2 凭授权领导审批过的物资申请单到财务中心开具发票。5.8.2.3 财务中心审核后将开具的发票寄至部门，与部门挂帐务往来。5.8.2.4 部门财务收到发票后交分部行政部，行政部按报销流程进行报销。5.8.2.5 部门财务部根据授权领导审批后的报销单将办公物资款汇至集团。5.9 奖惩规定5.9.1 对积极学习采购知识，不断进行市场调查及询价为公司节约采购成本的采购人员视实际情况给予从通报表扬到行政嘉奖5分的奖励。5.9.2 对每月零星物资申请超出3次的部门（有专项任务等原因除外）给予通报批评一次，连续3个月零星物资申请超出3次则对该部门行政部经理、后勤主管各行政扣罚2分。5.9.3 对超标准、超范围私自购买办公物资的部门（自购物资的范围及标准集团将另行发文），单月金额达到1000元给予通报批评；单月金额达到5000元给予项目行政人事中心行政部经理通报批评。5.9.4 项目必须按时将待结帐确认单上报集团，对逾期未确认上报的部门，集团将通报批评；连续两次或超过一个月未按时确认上报的，将对项目行政经理行政扣罚2-5分。6.工作流程6.1 办公物资配发流程(见附件8.1) 6.1.1 集团行政管理部审核项目物资申请单，转给授权领导审批。 6.1.2 集团物资采购部文员将接收的物资申请单分类给相应采购主管、库房主管和物资记帐员。 6.1.3 集团库房主管根据物资申请单制作配送计划。 6.1.4集团物资记帐员根据配送计划、库存和物资申请单制作出库单（一式四联），一联库房配货，一联随货通行，一联物资记帐员留存，最后一联给财务 6.1.5 集团库房主管抽查配货数量并发货。 6.1.6 项目接收到物资后必须是2名行政人员同时根据随货同行的配送通知单逐项进行验收，并填制待结账确认单和待结账差异单（无差异不需要填写），待结账确认单和待结账差异单中的单据必须按照收货单位、单据日期、单号的优先顺序进行排序，并按收货单位进行统计。项目验收时若发现包装有破损或数量不对，应在货运回执单上注明。 6.1.7 项目在5天内将结账确认单和差异单，通过OA经项目财务审核确认发