【原创】浅谈档案利用方式的拓展与创新.doc

浅谈档案利用方式的拓展与创新 祁玉萍 任宪荣 摘要：现代科学技术的迅猛发展和社会网络化的日益 普及，使档案利用方式将日趋社会化、复杂化，传统的 “蹲班守摊”式的档案利用方式已远远不能适应现代形势 发展的要求。因此，档案馆必须积极面对时代的挑战，树 立形象意识，主动意识和开放意识，以创新的思想拓展档 案利用方式的多元化，不断提高档案馆的服务质量和服务 水平，以适应新世纪社会发展的需求。 关键词：网络环境 先进意识 利用方式 创新思想 档案工作的最终目的是为广大利用者提供服务，而利用形式是档崐案馆为利用者提供服务的桥梁和钮带，也是档案馆实现自身价值的重崐要手段。随着科学技术的迅猛发展和社会网络化的日益普及，人们的崐生活方式和工作方式都发生了巨大的变化，人们对知识和信息的需求崐与日俱增，而网络这个庞大的信息机构，随时向人们提供着无所不包崐的信息，任何人只要家里拥有一台电脑，联通网络就可以跨地域、跨崐时空的漫游世界。这相对于传统档案馆的人工检索速度和旧的档案利崐用形式，更容易使人感到网络获取信息的简便，由此势必会削弱用户崐对档案馆的依赖程度。同时对于开放式的网络，用户与网络之间没有崐传统的利用形式中一些人为的负面影响，还节约了往返档案馆的时间，崐在这种情况下，用户将有上网还是去档案馆查阅资料的选择。用户是崐档案馆存在的前题，没有用户，档案馆存在的前景就黯淡了。因此，崐档案馆应该顺应时代发展的要求，不断提高自己的服务能力和水平，崐而做好这一工作的关键，是实现观念上的转换，在新的思想指导下，崐对传统的档案利用形式进行拓展和创新，探索出新世纪档案馆为用户崐提供服务的新方法、新特点，寻找到更适合用户口味和社会发展的最崐佳服务方式，从而不断提高我们的档案服务质量。 一、以先进的意识引导档案利用形式的拓展与创新 形象意识 在当今社会日趋激烈的竞争中，各行各业都在创立自己的服务形崐象，良好的服务形象带给人们不仅是精神上的愉悦，还会加深人们对崐你的印象，为企业带来丰厚的利润，而口碑和信誉是世界上最宝贵、崐最省钱广告，同时也是一种形象资源。档案馆也应致力于建立这样一崐种良好的服务形象，这种形象的总体目标是：让用户获得“满意惊崐喜”的效果。它的内容应包括：周到、热情的档案供给服务；准确迅崐速的档案咨询服务；积极主动的档案指导工作；即时反馈用户需求和崐各种特殊服务，包括超出用户提供的各种个性化服务。如当用户进入崐档案馆，查阅他们所需的档案时，我们应该以热情的态度，主动上前崐询问用户需要查阅那些档案，并提供相应的咨询，对所需查阅的档案崐未能如愿时，档案管理人员不是以简单的没有或表示歉意的方式处理，崐还是通过主动介绍、咨询、指导等手段使用户达到满意。同时，树立崐用户就是上帝的理念，充分了解用户的需求，使我们的利用方式处处崐为利用者着想，让用户真正感受到档案馆的存在，从而达到巩固档案崐馆利用群体的目的。 主动意识 随着信息化、网络化过程的加快，传统的蹲班守摊式，等客上门崐的利用方式已不能适应现代形势发展的要求。同时用户的需求也发生崐了很大的变化，一方面他们不满足于个别档案馆和信息机构提供的有崐限资源，另一方面用户的需求方式、内容千差万别，越来越多的潜在崐用户成为活跃用户，他们更经常更深入的使用信息系统，这就要求我崐们充分了解社会对档案的需求及其发展趋势，研究用户需求的特点，崐实行以社会、公众为中心的主动、深层次的服务。根据用户的需要和崐预测需求，迅速、及时、准确、有针对性地为不同层次的用户提供主崐动的服务。突破本馆馆藏的局限性，对本馆和他馆的馆际档案和开放崐式网络信息提供检索。其次主动参与社会发展决策；参与科研、设计崐等课题攻关以及当前的各种科教兴企、科教兴农和西部大开发等活动崐中去。我们还可以建立档案信息中心，像律师事务所将档案信息咨询崐接待处开到大街上，并设置查档热线电话和与新闻媒体联合举办档案崐信息发布会等活动，扩大档案馆对社会的影响，奠定档案馆在用户心崐中的地位，更大的发挥档案的作用。 开放意识 长期以来，多数档案馆都处于自我封闭状态，以至于有相当一部崐分人对档案的认识模糊，有的甚至不知道档案还能被利用。同时在查崐阅档案时，为了档案的安全，用户不仅要受到单位证明和领导签字的崐制约，而且利用范围也受到一定的限制。因而，在公众的心目中形成崐了档案馆是个披着神秘面纱的，不能随意介入的单位，而档案部门的崐宣传工作又未能及时跟上，造成人们对档案馆的陌生感。要不断提高崐我们的服务质量，就必须树立开放意识，即根据用户地需求和开放范崐围，利用各种形式宣传档案的有关内容和档案目录，介绍馆藏，并通崐过新闻媒体介绍利用这些档案的常识，做到适时公布、及时的开放，崐确保开放信息的畅通。其次档案馆的自我宣传也很重要，要通过行之崐有效的方式和途径向社会宣传档案馆的职能、作用，宣传开放档案目崐录，宣传利用档案所产生的效果，扩大档案馆的知名度和社会影响，崐从而消除用户对档案馆的陌生感，营造一个良好的开放环境。 二、以创新的思想拓展档案利用形式的多元化 创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的永恒动力，亦是崐档案馆事业发展的重要动力。一个档案馆要保持持续发展的后劲，就崐必须破除因循守旧的旧习，树立推陈出新的新风尚。思想观念上的创崐新，要落实在档案管理措施上的创新，尤其是在利用服务领域的中的崐不断创新，把满足于不同用户的个性化要求，作为档案馆的服务宗旨，崐在服务的程序和形式上推出各种创新措施。 社会化 随着市场经济的发展，档案利用将日趋社会化、复杂化，档案馆崐提供什么样的档案，以何种方式提供服务，提供什么层次的服务将再崐次成为档案工作的热点。档案馆既是信息枢纽，又是提供多元化服务崐的阵地趋向渐渐显露，全球经济一体化发展成了社会多元化的特征，崐加入后，文化交流将日趋活跃，各种文化载体将从各种传媒渠崐道蜂拥而至，与其它公共文化机构相比，档案馆成为公众“第二课堂”崐的理念已经建立，其地位已经确认，它必将在原有的基础上拓展出社崐会功能，逐渐成为信息发布，文化融合和知识交流的重要场所，成为崐多元化沟通和交流的中心。因此，档案馆的工作，尤其是利用工作都崐应围绕社会需求展开，无论是思想观念和认识，还是利用方式和服务崐手段都应社会化。档案馆可以通过举办有特色的展览或陈列，如，馆崐藏档案展、科学技术展、两个文明建设成果展和一些重要的历史回顾崐展等，同时，还可以推出“教授与你谈”、“博士与你讲”的系列讲崐座，不定期的举办各种活动，如召开档案信息新闻发布会，印发各种崐宣传小册子，并定期与新闻媒体联合举办档案知识讲座，把档案馆建崐成文化、信息交流中心，建成爱国主义教育基地，使我们的利用工作崐和利用方式更贴近社会，更符合公众的要求，实现真正意义上的社会崐化服务。 网络化 网络资源和数字档案馆的建设已呈社会化的趋势，馆藏资源网络崐化和网络资源馆藏化已成为人们的共识，加强数字化资源建设，抢占崐网络高地，发展内容产业，加大信息传播的力度，将成为档案馆工作崐的主流业务。档案馆需要向用户提供全方位、高质量的信息与资源服崐务为手段，积极投入新的网络环境的竞争。就必须千方百计的提高服崐务质量，拓宽利用渠道，寻找适合网上利用的新形式。因此，我们要崐尽快掌握先进的科技手段，介入网络信息服务领域。如：尽快实现网崐上档案传递和办理借阅，为用用户送档上门；在网上设立虚拟档案画崐面，档案编研成果网站，供用户自如的选择、欣赏自己喜爱的作品；崐还可以在档案网站上建立与用户进行文化交流的界面，与用户组成新崐型联谊组织；还有网上教育服务、新闻服务、生活咨询服务；设立电崐子论坛和开通档案馆的电子信箱，让公众直接参与档案工作的热点和崐焦点的讨论，对公众关心的档案信息开展咨询服务等等，目标都就确崐立在让用户真实的感受到档案馆的存在，在网络中建立档案服务的新崐形象。 休闲化 随着节假日的增加和双休日的出现，供人们支配的闲瑕时间多了崐起来，随至而来的多种形式的休闲服务也应运而生，作为文化信息交崐流中心的档案馆，应该抓住机遇，转变服务观念，把为用户创造一个崐开放、舒适、休闲的优美环境，作为档案馆今后努力的目标，通过创崐造休闲、舒适的环境，使档案馆成为公众休闲的好去处。在这点上，崐我们应该借鉴西方发达国家的先进经验。如：英国公共档案馆，他们崐除了提供档案利用外，还在档案馆内开设了档案展览大厅、咖啡厅、崐网吧和书店，在这里喜欢真迹的老人可以在展厅看档案原件；喜欢动崐手的年轻人可以对机操作，观看虚拟的档案画面，触摸屏上有馆藏珍崐品档案的画面，连中国敦煌的经卷、文物也在其中，他们可以根据机崐中画面提示任意浏览；孩子们戴上耳机就能听到英国大文豪，沙士比崐亚遗嘱的录音，还可以动手做自己感兴趣的事，而档案馆开设的书店，崐很大程度上依赖于档案馆自身的编研工作，英国档案同行每年编纂、崐发行多种出版物，有学术方面的、也有根据时势、热点编纂的图崐书以满足公众的需要，其中家史史料是书店的畅销书。和他们相比，崐我们的服务工作相去甚远。据我所知，每年我国档案馆所编纂的档案崐成果也很多，但却是“锁在深闺”人不知，别说是广大的用户，就是崐我这个档案工作者也很少目睹，又怎么能让公众去了解、认识我们的崐档案工作呢？而网吧和咖啡厅在我国档案馆就更谈不上了。人们到档崐案馆是为查阅档案而来，也是为借阅档案而去，逗留的时间也是档案崐借阅时间，既没有可供阅览的图书，也没有任何娱乐设施可供消遣，崐又怎么能留住公众的脚步呢？如果我们能够向英国公共档案馆那样，崐一切为用户着想，根据中国的国情，在档案馆内也设置一些供用户娱崐乐、休闲的茶室、书屋和网吧，把档案馆建成适合公众口味的文化、崐娱乐休闲中心，我国档案馆服务领域的创新空间将是非常广泛的。如崐果再在节假日举办一些公益性活动，如：诗歌、朗诵、音乐会或其它崐吸引公众的节目，努力满足用户的各种个性