05.国际商事证明书认证须知.doc

国际商事证明书认证要求一、 申请办理国际商事证明书需提交的材料1、办理国际商事证明书申请表（盖企业公章）。（见附件6）2、认证文件N+1份（N为认证份数，1为贸促会留底备案）。3、随附认证文件的保函（原件内容真实有效/复印件与原件一致）。4、佐证材料（合同、商业发票、箱单、报关单、相关部门文件、保函等，保函与文件能够对应摆放）。5、认证文件如有签字的，还需提交印章手签备案表。6、企业有效年检的营业执照复印件。7、贸促会认为应提供的其他相关佐证材料。二、认证材料准备要求1、认证有关部门出具的文件的复印件与原件一致时，必须带原件审核，原件审核后当场退回。所提交认证的复印件不允许加盖任何形式的章。2、认证原件类文件附加保函，保函格式要求：用公司抬头纸书写，写明提交贸促会认证的*的原件，内容真实。如出现与事实不符的情况，由此产生的责任由我司自行承担。并在文件上加盖公章并标明申请认证时间。3、认证复印件类文件一律附加保函，保函格式要求：用公司抬头纸书写，写明提交贸促会认证的*部门出具的*号的*文件，有效期至*。保证该影印件与原件一致，且原件真实合法有效。如有违反相应规定，出现伪造、篡改等与事实不符的情况，由此产生的责任由我司自行承担。并在文件上加盖公章并标清申请认证时间。4、认证文件与翻译件中英文一致时，翻译件必须由翻译公司出具，加盖翻译公司印章，并且提交该翻译公司有效年检后的企业营业执照副本复印件。5、认证公司自己出具的文件时，如授权书，认证文件内容必须为英文，若客户要求用其他语言出具文件，则文件必须做成与英文对照的格式。并提交一份中文翻译件留底备案。并附加原件真实有效的保函。6、认证合同，协议类文件时，应有双方印章，外方印章可以为传真件或者复印件，中方应为原件章。随附内容真实有效的保函。7、加盖在认证文件上的企业中英文对照章，不能为带有实线或虚线的人名签字章，也不能带有for and on behalf of的字样。如果为中英文人名一体章，则必须为法定代表人的名字，否则不允许加盖在认证文件上。8、认证文件上含有本公司相关人员签字的，一律需要提交印章手签备案表（见附件2）。9、认证文件为多页文件时，文件须标明页码，并加盖骑缝章。并且不允许文件内有过多留白。10、公司自己出具的文件，所提交的佐证材料必须能够完全佐证提交认证文件的所有内容。11、贸促会不接受扫描件形式的文件。即扫描件既不能做认证也不能用作佐证材料来提交。三、佐证材料相关要求1、提交合同类佐证材料时，必须要有外方签字。并附加保函。2、提交相关部门出具的文件作为佐证材料时，须附加复印件与原件一致的保函。3、提交的商业发票，箱单提单等企业自己出具的文件作为佐证材料是，一律要求企业提交原件。附原件真实的保函。4、报关单/报关单预录单作为佐证材料时，需要有报关公司/货运代理公司的印章（印章应与报关单申报单位保持一致），并附加复印件与原件一致，原件真实有效的保函。5、企业营业执照必须经过有效年检并有相对应年检章。附件1.提交认证文件保函参考格式附件2.印章手签备案表附件3.常见认证文件及提交佐证材料附件4.商业发票/价格单保函参考格式附件5.国际商事证明书申请表附件1.企业抬头纸保 函中国国际贸易促进委员会：我公司向贵会提交的*部门出具的*号的*文件的影印件，保证该影印件与原件一致，真实合法有效。如有违反相应规定，出现伪造、篡改等与事实不符的情况，由此产生的责任由我司自行承担。谢谢合作 （单位盖章） 年 月 日附件2企业抬头纸印章、手签备案表兹证明:1. 本公司名称（以在国家机关登记备案为准）：（中文） （英文） 本公司印章如右:2.本公司法人代表： （楷体书写或打印） 法人代表手签笔迹如右：3现本公司法人代表授权我公司 同志（楷体书写或打印），代表我公司签署 等国际商事文件，其手签笔迹如右： 。 授权单位（公章） 年 月 日附件3.常见认证文件审核要点B报关单1. 认证报关单原件上的“印章属实”：注意事项：（1） 报关单应清晰、完整、海关编号清楚；（2） 海关放行章或验讫章真实有效佐证材料：合同、商业发票、保函、营业执照复印件2. 认证报关单“影印件与原件相符”：佐证材料：报关单原件、合同、商业发票、保函、营业执照复印件注意事项：（1） 与原件核对无异后退还原件，只留存复印件；（2） 复印件需清晰，整洁；C船证明/提单附加声明佐证材料： 合同，商业发票，报关单/预录单，保函，营业执照复印件，船公司营业执照复印件，船公司运输资质证明、印章手签备案表注意事项：（1） 签发主体：只有船公司和船舶代理公司签发的船证明/提单附加声明才是有效的文件；（2） 应提供船公司和船舶代理公司最新年检的营业执照，如果有签字，还应提供公司给该签字人的授权书作为佐证即印章手签备案表；出口商登记表佐证材料：对外贸易经营者备案登记表复印件，税务登记证复印件，营业执照复印件，保函 注意事项： 应核对出口商登记表中企业的名称与营业执照及对外贸易经营者备案登记表中的是否一致。出口尼日利亚CCVO佐证材料：合同，商业发票，报关单/预录单，保函，营业执照复印件，印章手签备案表注意事项：1. CCVO格式有国外客户提供2. 印章手签备案表要与CCVO上两个人员签字分别对应。G公司自行出具的声明（含健康声明、自由销售声明、达标声明等）佐证材料：生产许可证复印件，GMP证书复印件，其他佐证材料，营业执照复印件注意事项：（1） 对关系到人身健康、安全的产品，出证机构审核此类文书时需要企业提供佐证材料予以确认。i 涉及药品。医疗器械产品的需提供各级食品药品监督管理部门出具的自由销售证书。ii 饲料、添加剂等产品的自由销售证明由饲料工作办公室、畜牧局等机构出具。iii 农药的自由销售证明由农业部农业检定所出具；（2） 对列入出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录的法检产品，需提供国家质监部门或其他指定的检验机构的检验证明；非法检验产品需提供国家专门主管部门出具的产品生产许可证或卫生许可证；（3） 对无需主管部门审批的产品可要求企业提供海关加盖验讫章的报关单作为佐证。GMP证书 佐证材料：GMP证书原件，生产许可证复印件，保函，营业执照复印件国外机构出具的文件佐证材料：国外证书原件，保函，公司营业执照复印件注意事项：（1） 如文书无需送交外交领事认证时，应以企业/公司声明加国外证书的形式认证，该认证书裕申请人应有法律关系；声明格式：我公司于*时间获得*国家*机构出具的*证书，证书用途为*，有效使用期限为*。（声明出具中英文对照格式）（2） 如文书需送交外交领事认证时，按相关部门要求，TUV证书可认证影印件与原件相符，但因个别使馆，如俄罗斯，认证要求的调整，而发生变化。其余国外证书一律不予办理外交领事认证。J价格单佐证材料：合同，商业发票，报关单/预录单，保函，营业执照复印件，印章手签备案表 P派遣函佐证材料：公司授权办理委托书，邀请函复印件，派遣人的护照复印件，营业执照复印件，派遣人身份证复印件，保函，印章手签备案表S授权书/委托书佐证材料： 合同，营业执照复印件，印章手签备案表商业发票1. 信用证项下的商业发票认证提交材料：申请书（办理国际商事证明书申请书）商业发票（N+1 N：企业要求认证的份数 1：贸促会留底备案）保函（商业发票与报关单内容一致，及报关单复印件与原件一致）产地证/产地证复印件信用证复印件保函（信用证复印件与原件一致）合同报关单/预录单最新年检的营业执照复印件印章手签备案表只有商业发票同时具有两个条件才可以直接在商业发票上盖章认证：1.信用证项下的商业发票2.商业发票不包含任何声明，保证，承诺性文字，中国原产等字样。2. 非信用证结算的商业发票认证非信用证结算的商业发票，一律要做成证明书的形式。提交材料：申请书（办理国际商事证明书申请书）商业发票（N+1 N：企业要求认证的份数 1：贸促会留底备案）保函（商业发票与报关单内容一致，及报关单复印件与原件一致）产地证/产地证读音见合同报关单/预录单最新年检的营业执照复印件印章手签备案表报关单须符合以下条件：1.正本报关单提交材料时需提供正本进行审核2报关单预录单正式报关单如果还没有出来，则需要提供预录单，预录单需要报关公司或者货运代理公司盖章并附加保函。不接受扫描件。3.提交报关单/预录单复印件与原件一致，原件真实有效的保函注意事项：1. 发票金额应与提供的报关单金额保持完全一致，否则不予办理。2. 商业发票号不能以“.”“,”结尾，否则不予办理。3. 商业发票上印章带有人名章的，需提供手签备案登记。且人名必须为法人，否则不予办理。4. 签字一律提交印章手签备案表。5. 公司印章带有for and on behalf of 字样的不予办理。商标注册证佐证材料：提供商标注册证原件，保函，营业执照复印件。 注意事项：同一证号下的商标注册证发生变更，商标局针对此变更出具的相关证明应该与商标注册证一同认证，无须将其分开注意认证。审计报告佐证材料：（1） 提供最新年检的会计事务所营业执照副本复印件；（2） 提供会计师资格证书；（3） 如需认证会计师签字，需提供会计师签字备案。（4） 营业执照复印件（5） 保函X协议、合同类文件（代理协议、转让协议、成交确认书、销售合同等）注意事项：（1） 一般情况下，合同中方的印章、签章、签字需是原件，合同另一方若为外方，外方的印章、签章、签字原件、影印件均可；（2） 若需认证中方的签字属实，需提交该签字人的签字备案，若签字人非法定代表人，需提交授权书，公司授权签字人的签字权限和授权时间；印章手签备案表。（3） 协议/合同需双方国家认证机构认证时，外方已经办理过外国商会和中国驻该国使馆认证，我会对合同中方的印章、签章、签字进行认证；（4） 用于投标活动中，为证明企业业绩需提交相关合同、协议，可认证影印件。佐证材料：营业执照复印件，保函，印章手签备案表。营业执照佐证材料： 企业法人营业执照（副本）原件，保函。注意事项：（1） 必须经过工商局的最新年检；（2） 审核营业执照上得工商局印章，如有疑问应与当地工商局确认。（3） 营业执照右下角发证日期与年检章内日期及营业执照上的营业期限应具有法律关联性。附件4平阴县外贸公司保 函中国国际贸易促进委员会：我公司郑重声明，提交贵会认证的第*号商业发票所述产品名称、数量、单价、总价金额等项内容与海关出口货物报关单的内容相一致。若出现提交认证的商业发票内容与报关信息不符，违反相关法律规定的，我司承担由此产生的全部责任。同时我公司向贵会提交报关单预录入单据的影印件，由于报关单正本无法向贵会提供。现特此保证该影印件与原件一致，真实合法有效。如有违反相应规定，出现伪造、篡改等与事实不符的情况，由此产生的责任由我司自行承担。特此保证。平阴县外贸公司 公章 年 月 日附件5.国际商事证明书申请表1名称与编号金额与份数翻 译 费申请人声明：本人被授权代表本企业申请办理国际商事证明书。该申请表、申办证明的文书、单证及提供的相关资料是真实的、合法的、有效的、正确的，如有违反有关规定或篡改证明书的，愿承担法律责任。现将有关情况申报如下：是否领事认证： 认证使馆： 企业填写栏名称（中英文）：申