某石油公司海外业务管理流程.doc

凌思咨询某石油公司海外业务管理流程目录1. 流程说明2. 海外机构管理组织结构图3. 海外业务管理流程及其控制文件3.1海外机构管理流程3.1.1注册海外子公司管理及其控制程序文件3.1.2海外子公司年度经营计划管理及其控制程序文件3.1.3海外子公司预算管理及其控制程序文件3.1.4海外子公司营销费用管理及其控制程序文件3.1.5海外子公司业绩考核管理及其控制程序文件3.1.6海外业务hse管理及其控制程序文件3.2海外项目管理流程3.2.1海外项目立项及其程序控制文件3.2.2涉外合同管理及其控制程序文件3.2.3海外项目启动管理及其控制程序文件3.2.4海外项目计划管理及其控制程序文件4.0 管理制度索引1.0流程说明1) 本流程包括2个业务发展部核心业务流程，即海外机构管理流程和海外项目管理流程，包括10个二级流程，其中海外机构管理流程6个，海外项目管理流程4个；2) 本流程配合海外业务管理制度和办法及海外业务工作文档和其他一些文件和控制证据一起使用；3) 本流程作为业务发展部海外业务管理流程的01版本，是针对目前海外业务存在和经营模式设计，一旦组织结构改变，流程立即作相应改变，并建议每年进行深刻改进流程一次；4) 本流程包括其管理办法和工作文档，如果有影响海外业务效率和安全的地方，由相关单位提出修改申请，业务发展部进行改进，关键业务流程要争得公司总部主管领导同意。2.0海外业务管理组织机构图海外业务管理组织机构示意图：国际业务副总经理总经理助理服务分公司：项目主办单位业务发展部：项目管理单位分公司1项目部dps（印尼）有限公司分公司2项目部分公司3项目部分公司4项目部dps（哈国）有限公司分公司5项目部分公司6项目部分公司7项目部dps（xx）有限公司分公司8项目部3.0 海外业务管理流程3.1 海外机构管理流程单位：某石油公司流程名称：海外机构管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号 ts01海外机构管理公司总部业务发展部相关单位营销网络主管领导审核部领导审核主管领导审核国际科市场组合营销战略规划计划部领导审核国际科设/撤机构评估合同科设/撤机构办理接2页a财务资产部协助向总公司资本运营部申请服务分公司营销调研/战略申请程序政府/银行客户/合作伙伴市场信息海外机构管理公司总部业务发展部相关单位营销网络主管领导审核部领导审核主管领导审核部领导审核主管领导审核承1页a国际科年度计划管理部领导审核国际科预算管理国际科业绩考核管理财务审计审计部财务资产管理企管法规部业绩考核人力资源管理人事部财务资产部会计制度/税务/支付/账户管理要求供应商/客户/政府/银行人力资源政策/法规客户/政府单位：某石油公司流程名称：海外机构管理-注册子公司业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关部室版本：01编号：ts01.01注册海外子公司股份公司公司总部领导财务资产部业务发展部股份公司审批主管领导审批编写申请报告主管副主任审核部领导审核审核国际科评估并编制可行性报告执行注册手续合同科海外子公司注册业务控制程序1） 本程序适用于公司总部海外子公司注册管理业务2） 风险（1） 目标国法律、财税制度收集不完整；（2） 市场信息和客户需求不准，成本数据和收入预测不准；（3） 经济指标选用不当，评价期和折现率选用不当；（4） 经济评估计算不准确（5） 风险控制方案不合理；3) 部门职责（1） 业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2） 业务发展部国际科负责可行性报告的编写，业务发展部合同科负责国内注册；（3） 财务资产部履行其他相关手续；4) 控制（1） 保证目标国法律和财税制度收集完整：收集但不限于业务所在国国外直接投资法，公司法，税法和会计准则；/保证所收集文档来源有效；（2） 保证市场信息和客户需求估算准确，成本数据和收入预测准确：市场开发人员和项目部人员认真分析市场潜力、客户需求和客户采购程序及竞争对手情况；认真搜集有关材料、燃料和人工成本数据；（3） 保证经济指标选用适当，评价期和折现率选用适当：按股份公司和/或公司总部要求完整计算有关经济评价指标；评价期选择要适当，折现率在考虑风险的基础上应用平均资本加权成本计算，充分考虑目标过的政治经济风险；（4） 保证经济评估计算准确：计算加权平均资本成本，选择适合经济评价指标。（5） 保证风险控制方案合理：风险包括但不限于政治法律风险，社会商业风险和金融财务风险，以及项目风险，人身安全、资金资产安全，针对每种风险制定合理的应对措施5）相关制度海外子公司注册管理办法6）控制证据xx有限公司可行性研究报告、可行性报告编制依据7）时间安排：先作详细调研，调研完后，15日内编写完可行性报告，业务发展部主管领导审核2日，业务发展部主任审核2日，公司总部主管领导审批2日；合同科按申请手续迅速办理；单位：某石油公司流程名称：海外机构-年度经营计划管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号： ts01.02年度经营计划管理公司总部业务发展部dps公司项目部下达年度经营计划主管领导审核部领导审核汇总年度经营计划国际科部署年度经营计划编制方案国际科下达年度经营计划国际科接2页a审定编写年度经营计划部署项目年度经营计划编制项目年度计划年度经营计划管理 编制年度经营调整计划公司总部 业务发展部dps公司项目部主管领导审批组织跟踪计划执行情况国际科国际科编制下达年度经营调整计划dps公司执行调整的年度经营计划dps公司dps公司提出调整年度经营计划建议承1页a接受并组织实施年度经营计划项目部变更请求项目部实施批准的项目年度计划海外业务年度经营计划管理控制程序1） 本程序适用于公司总部海外业务年度经营计划管理业务2） 风险（1） 年度经营计划不完整；（2） 年度经营计划与海外项目计划不一致；（3） 编制年度经营计划的假设不合理；（4） 实施情况与年度经营计划不符；（5） 年度计划调整不及时；（6） 年度计划调整后，项目计划未作调整3) 部门职责（1） 公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2） 各海外子公司和有关项目部负责收集历史数据和当前有效数据编制海外子公司年度经营计划，公司总部业务发展部国际科综合平衡形成海外业务整体年度经营计划（3） 公司总部业务发展部分解和下达海外业务年度经营计划； 4) 控制（1） 保证年度计划编制的完整性：公司总部业务发展部下达年度经营计划编制方案和范围；海外子公司和项目部分别提供公司年度经营计划和项目年度计划；海外子公司和项目部对数据的准确性负责业务发展部领导审核；公司总部主管领导审批。（2） 保证年度经营计划与海外项目计划一致：年度经营计划的编写一定要基于项目计划和项目年度计划；海外项目计划一旦有重大变更，年度经营计划立即相应调整；（3） 保证年度经营计划假设的合理性：海外子公司和海外项目部有责任认真分析公司总部跨国经营战略，认真分析目标市场环境，慎重审查项目假设和限制，对一些关键影响因素做出合理预测；（4） 保证实施情况与年度经营计划相符：海外子公司和项目部严格遵照计划执行，不得擅自改动计划；如果确实需要变更，一定要经过有效批准；（5） 保证年度经营计划调整及时：海外子公司和海外项目部提出有效变更申请，业务发展部国际科立即核准并上报领导审批，及时传达调整方案；（6） 保证年度经营计划调整，项目计划相应调整：海外子公司协助项目部做好项目年度计划和项目计划的调整，并付诸实施；5）相关制度海外子公司年度经营计划管理办法6）控制证据xx子公司年度经营计划、xx项目年度计划、xx项目计划7）时间安排：业务发展部每年11月20日下达下一年年度经营计划安排工作；海外子公司在12月10日上交海外下一年年度经营计划，业务发展部国际科12月25日完成海外计划的平衡汇总工作，上报领导审批。业务发展部领导3日内完成计划审核工作，公司总部主管领导3日内完成海外年度经营计划的审批工作。单位：某石油公司流程名称：海外子公司-预算编制业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.03.01预算编制公司总部 业务发展部 dps公司 项目部编制结束审批预算方案国际科下达预算编制要求国际科汇总上报预算方案部领导审核dps公司编写预算方案项目部项目预算预算编制控制程序1） 本程序适用于公司总部海外业务预算编制业务2） 风险（1） 预算内容不完整；（2） 预算采集的编制基础（历史数据、费用标准等）不准确；（3） 预算假设不合理（范围、主体、期间等）；（4） 预算编制不及时；（5） 编制的预算脱离实际；（6） 预算未经有效的审批。3) 部门职责（1） 公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2） 海外子公司财务部：负责资料的收集、预算的编写等工作；（3） 公司总部业务发展部：下达年度计划；并审查预算及预算分解方案，并对年度预算执行情况进行审议；（4） 海外子公司其他部室和各项目部负责提供预算编制所需商务、技术信息和其他相关资料。4) 控制（1） 保证预算编制的完整性：公司总部业务发展部下达年度经营计划；项目部分项目提供项目年度计划和项目预算；海外子公司财务部经理和海外子公司总经理对预算表进行审核；业务发展部领导审核；公司总部主管领导审批；（2） 保证预算编制的历史数据和各项专项预算及项目预算的准确性：海外子公司总经理对预算采集的基础数据进行审核；（3） 保证预算编制计算准确：海外子公司总经理对预算表进行审核；（4） 保证预算的各种假设合理：公司总部业务发展部下达年度经营计划，海外子公司对所在国不可控系统因素（汇率、通胀率、利息）等作出预测；（5） 保证预算编制及时：公司总部业务发展部下达年度经营计划，海外子公司和项目部根据年度经营计划及时编制预算；5）相关制度海外子公司预算管理办法6）控制证据：xx公司年度xx经营计划、xx项目xx年度预算、xx项目预算7）时间安排：海外子公司年度经营计划一旦下达，立即展开预算编制工作，并在五个工作日后上报业务发展部。单位：某石油公司流程名称：海外子公司-预算分解业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.03.02预算分解公司总部 业务发展部 dps公司 项目部编制结束审批专项预算国际科汇总专项预算部领导审核dps公司编制专项预算项目部提供有关支持信息预算分解控制程序1） 本程序适用于公司总部海外子公司预算分解业务2） 风险（1） 预算分解不具体，预算责任主体不明确；（2） 预算指标分解不合理，脱离实际（3） 预算分解不及时。3) 部门职责（1） 公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2） 海外子公司财务部具体负责预算分解工作。4) 控制（1） 保证预算指标分解的准确性：项目经理和项目部经理准确提供项目的有关信息；海外子公司财务部按项目编制年度需求预算；（2） 保证预算指标分解的合理性：根据海外子公司各职能部门业务需要和各项目需要及计划进行分解；（3） 保证预算分解及时，海外子公司财务部根据子公司年度经营计划及时开展预算分解工作。5）相关制度海外子公司预算管理办法6）控制证据xx子公司xx年度预算、xx项目xx年度预算7）时间安排：海外子公司年度经营计划一旦下达，立即展开预算编制工作，并在五个工作日后上报业务发展部。单位：某石油公司流程名称：海外子公司-预算执行与控制业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.03.03预算执行与控制公司总部 业务发展部dps公司 项目部主管领导审核主管领导审核国际科组织编写预算执行情况分析国际科编写预算执行情况分析报告方案部领导审核国际科组织编写调整预算国际科上传预算调整方案部领导审核dps公司编写中期预算执行报告执行调整预算dps公司改进预算执行中存在的问题编写调整预算dps公司执行调整预算项目部改进预算执行中存在的问题编写调整预算项目部项目部编写中期预算执行报告预算执行和控制的控制程序1）适用范围本程序适用于公司总部海外子公司预算执行和控制业务2）风险（1）预算执行信息未全面地反映给管理层；（2）报告的预算执行情况没有真实地反映实际情况；（3）预算执行中出现的偏差没有及时被发现并提出相应的改进措施（4）超出预算3）部门职责：（1）业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2）海外子公司财务部负责监控和汇报工作；4）控制（1）保证反映到业务发展部的预算执行信息全面、及时并准确：海外子公司编写中期预算执行情况分析；业务发展部国际科核对预算执行情况分析；业务发展部领导审阅预算执行情况分析；（2）保证定期对预算执行中存在的偏差及时发现并提出整改措施：海外子公司财务部定期编制财务分析报告，并对预算和执行情况进行对比分析，上报业务发展部；（3）保证年度成本费用支出控制在预算指标之内：预算调整要有业务发展部领导的审批预算的重大调整要有公司总部主管领导的审批；5）相关制度（1）海外子公司预算管理办法（2）海外项目计划管理办法6）控制证据xx公司xx年度预算执行报告，xx公司xx年度预算执行情况审计报告7）时间安排：每个季度末月20日同年度计划执行分析报告一起上交预算执行分析报告。单位：某石油公司流程名称：海外子公司-预算考核业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.03.04预算考核公司总部 业务发展部 dps公司 项目部主管领导审批考核相关部室国际科汇总年度预算执行报告部领导审核编写年终决算报告并总结预算执行报告dps公司项目部提供有关年度预算执行情况信息预算考核评价控制程序1）适用范围本程序适用于公司总部海外子公司预算考核评价业务2）风险（1）预算考核确定的标准不准确；（2）预算考核结果不准确，未经适当审批；（3）没有建立和实施预算考核机制和激励机制；3）部门职责：（1）公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2）海外子公司财务部协助执行本控制程序；4）控制（1）保证预算考核标准的正确：公司总部业务发展部严格按照年初制定的财务经营政策严格执行预算考核标准；（2）保证预算考核结果的准确，并经领导审批；预算指标纳入公司总部海外业务年度经营业绩考核指标体系，实现完成情况与奖罚体系挂钩，公司总部业务发展部审核，公司总部企管法规部综合考核结果；（3）保证预算考核指标的严肃性：预算考核指标应严格执行年初下达的指标，同时应当考虑预算调整的因素；5）相关制度（1）海外子公司预算管理办法（2）海外业务财务经营政策6）控制证据预算考核结果及财务经营政策，xx公司xx年度预算执行情况的审计报告，xx公司xx年度业绩合同书7)时间安排：按季度汇报，年末考核。单位：某石油公司流程名称：海外子公司-业绩考核业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.04业绩考核公司总部 业务发展部 dps公司 项目部审议计划预算执行报告企管法规部年终考核国际科制定年度业绩考核指标和业绩合同部领导审核国际科核对战略计划、预算执行情况部领导审核国际科核对相关考核指标并备案国际科编写年度战略、计划预算执行报告年终考核报告部领导审核与市场部主任签订业绩合同dps公司dps公司编写年度战略、计划、预算执行报告项目年度计划执行报告项目部海外业务业绩考核控制程序1）适用范围本程序适用于公司总部海外子公司和海外项目部业绩考核业务2）风险（1） 考核确定的标准不正确（2） 考核结果不准确，未经适当审批（3） 没有建立和实施业绩考核机制和激励机制（4） 业绩考核不公开不透明（5） 随意调整业绩考核范围和标准3） 部门职责公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理4） 控制（1）保证业绩考核标准的正确性：公司总部业务发展部严格执行预算按签订的业绩合同严格执行考核标准；并下发到海外子公司执行；（2）保证考核结果的准确，并经领导审批：业务发展部领导审核业绩考核结果，公司总部主管领导批准执行（3）保证实施奖励机制：纳入公司总部年度经营业绩考核体系，根据计划和预算等指标完成情况兑现奖励，公司总部企管法规部综合考核结果。（4）保证业绩考核指标的严肃性，业绩考核指标应严格执行年初下达指标和考虑由于所在国系统风险所造成的指标调整；5)相关制度（1）海外业务财务经营政策（2）海外子公司计划管理办法（3）海外子公司预算管理办法6）控制证据xx年度业绩合同、xx公司xx年度预算执行情况审计报告、考核结果7）时间安排：每年的1月份开展海外子公司和海外项目部业绩考核工作，并在市场开发工作会上公布。单位：某石油公司流程名称：海外子公司-营销经费管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.05营销经费管理公司领导业务发展部dps公司项目部主管领导审批部领导审核执行经费支出决定财务部营销、管理经费需求需求财务部项目管理经费需求项目部海外子公司营销经费管理控制程序1）适用范围本程序适用于海外子公司营销经费管理业务2）风险（1） 未列入营销计划（2） 费用申请报告不完整、不准确（3） 未经有效审批1） 部门职责公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理2） 控制（1）保证营销费用列入营销计划：海外子公司在制定年度经营计划是列出营销费用，营销费用的用途清楚；如果在工作中出现非计划内费用，超过一定额度，要经业务发展部批准后执行，如果属于特殊情况，事后补办申请；（2）保证费用申请报告完整、准确：海外子公司各部门和项目部特殊费用申请报告要依实说明情况，海外子公司总经理或其授权人签字，上报业务发展部审批；（3）公司总部业务发展部根据申请费用情况审核批准；数额超过一定限度要经公司总部主管领导批准；5)相关制度（1）海外业务营销经费管理办法（2）海外业务营销费用审批权限规定6）控制证据营销经费申请报告、记帐凭证7）时间安排：随时。单位：某石油公司流程名称：海外业务-hse管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts01.06hes管理公司总部业务发展部dps公司项目部外国机构相关政策相关标准安全环保部国际科汇总各海外业务所在国hse方案部领导审批国际科传达和执行执行dps公司质量政策环保方案安全方案dps公司执行项目部项目部质量政策环保方案安全方案环保法规环保标准环保机构3.2海外项目管理单位：某石油公司流程名称：海外项目管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts02海外项目管理公司总部业务发展部相关单位营销网络领导审核主管领导审核部领导审核国际科战略过滤项目组合可行性报告部领导审核国际科组织投标合同科合同签约/变更接2页a服务分公司立项建议书业务合同/代理合同客户/代理商客户/代理商市场信息海外项目管理公司总部业务发展部相关单位营销网络承1页a国际科协调编写项目章程事宜部领导审核国际科上报项目计划部领导审核国际科重大变更申请部领导审核执行变更决定机构/项目部执行项目计划重大变更申请机构/项目部编制项目计划项目部服务分公司编制项目章程客户/代理商沟通变更项目计划要求客户/代理商客户/代理商项目要求单位：某石油公司流程名称：海外项目管理-立项管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：服务分公司版本：01 编号：ts02.01项目可行性研究公司总部业务发展部服务分公司/dps 外部信息源 主管领导审批战略性过滤国际科预可行性报告部领导审批国际科标准可行性报告部领导审批国际科组织投标投标领导审批项目建议书资源需求评估市场部/dps项目信息项目信息 立项管理控制程序1） 本程序适用于公司总部海外项目立项管理业务2） 风险（1） 项目信息的不准确；（2） 项目与公司总部的战略不符；（3） 可行报告数据不准确，风险估计不足；（4） 经济评估计算不准确；3) 部门职责（1） 业务发展部负责本程序的实施和归口管理（2） 各服务分公司业务发展部和/或业务发展部国际科负责编写项目建议书，分公司业务发展部和/或业务发展部国际科负责收集提供技术经济数据；（3） 业务发展部国际科负责编写正式的可行性报告；4) 控制（1） 保证项目信息准确性：对目标市场相关信息调研，充分分析目标市场风险；对于新市场，除了搜集有关项目技术和商务信息外，还要收集包括但不限于政治/法律、经济/商业、社会/文化和技术/基础设施等的机会和风险信息；（2） 保证项目符合公司总部跨国经营战略：分析公司总部国际市场战略，比照市场开发计划，不承揽与公司总部战略不符的项目（3） 保证可行性报告编制的数据的准确性：主要包括成本数据、通胀率和汇率的预测分析等，分公司市场开发人员列出关键数据的来源；业务发展部国际科核对；市场部主管领导审核；（4） 保证经济评估计算准确：计算加权平均资本成本，选择适合经济评价指标。5）相关制度海外项目立项管理办法6）控制证据xx项目可行性研究报告、xx项目建议书7）时间安排：得到项目信息1日之内将项目建议书提交市场部，业务发展部国际科2日内完成可行性报告研究，2日领导完成审批工作单位：某石油公司流程名称：海外项目-涉外合同管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：相关单位版本：01编号：ts02.02涉外合同管理 合同签约公司领导 业务发展部相关服务公司 dps公司 外单位审定合同科审查主任审查合同科盖公司章接2页a根据授权签字经理经理审查市场部合同申报（变更/违约）承2页b涉外合同管理公司领导 业务发展部相关服务公司 dps公司 外单位承2页a合同科变更或解除合同科归档履行变更履行合同变更请求项目部项目部履行变更合同dps公司变更请求dps公司变更请求单位：某石油公司流程名称：海外项目-项目启动管理业务主管部门：业务发展部最后更新时间：2006-09-03业务参与单位：服务分公司版本：01编号：ts02.03一单位项目章程业务发展部服务分公司国际科上传项目章程主任审批签字经理审核签字相关单位成立项目部编写项目章程拟定项目经理业务发展部多单位一项目章程业务发展部相关服务分公司国际科编写项目章程拟定项目经理部领导审批签字相关公司经理批准项目章程主办单位成立项目部授权项目经理主管经理审核编写子项目章程拟定子项目经理有关业务发展部项目启动管理控制程序1） 本程序适用于公司总部海外项目启动管理业务2） 风险（1） 项目主办人责任不清晰；（2） 项目经理未得到授权；（3） 资源（人力、设备）估计不足（4） 启动资金估计不准确；（5） 项目章程未得到有效审批3) 部门职责（1） 公司总部业务发展部负责本程序的实施和归口管理；（2） 业务发展部国际科协同主办单位市场部编写项目章程，并协调相关单位经理，部门负责人在项目章程上签字；4) 控制（1） 保证项目主办人责任清晰：明确主办单位和分包单位分别负担的资源和成本；（2） 保证项目经理授权：谨慎选择和确认项目经理，并以公司总部业务发展部正式文件授权项目经理；（3） 保证（人力、设备）估计准确：分公司业务发展部人员有责任明确工作范围和资源使用，并让分公司领导确认；（4） 保证启动资金估计准确：认真估算项目启动经费，经领导审批后授权