中小制造企业采购实践常见问题及对策思考.docx

中小制造企业采购实践常见问题及对策思考 施董腾( 宁波市北仑恒铁机电制造有限公司，浙江 宁波 315809)【摘 要】文中针对中小制造企业采购实践过程中经常出现的一些问题，通过长期从事制造企业工业采购实践和采购管理所获得的一些了解和感受，从采购实践的角度出发，对中小制造企业采购实践过程中的常见问题进行了总结和 列举，同时对常见问题造成的原因进行了分析，并对解决和避免这些问题的产生及所需要的对策进行了思考。【关键词】中小制造企业; 采购实践; 常见问题; 对策思考【中图分类号】【文献标识码】【文章编号】 1674 4993(2012)01 0077 03f270asmall and medium sized manufacturing enterprises in the procurement of practiceproblems and countermeasures shi dong teng( ningbo beilun hengtie electromechanical manufacturing co ltd ningbo 315809，china)【abstract】 this paper targeted at small and medium sized manufacturing enterprises procurement practice someproblems，through i have long been engaged in manufacturing enterprise procurement practices and procurement management to get some understanding and feelings，from procurement of the view of practice，to the small and medium sized manufacturing enterprises procurement practice in the course of the common problems are summarized and listed，at the same time on common problems caused reasons are analyzed，and to solve and avoid the generation of these problems and need countermeasure undertook reflection【key words】small and medium sized manufacturing enterprises; procurement practice; problems; countermeasures改革开放以来，我国制造业发展迅猛，经过三十多年的快速发展，我国已经逐步确立了世界制造大国的地位，中国制造 给世界作出了巨大的贡献。目前中小制造企业在我国制造业 发展中已占有十分重要的地位，不但数量占优，而且在国内生 产总值的贡献率、解决国内劳动就业、纳税贡献等方面发挥着 十分重要的作用。然而，在竞争日益激烈的全球一体化市场 经济环境下，中小制造企业也面临着诸多困难，尤其是采购实 践过程中出现的问题长期困扰着企业，严重影响了企业的发 展速度和效率。问题。追求低价，一味地降价，影响到了供应商的利润空间， 供应商为了获得一定的利润会千方百计降低成本，从而影响 到质量。缺乏有效约束，在大量的采购活动中，一些采购人员往 往忽视了质量的权重，下达采购订单时对质量要求及验收标 准等条款约定比较简单，有的甚至对质量没有明确要求，很容 易引起质量纠纷1。1. 2采购订单延误采购订单延误是中小制造企业采购业务实践过程中最普中小制造企业采购实践常见问题采购材料质量难以保证采购离开了对质量的要求，就失去了采购的意义，至多也11. 1遍也是最突出的问题，这将导致企业停工待料和生产的不连续，给企业正常生产造成很大影响，损失不可估量。订单延误 的几种现象有:采购人员跟催不力，采购订单下达后采购人员没有及 时地进行跟进，对供应商执行订单的进度也没能掌控，容易导 致到了交货期限而供应商还没完工的被动局面。采购周期不够，由于中小企业通常采用以销定产的运只能称之为盲目购买。但在采购实践过程中，采购材料质量不符合要求的情况还是经常发生。主要有以下几种情况:供应商选择，多数情况下仅凭采购人员的经验选择供 应商，缺乏科学、合理的依据，缺乏对供应商质量的评估、考核 和监督，导致企业采购风险巨大，出现产品质量不符合要求等【收稿日期】2011 11 06【作者简介】施董腾( 1980 ) ，男，工程师，大专学历，宁波市北仑恒铁机电制造有限公司制造中心主任，主要从事采购管理、生产 管理等工作，研究方向: 工业采购。 78 物流工程与管理第 34 卷营模式，以订单拉动式的紧急生产和材料采购较为频繁，这种突发式采购，时间短、规模小、要求高，使得供应商难以在要求 的时间内交货。内部作业时间过长，内部作业包括了采购订单的编制、 审批、财务付款、到货验收、入库等工作，在内部作业过程中， 必须经过这一道道的确认，中间任何一个环节出现问题都会 使内部作业时间延长，从而压缩了供应商的交货期，延缓了采 购材料的入库。供应商因素，供应商为了接到订单忽视了对完成订单 能力的评估，即使来不及交货，由于怕丢订单而向客户隐瞒了 这些问题，最终必然导致订单的延误。运输，将完工产品交付运输过程中，经常出现运送不及 时、运送中出现产品遗失、损坏等情况，这不仅会影响订单准 期交付，甚至会导致前功尽弃。长久以来，很多企业管理者总有这样的观念，总认为“买比卖容易”，认为钱在手上，没有买不到的产品和服务，从事采 购工作的专业人员大多数都得不到应有的肯定与尊重。认为采购业务缺少技术含量，选聘采购人才时过分注 重采购人员的品行，忽略了专业上的要求。由于采购岗位较为敏感，企业管理者往往选择自己信 得过的人从事采购工作，在用人问题上任人唯亲的现象较为 普遍。采购人员缺少专业培训，与生产、质量、营销人员相比，采购人员接受培训的机会少得可怜。1. 6采购资金难以保证资金是采购人员进行采购业务活动的根本，也是采购人员与供应商进行讨价还价的重要筹码，然而对中小制造企业而言资金问题显得特别突出。中小制造企业经营规模相对较小，回款信誉差、资金周 转率低，自有资金相对欠缺，经常出现周转困难等资金问题。经营上的缺点和劣势使得中小制造企业信用不高，想 取得银行的信贷资金非常困难。企业内部对资金的使用不太合理，没有资金计划，付款 比较随意，当出现特殊情况时往往无足够的资金支持。1. 3采购成本过高很多企业会把采购人员定位在“采购就是杀价，价格越低越好”，即使每个企业都非常重视采购价格，但是实际的采购成本未必都很低，主要表现在:采购人员过多地关注了材料的价格是否低而忽视了质 量、交货期、付款条件、售后服务等方面，结果就会出现价格是 很低，但采购成本还是很高的现象。采购人员对采购产品信息、供应商、价格了解不够全面，没能找到最佳供货渠道和最优价格，使采购成本相对较高。中小制造企业具有规模较小、付款信誉偏低、采购周期 不固定等特点。使得供应商的供货成本相对提高，很难取得 较优惠的价格，同时在付款条件、授信额度等方面也得不到优 厚的待遇。采购数量多价格便宜，采购数量少价格较高，大量采购 价格虽低但容易造成库存增加、资金积压，管理成本增加，一 旦市场或客户有变容易使库存材料报废给企业造成重大损 失。少数量、多批次采购虽然能避免以上问题的出现，但也存 在采购作业频繁、人力物力消耗增加，很难全面满足生产需要 等问题 。1. 7采购计划不周以销定产的运营模式使得企业对客户需求缺少前瞻性，缺少必要的市场预测基础数据，通常依据往年的销售情况、采购经验编制采购计划。再加上采购人员能力上的不足，使得 编制的采购计划不够周密，必将导致采购业务执行困难。当订货周期短、交货较为紧张时，采购常处于销售、生 产“上挤下压”的尴尬境地，已致在与供应商的谈判中缺乏 优势。采购计划不周，常常导致该采购的时候不采购，不需要 采购的时候却又去采购，该大量买进的时候没买多，只需少量 采购的时候却大量买入。1. 8采购流程不规范许多中小制造企业都有采购流程不规范、采购制度不健全等情况。相关流程和制度要么手续繁琐，执行困难; 要么过于简单，很难起到指导和规范采购工作的作用。无论采购金额大小、不管订单轻重缓急，采购手续一概 不变，审批繁琐，导致其采购效率低下，很难适应采购快速反 应的要求。各部门本位主义严重、站在各自的立场考虑问题，信息 互不沟通，从而影响采购决策的正确性。采购流程过于简单，导致采购监控不到位，出现采购监 控盲点。部门之间推诿扯皮、责任不清、冲突频繁发生，影响 企业工作效率2。2 解决问题的对策思考1. 4供货渠道不稳定中小制造企业在采购业务实践中容易忽视协调各方关系，不注重供应商关系管理，影响采购渠道的良性建设，主要表现为:采购人员把与供应商的关系看做简单的买卖关系，没 有与供应商建立长期、稳定的伙伴关系，供应商忠诚度差，出 现采购数量小、紧急采购、资金发生困难时很难取得供应商的 大力支持。为了取得更优的价格，当出现更低报价时便随意更换供 应商，缺少与原供应商的沟通与协商，导致原供应商的流失。开发选择的供应商和企业不匹配，要么是供应商实力 强大、档次高，对企业不是非常重视; 要么是供应商实力较弱、 各方面管理水平相对较差，想取得企业的帮助和支持，但企业 对这类公司不够重视，缺乏足够的支持。2. 1加强供应商管理供应商管理是采购管理中的一项重要工作。企业能够有多大发展，一个重要要素就是企业与哪些重要的供应商进行合作。加强供应商管理包括:1. 5采购人员能力不足第 1 期施董腾: 中小制造企业采购实践常见问题及对策思考79加强供应商开发管理，好的供应商是企业的好伙伴，可以帮助企业快速健康发展，在开发供应商时，企业应该积极主 动，而不是等供应商自己送上门。企业主动地发现合适的备 选供应商越多，选择到优秀供应商的机会也越多。还要对备 选供应商进行必要的评估和筛选，根据供应商选择的标准和 方法，对供应商进行调查了解，结合企业实际情况，对供应商 进行科学地评估，最终选择适合企业的优秀供应商作为合作 伙伴。加强供应商关系管理，供应商关系在很大程度上影响 着企业生产的稳定性、连续性以及产品可靠性，企业发展与供 应商的长期合作伙伴关系具有十分重要的意义。不同的企业 由于自身条件不同，对与供应商建立长期合作伙伴关系的目 的也各有不同，主要是在提高产品质量、保证材料供应、缩短 交货周期、降低库存水平、控制生产成本等方面。在取得供应 商支持的同时企业也应该对供应商提供必要的帮助和支持。加强供应商的绩效管理，对供应商进行绩效管理，是为 了科学、客观地反应供应商供应活动的情况，对供应商的质 量、价格、交货期、服务等方面进行衡量和综合评价，在供应商 之间进行比较，从而继续同优秀的供应商进行合作，淘汰绩效 差的供应商。同时也对发现的供应存在的不足之处反馈给供 应商，促进和帮助供应商进行改善，为日后更好地完成供应活 动打下良好的基础3。行操作。首先，选聘采购人员应该以德才兼备为标准，以选聘优秀的人员来从事采购事业为目的; 其次，工作中利用相关作 业流程和管理制度来指导规范采购工作，通过学习产品知识、 相关法规等使采购人员具备成本意识、价值分析能力、预测能 力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识等专业 必备能力; 还要为采购人员提供培训和学习的机会以接受新 理念、新知识、新方法。为了更好地为企业发展服务，要不断提高采购工作效率， 转变采购工作思路: 要掌握、运用询价议价采购、比价采购、亲 赴厂家采购等传统的采购方式，只要有利于采购工作还可以 运用电子商务采购、网络采购、竞争性招标和谈判采购等采购 方式。企业根据自身特点和需要还可以运用 erp 技术等方式 来提高工作效率、减少工作失误，增强采购信息的透明度5。2. 5适时、适质、适价在采购实践和管理工作中，还必须掌握运用一些采购原则，这样更有利于提高采购工作质量:适时，过早采购会增加采购资金的积压与场地等资源 的浪费，过慢采购又容易造成停工待料。掌握合适的采购时 机实施采购，既可以保证生产销售的顺利进行，又可以节省采 购成本提高企业市场竞争力。适质，采购人员实施采购时，必须注重采购材料的质 量，但也不能一味地追求高质量，因为高质量也意味着高价 格，所以了解采购材料的质量要求和标准，取得质量和价格两 者之间的平衡，既有利于保证产品的质量，更有利于控制产品 成本。适价，材料价格越低越好，但想让材料价格越来越低也 是很困难的: 一方面任何材料价格都有极限，另一方面材料价 格与质量、交货期、付款条件等有着紧密联系。所以采购人员 通过采取多方询价、货比三家、自行估价、议价等手段，获得一 个能被企业接受的合适的价格就显得非常重要。3 总结中小制造企业采购实践中存在的这些问题，如果不能很 好地进行解决，会成为企业发展的障碍。针对出现的问题要 进行及时的总结和分析，提出相应的解决办法，只有解决这些 问题，我们的采购工作才能顺利地进行，才能为企业的生产、 销售服务好，才能为企业创造更大的采购价值。2. 2注重采购计划和采购预算采购计划是在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。采购预算则是在一定 计划期间编制的材料采购的用款计划。中小制造企业必须注 重采购计划和采购预算的编制，并且不断地提高采购计划和 预算的编制水平及准确性。有效的采购计划和预算可以使企业的资金有效利用。采 购计划和预算得好不仅能减少企业资金的流出，还可以有效 地控制库存，要知道库存也是花费很多资金的地方。采购计 划和预算得好对于市场也很有帮助，至少不会出现断货的