第七章、采购与付款循环审计1.ppt

第七章采购与付款循环审计,第七章采购与付款循环审计,第一部分理论概述采购与付款循环概述针对采购与付款循环的控制测试第二部分项目审计实务应付账款的审计固定资产的审计其他相关账户的审计,第一节采购与付款循环概述,涉及的主要凭证和会计记录涉及的主要业务活动,7.1.1涉及的主要凭证和会计记录,顾客请购单、订购单、验收单卖方发票、付款凭单转账凭证、付款凭证应付账款明细账库存现金日记账、银行存款日记账卖方对账单,7.1.2涉及的主要业务活动,1.请购商品或劳务企业仓库管理部门和商品或劳务的使用部门均可以提出购买商品或劳务的申请。请购须填写请购单。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,2.订购商品采购部门根据审批后的请购单编制订购单，订购单必须经授权审批人员审批之后才能发出。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,3.验收商品订购的商品到达之后，应由验收部门进行验收。验收完毕之后，验收部门应按规定编制验收单或验收报告，作为会计记录的依据。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,4.储存商品经过验收合格的商品交仓库管理部门储存，是保证资产安全、完整的重要措施。商品验收后入库时，仓库保管人员应编制入库单。,7.1.2涉及的主要业务活动,5.编制付款凭单货物验收入库或交付使用之后，应付凭单部门应在核对订购单、验收单和购货发票基础上，确认负债，编制付款凭单，并将经审核后付款凭单，连同每日的凭单汇总表一起，送交会计部门，作为会计部门编制记账凭证和登记有关明细账和总账的依据。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,6.记录资产和负债会计部门首先检查购货发票的内容与订购单、验收单以及运货单是否一致，并验算购货发票金额的计算是否正确。然后根据已审批的付款凭单及时地编制记账凭证，登记有关资产和负债明细账和总账，并由稽核人员定期进行账证、账账核对。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,7.支付货款会计人员应根据审批后的付款凭单、供应商的付款条件以及本企业的资金状况，采用适当的结算方式合理地安排付款。凭证：现金支票、转账支票等。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,8.记录现金、银行存款支出会计部门应根据付款原始凭证编制付款记账凭证，并据以登记现金或银行存款日记账和应付账款等账簿，并由稽核人员独立检查现金、银行存款明细账和应付账款明细账的金额一致性。,7.1.2涉及的主要业务活动,7.1.2涉及的主要业务活动,第二节针对采购与付款循环的控制测试,采购与付款循环的内部控制采购与付款循环的内部控制测试,7.2.1采购与付款循环的内部控制,职责分工控制授权批准凭证和记录请购控制采购控制,7.2.1采购与付款循环的内部控制,验收控制付款控制对账控制监督检查,7.2.1采购与付款循环的内部控制,1.职责分工控制（1）请购与审批；（2）询价与确定供应商；（3）采购合同的订立与审批；（4）采购与验收；（5）采购、验收与相关会计记录；（6）付款审批与付款执行。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,2.授权批准（1）审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。（2）单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。（3）严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,3.凭证和记录企业应当在采购与付款各环节设置相关记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。对凭证预先进行编号，旨在防止漏记和重记。会计部门应设置应付账款明细账、库存现金、银行存款日记账和总账，及时地记录采购与付款业务的发生和完成情况。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,4.请购控制(1)企业应当建立采购申请制度。(2)企业应当加强采购业务的预算管理。(3)企业应当建立严格的请购审批制度。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,5.采购控制(1)建立采购与验收环节的管理制度。(2)制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。(3)充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,6.验收控制(1)由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务相关内容进行验收。货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的部门及人员来承担，验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量。(2)验收人员验收完毕之后，必须填制验收单或验收报告，并经验收人员签字。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,7.付款控制(1)应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法等规定办理采购付款业务。(2)会计部门应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。(3)建立预付账款和定金的授权批准制度。(4)应当建立退货管理制度。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,8.对账控制(1)应付账款明细账与卖方对账单的核对。(2)银行对账单与银行存款日记账余额核对。(3)有关账户总账和明细账的核对。,7.2.1采购与付款循环的内部控制,9.监督检查企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。,7.2.2采购与付款循环的内部控制测试,(1)观察或询问职责分工的情况。(2)检查采购与付款业务的凭证和记录。(3)实地观察或询问物资的保管情况。(4)检查账簿的对账。(5)检查监督检查制度。,采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表,采购与付款循环的内部控制测试案例,ABC公司产品销售以仓库为交货地点。注册会计师于207年10月25日至11月10日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解、测试，在审计工作底稿中进行如下记录，以下各项是否存在缺陷。,采购与付款循环的内部控制测试案例,（1）对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准。没有缺陷。理由：仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单，则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准。,采购与付款循环的内部控制测试案例,（2）采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。有缺陷：由采购部的职员E进行询价并确定供应商。理由是询价与确定供应商是不相容的岗位。,采购与付款循环的内部控制测试案例,（3）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。没有缺陷。理由：对于验收单应当是一式多联，而该单位根据实际情况制定三联是正确的。,采购与付款循环的内部控制测试案例,（4）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。有缺陷：会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理。理由：如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款，而不需同时核对验收单和订购单，会计部门将无法核查材料采购的真实性。从而可能记录错误的存货数量和金额。,第三节应付账款的审计,应付账款的账务处理应付账款的审计程序应付账款账户核算的错弊形式及审计要点应付账款的审计案例应付账款审计工作底稿,7.3.1应付账款的账务处理,“应付账款”：负债类核算企业因购买材料、商品和接受劳务等经营活动应支付的款项。按债权人进行明细核算。,7.3.1应付账款的账务处理,“应付账款”：,应付未付,实际支付,尚未支付,借,贷,少量“预付账款”,借,贷,7.3.1应付账款的账务处理,一般购进的账务处理应付账款债务重组的账务处理,7.3.1应付账款的账务处理,A.单货同到借：原材料等应交税费应交增值税（进项税额）贷：应付账款待实际支付：借：应付账款贷：银行存款,7.3.1应付账款的账务处理,B.货到单未到，平时不做账，月末暂估入账借：原材料应交税费应交增值税（进项税额）贷：应付账款暂估应付账款下月初用同样的红字凭证冲回，等发票来时再按正确的金额入账。,7.3.1应付账款的账务处理,C.单到货未到借：在途物资应交税费应交增值税（进项税额）贷：银行存款/应付账款物资到时：借：原材料/库存商品贷：在途物资,7.3.1应付账款的账务处理,1.以低于债务账面价值的款项清偿债务的2.以非现金资产清偿债务3.以债务转为资本4.以修改债务条件进行清偿,7.3.1应付账款的账务处理,以低于重组债务账面价值的款项清偿债务借：应付账款【应付账款的账面余额】贷：银行存款【实际支付的金额】营业外收入债务重组利得【差额】,7.3.1应付账款的账务处理,以债务转为资本借：应付账款【应付账款的账面余额】贷：实收资本/股本资本公积资本溢价/股本溢价【债权人因放弃债权而享有股权的公允价值】营业外收入债务重组利得【差额】,7.3.1应付账款的账务处理,以修改债务条件进行清偿借：应付账款【重组前债务的账面余额与重组后债务的公允价值的差额】贷：营业外收入债务重组利得,7.3.2应付账款的审计程序,1.获取或编制应付账款明细表2.对应付账款执行实质性分析程序3.函证应付账款4.检查应付账款是否计入正确的会计期间5.针对已偿付应付账款的检查6.针对异常交易的检查7.针对现金折扣的检查8.针对债务重组的检查9.针对关联方的检查10.针对其在财务报表上列报的检查,7.3.2应付账款的审计程序,1.获取或编制应付账款明细表复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符；分析出现借方余额的项目，查明原因，必要时，作重分类调整,7.3.2应付账款的审计程序,2.对应付账款执行实质性分析程序（1）将期末应付账款余额与期初余额进行比较（2）分析长期挂账的应付账款，要求被审计单位做出解释（3）计算应付账款与存货的比率，应付账款与流动负债的比率（4）分析存货和营业成本等项目的增减变动判断应付账款增减变动的合理性。,7.3.2应付账款的审计程序,3.函证应付账款一般情况下，并不必须函证应付账款。需函证情况：被审计单位内部控制风险较高；某些应付账款账户金额较大；被审计单位处于经济困难阶段。,7.3.2应付账款的审计程序,函证对象：金额较大的债权人；在资产负债表日金额不大、甚至为零，但却是企业重要供货商的债权人。,7.3.2应付账款的审计程序,4.检查应付账款是否计入正确的会计期间（1）检查供应商发票、验收报告或入库单等，查找有无未及时入账的应付账款；（2）检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，关注其购货发票的日期，确认其入账时间是否合理；（3）检查被审计单位在资产负债日前后的存货验收报告或入库单，检查是否有大额货到单未到的情况，确认相关负债是否计入了正确的会计期间；,7.3.2应付账款的审计程序,5.针对已偿付应付账款的检查检查银行对账单、银行付款单据和其他原始凭证，确认其是否在资产负债表日前真实偿付。,7.3.2应付账款的审计程序,6.针对异常交易的检查如大额的购货折扣或退回、会计处理异常的交易、经授权的交易、缺乏支持性凭证的交易等，检查相关原始凭证和会计记录，以分析交易的真实性、合理性。,7.3.2应付账款的审计程序,7.针对现金折扣的检查检查带有现金折扣的应付账款是否按发票上记载的全部应付金额入账，在实际获得现金折扣时再冲减财务费用。,7.3.2应付账款的审计程序,10.针对其在财务报表上列报的检查“应付账款”项目应根据“应付账款”和“预付账款”科目所属明细科目的期末贷方余额的合计数填列。,7.3.3应付账款账户核算的错弊形式及审计要点,1购货退还不冲减应付账款（1）表现形式企业购入货物退还时故意不冲减相应欠款或货款，利用购货退回或假购进货物，贪污货款。（2）审计要点检查“退货登记簿”的退货记录，并以此对照检查“应付账款”账户的贷方余额，看是否相应减少。,7.3.3应付账款账户核算的错弊形式及审计要点,2通过“应付账款”账户藏匿销售收入（1）表现形式企业为了隐匿收入以减少税负，对已经实现的销售收入，不贷记有关收入账户，而在“应付账款”中记录。（2）审计要点审核“应付账款”账户及其有关账户的记录，审核相关业务的原始凭证，进行查证。,7.3.3应付账款账户核算的错弊形式及审计要点,3虚列“应付账款”数额（1）表现形式企业将不属于应付账款范围的开支列入“应付账款”账户虚列到该账项，然后再作转销或转账处理，从而达到各种不正当的目的。,7.3.3应付账款账户核算的错弊形式及审计要点,（2）审计要点审阅“应付账款”明细账，检查企业有无虚设明细账，将非法支出计入该明细账上。检查该账户有无反常方向余额。审阅账户发现疑点后，再抽调会计凭证，通过账证核对查证问题。,7.3.3应付账款账户核算的错弊形式及审计要点,4利用应付账款，贪污现金折扣（1）表现形式会计人员对于规定期内支付的应付账款，先按总价借记“材料采购”，贷记“应付账款”，在付款期内付款时，对享有的现金折扣不予以扣除，按发票原价支付货款，然后从债权人处取得退款支票或现金。,7.3.3应付账款账户核算的错弊形式及审计要点,（2）审计要点审核有关明细账户内记载的采购、付款时间及有关采购计划和合同，查证企业有无利用应付账款贪污现金折扣的情况。,应付账款的审计案例一,2008年初，审计人员在审查“主营业务收入”账户时，发现2007年年末销售收入下滑幅度较大，但被查单位在下半年销售正值旺季。审计人员认真查阅了2007年11月与12月的“应付账款”明细账，分别将本市甲公司等几家债务上升比较大的客户的有关记录进行了详细审查,应付账款的审计案例一,其会计分录为：借：银行存款3510000贷：应付账款3510000所附的原始凭证均为银行进账单回单，以及分别向甲公司等购货单位开出的发货票。指出其中存在的问题，并提出改正意见。,应付账款的审计案例一,被审计单位利用往来账隐瞒收入，不但偷漏了流转税款，也因人为压低了利润数导致少纳所得税。调整分录：借：应付账款3510000贷：主营业务收入3000000应交税费应交增值税（销项税额）510000,应付账款的审计案例二,审计人员在审查某企业2007年度12月应付账款时发现本月应付账款比上月大幅度减少。审计人员怀疑企业存在隐瞒应付账款的问题，决定进一步审查。,应付账款的审计案例二,审计人员通过进一步审查购货合同、入库单、验收报告等原始凭证，了解到该企业12月10日有117万元材料验收入库，发票账单已到达，货款尚未支付，而应付账款总账和明细账中都没有记录。,应付账款的审计案例二,根据规定，企业购入货物已验收入库、发票账单已到达，应记录负债。该企业不核算应付账款，违反规定，属于隐瞒应付账款行为。调整会计分录为：借：原材料1000000应交税费应交增值税（进项税额）170000贷：应付账款1170000,应付账款的审计案例三,审计人员审查某公司2007年账务时，发现7月份“应付账款甲公司”明细账中有一笔记录的摘