档案管理实务习题答案.doc

档案管理实务习题答案项目一 认识档案与档案机构【思考与练习】一、选择题c d c b d b 二、多项选择题1、abcde 2、abe 3、bce 4、ae 5、ac三、技能题答案要点：失职，违反档案工作者的基本职责。由于档案工作具有特殊的性质，所以要求档案员一定要在政治上可靠，有较强的责任心，对待工作严肃认真。如果不负责任，管理松驰，则是容易出事的。杨朝阳同志的教训就是前车之鉴。项目二 档案收集归档【思考与练习】一、选择题b b d c c d二、多选题 1、bc 2、ab 3、abc 4、abcde 5、bcde三、技能题参考答案： （1）第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能； （2）第2、3文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。 四、案例分析参考答案：不符合，因为档案法实施办法第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”小陈在文件归档工作中的职责主要是督促和指导单位的档案收集工作，以保证归档案卷的质量。项目三 档案整理立卷 【思考与练习】一、选择题a c a a d a c d二、技能题1参考答案： （1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知 （2）将4、5组成一卷，案卷标题是：市卫生局、市中心医院关于对余所犯错误的处分决定、通知 （3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：中共市委、市人民政府、市卫生局关于刘、王、李、钟等同志职务任免的决定、通知 2、参考答案： （1）第一个文件应归入2004年； （2）第二个文件应归入2004年； （3）第三个文件应归入2002年； （4）第四个文件应归入2004年； （5）第五个文件应归入2005年。项目四 档案价值鉴定 【思考与练习】一、 填空：1会计档案销毁清册 2、技术鉴定 3、16-50年 4、保管期限二、单选题b b b b b三、技能题：1、参考答案： （1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。 （2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析： 1） 分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性） 2） 分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的） 3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值） 4）分析档案的名称、稿本和外形特征 5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大） 6）分析档案的功能因素 7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值） 2、参考答案：（1）统计类文件的价值：年度综合统计报表大于季度报表大于月份报表；通常情况下，全宗内文件比较完整，在分析时要从严；年度报表，一般作为永久保存以便查考，而季度报表和月报表一般保存时间相对比较短；（2）总结类文件的价值：季度总结和一些单项工作总结的价值增加，因为总结类文件中缺少年度总结，只有季度总结和一些单项工作总结；季度报表和月报表就会弥补不足而显出其重要性，保存时间就相对增长。（3）职工代表大会工作报告的草稿要留存，因为职工代表大会的工作报告定稿遗失，草稿在一定程度上可以弥补。3、参考答案：由机关档案室会同文书部门和业务部门组成鉴定小组。对期满档案进行价值复审，重新划定保管期限同时剔除无价值的档案。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对需要销毁的档案登记造册，经机关领导人和主管机关批准后销毁；未经批准的不得销毁。实行两人以上的监销制度。可以送到造纸厂或焚烧等；项目五 档案保管【思考与练习】一、单选题 a b a b二、多选题1、aacd 2、abcd 3、abd 4、abcd三、技能题1参考答案： （1） 合理选择档案库房位置： 1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿 2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近 3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射 4）要与档案人员的办公室和生活区分开 5）门窗要加固 （2） 合理安排档案库房布局： 1） 库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中； 2） 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间； 3） 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。2参考答案：档案保管（archives storage），档案馆（室）对档案进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理中的一项重要内容。档案保管工作是通过档案库房建设，采取各种防治措施，维护档案实体及信息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。档案保管工作是档案整体工作的基础，直接关系到档案寿命。具体内容包括以下几个方面：1）凭借柜具或库房对档案实施的日常管理；如：档案库房的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检索、提供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。2）预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿命，维护档案的安全。档案保管场所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。3）在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护的措施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各种专门技术措施，如复制、修补等。环境：一般纸质档案适宜的保管温度为1420（2）。相对湿度为5065%（5%），即一昼夜允许变化范围温度为2度左右，湿度为5%；因为一般微生物繁殖所需温度为20以上。湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。项目六 档案检索【思考与练习】一、单选题a b c a二、多选题1、cd 2、cd 3、 bd 4、abd三、技能题1、参考答案： 档案检索（archival retrieval），档案馆（室）将所藏档案材料信息进行系统存储，编制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务工作。档案检索内容包括档案信息存储和查找两个具体过程。 作用：1）检索是提供利用的先期工作。档案馆（室）为提供利用所做的更直接的准备工作，具体解决每一个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。 2）检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。 3）检索是档案业务工作的一个独立的重要环节。2、 检索出的有关档案 30（1）实际查全率 = _ * 100% = * 100% =75%全部有关档案 40漏检率= 1-75%=25%（2） 检索出的有关档案 30 查准率= *100% = *100% = 85.7% 检索出的全部档案 35误检率=1-85.7%=14.3%3、 b313 071-1-275-2 湖州重型机械制造公司关于机构调整的请示：湖重机199223号/湖重机+湖州重型机械制造公司关于机构调整的方案定稿：请示内部：永久19920310 2页260mm184mm 机构调整 请示 项目七 档案编研【思考与训练】一、单选题d b d c二、多选题1bd 2.bd 3.bc 4.a c三、技能测试 参考答案： 1、机关大事记； 2、编年体； 3、结构：题名、编辑说明、序言、目录、正文、附录等。 4、范围：各种重要会议活动情况；单位党政领导人的重要活动情况；以单位名义制定的路线、政策、法令、规定、决议、决定等；本单位重要领导人的任免、奖励情况；本单位工作中出现的典型事件或事故等；报刊发表的关于本单位的经验、事故、批评的报道和重要新闻。 5、收集的主要渠道：上级领导机关、业务主管机关以及本单位的档案文件、简报、快报、月报、要闻摘报、动态报告等；报刊、电台等媒体的相关报道；地方史志、年鉴等记实性资料；大事记录等。项目八 档案利用【思考与训练】一、单选题 b c b d 二、多选题 1、bd 2、ac 3、abcd 4、abcd 三、技能训练 参考答案： 配备设施：服务台、阅览桌、存物处、计算机、复印机等； 提供工具书：历史、地理、政治、经济文化等方面的工具书；与馆藏相关的参考资料等； 规章制度：接待对象、阅览范围、批准权限、档案索取、归还手续、利用行为等方面的规定；2、出具档案证明；档案证明，是指档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料。在社会生活中，有些机关、企事业单位或个人，为处理和解决问题往往需要档案部门提供证明材料。例如，公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料；个人在确认工龄、学历、职称方面需要证明材料等。 3、 备 忘 录至：行政经理自：高叶主题：企业三十年成果展的主要内容日期：年月日内容： 一、展览的主要内容 企业三十年以来在各个方面取得的重大成果：档案资料等珍贵信息、老照片、实物档案等； 二、原则 要注意突出其思想性，科学性、业务性和艺术性。 要对入选档案合理分类，编写前言、各部分标题、提要和介绍。 三、作用 突出地表现在两个方面： 第一有利于宣传和提高社会意识； 第二有利于广泛发挥档案的作用。项目九 档案统计【思考与训练】一、单选题 a b a d 二、多选题 1、cd 2、abc 3、abc 三、技能训练1、 60 计划完成相对数= * 100%120% 50 80002、（1）文书档案的结构相对数 = * 100%=66.7% 12000 3500（2）科技档案的结构相对数=* 100%=29.2%12000 500（3）会计、音像档案的结构相对数=* 100%=4.2% 120003、正算法： 2000卷强度相对数 = =400卷/人 5人倒算法： 5人强度相对数 = = 0.0025人/卷 2000卷项目十 专门档案与档案数字化【思考与训练】一、简答题：（略）二、技能测试1、小张服刑期间的人事档案原单位某机械厂保管，2003年释放后到某汽车修理厂工作档案应及时转递过去。因为受刑事处分或劳动教养的人员的档案，由原单位保管，刑满释放或解除劳动教养后重新安置工作的，其人事档案由主管该人员的部门或所属的人才服务中心。2、齐某的人事档案应由纺织厂保管，企业被并入另一家公司，档案也应随之。因为出国不归、失踪和逃亡等人员的人事