档案馆室工作概述.ppt

档案馆 室 工作基础 主要内容 一 档案和档案工作概述二 机关档案工作三 档案馆工作 第一章档案和档案工作概述 第一节档案概述一 档案的起源与沿革以档案的物质载体划分 我国档案的演变经历了以下六个阶段 1 甲骨档案 文字刻写在龟甲兽骨上 所以称为甲骨文 2 金石档案 殷商和周代铸在青铜器上的铭文 一般称之为金文或钟鼎文 春秋战国时期 特别是秦汉以后 有些重要的记载和规定 刻在石头上 所以称之为金石档案 3 简牍档案 竹简和木牍 4 缣帛档案 质地细薄的丝织品 5 纸质档案6 新型载体档案 如音像 电子档案 二 档案的定义与属性 一 档案的定义 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 中华人民共和国档案法 基本含义包括如下内容 1 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的 2 档案是保存备查的文件 文件 采用的是广义的概念 即不仅指常规的文书 也包括技术文件 各种手稿等工作中直接使用的原始记录材料 3 档案内容的记录方式和载体是多种多样的 4 档案是原始的历史记录 这是档案的主要特点和本质属性 二 档案的基本属性1 知识性 2 信息性 三 档案的种类1 文书档案 实际上是指行政管理档案 即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文 如请示 批复 决定 决议 法规 法律等等 转化而成的档案 其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位 2 科技档案人们在科技 生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案 如图纸 设计任务书 科研报告等等 科技档案的内容与文书档案明显不同 它不是人类自我管理活动的记录 而是人类面对自然进行科学研究 进行物质生产活动的记录 3 专门档案是指除文书档案和科技档案之外的 所有在专门活动中形成的档案 如会计档案 人事档案 诉讼档案 医院的病历档案 婚姻登记和工商注册登记档案等等 专门业务档案和特殊载体档案统称为专门档案 四 档案的基本价值1 档案的凭证作用 2 档案的参考作用 第二节档案工作概述一 档案工作的含义 性质1 档案工作 通常是指档案室 文件中心 档案馆所从事的档案业务工作 即用科学的原则和方法管理档案 为社会各项事业服务的工作 它的基本内容 收集 鉴定 整理 保管 检索 编研 利用和统计工作 2 档案工作的性质 1 档案工作是一项管理性的科学性的工作 2 档案工作是一项服务性的条件性的工作 3 档案工作是一项政治性的工作 二 档案工作的基本原则1 统一领导 分级管理国家全部档案 档案工作的组织原则和管理体制 1 统一领导 统一管理 从中央到地方都设立了相应的档案行政管理部门和各级档案管理机构 在性质上既是党的机构又是政府机构 2 国家全部档案由各级档案机构分别集中保存 并实行党政档案的统一管理 一切机关 团体 企业事业单位及其他组织形成的档案 必须按照国家的规定 均由单位的档案机构集中管理 不得据为己有或由承办单位和个人分散保存 各机关档案中需要长远保存的 由各级档案馆保管 3 国家全部档案由各级档案行政管理机构统一地 分层负责地进行监督和指导 2 维护档案的完整与安全 1 维护档案的完整 一方面 从数量上 要保证档案的齐全 保证应该集中和实际保存的档案不致残缺少 另一方面 从质量上 也就是从系统性方面 要维护档案的有机联系 不能人为地割裂分散 或者零乱堆砌 2 维护档案的安全 一方面 力求档案本身不受损坏 尽量延长档案的寿命 即保证档案管理的物质安全 另一方面 要保护档案免遭有意的破坏 档案机密不被盗窃 不失密 即保证档案管理的政治安全 3 便于社会各方面的利用 全部档案管理工作 最终都是为了提供档案给社会主义事业的各项工作利用 三 档案机构1 档案室 各组织统一保存和管理本单位档案的内部机构 地位和作用 一方面 档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门 它是单位工作的助手 为单位的领导工作和单位内各部门的工作提供参考和依据的档案材料 为单位工作和生产活动服务 另一方面 应向各级档案馆移交档案的档案室是整个档案工作的基础 2 基本任务 对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作 进行指导和监督 接收和保管本单位各部门应归档的文件 进行必要的整理 鉴定 统计 编目和研究 积极开展利用工作 同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料 配合档案提供利用 定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交 3 档案室一般分类 普通档案室 通常也称为机关档案室 单位档案室 文书档案室 是主要管理普通档案的 这种档案室在全国最普遍 数量最多 科技档案室 它是管理科学技术档案的专门档案室 在工厂 矿山 设计院 科学技术研究院 所 等科学技术部门一般都设有这种档案室 音像档案室 即影片 照片 录音带等特种档案室 电影公司或制片厂 新闻摄影部门 如报社 通讯社 广播事业部门和唱片厂等 设有这种档案室 人事档案室 是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的机构 有的称干部档案室 科 综合档案室 是指统一管理本单位全部档案的档案室 负责对普通档案 各种专门档案和特殊载体的档案进行统一的综合管理 联合档案室 同一地区 特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构 负责保存和管理这些单位的档案 2 文件中心和档案寄存中心 文件中心 是一种社会化 集约化和专业化的档案管理机构 是介于单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构 一般由国家的各级综合档案馆负责管理 其主要职能是 将文件从其形成单位接收 存储进文件中心 提供准确 快捷的文件借阅服务 满足文件形成者的需要 保证所接收和管理的文件的安全 进行科学管理等 文件中心的类型主要有 政府文件中心 商业性文件中心 档案寄存中心 是由国家综合档案馆设立的 为各类企业 社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构 档案在寄存期间 所有权形式不变 档案馆一般只提供安全保管服务 3 档案馆 党和国家的科学文化事业机构 是永久保管档案的基地 是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心 4 档案行政机构 是党和国家指导和管理档案工作的部门 如档案局 5 档案机构之间的相互关系 上级档案行政管理机构与下级档案行政管理机构 档案行政管理机构与档案业务机构 档案馆 文件中心 档案室等 具有业务指导和监督的关系 档案室与档案馆 文件中心和档案馆之间具有档案交接关系 各级种类档案馆 室 文件中心 之间 均无隶属关系 但有一定的协作关系 第二章机关档案工作 第一节机关档案管理工作一 机关档案工作 一 定义这里所指的 机关 是指为实现其管理职能而组织的能独立行使职权的 非生产建设或非经营性的国家机构和社会组织 包括国家机构 社会团体 事业单位等 机关档案 是指国家机构 社会团体 事业单位等社会组织在其职能活动中形成 积累 并归档保存的档案的总称 既是机关单位的财产 也是国家的保管财富 机关档案工作 是指围绕机关档案的形成 管理和利用等进行的各项档案工作的总称 机关档案工作 二 机关档案工作特点 基础性是机关管理的基础 机关档案工作的好坏 直接影响或促进机构单位各项工作的开展 服务性为本机关各项工作服务 特别是为领导决策 为机构中心工作 为维护机关根本利益和历史真貌服务 专业性档案管理是一项专业性很强的工作 是机关档案工作区别于几个其它工作的根本特征 因此 机关档案部门也必须接受作为档案工作主管机关的档案行政管理部门的业务监督和指导 三 机关档案工作的地位和作用 1 是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节机关档案管理是机关行政管理的重要组成部分行政管理工作指由机关中心机构 办公室或综合部门 和其它服务保障部门主管的机关日常事务性 基础性 保障性和服务性工作 基本包括 秘书 文字处理 综合统计 档案管理 信访 保密 安全保卫 财务管理 接待联络 行政后勤等 机关档案管理是机关业务工作的重要组成部分业务工作中产生的大量业务档案是机关档案的主体 业务档案的形成贯穿于业务管理工作的始终 是机关业务管理工作必不可少的工具和依据 机关档案在机关工作中发挥不可替代的作用其作用于机关工作整个系统的各个部分 在机关事业发展 工作水平提高以及维护机关工作的真实历史面貌等方面起到的衔接 借鉴作用是其他工作无法替代的 机关档案工作水平是机关科学管理的一个重要基础和标志 2 机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分 是档案事业的基础机关档案是档案馆档案的主要来源机关档案工作是档案事业的基础机关档案工作的好坏 直接影响档案馆工作 影响其他档案工作乃至档案事业的发展机关档案室是我国最基层也是数量最多的档案工作机构 四 机关档案工作的职能 按 档案法 及实施办法规定 机关档案工作的职能是 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策 建立 健全本单位的档案工作规章制度 指导本单位文件 资料的形成 积累和归档工作 统一管理本单位的档案 并按照规定向有关档案馆移交档案 监督 指导所属机构的档案工作 五 机关档案工作的具体任务 1 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针 政策和法律 法规 建立 健全本单位的档案工作规章制度 2 对本单位文件材料的形成 积累和立卷归档工作进行业务监督和指导 3 收集 管理本单位各种门类和载体的档案 积极提供利用 为机关各项工作服务 并按规定向有关档案馆移交档案 4 在档案工作 统一领导 分级管理 原则下 负责对所属机构的档案工作进行监督和指导 依照规定 各专业主管机关负有对所辖范围内直属机关单位档案工作进行规范化管理 对所属系统 专业在贯彻档案法规方面进行监督检查和指导的职责 六 机关档案工作人员 1 机关档案人员的配备 机关档案工作条例 第三款第六条规定 机关必须建立档案工作 成立相应的档案工作机构 不需要建立档案机构的机关 应配备专职或兼职档案人员 机关不论大小 在其行使职能活动中都会产生档案和档案工作 因此 就应该有相应的档案工作机构和人员承担机关档案工作的职能 无论采取哪种形式 档案工作机构和人员都必须列入机关编制序列 必须保证专职档案人员的素质和数量 必须保证兼职档案人员兼职适量 以档案工作为主 并保持相对稳定 2 机关档案人员的素质要求政治素质档案业务素养 1 必须具备档案专业技能和理论知识 2 必须具备一定的档案工作实践经验 文化修养档案人员均具有大专以上文化程度组织和社交能力监督指导 进行机关内部档案工作的组织和交流以及增添设施 争取经费 组织档案业务培训等 七 机关档案工作基本制度 1 机关档案工作人员岗位责任制明确机关档案工作人员岗位本职工作权责 任务和要求的一项机关档案工作基本制度 主要内容包括机关每个档案工作人员职责 权限 任务 考核和奖惩措施 2 机关文件材料立卷归档制度明确机关文件材料立卷职责 归档范围和要求 归档时间和手续的一项机关档案工作基本制度 包括机关文件材料立卷职责 归档范围 归档时间 归档要求和归档手续 3 机关档案保管制度是关于机构档案保护和管理的一项机关档案工作基本制度 主要内容包括机关档案的安全保护 库房和设备管理措施以及移交 4 机关档案保密制度明确机关档案保密事项和要求的一项机关档案工作基本制度 主要内容包括机关档案保密措施和对机关档案人员的保密要求 5 机构档案鉴定工作制度是关于甄别和判定机关文件与档案保存价值的一项机关档案工作基本制度 主要内容包括鉴定档案价值的标准 档案鉴定工作的组织和档案销毁的规定 6 机关档案利用制度明确机关档案提供利用范围 方法和要求的一项机关档案工作基本制度 主要内容包括机关档案利用范围 利用方式 要求和批准手续 二 机关档案室 一 机关档案室的定义 是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构 包括 1 机关档案室是国家机构或社会组织的内设机构 是机关单位的一个重要组成部分 这是机关档案室与档案馆的根本区别 2 机关档案室是承担本单位档案工作职能的专业工作机构 3 从档案事业角度来说 机关档案室是构成国家档案事业的基础和细胞 二 机关档案室的基本任务 1 对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作 进行指导和监督 2 负责管理本机关的全部档案 积极提供利用 为机关各项工作服务 并为党和国家积累档案史料3 在 统一领导 分级管理 的原则下 负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导 监督与检查 三 机关档案室工作的具体内容 从广义上讲机关档案工作的具体内容包括两个方面 一是对本机关档案工作的管理 二是对本机关档案的管理 具体主要有以下几个方面 1 起草并监督执行本单位的档案工作计划和规章制度 各类文件材料的收集和归档制度 保管制度 安全保密制度 鉴定销毁制度 借阅利用制度 档案工作人员岗位责任制等 起草档案保管期限表 机关档案分类方案及有关档案工作文件材料 2 负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体的业务监督和指导 3 对本机关文件材料的形成 积累和归档工作进行业务监督和指导 4 组织开展机关档案业务培训 咨询 协作交流 检查评比及目标管理等活动 培训对象包括本机关及所属单位的专 兼职档案人员 有关负责人 文件处理人员 专业技术人员和管理人员 5 本机关档案的管理 收集 保管 鉴定 整理 统计 利用 移交 四 机关档案室的设置 档案法 规定了机关 团体 企业事业单位和其它组织必须设置相应的档案工作机构 配备适当的档案人员负责本机关档案工作 机关单位的组织规模较大 内部机构和直属单位较多或专业档案性质特殊需承担对本系统专业档案工作指导 监督任务的可设档案处或档案科 机关内部机构和直属单位不多 基本没有对本系统单位专业档案的指导任务的可设档案科或档案室 机关组织规模较小 内部机构很少 可设档案室 配专职或兼职档案人员 五 机关档案室的类型 1 按管理本单位档案的形式划分 2 按承担机关档案工作职能的形式划分 1 完全职能型档案工作机构机关内部设置的 列入机关机构编制序列的 配备若干专职档案工作人员 能独立行使机关档案工作职权的机关档案工作机构 一般为一级内设机构 档案司 档案处 2 非完全职能型档案工作机构机关内部正式设置的 列入机关机构编制序列的 能部分行使机关档案工作职权的机关档案工作机构 一般为二级或三级内设机构 档案处 档案科 3 非职能型档案工作机构机关内部设置的 未列入机关机构编制序列的 因而不能履行机关档案工作职能的机关档案工作机构 档案员为兼职 档案室 3 机关档案室的辅助类型 1 联合档案室特定条件下 两个以上平行或有直接隶属关系的机关单位共同组建的 集中统一管理各机关单位所有档案的一种档案工作机构 是由于机关单位档案保管条件限制或由于机关单位工作关系紧密 形成材料无法严格分开 由双方或多方共同协商组建 2 文件中心一级行政区划组织专门设置的 集中管理所有同级机关所形成的全部文件材料和档案的专门的文件 档案管理机构 文件中心负责文件材料的收集 整理 立卷和保管利用 并按有关规定定期向同级国家档案馆移交档案 是一种中间性的档案管理机构 三 机关档案综合管理 一 机关档案实行集中统一管理 机关档案工作机构 机关档案工作管理网络 1 统一领导机关档案工作必须列入机关工作计划和长远规划 必须作为机关一项重要工作列入机关领导议事日程 明确一名机关领导分管档案工作 领导并监督机关档案部门全面履行机关档案工作的职责 及时协调解决机关档案工作中产生的困难和问题 不断改善机关档案的保管条件 保证机关档案工作的发展与其它工作发展同步 2 统一机构机关档案工作的职能和任务统一由一个机关内设的档案工作机构承担 并由其统一扎口管理 内设档案机构必须具有相应的职权和地位 3 统一制度机关档案工作各项基本制度由档案工作机构统一拟制 并监督执行 4 统一监督指导这是机关档案工作实行统一领导 统一机构和统一制度的有效体现 即所谓 政出一门 二 机关档案室档案综合管理模式 1 集中存放式即机关档案室档案集中统一保管的模式 机关档案室应配备相应的档案管理人员 要有充足的档案库房 专用的阅档室 专业的档案整理室 可兼档案人员办公室 即所谓的 三室分开 并要配置其他保管和保护措施 这是档案管理最为科学 合理和先进的模式 因此 只要办公条件可能 就应积极采用这种模式 2 分开存放式机关的档案实体分类存放在两个以上部门的一种机关档案综合管理模式 分开存放是机关档案综合管理的一种变通的档案保存模式 办公条件有限的机关和单位可采用这种模式 3 根据机构实际情况确定机关档案综合管理形式无论采用何种模式 必须坚持 四个统一 必须机关档案工作管理的网络化 采取分开存放模式的注意点 1 必须在机关档案工作实行综合管理的情况下 才可以采用这种变通的模式 只要条件许可 就应尽量改为集中存放式 2 除了机关档案实体可以分类分开存放外 其它机关档案管理工作 目录 数据 档号编制 分类方案 全宗卷 检索工具等 都应由档案室集中统一管理 3 各部门保存的档案是机关档案的一个组成部分 各部门只是暂存性的 保存一段时间后或机关档案室条件改善后 应向机关档案室移交 不可擅自据为己有 4 分开存放绝不是分散管理 应以机关档案室为主 分类保存 集中控制 受机关档案室的统一管理 监督和指导 5 各部门保存档案的条件要符合要求 并建立健全档案管理岗位责任制度 明确部门领导的责任 明确档案管理人员及其职责 确保档案万无一失 第二节机关档案室业务工作 一 机关档案的收集 一 机关档案收集工作 是机关档案室收集档案和围绕收集而开展的各项档案业务工作的总称 二 机关档案收集工作的意义1 是机关档案室工作的起点 2 是实现机关档案集中统一管理的基本途径 3 是档案工作中一项政策性较强的工作 三 机关档案收集工作的要求1 确保档案的齐全和完整 2 符合规范和标准 3 保证及时和安全 四 机关档案收集的范围2006年12月18日 国家档案局以8号令的形式发布了 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 简称 规定 见附件12009年6月1日 我市颁布实施了 南京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则 试行 简称 细则 见附件2 一 规定 修订的背景新中国成立后 国家档案局先后五次制定关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定 规定 是对1987年文件的修订 关于机关档案保管期限的规定 机关文件材料归档和不归档的范围 二 规定 修订的原则1 规定 的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料 即包括各种门类和载体的历史记录 2 规定 不仅对机关文件材料的归档范围作原则界定 同时也要对不归档范围做出明确界定 3 规定 采用标时制标明文书档案的具体保管期限 4 要尽量避免机关文件材料重复归档 5 规定 明确了各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行 规定 过程中的职责和义务 确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和可操作性 三 规定 修订的主要内容 与87年相比有哪些异同点 1 将两个文件合二为一 2 改革了档案保管期限的划分方法 3 突出了立档单位的主体地位 4 使条款进一步细化且充实了新领域的档案 5 体现了以人为本的思想 6 加大了档案行政管理部门的管理力度 四 规定 与 细则 的主要区别1 增加了第5条 本单位召开的座谈会 研讨会 经验交流会 征求意见会等一般性会议的文件材料 10年 2 新增了第8条 本机关参加会议的文件材料并按重要程度进行区分 3 新增10 8 2 本机关编辑上报的志书 年鉴稿 永久 4 对本机关行政管理 执法活动中形成的文件材料进行了细化 5 对行政许可 行政处罚 行政复议进行了细化 便于操作 6 调整了部门年度及以上工作计划 总结的保管期限 7 新增10 18 有关办公经费申请 拨付的文件材料 10年 8 新增了10 21 应对突发事件的预案 情况日志 总结 往来文件 记录 纪要等文件材料 分重要程度定为永久和10年 9 关于表彰类文件分三种情况进行了表述 10 将职称评审进行了细化 南京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则 试行 一 归档和不归档的范围第三条机关文件材料归档范围是 一 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 四 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 第四条机关文件材料不归档范围是 一 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 二 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 三 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 四 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄送或越级抄送的文件材料 第五条凡属机关归档范围的文件材料 必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交 实行集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒绝归档 二 保管期限的划分类型及所主要包含的范围第六条机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 市 区县档案行政管理部门可根据实际情况 调整或细化定期30年以下的保管期限 第七条永久保管的文书档案主要包括 一 本机关制定的法规政策性文件材料 二 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 四 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 五 本机关机构演变 人事任免等文件材料 六 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 八 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 第八条定期保管的文书档案主要包括 一 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 二 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本机关一般性事务管理文件材料 五 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 六 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 七 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 八 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 九 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 三 其它门类和专门档案第九条机关形成的人事 基建 会计 照片 实物及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限 按国家和省 市有关规定执行 四 几种特殊情形第十二条机关联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档 其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档 第十三条因工作需要成立的领导小组和全市重大活动 事件 所形成的文件材料 由领导小组下设的领导小组办公室所在机关和重大活动登记机关 按照本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行归档 第十四条有垂直领导关系的机关 执行本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表 并报同级档案行政管理部门备案 履行机关行政管理职能的事业单位 由其上级行政管理部门负责指导其编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表 并经同级档案行政管理部门审查同意后执行 五 适用范围第十六条本实施细则适用于本市各级党政机关和人民团体 驻宁部队 民主党派 企业事业单位可参照执行 注 细则中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录 附件 文书档案保管期限表 各单位应根据本单位职能活动 制定本单位的归档范围和保管期限表 二 机关档案的整理 一 机关档案整理 就是机关档案室对机关档案进行分类 排列 编目和编号的一项具体档案管理工作 机关档案整理工作的内容包括机关分类方案的拟订 分类 排列 编目和编号等 二 机关档案的分类和分类方案1 机关档案的分类 机关档案的分类应与机关文件材料的分类保持基本一致 1 选择机关档案分类的层次和划分原则 现行机关档案分类的层次一般为二至三层 每一层次必须使用一个划分原则 不得交叉使用多个划分原则 第一层次 应以机关档案的门类 载体 为划分原则确定机关档案的大类 即将本机关所有的档案按不同的档案门类和载体划分为文书档案 科技档案和若干专门档案 第二 三层次 每一大类内以各类档案的立卷特征为划分原则 分别进行分类 如文书档案类内可按本机关文件材料立卷时使用的分类法 年度 组织机构分类法 或年度 问题分类法等 为划分原则设定类别 科技档案类内应按问题原则分为基建 设备 产品和科研四个类 会计档案先按会计项目分类 然后按年度 会计文件的名称分别分为报表 帐簿和凭证三个类 照片档案和磁性载体档案按年度 问题设类等 2 固定档案分类排序和给定类目名称 机关档案分类设定后 应按机关档案分类的结果将机关档案的各类目有序排列 给定类目的顺序号和名称 固定类目的排列位置和内容 机关档案的分类一般不宜经常变化 但每年可根据实际情况进行局部的调整 2 编制机关档案分类方案 机关档案的分类应由机关档案室按实际确定的机关档案分类层次和原则进行拟制 经部门领导同意后行文 机关档案分类方案的内容包括机关档案分类的层次和划分原则 类目顺序和名称以及需要说明的事项等 3 各种门类 载体 档案的整理方法文书 科技 专门档案 会计 照片 声像 实物 电子文件 等各种档案的整理均有规范要求 我着重把文书档案向大家介绍一下 时间允许 介绍会计档案整理方法 其它门类和载体档案的整理方法课程另有安排 文书档案的整理方法 见附件3 国家档案局DA T22 2000 归档文件整理规则 和附件4 江苏省 归档文件整理规则 实施办法 2003年2月9日江苏省档案局 江苏省 归档文件整理规则 实施办法 一 适用范围 适用于本省范围内的各级机关 团体 企业 事业单位 二 文件整理的定义 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 以件为单位 进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 三 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 四 业务工作方针 强化收集 简化整理 细化检索 深化利用 五 整理要求 1 归档文件应齐全完整 保管期限划分准确 2 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等符合档案保护要求 3 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上 运用计算机及档案管理软件辅助整理工作 4 档案管理软件必须符合江苏省地方标准 文书档案文件级目录数据库结构与交换格式 DB32 505 2002 的要求 六 文书档案的整理方法 档案整理工作 就是按照一定的原则和方法 把处于相对零乱状态的档案系统起来 以便于保管和利用的工作 一 件的确定 实施办法 4 1规定 一般以每份文件为一件 这里有几种特殊情况 一是有些文种的文件 如正文与附件 转发文与被转发文等各部分独立性较强 易被分散使用 造成归档不全或归档后查找不到 故明确其为一件 二是实际工作中 有些种类的文件 如正本与其他稿本 原件与复制件等 如果彼此脱离 其中之一在检索上往往没有太大价值 二者会增加不必要的编目工作 因此明确其为一件 三是还有一些文件 如单一的请示与批复 报告与批示等 关联性较强 利用时需要相互查证 因此实体不宜分散 四是有些文件如会议记录 介绍信存根 式样同一的表格 不便拆散整理 或无单独归档的必要 允许将这些文件作为一件 1 文件正本与不同稿本 同一文件在撰写 印刷过程中形成的不同稿本 包括历次修改稿 讨论稿 征求意见稿 定稿等 也可能需要留存 一般来说正本与定稿为一件 定稿不宜装订的也可单独作为一件 重要文件 如法律法规等 须保留历次修改稿的 其正本与历次稿 包括定稿 各为一件 在计算机及网络环境中生成的文件 有的无纸质定稿 由打印机输出的定稿与正文完全一致的 此类打印底稿可不归档 而用栏目填写齐全的 经领导亲笔签发的发文稿纸与文件正本一并归档即可 有领导重要批示或重要修改意见的打印底稿 应与文件正本一并归档 2 正文与附件一般来说 正文与附件为一件 如果附件数量较多或者太厚不易装订时 也可各为一件 注 这里所说的附件是指公文正文之后所带的 在正文下明确标注其名称的附件 出于参考目的从其他单位收集来的与本文有关的参考资料不随正文一并发出的 不属于 附件 范围 这类材料若需归档 可另行处理 如 过程性材料 体现了文件办理的过程 可作为同一事由文件中的一件或若干件归档 排列一起 3 正文与文件处理单等 文书处理较规范的单位 在文件运转过程中一般都附有文件处理单或拟办单等 这些表单真实地记录了文件的办理过程 可与文件作为一件 4 原件与复制件对于其制成材料 字迹材料等不利于长久保管的文件 如热敏纸传真件 铅笔等书写的重要文件 以及使用过程中破损的文件 应复制后归档 这里所说的复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等 这些复制件应与原件作为一件 5 转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分 前者是贯彻意见及执行要求 后者是贯彻执行的具体内容 应作为一件保存 6 报表 名册 图册等报表 名册 图册等一般每册 本 内容都相对完整 具有独立的检索价值 因此应按照其本来的装订方式 一册 本 作为一件 7 来文与复文来文与复文包括请示与批复 报告与批示 函与复函等 此类文件可以作为一件 也可各为一件 但若处理环节 层次多 作为一件处理反而复杂化或不清晰 因此来文 复文超过两件的要分别作为一件处理 8 未装订的式样同一的表格 如表彰活动形成的大量先进个人 先进集体的表格 或某项工作的登记表等 式样同一的表格可以以一定单位将表格集中装订 作一件对待 9 不便拆开整理的会议记录类材料整本会议记录不便分割成一次会议一件来装订整理 可将一本会议记录作为一件 文件的修整 1 对破损文件进行修裱修裱指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行 修补 或 托裱 以恢复文件的原有面貌 增加强度 延长寿命 2 对字迹模糊或易退变 传真件 的文件材料进行复制3 去除文件上易腐蚀的金属物如铁质订书钉 曲别针 大头针等 容易被氧化和腐蚀 使文件纸张受到损害 保管条件好的单位短期档案可不去除易锈蚀金属物 对于装订成册不便拆封的书籍 刊物等 不须拆钉重装 4 对过大的文件进行折叠根据 国家机关公文处理办法 的要求 公文用纸幅面规格统一为A4型 报表 图样等纸张幅面大于A4规格的 就需要进行折叠 注 尽量减少折叠次数 折痕处应尽量位于文件 图表字迹之外 文件页数较多时 宜单张折叠 以便归档后的查阅利用 5 书写材料的耐久性整理过程中的盖章 编号 编目 填写封皮和备考表等都应使用耐久的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 印泥 不要使用铅笔 圆珠笔 彩色笔 纯蓝墨水 红墨水 复写纸 印台油等不耐久的书写材料 二 装订 1 归档文件应按件装订 2 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文与来文为一件时 复文在前 来文在后 计算机及其网络环境中形成的文件 定稿无须保存的 正文在前 发文稿纸在后 举例 汉文本在前 少数民族文字文本在后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文本在前 外文本在后 有文件处理单的 文件处理单在前 正文在后 这样可以作为首页加盖归档章 从而更好的保护正本的原始面貌 3 装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订 采用左上角装订的应将左上角对齐 采用左侧装订的应将左下角对齐 有的纸张不一 所以装订位置不一样 则对齐位置不一样 较厚的文件采用三孔一线的装订方式 已成册不易拆钉的 可保持原貌不变 短期保存的文件材料可保持原装订方式不变 4 一个单位的装订方式应相对统一并保持稳定 使用推荐方法以外的装订法的 须经同级档案行政管理部门认可 三 分类 1 年度 机构 保管期限2 年度 问题 保管期限3 保管期限 年度 机构4 保管期限 年度 问题5 年度 保管期限 推荐 6 保管期限 年度后两种适用于规模较小 归档文件数量不多的单位 分类层次最多三层 即年度 期限 机构 问题 最少两层 即年度 期限 一个单位应保持分类方案的稳定 选择分类层次 1 按年度分类指根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类 文件按年度分类可反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况 并与单位按年整理文件归档的制度相吻合 类目设置清楚 明确 2 按保管期限分类根据划定不同保管期限 永久 30年 10年 对归档文件进行分类 能够将不同价值的文件从实体上区分开来 使档案部门能够有针对性的采取整理和保护措施 为移交和鉴定工作提供便利 3 按机构分类 根据形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类 适用于内部机构设置相对稳定的单位 4 按问题分类按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类 较适合内部机构不很稳定的单位 注 按机构或问题分类 属于同一分类层次 两种可采取其中一种 不可交叉混用 如 选择了按机构分类 设置的类目有办公室 业务处等 就不能再设置会议类 党群类等 否则就是在同一分类层次上采用双重标准 造成分类 管理混乱 这四种分类中 年度 保管期限是必选项 即任何单位整理归档文件都必须将归档文件按年度和保管期限分开 机构 问题 作为选择项 大的机关或企业 事业单位 文件数量大 内设机构较复杂 文件整理往往实行部门整理归档制度 宜采用 跨年度文件归档年度的确定 跨年度时 一般应以文件签发日期 即落款日期 为准 对于计划 总结 预决算 统计报表 表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 统一按文件的签发日期判定所属年度 跨年度形成的会议文件归入闭幕年 跨年度办理的文件归入办结年 几份文件作为一件时 件 的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准 例 批复 请示 为一件时 以批复落款日期为准 分类方案 分类方案是在确定分类方法后 标列各级类目名称 固定全宗内分类体系的分类纲要 按年度和期限分类时 类目名称是固定的 即 年 和 永久 30年 10年 机构 问题 的类目设置应遵循下列原则 1 按机构设置类目 一般来说 有一个机构就设置一个类目 机构名称就是类目名 各类目的次序可按照本单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列 一般是领导机构 综合性机构排在最前面 再依次排列各业务部门 例如 先排办公室 后排业务处室等 2 按问题设置类目 要注意按本单位的基本职能设置 力争简明 符合逻辑 如 党群类 业务类 行政类 3 分类法与分类方案对应举例 选择 年度 机构 保管期限 分类法 分类方案 2009年 办公室永30年10年业务处永30年10年 2010年 办公室永30年10年业务处永30年10年 2011年 选择 期限 年度 问题 分类法 分类方案 永久 2009年党群类行政类业务类 2010年党群类行政类业务类 2011年 30年 2009年党群类行政类业务类 2010年党群类行政类业务类 2011年 10年 2009年党群类行政类业务类 2010年党群类行政类业务类 2011年 选择 年度 保管期限 分类法 分类方案 2009年永久30年10年2010年永久30年10年 选择 保管期限 年度 分类法 分类方案 永久2009年2010年 30年2009年2010年 10年2009年2010年 四 排列 1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 保管期限 按事由结合时间排列 事由 是指一件具体的事或一个具体的问题 或一段较紧密的工作 事由的通常含义 一是指事情的原委 二是指本件公文的主要内容 不是指一类相同性质的事情 也不是指一方面的工作内容 如调资 任免等项工作可统称为人事工作 人事工作 不是一个事由 事由是一件很具体的事情 问题 工作 一件事 工作 结束了 这个事由就终结了 例 一项工程 一次活动 一次会议 均可分别视为一个事由 一次请示 批复收到后 可视为事由办理完毕 2 同一事由的归档文件 按文件形成先后顺序排列 3 不同事由间 按事由办结时间的先后顺序排列 随办随归 例 一份1月份的请示 5月份批复与另一份2月份的请示 4月份批复 两件文件的排列顺序 后者在前 4 被装订为一件的归档文件排列顺序不变 5 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 6 因故未及时整理归档的零散文件材料 可排在同一年度 期限 机构 问题 的所有文件的最后 或并入关系密不可分的相关文件中作为一件 在备考表中加以说明 而在实际整理工作中应尽量避免 五 编制归档号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件填写归档号 它包括 全宗号 年度 保管期限 机构 问题 件号 页数等 其中机构 问题 为选择项 归档号以归档章的形式在归档文件上注明 以反映分类 排列这些系统整理工作成果 归档章采用红色印泥 一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上 文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上 以保持文件原貌 举例 15mm 全宗号 机构或问题 选择项 年度 室编件号 总页数 空白 保管期限 馆编件号 归档章填写格式 8mm 1 全宗号 填写档案馆给立档单位编制的代号 暂未列入进馆范围的可暂时空置 2 年度 填写文件归档年度 以四位阿拉伯数字标公元纪年 如2009年 不能简化为09 3 保管期限 填写文件保管期限的简称 永 30年 10年 4 件号 填写文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 室编件号的编制方法为 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注 例 年度 保管期限 分类 在2009年保管期限为永久的文件从1开始编流水号 30年从1开始编流水号 10年从1开始编流水号 馆编件号按进馆要求标注 5 机构 问题 按机构分类的 用中文填写名称或其规范化简称 按问题分类的 用中文填写类目名称 如 党群类 二级分类的不用填写 档案不进馆企业 科技事业单位也可以用代号表示 总页数 填写每件归档文件中有图文的页面的总页数 空白页不计 六 编目 1 归档文件应逐件编目 适应检索需要 细化检索 原则 2 来文与复文作为一件的 只对复文进行编目 但必须在题名栏中用 注明有无来文 如 附请示 若作为两件 则分别编目 3 同一事由形成多份文件的 应分别编目 4 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 归档文件目录 件号 填写室编件号 责任者 是文件的署名单位或署名者 个人 可以是一个或多个 尽量实抄 太多可省略 不是承办单位或承办人 应使用全称或通用简称 不可用本局 本公司或市 单位 出现未署名情况 可根据内容考证 文号 填写文件的发文字号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 须填写完整 例 宁档 2006 12号 文件题名 即文件标题 责任者 问题 文种 三部分组成完整的题名 例 国家档案局关于加强档案安全保管的通知 1 文件只有一个题名且能反映文件内容的 正题名 填写时照实抄录 2 文件有正副题名的 正题名能反映文件内容的 副题名无须抄录 2 文件有并列题名的 并列题名与正题名一并抄录 3 没有题名或题名不规范的 可重新拟写或补充标题 外加 号 4 文件的附件独立性强 正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录 外加 标注 5 在计算机辅助管理条件下 若题名较笼统 需要进一步细化著录 如 介绍信存根 一本作为一件时 其题名可为 介绍信存根 其介绍信中的人名可在备注栏中录入 以便二次检索 又如 党组会议记录 作为题名 每次会议的议题亦可在备注栏中录入 日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如20091008 页数 每一件归档文件中有图文的总页数 备注 注释文件需说明的情况 包括密级 破损 修改 补充 移出 销毁等 如 零散文件排列和档案进馆前再鉴定 整理即属补充 移出 情况 6 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 7 归档文件目录应装订成册并编制封面 8 归档文件目录一年装订成一本 亦可每年区分保管期限装订成三本 或每年区分机构 问题 装订成若干本 9 运用符合DB32 505 2002标准的档案管理软件形成的机读归档文件目录 除打印成纸质目录外 同时要拷贝到耐久的可脱机保存的载体上备份存档 一般一式三份 封存 利用 异地存放 推荐使用一次性写光盘 禁用软磁盘及可移动介质 归档文件目录全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 七 装盒归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒 一盒装满后顺次装入下一盒 不要求同一事由的归档文件必须放入同一档案盒内 1 以下几种情况的归档文件不能装在同一盒 不同归档年度的文件不应放入同一档案盒 不同形成年度的可能放入同一档案盒 跨年度事由形成文件 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒内 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 数量少的应选择厚度较薄的档案盒 10mm 20mm 30mm 40mm 档案盒应选用无酸纸制作 避免普通档案盒纸板中的酸性物质在长期保存过程中侵害档案 2 档案盒封面 使用全称或规范化简称标明全宗名称 下加双横线 全宗名称在定制档案盒时即可先行印制在档案盒上 同一机关档案部门使用的档案盒厚度宜相对统一 一般使用宜使用20mm或30mm规格的 以便按照延米进行档案数量统计 南京市水利局 3 档案盒摆放方式 竖式和横式 同一单位宜用一种 以节省空间和保持美观 填写盒内排列最前和排列最后的件号 有 连接 5026 2009 永久 办公室 1 39 8 移交进馆时按要求编制 档案室可不编制 若确出于管理需要 可用铅笔填写 可每年一断号 二级分类不用填写 4 档案盒背脊 5 备考表 用以对盒内归档文件进行必要的注释说明 是进行动态管理的有效措施 置于盒内文件之后 不宜印制在盒上 备考表 整理人 检查人 年月日 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 归档文件整理完毕日期 档案员 档案员或内部机构负责人 七 排架 归档文件整理完毕装盒后 上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致 1 采用 年度 机构 问题 保管期限 分类方案的排架法特点 不必预先留空 也避免了倒架 库房管理非常方便 2 采用 保管期限 年度 机构 问题 分类方案的排架法特点 便于区分不同保管期限进行档案保管和保护 方便进馆 但要预留空架 3 采用 问题 年度 保管期限 分类方案的排架法特点 可将问题集中排列 但每个问题后都有预留空架 4 采用 保管期限 年度 分类方案的排架法 预留空架 5 采用 年度 保管期限 分类方案的排架法 不用留空架 文件形成少的单位采用 推荐 密集架 排架方法 从上到下 从左至右 档案柜 档案柜 文书档案整理方法总结 一 件的确定 一般以每份文件为一件 注意几种特殊情况 如 正本与定稿 正文与附件 转发文与被转发文等为一件 二 装订 按件装订 装订时 注意顺序 如正文在前 附件在后 有文件处理单的 文件处理单在前 正文在后等情况 装订方式采用不锈钢订或三孔一线的线装等 三 分类 根据单位的实际情况 采用6种其中