主数据申请流程.doc

主数据申请流程客户主数据申请流程1供应商主数据申请流程7物料主数据申请流程12编写人：文楠批准人：庄夏泳日 期：2001/11/23客户主数据申请流程标准作业程序数据维护部 页数编写日期编写人员批准上期版本62001/11/1文 楠2000/11/10版权神州数码（中国）有限公司2001 1 目的本文件用于描述神州数码（中国）有限公司对客户主数据的规范管理，申请的作业程序。2 适用范围本文件是客户主数据申请的标准流程。各事业部申请人将依据本流程进行相关申请。3 职责本作业程序由运作发展部数据维护部负责维护。4 定义售达方(帐户组：10或40)：是指在公司客户数据系统中指定唯一代码的客户，既向我方购货同时也是付款方和开票方，一个售达方可对应多个送达方。送达方(帐户组：20)：是指货物最终到达处，由其对应的售达方付款。一次性客户(帐户组：50)：是指对方同我方只进行少量交易，往来不固定。通常一个事业部只需维护一个模板。5 客户主数据的管理规则51客户主数据的规则A： 客户主数据包括客户一般数据、公司代码数据和销售区域数据。客户一般数据-基于集团层次的数据，包括：地址、控制数据、市场、付款事务、卸载点、对外贸易、联系人视图；客户公司代码数据-基于公司代码（平台）的数据，包括：会计信息，付款事务、信函保险视图；客户销售区域数据基于销售组织的数据，包括：销售、装运、出具发票、输出、合作伙伴功能。B： 新客户号由R3系统自动生成，具体规则参见客户类型-编码范围；C： 客户创建后，相关部门可在系统中查询新客户号。52客户主数据的创建与扩展途径：Notes 中ERP主数据申请系统5.2.1客户主数据创建A： 事业部（申请部门）做销售订单时产生新客户数据需求，需提前一个工作日，通过NOTES的ERP主数据申请系统向运作发展部数据维护岗提出申请；B： 事业部客户主数据申请人应先在R3系统中查找此客户在R3中是否已存在,如果数据不存在，则在NOTES中的ERP主数据申请系统中准确填写客户主数据创建中的各页内容，确认无误后，提交给本事业部审批人（经理）审批，审批通过后，提交给数据维护岗。C： 数据维护岗接到申请表后，在R3系统中查找是否有此客户，并审核NOTES中的申请表填写是否正确（审核未通过，半个工作日内反馈申请部门未通过原因）；D： 审核通过后，数据维护岗在系统中创建新客户；创建完毕，Notes系统将自动将新客户号反馈给申请人及数据维护岗，申请人可以使用。522 客户主数据扩展A： 事业部对于已在系统中存在，但在要申请的公司代码（平台）或销售组织中未维护的客户做销售订单时，需在Notes中ERP主数据申请系统中填写客户主数据扩充申请，确认无误后，提交给本事业部审批人（经理）审批，审批通过后，提交给数据维护岗；B： 数据维护岗接到申请后，审核是否按规定填写；（审核未通过，半个工作日内反馈申请部门未通过原因）；C： 审核通过，数据维护岗扩展客户，Notes系统将扩展信息反馈给申请人及数据维护岗。53客户主数据的修改A：当客户信息发生变动需要修改时，事业部须填写客户主数据修改申请表，并由部门业务经理以上（含业务经理）人员签字确认，将修改申请提交数据维护岗；对于涉及客户税票信息的修改（名称、开户行、帐号、税号等）须由客户传真确认，写明变更前及变更后的相应数据，加盖对方的财务专用章，并且附上对方新的营业执照及国税税务证复印件；B：符合修改条件的申请，数据维护岗根据其中内容在R3系统对数据进行修改，检查无误后将结果通知各个相关部门，并将客户主数据修改申请表与客户档案对应存档。C：客户开票信息及送货地址、联系人等信息发生变化时，事业部人员应及时申请修改主数据，以免造成发票冲红或耽误送货时间等情况。54客户主数据的维护数据维护岗人员有义务定期对主数据进行维护、检查，包括检查数据的准确性、完整性。至此，维护流程结束。55在Notes中填写“创建客户申请表”注意事项A: 申请国内售达方客户时，必须附带客户的营业执照、国税税务登记证、企业法人身份证的复印件及开增值税发票的信息；B: 客户创建及扩展时，如因系统等非人为的特殊原因不能用Notes申请，可用书面申请，同时需经相关部门经理审批签字后提交数据维护岗；C: Notes中客户数据表中字段与原有书面形式的“客户申请表”相对应，填表不清楚处，参照EPR主数据操申请作手册，同时我部负责提供说明。附 则本规定解释权在运作中心。本规定自颁布之日起执行。6 客户主数据申请流程事业部 数据维护岗-YESYES申请人在Notes中创建客户主数据扩展申请表 存在?申请人在系统中查询客户是否在本平台本事业部中存在NOESNOYESYES申请人在系统中查询客户主数据是否存在 存在?申请人在Notes中创建客户主数据创建申请表审核内容是否合规，各种证明是否齐全点击创建或扩展按钮Notes数据导入ERPNotes系统自动将SAP客户创建或扩展信息反馈给数据维护岗和事业部申请人事业部产生新客户主数据需求发给事业部审批人事业部审批人审批开税票客户：提供税务登记证、企业营业执照、企业法人身份证复印件，增值税信息给数据岗NOYESNO审批通过审批通过流程结束发给事业部审批人证明文件存档反馈事业部数据申请人未通过原因修改申请表确认修改NO注：普通发票售达方不需提供开增值税发票信息，国外客户不需提供证明。7 客户主数据修改流程事业部 数据维护岗数据申请人填写书面主数据修改申请表对申请内容进行审核事业部产生客户数据修改需求主数据申请人在ERP系统中查看客户数据是否正确数据正确NOYES税票信息的修改:提供变更证明、税务登记证、企业营业执照给数据维护岗在ERP系统中修改客户主数据Notes数据导入ERP反馈修改完成信息给事业部申请人审核通过NOYES流 程 结 束修改申请存档反馈事业部数据申请人未通过原因修改申请表确认修改NOYES附件 1客户类型-编码范围：帐户组编码范围描述100100000000-0199999999国内客户售达方200100000000-0199999999客户送达方300200000000-0299999999集团内客户售达方400300000000-0399999999国外客户50A-Z一次性客户600000000001-0099999999员工700900000000-0999999999其他客户附件 2神州数码客户主数据修改申请表 申请时间：申请部门：申请人：申请部门领导签字：关键字修改字段系统中原始数据须修改成的新数据修改原因备注说明注：1、数据修改申请人须将填写好的修改申请表打印成书面文件由部门领导签字后提交数据维护岗2、表格中“关键字”的填写格式为：客户编号+销售组织+分销渠道+产品组 （如：100004321+0102+99+32）3、对于涉及客户名称及增值税票资料的变更须修改时，数据修改负责人还须提供新的营业执照及税务登记证复印件，客户方提供变更类型说明（废止新建或不废止但须新建等）并加盖财务专用章。供应商主数据申请流程标准作业程序数据维护部 页数编写日期编写人员批准上期版本52001/11/1文 楠2000/11/14版权神州数码（中国）有限公司2001 1 目的本文件用于描述神州数码（中国）有限公司供应商主数据申请的流程。2 适用范围本文件是供应商主数据申请的标准流程。各事业部申请人将依据本流程进行相关申请。3 职责本作业程序由运作发展部数据维护部负责维护。4 定义集团外国内供应商(帐户组：20)：在中国注册，与神州数码公司不存在隶属关系的公司；国外供应商(帐户组：30)：指不在中国注册的供应商；临时供应商(帐户组：40)：指海关、货代、办公用品采购等非采购货物类供应商；集团内供应商(帐户组：10)：与神州数码公司存在隶属关系的公司。5 供应商主数据管理规则51供应商主数据的规则A：供应商主数据包括供应商一般数据、公司代码数据和采购组织数据。一般数据-基于集团层次的数据，包括：地址、控制和付款业务视图。公司代码数据-基于公司代码（平台）的数据，包括：会计信息、付款交易和信函视图；采购组织数据基于采购组织的数据，包括：采购数据和合伙人功能视图。52 供应商主数据创建及扩展途径：Notes 中ERP主数据申请系统521 供应商主数据创建E： 事业部（申请部门）做采购订单时产生新供应商数据需求，需提前一个工作日，通过NOTES中ERP主数据申请系统向运作发展部数据维护岗提出申请；F： 事业部供应商主数据申请人应先在系统中查找此供应商在集团范围内是否已存在,如果数据不存在，则在NOTES中的ERP主数据申请系统中准确填写供应商主数据创建中的各页内容，确认无误后，提交给运作发展部数据维护岗；G： 数据维护岗接到申请表后，在系统中查找是否有此供应商，并审核申请表填写是否正确（若审核未通过，半个工作日内反馈申请部门未通过原因）；H： 审核通过后，数据维护岗在系统中创建新供应商；创建完毕，Notes系统自动将新供应商号反馈给申请人及数据维护岗，申请人可以使用。522 供应商主数据扩展D： 事业部对于已在系统中存在，但在本公司代码（平台）或采购组织中未维护的供应商做采购订单时，需在Notes中ERP主数据申请系统中填写供应商主数据扩充申请，确认无误后，提交运作发展部数据维护岗；E： 数据维护岗接到申请后，审核申请填写是否正确；（若审核未通过，半个工作日内反馈申请部门未通过原因）；F： 审核通过后，数据维护岗扩展供应商，Notes系统将扩展信息反馈给申请人及数据维护岗。53供应商主数据的修改事业部提交“主数据修改申请表”，数据维护岗对申请进行审核后，进入R3系统对数据进行修改，将结果通知各个相关部门，并对修改申请表进行存档。54供应商主数据的维护数据维护岗人员有义务定期对主数据进行维护、检查，包括检查数据的准确性、完整性。55 对于不需对其做采购订单，只需对其付款的临时供应商，即不需维护采购视图，需维护财务视图的供应商，应由事业部向北京财务部（国内付款）或香港财务部（香港付款）提出申请，由财务部负责维护。至此，维护流程结束。56在Notes中填写“创建供应商申请表”注意事项D: 临时供应商只用于海关、货代、办公用品采购等提供非采购货物类供应商，基本原则上不由事业部来申请；事业部在通过NOTES申请供应商主数据时，不允许使用临时供应商帐户组（40），也不允许将国内临时供应商扩展到香港。如果临时供应商需要变成正常供应商进行正常商品采购，需要重新申请一个新的非临时供应商。E: 供应商创建及扩展时，如因系统、机械等非人为的特殊原因不能用Notes申请，可用书面申请，同时需经相关部门经理审批签字后提交供应商主数据维护岗。F: Notes中供应商主数据表中字段与原有书面形式的“供应商申请表”相对应，填表不清楚处，参照ERP主数据操申请作手册，同时我部负责提供说明。附 则本规定解释权在运作中心。本规定自颁布之日起执行。6 供应商主数据申请流程(通过Notes系统)YESNONO申请人在ERP中查询供应商主数据是否存在 存在?申请人在Notes中创建供应商主数据扩展申请表确认后发送给主数据维护岗对相关内容进行审核点击创建或扩展按钮Notes数据导入ERPNotes系统自动将SAP供应商创建或扩展信息反馈给数据维护岗和事业部申请人审核通过事业部产生供应商主数据需求 存在?申请人在ERP系统中查询供应商是否在本平台本采购组织中存在 NOYESYES流程结束申请人在Notes中创建供应商主数据创建申请表反馈事业部数据申请人未通过原因修改申请表确认修改NOYES事业部 数据维护岗7 供应商主数据修改流程数据申请人填写书面主数据修改申请表对申请内容进行审核在ERP系统中修改供应商主数据Notes数据导入ERP反馈修改完成信息给事业部申请人审核通过NOYES流程结束事业部产生供应商主数据修改需求主数据申请人在ERP系统中查看供应商数据是否正确数据正确NOYES修改申请存档反馈事业部数据申请人未通过原因修改申请表确认修改NOYES事业部 数据维护岗-物料主数据申请流程标准作业程序数据维护部 页数编写日期编写人员批准上期版本62001/11/1文 楠2000/10/11版权神州数码（中国）有限公司2001 1目的本文件用于描述神州数码（中国）有限公司对物料主数据的规范管理，物料维护与创建、申请与修改的作业程序。2 适用范围本文件是维护物料主数据的标准作业程序。事业部及各相关人员将依据本作业程序做物料主数据的申请与修改操作。3 职责本作业程序由运作发展部数据维护部负责维护。4 定义Notes物料编码申请表是事业部在Notes的ERP主数据申请系统中申请新物料所需填写的电子表格。Notes物料编码扩展申请表是事业部在Notes的ERP主数据申请系统中申请对已存在物料进行扩展的电子表格。5 物料主数据的管理规则51物料主数据的规则A：物料主数据包括物料基础数据和物料功能数据。物料基础数据-基于集团层次的数据，包括基本信息和分类视图。物料功能数据-基于工厂（事业部）的数据，具有采购视图、销售视图、MRP视图、存储视图、会计视图；B：新物料号由R3系统自动生成，具体规则参见物料类型-编码范围； C：物料创建后，相关部门可在系统中查询新物料号。52物料主数据的创建与扩展途径：Notes中 ERP主数据申请系统5.2.1物料主数据的申请及创建A：事业部（申请部门）对各种新物料做采购订单、合同、外购商品时，产生物料编码需求，需提前一个工作日，通过NOTES中ERP主数据申请系统向运作发展部数据维护岗提出申请；通常在申请物料前，应先申请供应商主数据，并在申请物料时填写供应商编号，以便自动生成采购信息记录；B：事业部在申请新物料之前，应在R3系统中查找该物料是否已存在。若不存在，由事业部物料主数据申请人按相关规则在R3主数据申请系统中准确填写物料主数据创建中的各页内容，确认无误后，提交给数据维护岗；若已存在,则需申请物料扩展;C：数据维护岗接到申请表后，也应在R3系统中查找该物料是否存在，审核是否按规定填写（审核未通过，半个工作日内反馈申请部门未通过原因）；D：审核通过后，数据维护岗在系统中创建新物料；创建完毕，Notes系统将自动将新物料号反馈给申请人及数据维护岗，申请人可以使用。5.2.2物料主数据的申请及扩展A：事业部（申请部门）对R3系统中已存在的其他工厂的物料作采购订单、合同、外购产品时，需在Notes中 ERP主数据申请系统中填写物料主数据扩充申请，确认无误后，提交数据维护岗；B：数据维护岗接到申请后，审核是否按规定填写；（审核未通过，半个工作日内反馈申请部门未通过原因）；C：审核通过后，数据维护岗扩展物料，Notes系统将扩展信息反馈给申请人及数据维护岗。53物料主数据的调整与修改A：年度内有发生额（曾经有过出入库记录或销售记录）或有余额的商品原则上不能修改，更不能删除。B：特殊情况必须进行修改时，a. 若物料未被使用过，由事业部物料主数据申请人填写“主数据修改申请表”，直接提交数据维护岗，数据维护岗确认R3系统中数据确实存在错误，进行修改；b. 若申请修改文本字段，如物料描述、行业标准描述、后勤处理组等，由事业部物料主数据申请人填写“主数据修改申请表”，直接提交数据维护岗，数据维护岗在R3中进行修改；c. 若物料已被使用，申请修改与财务相关的字段，需先由事业部物料主数据申请人填写“主数据修改申请表”，并由财务部负责人签字确认后报运作发展部数据维护岗，数据维护岗确认在系统功能数据确实存在错误，将“主数据修改申请表”传给财务物料主数据维护岗进行修改，修改后，反馈给数据维护岗，数据维护岗再通知事业部及相关部门，并对修改申请表进行存档。C：物料主数据直接关系到财务核算，因此修改删除请千万慎重。D：数据维护岗将定期对系统中物料主数据及相关信息进行审核、检查，确保系统中基础数据的准确性、完整性。至此，维护流程结束。54在Notes中填写“创建物料申请表”注意事项G: 物料类型：创建后就不能修改，因此绝对不能填错。H: 估价类：必须选择正确，一旦确认，该物料产生库存后就不能再修改，否则将直接影响财务做帐。I: 科目设置组：与会计科目对应。如果选择错误，销售收入就记错科目。J: MRP视图中的采购类型必须选择正确。K: 利润中心一定要与工厂匹配。L: 基本计量单位：创建后就不能修改，同系列产品用同一种基本计量单位。M: 凡是需国外采购的物料都必填英文描述。N: 物料创建及扩展时，如因系统、机械等非人为的特殊原因不能用Notes申请，可用书面申请，同时需经相关部门经理审批签字后提交数据维护岗。O: Notes中物料主数据表中字段与原有书面形式的“物料编码申请表”相对应，填表不清楚处，参照ERP主数据操申请作手册，同时我部负责提供说明。附 则本规定解释权在运作中心。本规定自颁布之日起执行。附件 1物料类型-编码范围：物料类型编 码 范 围描 述LG01001000000-005999999芯 片LG02006000000-010999999元 器 件LG03011000000-015999999板 卡LG04016000000-017999999硬 盘LG05018000000-019999999显 示 器LG06020000000-024999999其他外设LG07025000000-029999999PC-I/O设备LG08030000000-030999999机箱机柜LG09031000000-035999999附 件LG10036000000-037999999电 源LG11038000000-042999999软 件LG12043000000-047999999耗 材L048999999打 印 机L050999999布线产品L052999999路 由 器LG16053000000-054999999交换设备L056999999网络设备L058999999台式机主机LG19059000000-060999999便 携 机LG20061000000-062999999服务器/工作站LG210630000