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档案管理学 山西农业大学档案馆程斌 第一章档案概论 一 档案的定义和属性二 档案的作用及其规律 一 档案的定义和属性 一 档案的定义档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 一 档案的定义 档案与文件的关系文件是档案的前身 档案是文件的归宿 文件是档案的基础 档案是文件的精华 文件是档案的素材 档案是文件的组合 一 档案的定义 档案定义的基本含义 1 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2 档案是保存备查的文件3 档案内容的记录方式和载体是多种多样的4 档案是原始的历史记录 一 档案的定义 文件形成档案的条件 1 办理完毕的文件才能成为档案2 对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件 才有必要作为档案保存 3 按照一定的规律保存起来的文件 才能最后成为档案 二 档案的知识属性和信息属性 档案是储存和传播知识的一种形式 是一种重要的信息资源 档案信息具有原始性和回溯性特点 二 档案的作用及其规律 一 档案的一般作用档案在行政管理 生产建设 政治斗争 科学研究 宣传教育和维护国家 集体 个人权益方面的作用 二 档案的基本价值档案的基本价值可以概括为凭证价值和参考价值 对档案真实性和可靠性要加以辩证的理解 二 档案的作用及其规律 三 档案发挥作用的规律档案作用的时效律和扩展律 档案机密性递减律和社会性递增律 档案行政作用的弱化律和科学作用强化律 档案发挥作用的程度取决于档案利用实践 社会发展水平 社会档案意识和档案管理水平等方面的条件 第二章档案工作概论 档案工作的内容和性质我国档案工作的基本原则档案机构 一 档案工作的内容和性质 一 档案工作的内容档案的收集 整理 鉴定 保管 检索 编研 利用服务 统计工作 二 档案工作的性质和意义档案工作是一项管理性的科学性的工作 档案工作是一项服务性的条件性的工作 档案工作是一项政治性的工作 二 我国档案工作的基本原则 一 统一领导 分级集中的管理国家全部档案统一领导 分级集中的管理国家全部档案 是档案工作的组织原则和管理体制 档案事业由党和政府统一领导 国家所有的档案由各级档案机构分别地统一集中管理 全国档案工作由各级档案行政机构分层负责的统一监督和指导 二 我国档案工作的基本原则 二 维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全 是档案工作的基本要求 维护档案的完整 有数量上齐全和质量上具有系统性两方面的含义 维护档案的安全 有保障档案的物质安全和政治安全两方面的含义 维护档案的完整与安全是互有联系的统一要求 二 我国档案工作的基本原则 三 便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用 是检验档案工作的主要标准 它体现了档案工作的根本目的 档案工作的基本原则三个方面的内容 是一个辩证统一的有机整体 三 档案机构 一 档案室 二 文件中心和档案寄存中心 三 档案馆 第三章档案的收集 档案收集工作概述机关文件的归档档案馆对档案的接收和征集档案馆 室 藏的丰富与优化 一 档案收集工作概述 一 档案收集工作的内容档案收集工作的内容 可以概括为档案的接收和档案的征集 档案收集工作的具体内容 一 档案收集工作概述 二 档案收集工作的要求加强档案馆 室 外的调查和指导 积极推行入馆 室 档案的标准化 保证归档和进馆档案的齐全完整 维护全宗和全宗群的相对完整 二 机关文件的归档 一 建立 健全归档制度的必要性和意义机关档案的收集工作是通过执行归档制度来完成的 建立 健全归档制度 可以使机关档案室的档案资源得到有效的补充 为机关业务工作服务 还可以保证为国家积累完整齐全的档案史料 二 机关文件的归档 二 建立归档制度的一般要求归档制度必须符合国家有关文件的规定要求 符合本机关的工作实际 体现本机关文件的形成特点和规律 应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一 力求完善 二 机关文件的归档 三 归档制度的内容归档制度主要包括归档范围 归档时间 归档案卷 或保管单位 的质量要求 归档手续等 档案室应当在文件形成和归档组织活动中发挥监督和指导作用 三 档案馆对档案的接收和征集 一 馆藏档案的补充源档案馆的馆藏主要来自现行机关档案 撤销机关档案 组织和个人保存的散失档案以及档案馆之间交接的档案四个方面 三 档案馆对档案的接收和征集 二 档案馆接收与征集档案的范围 三 档案馆对现行机关 撤销机关和二 三级单位档案的接收 四 档案馆对历史档案的接收与征集 四 档案馆 室 藏的丰富与优化 一 丰富馆 室 藏工作中存在的问题 二 优化馆 室 藏的意义 三 优化馆 室 藏的主要原则完整性原则 系统性原则 实践性原则 价值性原则 特色性原则 四 档案馆 室 藏的丰富与优化 四 优化馆 室 藏的一般标准内容标准 结构标准 层次标准 类型标准 五 科学地处理丰富与优化馆 室 藏中的诸种关系档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系 馆藏建设要处理好综合与特色的关系 档案与资料的关系 广度与深度的关系 第四章档案的整理 档案整理工作的内容和原则全宗的划分和排列全宗内档案的分类案卷排列 编号与案卷目录档号和立档单位与全宗历史考证 一 档案整理工作的内容和原则 一 档案整理工作的基本内容区分全宗 全宗内档案的分类 文书立卷 案卷排列与编号 编制案卷目录 系统排列和编目局部调整全过程整理 一 档案整理工作的内容和原则 二 档案整理工作的原则尊重和维护档案的本质特性 保持档案文件之间的历史联系 便于保管和利用 充分尊重和利用原有的整理结果 二 全宗的划分和排列 一 确认全宗与区分全宗 二 组建全宗的补充形式 三 划分 全宗群 四 全宗的编号与排列 一 确认全宗与区分全宗 1 确认全宗全宗是一个独立的机关 组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体 1 确认全宗 组织全宗的条件 可以独立行使职权 并能主要以自己的名义单独对外行文设有会计单位或经济核算单位 自己可以编造预算或财务计划设有管理人事的机构或人员 并有一定的人事任免权 1 确认全宗 人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体 三 全宗内档案的分类 一 全宗内档案分类的基本要求 二 组织全宗内档案分类的步骤与方法 三 个人全宗内档案的分类 三 全宗内档案的分类 一 全宗内档案分类的基本要求分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发 分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况 维护历史的本来面貌 分类方法及其分类结果应具有逻辑性 以便于管理和实际操作 三 全宗内档案的分类 二 组织全宗内档案分类的步骤与方法1 时间分类2 来源分类3 内容分类4 形式分类 三 全宗内档案的分类 三 个人全宗内档案的分类生平传记材料经济材料创作材料亲属材料公务活动材料评价材料个人书信音像材料其他材料 四 案卷排列 编号与案卷目录 案卷排列案卷编号编制案卷目录 五 档号和立档单位与全宗历史考证 一 档号档号的概念 档号编制的要求 二 立档单位与全宗历史考证立档单位与全宗历史考证的作用和主要内容 编制立档单位与全宗历史考证的要求 一 档号 档号的概念档号是档案实体管理编号的总称 它包括全宗号 案卷目录号 类别号 项目号 案卷号 件号 页 张 号等 第五章档案价值的鉴定 一 档案鉴定工作的内容和意义二 档案价值鉴定的原则和标准三 档案保管期限表和档案保管期限的划分四 档案鉴定工作的制度和程序 一 档案鉴定工作的内容和意义 档案鉴定工作的含义 档案鉴定工作的基本内容 档案鉴定工作的意义 二 档案价值鉴定的原则和标准 一 鉴定档案价值的原则鉴定档案价值的原则是 从国家和人民的整体利益出发 用全面的 历史的 发展的 效益的观点判定档案的价值 二 档案价值鉴定的原则和标准 二 鉴定档案价值的标准档案属性标准 包括档案来源标准 档案内容标准 档案形式特征标准三个方面 社会需要标准 包括社会需要方向 社会需要面和社会需要时间三个方面 相对价值标准 主要依据档案馆室 所存档案的完整程度 档案内容的可替代程度 各全宗之间档案的重复程度等 三 档案保管期限表和其划分 一 档案保管期限表的作用和类型 二 档案保管期限表的结构 三 档案保管期限划分中的若干问题 一 档案保管期限表的作用和类型 档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源 内容和形式 并指明其保管期限的一种指导性文件 它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准 A标准的档案保管期限表 B专门的档案保管期限表 C同系统机关档案保管期限表 D同类型机关档案保管期限表 E机关档案保管期限表 二 档案保管期限表的结构 通常由顺序号 条款 保管期限 附注以及总的说明等部分组成 其中条款和保管期限是最基本的项目机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 四 档案鉴定工作的制度和程序 一 档案鉴定工作的制度确立统一的鉴定档案的原则和标准 档案鉴定工作的组织领导 销毁档案的批准和监销制度 制定档案保管期限表 实行审批制度 四 档案鉴定工作的制度和程序 二 档案鉴定工作的程序和方法 第六章档案的保管 一 档案保管概述 二 档案保管的物质条件 三 档案库房管理 四 档案使用过程中的维护和保护 一 档案保管概述 档案保管的基本任务 档案保管工作的意义 二 档案保管的物质条件 档案库房的要求 档案装具 设备 卷皮 卷盒以及档案保管消耗品的配置与使用 三 档案库房管理 进出库制度 库房温湿度控制 八防 措施 库房与装具的有序化 档案在装具中的存放方式 档案存放秩序的维护与管理 定期检查 清点全宗卷 三 档案库房管理 库房温湿度控制库房温度14 20度库房相对湿度50 65 三 档案库房管理 八防 措施防火 防水 防潮 防霉 放虫 防光 防尘 防盗 第七章档案的登记和统计 一 档案登记和统计概述二 档案登记工作三 档案统计工作 二 档案登记工作 一 档案状况登记案卷目录与卷内文件目录 档案收进登记簙 全宗名册 全宗单 全宗卡片 档案成分和数量情况报告表 案卷目录登记簙 总登记薄的作用和格式 二 档案登记工作 二 档案工作登记工作日志 人员进出库房登记 档案出入库登记 档案清点 检查登记 档案利用登记簙 利用者登记卡 档案借出登记簙 档案复制 摘抄登记 利用效果登记的作用和记录方法 三 档案统计工作 一 档案统计工作的基本要求 二 统计设计 三 统计调查 四 统计整理 五 统计分析 第八章档案的检索 一 档案检索概述二 中国档案分类法 三 中国档案主题词表 四 档案著录五 档案标引六 档案检索工具七 档案的计算机检索 一 档案检索概述 一 档案检索的含义和一般过程 二 档案检索效率 三 档案检索语言 一 档案检索的含义和一般过程 档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作 它是开展提供利用工作的基本手段 是开发档案信息资源的必要条件 二 档案检索效率 检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度 它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标 三 档案检索语言 档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言 专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统 表达档案主题概念和检索课题概念 二 中国档案分类法 一 中国档案分类法 的编制原则 二 中国档案分类法 的体系结构 中国档案分类法 的五个分类表 中华人民共和国档案分类表 的结构 包括主表类目 类属关系 符号体系 辅助表等 三 中国档案分类法 类目的细分 三 中国档案主题词表 一 中国档案主题词表 的选词原则和范围 二 中国档案主题词表 的结构体例主题词款目结构 主题词词间关系 词族索引 范畴索引 三 中国档案主题词表 的使用方法 四 档案著录 一 档案著录的含义与作用 二 档案著录规则著录项目 著录用标识符 著录条目格式 三 著录项目细则 四 档案著录的组织管理著录级别的选择 著录环节的选择 五 档案标引 一 档案标引方式自由标引与受控标引 浅度标引与深度标引 概括标引与分析标引 全面标引与对口标引 二 档案标引的质量指标标引的网罗度 专指度 一致度 五 档案标引 三 档案标引的步骤与方法主题分析 概念转换 审校 四 标引规则分类标引规则 主题标引的一般规则 主题词组配标引规则 五 自动标引的质量控制 六 档案检索工具 一 档案检索工具的作用档案检索工具的职能和在档案管理中的作用 二 档案检索工具的分类目录 索引 指南 书本式 卡片式 缩微式 机读式检索工具 馆藏性 查检性 介绍性检索工具 六 档案检索工具 三 常用档案检索工具的功能和编制方法案卷目录 案卷文件目录 分类目录 主题目录 专题目录 号索引 人名索引 地名索引 档案馆指南 全宗指南 专题指南的功能和编制方法 四 档案检索工具体系的基本要求检索工具要有一定种类 要功能互补 要与利用需求吻合 馆览性 查检性 介绍性检索工具要并举 七 档案的计算机检索 档案计算机检索的特点 档案计算机检索系统的流程和结构 档案计算机检索策略和布尔逻辑表达式 第九章档案的编研 一 档案编研工作概述二 档案文件汇编和档案文摘汇编三 大事记四 组织沿革五 专题概要六 会议简介和统计数字汇集 一 档案编研工作概述 一 档案编研工作的内容编辑档案史料和现行文件汇编 编辑档案文摘汇编 编写档案参考资料 编史修志 一 档案编研工作概述 二 档案编研工作的意义档案编研工作是档案馆 室 主动地 系统地 广泛地开展提供利用服务的一种方式 是提高档案馆 室 工作水平的重要途径 是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施 一 档案编研工作概述 三 档案编研工作的特点研究性 政策性 成果的共享性 二 档案文件汇编和档案文摘汇编 一 现行档案文件汇编法规文件汇编 重要文件汇编 发文汇编 会议文件汇编 公报 政报以及其他专题文件汇编的特点和编写方法 二 档案文摘汇编档案文摘的特点 结构和主要形式 三 大事记 一 大事记的作用和种类 二 大事记的体例和结构 三 大事的选择大事的选择标准 大事材料的收集 大事材料的核准 三 大事记 四 大事条目的编写方法大事时间力求准确 大事记述须一条一事 文字简明 将事情的因果始末交代清楚 注意观点的正确 并可在客观记述的基础上作适当评价 四 组织沿革 一 组织沿革的作用和种类组织沿革的特点是内容的专题性和事实的连续性 种类 二 组织沿革的内容和体例组织沿革的主要内容 组织沿革的体例有编年法 系列法和阶段法 四 组织沿革 三 组织沿革的选材和编写要求组织沿革材料的收集 编写组织沿革要注意内容全面 材料翔实 结构合理 脉络清晰 可以采用文字或图表形式 五 专题概要 一 专题概要的特点和种类专题概要的主要特点有 主题鲜明 材料系统 题材灵活 专题概要的种类 二 专题概要的选题和选材专题概要的选题应从社会需要和馆藏特点两方面的实际出发 选材一要专 二要全 三要实 五 专题概要 三 专题概要的编写要求内容全面 材料翔实 叙中有议 评介得当 叙述准确 文字朴实 文图结合 不拘一格 六 会议简介和统计数字汇集 一 会议简介会议简介的作用和种类 会议简介的编写方法 二 统计数字汇集统计数字汇集的作用和种类 统计数字汇集的编写要求 第十章档案的提供利用 一 档案提供利用工作概述二 档案提供利用的途径与方式三 档案咨询服务四 档案用户调研工作五 开放档案工作 一 档案提供利用工作概述 一 档案提供利用工作的含义档案提供利用工作的含义和基本内容 档案提供利用与档案信息开发的区别与联系 一 档案提供利用工作概述 二 档案提供利用工作的指导思想和要求全面地 及时地 准确地 有效地为利用者服务 加强利用方面的法规建设 正确处理档案的提供利用和保密之间的关系 档案提供利用工作的基本要求 二 档案提供利用的途径与方式 一 档案提供利用的基本途径档案提供利用的基本途径有 提供档案原件 提供档案副本或复制品 提供档案信息加工品满足档案用户的利用需求 二 档案提供利用的途径与方式 二 档案提供利用的几种主要方式档案阅览服务 档案的外借服务 档案展览与陈列服务 制发档案复本服务 制发档案证明服务 档案目录信息服务 三 档案咨询服务 一 档案咨询服务而基本内容与种类档案咨询服务的内容 事实性咨询 指导性咨询和检索性咨询 一般性咨询和专门咨询 口头咨询和书面咨询 二 档案咨询服务的步骤 四 档案用户调研工作 一 档案用户调研的原则 客观性原则 针对性原则 全面性原则 服务性原则 四 档案用户调研工作 二 影响档案用户需求的因素社会因素 包括社会政治因素 社会经济因素和科学文化因素 档案工作因素 包括档案工作的方针和政策 档案管理工作的水平和档案提供利用工作的质量 档案用户自身因素 四 档案用户调研工作 三 档案用户需求构成与各类档案用户的利用需求特征档案用户需求主要由学术利用需求 实际利用需求和普遍利用需求三方面构成 各类档案用户在需求方面具有不同的特征 四 档案用户调研工作 四 档案用户需求的几点带规律性的认识档案用户需求受社会环境 档案信息宣传报道 档案信息资源的易用性和以往利用行为结果的影响 五 开放档案工作 一 开放档案的含义 二 开放档案的依据与意义 三 开放档案的条件 四 开放档案的鉴别 五 开放档案的公布 第十一章人事档案 一 人事档案概述二 人事档案的收集和鉴别三 人事档案的整理和清理四 人事档案的保管和检索五 人事档案的提供利用和转递 一 人事档案概述 一 人事档案的含义及正副本制度1 人事档案的含义和主要内容 2 人事档案的正副本制度 人事档案的主要内容 干部人事档案材料十大分类第一类 履历材料履历材料主要指本人填写的属于个人经历和基本情况的表格材料 第二类 自传材料 报告个人有关事项的材料第三类 考核 鉴定材料 审计工作中形成的材料 人事档案的主要内容 第四类 学历学位材料 职业 任职 资格考试材料 评 聘 专业技术职务 职称 材料 反映个人科研学术水平的材料 培训材料 第五类 审查工作中形成的材料 更改或认定姓名 民族 籍贯 国籍 出生日期 入党入团时间 参加工作时间等工作中形成的材料 人事档案的主要内容 第六类 党 团材料第七类 表彰奖励材料 第八类 执纪执法部门形成的涉及个人的材料 人事档案的主要内容 第九类 招录 聘用 公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料 任免 调动 退 离 休 军人转业 复员 安置工作中形成的材料 辞职 辞退 罢免材料 办理工资 待遇等工作中形成的材料 出国 境 材料 党代会 人代会 政协会议 人民团体和群众团体代表会议 民主党派代表会议工作中形成的材料 人事档案的主要内容 第十类 健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料 办理丧事形成的材料 干部档案审核 报送工作中产生的反映干部档案情况的材料 其他材料 一 人事档案概述 二 人事档案的特点人事档案以单个人为一宗整理立卷 内容具有动态性 随人员的主管单位变动而变动 具有较强的机密性 一 人事档案概述 三 人事档案的作用用人治事的重要依据 研究人事宏观管理的信息源 编史修史的史料 宣传教育的素材 四 人事档案工作人事档案工作的主要内容 人事档案工作中对档案工作基本原则的贯彻实施 二 人事档案的收集和鉴别 一 人事档案的收集人事档案收集工作的指导思想 收集范围 收集途径 人事档案收集工作的方法 收集要求 二 人事档案的鉴别人事档案鉴别工作的含义 鉴别工作的内容 鉴别人事档案的原则 三 人事档案的整理和清理 一 人事档案的整理人事档案整理工作含义和目的 人事档案的整理方法和整理步骤 二 人事档案的清理 人事档案清理工作的含义和意义 人事档案真实性的含义及维护其真实性的方法 清理人事档案的依据 四 人事档案的保管和检索 一 人事档案的保管人事档案保管范围的划分 对现职人员 离 退 休人员 死亡人员及其他人员人事档案的保管权限 二 人事档案的登记制度人事档案的登记制度 检查核对工作的作用 人事档案的随收随登和调整底账 四 人事档案的保管和检索 三 人事档案的检索方法常用的四种编号方法 卡片式 名