档案管理流程.ppt

档案管理 贵州台金农业技术开发有限责任公司综合管理办工作制 档案管理流程设计 流程设计目的流程结构设计 流程设计目的 档案管理是文书资料管理的一项重要内容 企业文件资料都应具有一定的完整性 保密性和时效性 需要进行妥善管理 企业档案管理流程的设计目的所示 档案管理流程设计目的 目的1 目的2 目的3 目的4 规范档案管理工作 统一档案的管理与使用标准 分清权责 降低企业经营风险 规范档案的分类 传递等工作 科学归档保管档案 提高档案管理工作的质量和效率 尽量减少档案的复印份数及保管场所 节约资源 提高档案的保密系数和安全性 同时降低管理成本 逐步实现企业管理的规范化 标准化和程序化 提高企业管理水平和管理效率 流程结构设计 档案管理流程结构可按总分形式进行设计 其总流程为档案日常管理流程 子流程按照档案管理的各大职能展开 如档案归档与维护流程 档案借阅与归还流程 档案销毁管理流程 档案保密管理流程等 具体到每个流程 则按照 关键节点工作执行标准 流程执行工具 关键事项与考核指标 这一思路进行设计 档案管理流程的结构设计范例如图所示 档案管理流程结构 档案日常管理流程 档案归档与维护流程 档案借阅与归还流程 档案销售管理流程 档案保密管理流程 声像档案管理流程 总流程 子流程 档案日常管理流程图 主办部门 行政部 流程名称 档案日常管理流程 档案销毁与记录存档 档案保管维护 档案鉴定与分类登记 总经理 行政经理 行政人员 各职能部门 1 档案收集 整理 2 档案鉴定 3 分类整理 登记 4 归档保管 保密 5 提供查询 借阅 6 档案定期更新 完善 销毁 销毁申请 7 档案销毁 8 档案记录存档 编修部门 开始 配合 审核 审批 审核 审批 签发人 签发日期 查询 借阅 否 是 是 否 档案日常管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 档案鉴定与分类登记 1 1 在相关部门的配合下收集档案 2 将新收集的档案和已有档案进行分类整理 企业档案收集规定档案管理制度档案鉴定表 2 1 对档案进行鉴定 整理出有价值的档案 并拟定保管期限 2 编制档案鉴定表 提交上级领导审批 3 1 确认档案鉴定的各项手续齐全 且已经主管领导审批 2 根据审批结果对档案进行分类 并编号登记 档案保管维护 4 1 将登记表及齐全文件的修订稿 正本和材料归档保管 2 档案归档保管流程可参照档案归档 维护流程与工作标准 5 查询 借阅流程参照本书档案借阅 归还流程与工作标准 6 1 收集相关材料 不断对档案进行更新 完善 2 整理出没有价值和已损坏的档案 并进行相应处理 档案登记表档案检索工具档案管理制度档案更新记录表 档案销毁与记录存档 7 档案销毁流程参照档案销毁管理流程与工作标准 8 1 将档案更新 销毁记录表进行存档 2 对档案重新进行存档保存 档案销毁记录表档案更新记录表档案管理制度 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 1 档案收集 整理 收集全面性 收集的档案文件完整 全面收集 整理及时性 及时收集和整理档案文件 无拖延情况 2 档案鉴定 鉴定准确度 对档案价值和保存期限的鉴定意见与领导审批的鉴定结果基本一致 3 档案分类整理 登记 分类整理准确率 目标值为100 登记及时率 目标值为100 6 档案更新 完善 更新延误次数 目标值为0次更新 完善次数 目标值为 次以上 所属节点 档案归档 维护流程图 主办部门 行政部 档案归档 维护流程 流程名称 档案维护 档案装盒 档案编号归档 档案装订 申请归档 行政经理 行政人员 各职能部门 开始 1 申请档案归档 2 档案装订 3 档案分类 配合 4 档案排列 5 档案编号 6 编制档案目录 7 档案装盒 审查 工作改进 8 档案保存维护 配合 结束 编修部门 签发人 签发日期 审批 档案归档 维护工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 申请归档 1 根据档案鉴定表与档案登记表填写档案归档申请表 并提交行政经理的审批 档案鉴定表档案登记表档案归档申请表 档案装订 2 1 将所整理的文件进行组合固定 根据厚薄度采用卷绳或订书器装订 2 装订是首先应根据文件排版确定装订线 处理未留装订空隙或装订线上有文字的文件时 应在装订的位置加一定宽度的纸边处理大小不一 长短不齐的文件时 应采取折叠的方法使其规格统一 档案管理制度 档案编号归档 3 在各职能部门的配合下 将装订好的档案按文件性质分类 4 分类后 按一定的标准 对分类方案的最低一级类目进行排序 5 1 排列顺序后 按分类方案和排列顺序对档案逐件编号 2 在文件首页上端的空白位置加盖归档章 并填写文件名称 类别 编号等内容 6 编号后 按文件性质和内容编制档案目录 以便查阅统计 档案管理制度档案目录 档案装盒 7 1 确定各档案已全部分类编号且编制了档案目录 2 将整理好的档案按编号顺序装入案盒 在档案盒封面标明全宗名称 3 根据档案盒摆放方式的不同 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止编号 盒号等必备项 4 档案盒内应附上案卷备考表 置于盒内文件之后 其项目包括盒内档案情况说明 整理人 检查人和归档日期等 5 盒内档案情况说明主要记录档案的缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 档案盒档案盒标签档案管理制度案卷备考表 续 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 档案维护 8 1 将归档 审查完毕的档案盒根据档案编号 档案材质及保存方法存放至相应的档案室 2 定期对档案与档案盒进行除尘 维护 3 对破损的档案应及时进行必要的修理 托籿 裱糊 确保档案完整 恢复原貌 档案管理制度档案室管理制度 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 1 档案归档申请 档案归档申请及时性 档案归档申请及时 无延误情况档案归档申请表填写准确性 填写准确 无错误 2 档案装订 档案装订规范性 档案装订工作按档案管理制度中的档案装订办法执行装订整齐性 档案装订整齐 无大小或长短不一等装订情况 3 档案分类 档案分类合理性 档案分类合理 便于查找档案分类出错次数 目标值为0次 5 档案编号 档案编号正确性 档案编号正确 无重复或错漏编号等情况 7 档案装盒 档案装盒准确率 目标值为100 档案盒各项标签填写的清晰 准确度 档案盒各项标签填写清晰 内容准确 8 档案保存维护 档案保存维护及时率 目标值为100 档案保存整洁性 档案整洁 干净 无灰尘覆盖档案破损率 目标值为0 档案借阅 归还流程图 主办部门 行政部 流程名称 档案借阅 归还流程 档案归还 档案续借 档案借阅 总经理 行政经理 行政人员 借阅人 开始 填写档案借阅申请表 审查 2 取出 登记档案 3 办理借阅手续 办理借阅手续 4 续借审查 档案阅读 使用 5 办理续借手续 办理续借手续 6 催还档案 档案归还 7 检查 登记归还档案 续借 1 审核 审批 审核 审批 破损 8 破损档案处理 9 档案与记录归档 结束 编修部门 签发人 签发日期 审核 审批 权限外 权限内 权限外 权限内 是 是 否 否 档案借阅 归还工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 档案借阅 1 1 行政经理审核经行政人员审查的档案借阅申请表 2 行政经理审批权限内的申请表 并将权限外的申请表 如借阅机密档案的申请表 交总经理审批 2 1 行政人员确认档案借阅申请表已经主管领导审批 2 取出相应的借阅档案 在档案调出登记表中登记档案的名称 类别 编号 取出日期等信息 3 1 通知借阅人领取借阅档案 2 在档案借阅登记表上登记借阅档案的名称 类别 编号 借阅人 借阅日期 应归还日期 审批人 经办人等信息 档案借阅申请表企业内部申请审批制度档案调出登记表档案管理制度 档案续借 4 1 审查续借档案与续借原因 2 将相关续借档案的名称 类别 编号 续借原因 续借时间等信息填写至档案续借申请表 提交上级领导审批 档案续借申请表档案续借登记表企业内部申请审批制度档案管理制度 5 1 确认续借手续已齐全 2 在档案续借登记表中写明续借档案的名称 类别 编号 续借人 审批人 续借日期 续借时间经办人等情况 档案归还 6 1 根据档案借阅登记表确认各档案应归还日期及其借阅人等 2 对于即将到期归还的档案 应通知档案借阅人按时归还 7 检查归还档案是否完整 对于有破损或缺失的档案 应将相关情况登记后反映给上级领导进行相应处理 8 根据上级领导审批的处理方式 对相应的档案及借阅人进行处理 9 1 将归还或修复的档案归档至相应的档案盒与档案室 2 将档案借阅登记表 档案续借登记表 档案破损处理表永久保存 档案借阅登记表档案续借登记表档案破损处理表档案管理制度 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 2 档案取出 登记 档案取出及时性 档案借阅申请审批完成后及时取出档案调出登记表填写完整性 填写内容完整 准确 3 借阅手续办理 借阅手续办理及时性 目标值为100 借阅手续完整性 借阅手续齐全 经主管领导审批 登记内容完整 5 续借手续办理 续借手续办理及时率 目标值为100 续借手续办理完整性 续借手续齐全 经主管领导审批 登记内容完整 7 归还档案检查 登记 归还档案检查及时性 及时检查归还档案的破损情况归还档案登记准确率 目标值为100 8 破损档案处理 破损档案处理及时率 目标值为100 破损档案处理规范性 处理工作根据领导批示及档案管理制度中的档案破损处理办法进行 9 档案与记录归档 归档及时率 目标值为100 记录保存完整性 各项登记记录保存完整 无缺失情况 档案销毁管理流程图 主办部门 行政部 流程名称 档案销毁管理流程 档案销毁 档案销毁审批 档案销毁分析 总经理 行政经理 行政人员 开始 1 定期审查 鉴定档案价值 销毁 2 清点 核对筛选出的需销毁档案 3 编制需销毁档案清单 销毁手册 4 注销档案 5 销毁档案 6 记录及归档 结束 审核 审批 监督 否 是 编修部门 签发人 签发日期 档案销毁管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 档案销毁分析 1 1 定期根据档案的形成时间 内容 密级 利用价值等 对档案的保存价值进行鉴定 2 对鉴定为保存价值的档案编制档案销毁报告 档案销毁分析报告档案管理制度 档案销毁审批 2 清点 核对筛选出档案的内容 价值 确保筛选出的需销毁档案为无保存价值档案 3 1 根据清点 核对无误的需销毁档案列出档案销毁清单 2 根据需销毁档案的内容 密级 编制档案销毁手册 内容包括档案的名称 编号 类别 形成时间 销毁原因 销毁方式等 3 将档案销毁手册与档案销毁分析报告提交上级领导审批 档案销毁清单档案销毁手册档案销毁分析报告企业内部申请审批制度档案管理制度 档案销毁 4 1 确认需销毁档案已通过 2 在需销毁档案的档案目录 档案总登记薄和档案目录登记薄上注销相关档案 5 1 在行政经理的监督下 由两名或两名以上的行政人员根据销毁处理方式对销毁档案进行销毁处理 2 销毁处理方式有焚烧 碎片和化浆等 6 1 确认需销毁档案已销毁 2 在档案销毁记录表上登记销毁档案的时间 地点 销毁人及监督人等信息 并签字归档 3 长期保存档案销毁记录表 档案目录档案总登记薄档案目录登记簿档案销毁记录表档案管理制度 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 1 档案价值定期鉴定 档案价值鉴定及时率 目标值为100 档案价值鉴定合理性 对档案价值鉴定合理 无将有保存价值档案鉴定为无保存价值 需销毁档案的情况 3 档案销毁清单 手册编制 档案销毁清单编制正确率 编制的清单内容正确无误档案销毁手册编制合理性 手册内容合理 销毁方式和档案性质相适宜 4 档案注销 注销及时率 目标值为100 注销准确率 目标值为100 5 档案销毁 档案销毁按时完成率 目标值为100 档案销毁规范性 档案销毁工作按档案管理制度中的档案销毁管理规定执行 6 档案销毁记录 归档 档案销毁记录归档及时性 将档案销毁记录及时归档 无逾期未记录或未归档等情况记录保存完整性 档案销毁记录长期保存 记录无丢失 档案保密管理流程图 主办部门 行政部 流程名称 档案保密管理流程 密级调整 保密处理 密级确定 档案保密管理制度建设 总经理 行政经理 行政人员 相关部门 开始 1 拟定档案保密管理制度 执行档案保密管理制度 2 划分档案密级 确定档案密级 3 编制档案密级明细表 4 归档保存 5 定期安全评估 6 泄密事故处理 8 解密 降级 7 审查 整理档案 结束 归档保存 编修部门 签发人 签发日期 审核 审批 审批 审核 审批 审核 审批 审核 配合 是 否 档案保密管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 档案保密管理制度建设 1 1 收集 参考优秀企业或同行业企业的档案管理制度 2 拟定适合本企业的档案保密管理制度 交上级领导审批 档案管理制度档案保密管理制度 密级确定 2 1 根据档案保密管理制度和档案具体内容 在相关部门配合下划分档案密级 2 编制档案密级建议书 提交上级领导审批 3 1 将档案按密级高低排序 编制档案密级明细表 2 档案密级明细表内容包括档案的名称 类别 编号 密级等 4 1 将档案按类别 编号及密级分别归档保存至相应的档案室 2 将档案密级明细表存放至指定的安全文件柜 保密处理 5 1 定期组织人员对档案安全进行评估 及时发现漏洞和错误 2 将安全评估报告提交上级领导审批 确认处理方式 6 1 出现泄密事故时 应及时按照档案保密管理制度进行紧急处理 2 调查原因 总结经验 避免类似事故再次发生 档案密级建议书档案密级明细表档案管理制度 安全评估报告泄密事故处理报告档案保管管理制度 密级调整 7 对档案进行定期审查 整理 审查 整理范围包括已泄密和未泄密的全部档案 8 1 确定已泄密和未泄密档案的处理办法 2 需解密 降级的档案须提交主管领导审批 重新进人密级确定程序 无需处理的档案 则归档保存 档案管理制度企业内部审批制度 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 2 4 5 6 档案密级划分 档案归档保存 定期安全评估 泄密事故处理 档案密级划分合理性 档案密级划分合理 所提供密级划分建议与领导审批意见的差错率为0 归档及时率 目标值为100 保存完整性 保存的档案整洁 完整 安全评估及时性 在规定时间内及时进行安全评估安全评估准确性 安全评估准确 能及时发现漏洞和问题 处理及时率 目标值为100 处理有效性 泄密事故处理有效 能将不利影响降至最低 声像档案管理流程图 主办部门 行政部 流程名称 声像档案管理流程 声像档案开发利用 声像档案归档保管 声像档案收集整理 总经理 行政经理 行政人员 各职能部门 开始 1 声像资料收集 征集 2 声像资料整理 声像资料编号 3 编写文字说明 4 编制声像档案目录 5 归档声像档案 6 保管声像档案 7 声像档案开发利用 结束 配合 配合 审核 审批 编修部门 签发人 签发日期 声像档案管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 声像档案收集整理 1 1 在声像资料形成1个月内收集反映本企业主要职能活动 工作成果和存在问题的声像资料 各级领导和著名人物参加的与本企业有关重大活动的声像资料 本企业有关人员组织或参加的重要会议及活动的声像资料 其他单位与本企业形成的重要声像资料 2 随时收集具有保存价值的声像资料 3 随时征集重要的声像资料 档案管理制度声像档案管理规定声像资料统计表声像资料保管期限建议书 2 1 整理 分类 组合 排列收集 征集的声像资料 2 将照片资料年代分类 同属一类的按时间顺序编号 同时填写其底片号 底片在案卷内的流水号 音像资料按年代分类 按内容编号 同一内容分录几盘的应收为一个案卷 编同一案卷号 然后每盘再依次编排序号 3 编制声像资料统计表与声像资料保管期限建议书 交上级领导审批 声像档案归档保管 3 编写文字说明 准确记录声像资料内容 时间 地点 人物 背景 作者 摄制者 等信息 4 1 根据声像资料的分类及编号编制声像档案目录 以便查找 2 声像档案目录的内容包括声像资料的名称 类别 编号 时间 作者 摄制者 等 5 声像档案归档流程可参照档案归档 维护流程与工作标准 6 1 及时处理污损的声像档案 进行必要的技术处理 2 根据各项声像档案的特点对其进行适当保存 3 归档保存的声像档案 任何人不得