中铝ERP系统物料编码清理项目章程.doc

中铝中铝 ERPERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 二零一一年十一月二零一一年十一月 目录 1项目概要项目概要.4 1.1项目目标.4 1.2项目实施策略.4 2项目范围项目范围.4 2.1.1规范清理范围.4 2.1.2数据清理范围.4 3项目组织与职责项目组织与职责.5 3.1项目组织架构.5 3.2项目团队组成和主要职责.6 3.3各团队主要职责分工.6 4项目沟通机制项目沟通机制.7 4.1项目沟通渠道和机制.7 4.2会议制度.7 4.3项目文档管理.8 5项目计划项目计划.9 5.1项目实施周期.9 5.2项目整体计划.9 6各阶段任务和交付成果各阶段任务和交付成果.10 6.1.1项目准备.10 6.1.2清理软件培训.10 6.1.3规范修改和完善.10 6.1.4物料编码清理.11 6.2工作及进度管理.11 7问题与支持策略问题与支持策略.12 7.1项目问题管理.12 7.2问题处理机制.13 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 4 页页 共共 13 页页 1 项目概要项目概要 1.1项目目标项目目标 对中国铝业股份有限公司 ERP 系统物料编码规范进行修改和完善，并对系统 中重码、错码和物料组错乱的数据进行清理，为 SRM 平台备品备件上线作好前期 准备工作，保障 ERP 系统的正常运行。 1.2项目实施策略项目实施策略 本次项目人员集中办公，根据工作计划统一进行工作分配。 编码规范的修改和完善在原有规范的基础上进行，不对原规范进行根本性 的改变。 为保证修改后规范的严谨性和现行 ERP 系统的正常运行，作为对原规范 的补充，新的多级分类体系及填报模板只在新的主数据系统中体现，用作 物料编码申报时审核的判断依据。 使用专业的检索查询软件辅助完成本次清理工作。 2 项目范围项目范围 2.1.1 规范清理范围规范清理范围 根据系统已有物料，结合通行标准，参照其它企业的编码分类经验，对物 料填报规范 2.0 、 中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则 4.0 、 中国 铝业股份有限公司设备备件编码分类-V3.0等 13 个相关的规范文件进行补充、 修改和完善，并在此基础上进行物料的分类细化和填报模板设计。 2.1.2 数据清理范围数据清理范围 数据清理范围限于现行 ERP 系统中已经存在的 49 万物料和清理期间新增物 料。 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 5 页页 共共 13 页页 3 项目组织与职责项目组织与职责 3.1项目组织架构项目组织架构 项目办公室 经理：闫峰、朱亮 执行经理：穆童 应用软件顾问埃森哲顾问 机 械 配 件 负责人：穆 童 项项目目领导领导小小组 组长：李天庚 副组长：文欣荣 仪 表 配 件 负责人：许 晶 电 气 配 件 负责人：冯仁双 车 辆 配 件 负责人：闫 玲 原 辅 材 料 负责人：张 涛 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 6 页页 共共 13 页页 3.2项目团队组成和主要职责项目团队组成和主要职责 3.3各团队主要职责分工各团队主要职责分工 本项目由内部团队承担主要工作，外部团队提供相应指导和解决技术问题。 项目角色项目角色人数人数主要职责主要职责 项目领导小组组长（副项目领导小组组长（副 组长）组长） 2 人 指导项目组开展工作 负责项目资源 定期听取项目小组汇报，并快速决策 签署项目主要实施文档 签署验收各个实施阶段 项目经理（项目副经理）项目经理（项目副经理）3 人 保证项目工作环境和后勤设施 制订实施策略和项目计划 监控项目计划的实施 组织协调项目工作和资源 向项目领导小组汇报项目状况，并提出建议 确保项目领导小组快速进行决策 埃森哲顾问埃森哲顾问1 人 编码规范和标准修改指导 参与部分数据清理讨论 指导数据清理方法 应用软件顾问应用软件顾问1-2 人 编码清理工具使用培训。 解决清理工具使用过程中出现的问题。 机械配件组机械配件组7 人 电气配件组电气配件组3 人 仪表配件组仪表配件组3 人 车辆配件组车辆配件组3 人 起草本业务组的工作计划并推动计划的执行。 组织、参加相关培训。 按进度完成工作计划并提交相应文档。 及时和业务人员进行交流，合作完成项目任务。 业务组之间提供项目所需的技术和经验。的支持 和分享。 原辅材料组原辅材料组3 人 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 7 页页 共共 13 页页 4 项目沟通机制项目沟通机制 4.1项目沟通渠道和机制项目沟通渠道和机制 沟通渠道沟通渠道沟通内容沟通内容面向对象面向对象参与人员参与人员应用频率应用频率重要文档重要文档 每周项目工每周项目工 作例会作例会 报告项目现况与未来 进程/讨论各业务组相 关之项目进度/项目未 决议题澄清与解决/ 项目经理 （项目副经 理） 项目经理 （项目副经 理） 各业务组成 员 埃森哲顾问 每周四下午本周项目周报 双周工作计划 项目问题记录 项目经理项目经理 （项目副经（项目副经 理）现场检理）现场检 查查 在项目实施办公现场 实地了解项目进展情 况和存在问题，监督 项目按进度顺利推进 项目经理 （项目副经 理） 项目经理 （项目副经 理）及各业 务组负责人 每周定期项目周报、项 目问题记录等 项目阶段会项目阶段会 议议 报道项目阶段性工作 进度与成果展示/讨论 并裁定重要未决事项 项目领导小 组及办公室 全体项目组 成员 根据项目安 排 项目阶段汇报 材料 项目业务组项目业务组 内部讨论内部讨论 随时就业务组内部发 现的问题进行讨论 项目业务组各业务组相 关人员 按需业务组内部讨 论纪要 培训培训在项目的不同阶段， 采取不同的方式，对 不同的目标受众进行 培训 全体人员项目涉及业 务范围的人 员 根据项目安 排 培训材料 电子邮件电子邮件作为全体项目成员间 沟通的辅助渠道；解 答疑问、提出合理化 建议等 全体成员全体成员随时无 电话议事电话议事了解基层企业实际情 况的辅助渠道，主要 针对基层单位与项目 有关的业务人员 全体成员全体成员按工作计划 开展 无 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 8 页页 共共 13 页页 4.2会议制度会议制度 每日工作报告 每天下班前，各业务组成员简短总结每日工作情况，由业务组负责人汇总整 理。 每周例会制度： 每周四下午召开例会，并形成周例会纪要 会议主要内容： 本周工作进度 下周工作计划 项目主要问题 参会人员：项目经理（项目副经理） 、业务组全体成员和埃森哲顾问。 专题会议 阶段报告： 每阶段完成，进行阶段总结和阶段完成的最近一个周四例会一起召开。 参会人员：项目领导、项目经理（项目副经理） 、业务组全体成员、埃森哲顾问。 4.3项目文档管理项目文档管理 根据中铝文件管理有关规定，建立项目文档管理，项目文档存放在指定的文 档服务器中，供项目成员存放和查询项目相关文档。 项目文档特指与项目有关的各类资料，包括文件、通知、项目交付品、会议 演示资料、发放的资料、宣传资料、录像、录音等。 文档采用统一的命名规则，具体如下： 中铝 ERP 系统物料编码清理+文档类型+版本号+年月日 文档类型：项目计划、双周计划、周进度报告、分类模板、编码分类原则、 编码分类方案、编码分类表、会议纪要、培训材料、操作手册。 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 9 页页 共共 13 页页 5 项目计划项目计划 5.1项目实施周期项目实施周期 清理软 件培训 2天 项 目 准 备 规范修改和完善 30天 物料编码清理 30天 项目管理/文档管理/质量保证 问题跟踪解决 5.2项目整体计划项目整体计划 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 10 页页 共共 13 页页 6 各阶段任务和交付成果各阶段任务和交付成果 6.1.1项目准备项目准备 阶段描述： 建立项目管理架构，确认项目实施范围并启动项目。 工作内容和交付成果： 1、确定项目计划 项目章程 项目组织和岗位职责 项目范围 项目策略 2、项目管理流程 制订支持策略和流程 3、项目启动会议 6.1.2清理软件培训清理软件培训 阶段描述： 对业务组成员进行清理软件的使用培训，确保清理工作的顺利进行。 工作内容和交付成果： 1、软件培训资料 2、操作手册 6.1.3规范修改和完善规范修改和完善 阶段描述： 在原有规范的基础上对规范进行修改和完善，提交修订后的规范和分类。 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 11 页页 共共 13 页页 工作内容和交付成果： 1、 物料填报规范 ； 2、 中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则 ； 3、 中国铝业股份有限公司编码分类 。 6.1.4物料编码清理物料编码清理 阶段描述： 对 ERP 系统中已物料的重码、错码、填写不规范和物料组错乱的物料进行清 理。 工作内容和交付成果： 1、清理物料清单； 2、清理物料修改后的导出清单。 6.2工作及进度管理工作及进度管理 计划及进度管理 双周计划：对接下来两周时间的工作规划，各业务组负责人每周三滚动更新 上一次的双周计划并于当天提交给项目经理（项目副经理）或其指定人员。需使 用双周计划模版。 每周进度报告：对一周工作的总结回顾报告，包括本周进展、本周工作成果 和问题清单。各业务组在每周三完成该报告并于当天提交给项目经理（项目副经 理）或其指定人员。需要使用模版。 问题管理 各业务组每周三完成本周问题清单，连同本周工作汇报一起发送给项目经理 （项目副经理）或其指定人员。 考勤管理 业务组全体成员按工作日进行考勤，所有成员如需请假，需获得项目经理 （项目副经理）的批准后才能有效。 中铝中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程系统物料编码清理项目章程 第第 12 页页 共共 13 页页 7 问题与支持策略问题与支持策略 7.1项目问题管理项目问题管理 建立项目问题管理制度，保证及时发现并记录相关问题，并对问题进行分析 和讨论，寻求解决方案，保证项目的顺利推进。 项目问题清单格式如下： 中铝中铝 ERPERP 系统物料编码清理问题清单系统物料编码清理问题清单 序序 号号 报告报告 日期日期 业业 务务 组组 别别 问题描述问题描述影响影响 程度程度 报告人报告人建议解决建议解决 方案方案 负责负责 人人 预计预计 解决解决 日期日期 最终解决方最终解决方 案案 状态状态最终最终 解决解决 日期日期 备注备注 15/10JXXXXX 严重 XXXXXXXXXX6/10XXXXXX 6/11 各小组均建立一个问题记录文件，记录项目过程中所有相关问题。