档案管理1到4章课堂笔记.doc

第一章 档案概论档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式 和载体的历史记录。档案的基本含义：1. 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2. 档案是保存备查的历史文件3. 档案信息的记录方式和载体是多种多样的4. 档案是原始的历史记录档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。文件转化为档案一般需要具备的条件：1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和本质属性1. 档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。2. 档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料档案的一般属性：知识属性和信息属性1. 档案是贮存和传播知识的一种形式2. 档案是一种重要的信息资料档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论档案不仅有贮存的功能，当它被 人们利用时又可以发挥传播知识的功能。档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性信息可分为原始信息和加工信息。对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。档案的种类：1. 按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等2. 按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、会计档案等多种门类。二先分为普通档案和专门档案3. 按载体标准：分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等。4. 按时间标准：分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。5. 按所有权标准：分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。6. 中国常的档案种类划分尚有文书档案、科学档案和专门档案档案的一般作用：1. 行政管理的考查凭据2. 生产建设的参考依据3. 政治斗争的必要工具4. 科学研究的可靠资料5. 宣传教育的生动素材6. 维护国家、集体和个人权益的法律书证档案作用是：凭证件用和参考作用。档案的凭证作用是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点档案所以有凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定。档案反映历史活动的客观过程方面的真实的；档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。档案发挥作用的规律性：1.档案作用的时效律和扩展律2.档案机密性递减律和社会性递增律3.档案行政作用弱化律和科学作用强化律。4.档案发挥作用的条件律。档案的作用对其形成机关对社会作用的双重性和过渡性，对机关的作用又称档案的第一价值。社会的作用又称第二价值。档案的广泛使用领域，有时也可大致概括为行政领域和科学文化领域，人们把这种现象称为档案的行政作用和科学作用。档案的社会效益和经济效益发挥的程度如何，怎样发挥它的作用，这都取决于一定的条件。档案价值和作用，必须在利用过程中档案参与实践活动，才能直接实现和具体表现出来。档案利用的实践是档案价值实现的最基本的条件。档案的主要条件：1. 档案利用实践2. 社会发展水平3. 社会档案意识4. 档案管理水平第二章 档案工作概论档案工作包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。这些属于档案事业。档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作。即科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。基本内容包括以下八项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。为了更广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文进行挑选，并且集中地保存起来，这就形成了档案的收集工作。为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类，这就形成了档案的整理工作。为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，这就形成了档案的鉴定工作。为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，进行系统的管理，这就形成了档案的保管工作。为了满足特定的查找利用要求，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻档案材料的手段，这就形成了档案的编目和检索工作。为了满足更多的利用者各种不同的利用要求，需要对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料，这就形成了档案的编辑和研究工作。为了满足实际利用的要求，需要通过各种方式和方法，向利用者提供档案材料，进行咨询服务，这就形成了档案的利用工作。为了掌握情况及其规律性，需要对档案和档案管理等状况进行数量的观察和分析研究，这就形成了档案统计工作。收集、整理、鉴定、保客、检索、统计等各项环节中，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求，同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用，因此，整个档案工作的内容又可以划分为两个方面：基础工作和利用工作。档案工作就其基本性质和主要作用来说， 是一项管理性工作、服务性工作、政治性工作。档案就保存和流传归宿的程序，可分为档案室阶段和档案馆阶段。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。由于档案是历史的见证，所以历业就存在维护档案的真实性同篡改档案之间的斗争。1955年1月17日，中共中央批准的中国共产党中央和省（市）级机关文快睡上理工作和档案工作暂行条例中规定，机关档案工作的基本原则。这一富有历史意义的文件，在我国第一次明确地规定了档案工作的基本原则。1956年4月16日确立了全国范围内的“档案工作的原则是集中统一地家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用。1959年1月7日中共中央确定了党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理。我国档案工作的基本原则可以理解为：统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会种方面的利用。档案工作的基本思想包括：1. 确立了档案工作的组织原则和管理体制统一领导，分级集中地管理国家全部档案2. 提出了档案管理的基本要求维护档案的完整与安全；3. 体现了档案工作的要本目的，规定了档案工作的主要标准便于社会各方面的利用。统一领导、分级集中地管理国家全部档案，这是我国档案工作的组织原则和管理体制 .1. 档案事业由党和政府统一领导2. 国家所有的档案由各级档案机构分别地集中统一管理3. 全国档案工作由各级档案行下机构分层负责地统一监督和指导。维护档案的完整与安全，这是档案管理最起码的基本要求，维护档案的完整，有两方面的含义：一方面从数量上要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全：物质安全和政治安全。便于社会各方面的利用，这是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用，便成了档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容。互相联系，互相作用。各级机关的档案，由机关内设立档案室（处、科）集中管理；各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管；全国的档案工作，又由各级档案行政管理机关统一地、分层负责地进行监督和指导。档案室的地位和作用档案室的地位和作用，表现在两方面：一方面，档案室 是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关的领导工作和机关内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动服务。档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。档案室的具体任务：第一， 对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；第二， 接收和保管本机关各单交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；第三， 定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。档案室一般分为：1. 普通档案室（也称机关档案室、文书档案室）2. 科技档案室3. 音像档案室4. 人事档案室5. 综合档案室6. 联合档案室各级综合性档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构档案馆的科学文化事业性质：1从档案管理对象看，是历史上政治、经济、军事、文化、科学技术等活动的记录。2.从档案馆的活动方式和工作成要来看，档案馆工作是一种研究性的工作。3.从档案馆机构及其社会职能来看，档案馆不是党、政领导机关，不是企业生产部门，而是一种文化事业单位。属于科学文化事业的组成部分。档案馆的基本职责是：集中统一的管理党和国家需要长远保管的档案和有亲资料，维护历史的直面貌，为现实社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案管的类型：1. 各级国家档案管，包括综合性档案馆和专门档案馆。2. 部门档案馆3. 企事业单位档案馆档案行政机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和作的部门。第三章 档案的收集档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。档案收集工作内容：接收和征集档案接收是指档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。档案征集它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。档案收集工作的基本要求是：加强馆（室）外的调查和指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。档案就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。1987年9月5日颁布的档案法以法律条文的形式，将归档制度固定下来建立机关文归档案制度的一般要求：1. 归档制度的制定必须符合国家有关机关文件的规定要求。2. 归档制度的制必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件形式特点和规律。3. 制度的归档制度，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性。4. 完善归档制的内容归档制主要包括：归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。不属于归档文件主要包括：1. 重份文件；2. 一般事务性的无查考、保存价值的文3. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；4. 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件5. 同本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件6. 本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据很多次目录清点核对。档案室形成文件与归档组织活动中的作用：1. 机关档案室对形成文件的作用2. 指导和监督文书部门或业务部门做好归档组织工作3. 加强对归档案卷质量的检查4. 临时性的文件收集工作5. 对归档案制度的宣传档案馆的馆藏档案来源：1. 现行机关档案源2. 撤销机关档案源3. 组织和个人保存的散失档案4. 档案馆之间交接的档案档案馆接收现行机关档案的要求：1. 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性2. 进馆档案必须是经过鉴定的，具有长远保存价值的档案3. 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。档案馆接收档案的期限：省级以上机关将永久保存档案在本机产保存二十年左右；省辖市和县级以下机关档案应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，向各有关档案馆移交。接收与征集历史档案的意义：1. 它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施2. 收集历史档案是档案开放利用工作的需要3. 收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作4. 收集历史档案是发展我国档案馆事事来的重要手段之一。收集历史档案的对象及途径：1. 收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案2. 征集民藏于个人手中的历史档案3. 征集少数民族地区的历史档案4. 收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案5. 收集失国外的历史档案将明清中央机关形成的档案集中于中国第一历史档案馆保存；将民国时期的中央机关的形成的档案，集中很多次给中国第二历史档案馆保存；将民国时期各地方机关的档案，移交给各有关地方档案馆保存。档案部门采购取收集档案的方法：1. 发布通告（走群众路线）2. 调查研究3. 广泛宣传丰富馆（室）藏工作中存在的问题:一 库藏结构不够合理二 库藏档案的成分不够优化三 库藏的某此全宗的完整性不够高优化馆（室）藏的意义：一 优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面二 优化馆（室）藏也是解决目前档案收集工作中存在的问题的一项重要措施三 优化馆（室）藏亦是提高案卷质量的一种必要手段四 优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性，全面反映出社会生活的各个方面的情况。优化馆（室）藏的主要原则：1. 完整性原则2. 系统性原则3. 实践性原则4. 价值性原则5. 特色性原则优化馆（室）藏的内容标准：这是检验馆（室）藏质量高低的最基本的标准。科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系：（一） 档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系（二） 馆藏建设必须科学地处理好综合与特色的关系（三） 馆藏建设要处理发档案与资料的关系（四） 馆藏建设要处理好广度与深度的关系第四章 档案的整理档案的整理工作的基本内容包括全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。整理工作的内容：1. 系统排列和编制案卷目录。2. 局部调整3. 全过程整理档案整理工作的原则：1. 尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系2. 便于保管和利用3. 充分尊重和利用原有的整理结果档案是历史的原始记录，这是档案整理工作的根本性原则，也是整理工作的必然要求。档案文之间的历史联系有时又被称为“内在联系”或“有机联系”，是档案文件在产生和处理过程中所形成的固有联系。档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文的来源、内容、时间、形式等几个方面。充分尊重和利用原有整理结果的原则在整理工作实况实践中的适用主要体现为三种情况：1. 在原有整理结果基本可用的情况下，基本维持其原有的秩序状态不动；2. 若某些局部明显不合理、不可用，可以原基础框架内进行局部调整3. 原有基础确很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，亦应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处。全宗的划分和排列是档案馆整理工作的基本内容，同时也是最高管理层次上的整理工作。确认与区分全宗是划分全宗的首要任务。凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗。这样的组织或个人在档案学术语被称为立档单位或全宗构成者。用以确定组织或个人社会独立性的因素被 称为全宗的构成条件。全宗的构成条件：1. 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。2. 设有会计单或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3. 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。全宗从其形成者角度看有组织和个人两大类。确定立档单位所要解决的中心问题，是综合地分析某一机关、组织是不是一个具有法定权利和义务的独立单位。其中最基本的是第一个条件，即以独立行使职权并主要以自己的名义对外行文为主要条件。个人全宗又称人物全宗。只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人才可能成为一个实际的个人全宗（名人档案才可能成为个人全宗）区分全宗一般是特指对容易引起混乱或歧义的较复杂的全宗界限问题的具体处理。这些问题及处理原则如下：1. 政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗2. 立档单位变化所导致的区分全宗3. 临时机构和派出机构档案的区分全宗4. 立档单位中党、团、工会组织档案的全宗归属5. 判定档案所属全宗6. 个人全宗与组织全宗档案的区分全宗的补充形式及其相应的应用条件主要有三种：1. 联合全宗（两个或两个以下全宗的联合体）2. 汇集全宗（是一种由若干独立全宗人为汇集而成的全宗补充形式）3. 档案汇集（是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式）全宗编号的要求：1. 唯一性或专指性2. 系统性或连续性3. 方便实用全宗编号方法：大