南北公司ERP管理系统以及实施.doc

1 8 北京南北天地科技有限公司北京南北天地科技有限公司 公司及产品简介公司及产品简介 1 1 公司概况公司概况 1 11 1公司成立时间和定位公司成立时间和定位 北京南北天地科技有限公司 以下称南北公司 成立于 1994 年 5 月 是一家专业从事行业 企业 包括进出口贸易 工业生产 房地产 物流等行业 信息化建设的软件供应商和提供企业 全面 ERP 系统和系统开发 实施 售后服务的专业信息化服务商 1 21 2公司规模公司规模 组织机构和人员规模组织机构和人员规模 公司在全国拥有员工 400 多人 全部员工均为大专以上学历 其中北京总公司 240 人 200 人为开发 技术实施人员 各地分支机构 200 人 北京南北天地科技有限公司浙江分公司 以下称浙江分公司 成立于 2008 年 现有员工 15 人 其中技术实施和服务人员 10 人 是南北公司在浙江地区设立的全资分支机构 浙江分公司 主要面向浙江省内各区域进行市场开拓 提供全面的企业管理咨询 项目实施及售后服务工作 营业规模营业规模 2007年全国 ERP 系统开发 实施 售后服务营业收入共计 6000 万元 1 31 3品牌及荣誉品牌及荣誉 在外贸行业 南北品牌知名度 市场份额 用户忠诚度和品牌美誉度均处于第一的绝对领先位 置 占据了外贸行业 90 的市场 所获得荣誉有 南南北北 外外贸贸财财务务 业业务务管管理理系系统统 连连续续获获 9 97 7 9 98 8 年年 全全国国优优秀秀软软件件 奖奖 同同时时获获得得中中国国信信 息息产产业业部部软软件件评评测测中中心心 Y Y2 2K K 认认证证 2 20 00 00 0 年年中中国国国国际际软软件件博博览览会会暨暨技技术术研研讨讨会会金金奖奖 2 20 00 01 1 年年开开始始连连续续通通过过中中国国软软件件测测评评中中心心与与国国家家质质量量监监督督检检验验检检疫疫总总局局的的产产品品质质量量国国家家监监督督 评评测测 2 20 00 01 1 年年南南北北外外贸贸浏浏览览器器 E ER RP P 管管理理系系统统与与南南北北进进销销存存管管理理系系统统获获得得中中国国国国际际软软件件博博览览会会暨暨技技 术术研研讨讨会会创创新新奖奖 2 20 00 02 2 年年南南北北 N N6 6E ER RP P 获获 2 20 00 02 2 年年度度 中中国国计计算算机机报报 年年度度精精品品评评选选之之 编编辑辑选选择择奖奖 N N6 6E ER RP P 外外贸贸行行业业版版获获中中国国软软件件评评测测中中心心与与 中中国国计计算算机机报报 颁颁发发的的 行行业业特特色色奖奖 南南北北 N N6 6E ER RP P 在在中中国国烟烟草草进进出出口口集集团团公公司司 合合同同金金额额近近千千万万 的的应应用用案案例例获获 中中国国计计算算机机报报 赛赛迪迪顾顾问问 赛赛迪迪网网等等联联合合评评选选的的 2 20 00 02 2 年年软软件件产产品品 1 10 0 大大优优秀秀应应用用方方案案 南南北北公公司司获获北北京京信信息息化化办办公公室室 北北京京市市工工业业经经济济联联合合会会 北北京京软软件件行行业业协协会会联联合合推推荐荐的的首首 届届北北京京市市 1 11 1 家家优优秀秀信信息息化化供供应应商商 2 8 南南北北公公司司获获 2 20 00 02 2 年年度度中中国国电电子子政政务务 I IT T 百百强强企企业业 2 20 00 03 3 年年获获第第 3 39 9 位位 2 20 00 02 2 2 20 00 03 3 年年南南北北公公司司获获首首届届中中国国电电脑脑商商 5 50 00 0 强强供供应应商商 1 10 00 0 强强 2 20 00 02 2 年年全全面面通通过过 I IS SO O9 90 00 01 1 2 20 00 00 0 版版国国际际质质量量管管理理体体系系认认证证 2 20 00 03 3 年年外外贸贸系系统统被被列列入入国国家家火火炬炬计计划划 南南北北 N N7 7 外外贸贸 E ER RP P 系系统统正正式式由由中中国国对对外外贸贸易易合合作作部部监监制制发发行行 2 20 00 06 6 年年 6 6 月月 南南北北 N N7 7 外外贸贸 E ER RP P 系系统统通通过过中中国国软软件件评评测测中中心心 中中国国软软件件国国家家实实验验室室的的最最高高级级 软软件件评评测测 并并获获得得国国家家级级产产品品资资质质证证书书 南南北北公公司司成成为为中中国国唯唯一一一一家家获获此此殊殊荣荣的的外外贸贸行行业业 软软件件供供应应商商 1 41 4用户情况用户情况 目前 拥有全国进出口贸易行业用户 4 万多家 全国性典型用户 中国华润总公司 中国纺织进出口总公司 中国通用技术集团 中国仪器进出口总公司 中 国工艺品进出口总公司 中国丝绸进出口总公司 中国机械进出口总公司 中国土产畜产进 出口总公司 中国技术进出口总公司 中国商品基地建设总公司 中国烟草进出口总公司 中国汽车进出口总公司 中国煤炭进出口总公司 中国工艺美术总公司 中国化工建设总公 司 中国航空技术进出口总公司 中国医药对外总公司 中国长城工业总公司 中国石化 国际事业公司 中国工程农业进出口总公司 中国水利电力对外公司 中国出国人员总公司 外经贸部葆祥国际服装中心 中国纺织对外经济技术合作公司等 浙江地区典型用户 浙江省五矿进出口 集团 公司 浙江省凯喜雅股份有限公司 外贸集团 ERP 浙江省经 协集团 外贸集团 ERP 浙江东方集团轻工进出口有限公司 ERP 浙江省国兴进出口有限 公司 浙江中大技术进口有限公司 浙江华立国际发展有限公司 杭州翰都实业有限公司 诸暨德泰纺织品有限公司 浙江省久立集团 工贸集团 ERP 宁波天勤进出口有限公司 ERP 宁波汇欣进出口有限公司 ERP 等 1 51 5售后服务和技术支持售后服务和技术支持 南北公司拥有一支经验丰富 技术实力强的售后技术队伍 在全国负责技术实施和售后 服务的人员多达 200 人 华东地区有 40 人的技术支持队伍 完全可以保证项目的售后服务 在实施过程中 南北公司将自己的二次开发工具的使用方法培训给用户方 使用户将来也可 以用自己的实施人员来进行系统维护和系统调整 由于技术的先进性 B S 结构 南北可以 经过授权通过远程对用户的系统进行数据访问和维护 3 8 2 2 产品部分功能列表产品部分功能列表 3 3 功能模块介绍功能模块介绍 南北 ERP 系统中将相关的出口业务规集为一个出口贸易 以便于对单一业务合同进行管理 贸易可按客户 国别地区 商品或贸易性质等划分 与出口合同相关的具体业务操作 如收购合 同 代理协议 外运单等内容属于同一个贸易下内容 一般而言 国际贸易是以合同为中心展开 合同执行后可分多批 外运单 外销发票 执行 因此系统引入业务树概念 即以一项贸易 业务审批单 为起点 合同为组成业务的主线 其从 属业务作为其子节点 操作时层层展开 对于大宗贸易 可以分多个相对独立的合同来执行 报报 询询 价管理价管理 业务员可通过系统对客户的询价信息与供应商的报价信息进行管理 并可根据相应资料生成 对外的报 询 价单 或根据商品库中的商品信息和船运公司的报价信息等自动生成报 询 价单 针对每笔报价 系统可进行成本核算以保证对外报价的严谨 如图报价单成本核算 报 询 价及谈判记录 以客户为主要信息 对一个商品或多个商品进行一次或多次报价还盘 的记录 并提供此客户历史谈判记录 和同一商品的历史谈判价格和成交价格的查询 成品核价 对成交的商品进行成品成本核算 客户可以根据自己的实际成品核算项目 自定 义核算项 进行核算的成品核价单 可以拷贝到预算单中 减少重复录入 底价管理 报询价管理提供两种成交底价管理 客户可根据自身情况任选 一是底价录入功 能 此功能可以按时间自定义自动提供底价报警功能 对于特殊超低 低于正常底价 提供审批功 能 能做到对特殊价格特殊处理 不影响其它业务正常报价 二是自动报询底价管理 底价录入功能 由专人负责对各项产品的底价进行控制和管理 并记录此产品历史底价 提 供查询功能 序号序号模模块块包含功能包含功能 1自营出口业务子系统 商品管理 客户管理 样品管理 报价管理 签约管理 采购 管理 信用证管理 出口核销 出运管理 单证管理 票据管 理和资金收付 审批管理 审批授权 来款认领管理 信用证 认领管理 出口退税管理 业务终结管理 2决策查询子系统 在手业务台帐 出口成交台帐 出口出运台帐 销售待出运 查询 出口业务卷宗管理 业务进程查询 应收帐款分析 客 户往来帐分析 3基础信息系统 基础信息 组织信息 关联方管理 商品类别管理 费用查询 定义 审批链定义 打印格式定义 预警定义 4 8 自动报询底价 自动报询底价 提供报询价 还盘的商务谈判记录 并对历史报询价 成交价有查询功能 可 以自定义设置目前成交底价 系统可自动读取历史最低成交价做底价 不含特殊价格 3 23 2合同管理合同管理 系统中合同分为准备 执行 终结和撤消四种基本状态 不同状态的变更可通过审批进行控 制 从而使业务流程更加合理科学 用户还可根据自身情况设置公司的审批顺序 使业务流程更 加符合公司实际管理模式 系统中不同类型合同内部的钩联关系 如出口合同对应的收购合同 或代理协议 确保合同核算的准确 如图代理出口合同 系统对合同常规条款的管理 适用于不同形式的合同 如合同确认书 来往函电等 由于经营产品及经营方式的不同 使业务操作更加多样化 针对不同的合同类型和不同性质 的商品 系统做出相应的处理 针对来 进 料加工合同 系统除了常规的合同管理 还填加了 相应的海关手册管理 出口定单管理等内容 针对化工产品 系统增加了 易制毒化学品审批 等 针对机电产品 系统增加了 机电审 等 系统实现科学化的合同预核算管理 系统除可针对合同进行简单预算 还可对合同商品进行 明细预算 甚至进一步对加工商品的原料进行料件预算 预算时业务员可根据公司内部算法自动 计算 换汇成本 预估盈利 等内容 或可根据 换汇成本 等内容反算各种费用情况 系统独特的合同业务进程管理 方便用户时刻准确把握合同执行情况 系统可根据报价单 询价单 自动生成合同内容 或从已有的合同复制 最大程度的减少业 务人员的录入工作 3 33 3外运单管理外运单管理 系统出口业务中我们引入了外运单的概念 出口合同的实际执行可能按多笔进行的 即常说 的按发票分单 批 进行 我们将每一单称作 外运单 它对应财务上所谓的 发票 每一 外运单对应相应的一套业务单证 信用证 核销单等业务处理 所以 出口外运单 是出口业务 的重要环节 如图外运单 备货验货管理 系统可围绕每一票的商品进行备货 验货情况的管理 并可直接通过备货情 况生成入库单 系统灵活 高效的单据制作 可处理各种单证 包括发票 装箱单 产地证 保险单 检验 申请单 托办单 报关单以及储运商品情况等 理论上系统可包含无数种单证 但为了使系统 更加简洁 系统提出一种录入界面对应多种打印格式 如提单 种类虽然很多 但内容基本一 致 所以提单的录入界面只有一个 但可打印出多种格式 具体特点如下 软件充分利用计算机性能 使制单工作更加快速与准确 数据全程共享 任何重复数据只需要录入一次即可 从合同到外运单 从外运单到各种单证 从而保证了 单证相符 单单一致 完全自动化 任何一种单证都是自动提取所需要的数据 自动生成 系统对数字小数点位数进行了精确特殊处理 保证明细数据和汇总数据的相符 5 8 与信用证管理的紧密结合 制单人员可从信用证中提取数据 从而保证单证数据与信用证数 据的统一性 不同外运单之间的复制 最大程度的减少业务人员的录入工作 根据各公司的实际情况 用户可自行填加单证种类与单证打印格式 3 43 4商检登记商检登记 发货单 出运申请 缮制单证 报关登记 出库确认 商检情况 登记 出运确认 注 实现对每一票出运商品的商检情况按需强制登记 在系统中商品管理子系统可定义商品是否 商检 同时商检信息作为出运和客户成交商品记录中的历史记录 并可实现查询统计 3 53 5质检登记质检登记 注 外合同 或国外订单 国内料件或成品采购合同 1 国内料件或成品采购合同 2 质检登记单 商品入库确认单 商品入库通知单 以下三种情况为订单下来时即已经指定方式 A 生产过程中多次验货 B 指定第三方船检 C 客户在上线前验货 质检登记单的登记取决于外合同或客户订单中的 质检方式 根据不同的质检方式决定 系统中数据流的流向 如生产前原料的检验应是外合同后的一个流程 自行检验和第三方检 验应是入库前的一个流程 系统实现产品检验环节的信息登记不但记录了每一单批次产品的质检信息 同时这些信息 通过汇总与分析可成为产品质量问题可追溯记录和产品改善研发 设计 生产 运输 包装 等环节的辅助意见 商品未通过质检数量 以及质检次数等数据 同时作为供应商评价中的重要基础数据源 6 8 3 63 6发货和库存管理的特殊性发货和库存管理的特殊性 注 1 系统中 2 总库存 未发货库存 滞港库存滞港库存 实际出库库存是通过 出库确认单 进行最后确认 仓库 1 库存 即时 仓库 1 库存量 仓库 1 的出库单 出运单 滞港库存滞港库存 即时 仓库 1 出库数量 出库确认单出库数量 3 业务库存可通过 出库确认单 回添 发货单 来实现业务出库确认 4 通过对滞港库存滞港库存管理调整业务库存和实际库存相一致 3 73 7退货处理退货处理 出运退货单退货商品入出库处理 退货商品海关手册处理 退货商品退税返回处理 后续财务处里 一张发货单 11 张出库确认单 1一张出库通知单 1 发货单 1 发货单 2 发货单 3 出库通知 1 出库通知 2 出库通知 3 托运单 运输 投 保 报关 出库确认 2 出库确认 1 出库确认 3 仓库 1 滞港仓库滞港仓库 查询仓库 出运 7 8 注 出运退货处理从登记 退税退货单 开始 界面请参考下图 系统通过以上页面将退货商品数据 抓取 出来 其中右下部分包含所退货商品的出口发票 号 出口合同号 出库批次号 入库批次号等信息 基于如上信息管理 系统可以实现 实现多次发货一次 累加后 退货的管理 实现按合同上的短溢装率做出判断是否可以退货 可实现数据的追溯查询信息 如报关单和退税证明等相关原始数据 通过这些信息可实现对退 货商品入库处理 出库处理 通过其中的入库批次号可以追溯该产品的原料构成 若原料中包含进口料件 系统还可以追溯 进口批次和海关手册号 并为出口产品的复进口有关海关手册处理提供信息处理线索 通过其中出库批次号和出口发票号找到结转成本数据和退税率 实现 出口退税 返还数据精 确追溯 3 83 8运后进程运后进程 系统将单据制作完成后的一系列业务操作统一称做 运后进程 内容包括报关 结汇 核 销与退税 在这一过程中 业务多为事务性处理工作 所以系统除完成单据交接外 相关人员可 登记办理过程中的具体情况 从而彻底告别手工时代的 厚本 3 93 9信用证管理信用证管理 信用证管理根据外贸企业的实际操作流程 内容包括催证 到证登记 到证查询 业务员认 领和信用证审核 信用证条款的审核可由多人同时进行 保证信用证录入的准确性 信用证与单证的统一性 对于 L C 方式的出口合同 保证单证数据与信用证数据的一致性 提供信用证多次版本维护功能 方便信用证多次 修改 更新信息功能 8 8 3 103 10 收付款管理收付