团队管理与自我发展 时间管理学习课件.ppt

团队管理与自我发展 二 如何进行时间管理 如何进行时间管理 时间管理的重要性时间管理的原则时间管理三步曲个人时间管理有效时间管理系统五步骤把时间当作朋友 如何进行时间管理 一 时间管理的重要性 时间管理的必要性时间具有 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 等特性 所以时间是最不为人们理解和重视的 也正因为如此 时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍 也更为严重 一 时间管理的重要性 非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子 每天都要展开一场生命的竞赛 也可以看作是一场生命的奥运会 如果竞赛赢了就有东西吃 输了就可能遭受灭顶之灾 因此 每天早晨 羚羊和狮子醒来时 它们的脑子里都闪过同样一个念头 那就是 我今天一定要跑得比以往要快 如果狮子跑慢了 它就没有羚羊吃 它就可能会活活饿死 如果羚羊跑慢了 它就可能被狮子吃掉 它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡 一 时间管理的重要性 1 时间有限 而工作无限2 努力工作却并不快乐3 能主导自己的生命4 能实现自己的理想5 能兼顾自己和别人的要求6 做到忙而不盲 一 时间管理的重要性 浪费时间由于记忆欠佳 需要重新阅读同一料对每天规定的目标只完成一半 却不知为何每天的大量时间用于对凡事大惊小上漠视自己的行动计划变得越拖越长当需要时 无法找到重要的文件由于随手乱放 不得不耗费时间四处寻找 一 时间管理的重要性 如何找到原因我做了什么根本不需要做的事 我做了什么能够由别人 并且应该由别人做的事 我做了什么耗时过长的事 我做了什么会浪费别人时间事 二 时间管理的原则 应有一张思考的床 不要穷忙 瞎忙 无心的忙 对不可控制的时间先行控制 并订定处理原则养成事先规划时间的习惯 依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排定期研讨工作内容与时间安排 如何改进并提升效率心无旁骛地在一段时间内解决一件事情有效运用每天的黄金时间 二 时间管理的原则 自我检查我是否难以说清一天里干了些什么 我是否碰到了一个无法再拖延的问题 我是否做了实际上不需要做的事 我是否常常越权处理 我是否往往对某些任务要花费更多的时间 我是否难以按时完成交办任务 我是否经常会忘记接下去准备做的事 二 时间管理的原则 三 时间管理三步曲 记录自己的时间 追踪流向 诊断并分析时间运用的状况订定目标并拟订计划 使时间的应用更具效用切实执行计划 研究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时间的习惯 成为掌握时间的主人 三 时间管理三步曲 时间管理自行诊断今天你做了哪些有意义的事 今天有哪些事情事是在适当的时间内做的 今天有哪些事情事是在不适当的时间内做的 为什么在不适当的时间内做了这些事情今天最有效率的是哪一段时间 为什么这段时间最有效率 今天工作中最大的干扰是什么 今天做了哪些不必要的事 今天会费了多少时间做不重要的事 今天有哪些事情本来可以花费较少时间去做而不至于减低效果 从明天开始 应该怎样做才能改进时间效果 四 个人时间管理 关于个人时间管理的几个策略设定明确的目标 必须正确且适合自己 拟定每日计划 若无每日计划 你的一天活动将会由别人决定 清理你的桌子 归类 归位放置缩短查找时间 充分做好事前准备 让计划顺利执行的先决条件 遵守规定 对于自己无法改变的事情不必浪费时间 记录你的生存时间 生存时间决定一切成就 时间管理目的就是提高生存时间 当你知道要往何处去 世人都会为你让路 可惜大多数人因为环境因素或短期利益放弃自己的兴趣而平凡一生 五 有效时间管理系统五步骤 任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤 明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级排序明确你的任务对任务按优先级排序 五 有效时间管理系统五步骤 价值观是什么 价值观是我们想和做的基本原则 它是最基本的因素 我们有不同的价值标准 它们形成我们个人特性的基础 也是我们进行时间管理的基础 大多数时候 我们根据自己的价值观采取行动 虽然往往没有意识到这一点 五 有效时间管理系统五步骤 什么对你而言是最重要的 家庭 工作 金钱 你首先要明确自己需要的是什么 然后才能朝那个方向走 如果你不知道自己的目的地 你很可能会到达别的地方 五 有效时间管理系统五步骤 事件可以分为几个类别 健康 看牙医 洗澡 等等家庭 给家里打电话 等等友谊 买礼物 回信 参加聚餐 拜访朋友 等等爱情 准备烛光晚餐 等等工作 简报 电视节目 会议 整理材料 考试 等等金钱 夜间兼职的面试 等等兴趣 看演唱会 等等重看一遍你对这些事件的排序 可以清楚地看出你把哪一项放在首位 把哪些放在无关紧要的地方 这就是你的价值观 五 有效时间管理系统五步骤 什么是目标 目标是我们的需求和愿望 我们想得到什么 它们应该直接源于我们的价值观 否则 我们所做的事将无法满足自己的需要 目标往往不能由单个行动达到 需要花费相当长的时间 并需要采取若干步骤 五 有效时间管理系统五步骤 一旦明确了自己的价值观和目标 接下来制订日程表的过程就很简单了 五 有效时间管理系统五步骤 下面是一套时间管理能力的自测题 请为每一项选择最适合你的修饰语 a 总是b 经常c 很少1 我觉得我可以工作得更努力2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时3 我常常把事情留到最后一分钟才做4 对我来说 开始一项工作很难5 我对下一步要做什么不很确定6 我要开始做某件事之前 要拖延很长时间7 我不知道我做的是否足够多8 我在不同的任务之间频繁地换来换去 五 有效时间管理系统五步骤 下面是一套时间管理能力的自测题 请为每一项选择最适合你的修饰语 a 总是b 经常c 很少9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高11 我工作起来没有规律 往往在某件事上花费很多时间后又置之不理12 我不可能完成我想做的全部事情13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情14 到这门课程结束之前 我不敢肯定自己是否会坚持到底15 我工作时没有任何计划 五 有效时间管理系统五步骤 1 我觉得我可以工作得更努力你总是觉得你可以做得更好一些吗 如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用 这说明你的时间管理技巧有问题 你要学会善用时间 2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时很多人对自己的工作时间只有个大致的印象 我好象一直在工作 这样是不行的 人们的感觉往往和实际并不相符 研究人员用录像机摄下实验者的工作情况 把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照 发现两者之间的差距相当大 如果你对自己的工作时间没有明确的认识 最好花一天至一星期的时间 逐小时记录自己的工作时间 结果说不定会使你大吃一惊 五 有效时间管理系统五步骤 3 我常常把事情留到最后一分钟才做如果总是出现这种情况 有两种可能原因 一是你忽视时间管理 不使用时间表 二是在制订时间表时 没有依照合理的顺序 4 对我来说 开始一项工作很难哪怕订好了计划 要开始做这件工作 仍是件头疼的事 如果常常出现这种情况 那么 症结不在制订计划的环节 而在于 行动 这一环 你要有意识地增强自己的行动意识 并学会一些克服拖延的技巧 五 有效时间管理系统五步骤 5 我对下一步要做什么不很确定如果总是对下一步要做什么不很确定 则是缺乏整体计划的表现 6 我要开始做某件事之前 要拖延很长时间要有意识地增强自己的行动意识 并学会一些克服拖延的技巧 7 我不知道我做的是否足够多如果你总是觉得自己做的不够多 时间没有发挥最大作用 这说明你的时间管理技巧有问题 你要学会善用时间 五 有效时间管理系统五步骤 8 我在不同的任务之间频繁地换来换去怎样确定分配给不同任务的时间段长度 是一项重要的技巧 过长或过短都会降低你的效率 你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔 9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高没有人能完成排除外界影响 不同的地点对人的工作效率有不同的影响 只不过人们往往没有留意这一点 如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高 说明你对自己很了解 这有助于你进行时间管理 五 有效时间管理系统五步骤 10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高没有人能完成排除外界影响 不同的时间段对人的工作效率有不同的影响 只不过人们往往没有留意这一点 如果你清楚地知道自己在哪个时间段的工作效率较高 说明你对自己很了解 这有助于你进行时间管理 11 我工作起来没有规律 往往在某件事上花费很多时间后又置之不理这也是缺乏整体计划的表现 五 有效时间管理系统五步骤 12 我不可能完成我想做的所有事情人不可能完成所有想做的事情 在制订时间表时必须有所取舍 但如果连时间表上的事情也总是不能完成 那么不是时间表不切实际 就是执行的过程出现问题 13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情先明确价值观 再确定目标 就能容易地为各种事情确定优先级 优先处理重要的事情 如果总是对此感到迷惘 则说明对自己的价值观不很明确 不能清楚地表述自己真正需要的是什么 五 有效时间管理系统五步骤 14 到这门课程结束之前 我不敢肯定自己是否会坚持到底如果因为缺乏计划和执行能力 常常不能完成想做的事情 就会对自己失去信心 做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底 15 我工作时没有任何计划这是你对自己的计划性的评价 请对照上面各项的解释 看你对自己的评价是否适当 六 把时间当作朋友 什么是朋友 时间用在哪里 如何用好时间 精确感知时间 理解客观事实 成为大脑的主人 六 把时间当作朋友 什么是朋友 为什么要把时间当作朋友呢 朋友是长时间不联系 见了面依然感觉亲切的人 朋友是在你走入困境 不会落井下石 拉你一把的人 朋友是你得意 骄傲自满 及时给你提醒的人 朋友是 把时间当作朋友 就去了解她 去认识她 时间长了 她也会把你当作朋友 让你更精确地去感知她 六 把时间当作朋友 时间用在哪里 用在怀疑上现象一 主管讲的这些真的有用吗 适合我用吗 逻辑现象二 实际工作中 角色错位 这样做可行吗 这样做对吗 如果不该这样做 走入 我认为 的逻辑科学研究表明 人们在怀疑 在选择 在寻找捷径上浪费的时间过多 六 把时间当作朋友 时间用在哪里 用在选择上1 我想换个单位 换个岗位 你真的那么优秀吗 又有猎头找我了 2 选择感兴趣的工作 兴趣与能力的关系 大多数并不是没有兴趣 而是没有能力做好当前的工作 没有人喜欢自己做不好的事情 注 没兴趣往往成了找借口的理由 往往并不是有兴趣才能做好 而是做好了才有兴趣 六 把时间当作朋友 时间用在哪里 用在找捷径上寻找速成方法1 方法真的那么重要吗 与其不停地找更好的方法 还不如马上开始行动 省得虚度更多的时间 学习方法也有后遗症 有些只不过是现在没有发现而已 2 打造人脉 你具备了打造人脉的基础了吗 你的人脉有多少是有效的 六 把时间当作朋友 时间用在哪里 用在找捷径上打造人脉不如打造自己1 人都喜欢公平交易 平等交换 2 人是因为优秀走到一起 3 只有优秀的人才拥有有效地人脉 4 专心学习提升自己 成为一个值得交往的人 六 把时间当作朋友 时间用在哪里 时间不够用时间真的不够用 对 时间不够用 的恐惧对 速成 的渴望时间用在哪里 时间不够用的怪圈怀疑 选择 找捷径 六 把时间当作朋友 如何用好时间 精确感知时间通过记录 事件 时间日志 你慢慢就具备了精确感知时间的能力 案例 记录一天的工作时间 六 把时间当作朋友 如何用好时间 了解客观事实1 很多人半途而废 往往是因为自己的目标设得太高了 而与此同时 又对达成那么高的目标要付出的代价并无清楚地认识 我们每个人给自己定的目标基本上都是100分 目标设的太高如何用好时间 了解客观事实2 根据前面的 事件 时间日志记录 了解现实情况 在定任务时 如需要120分钟 你给自己的时间预算应该是150分钟 没有人会100 有效率如何用好时间 了解客观事实3 成为大脑的主人不要成为大脑奴隶 要翻身做主人 六 把时间当作朋友 成为大脑的主人 运用规律最常见的误解 当我们觉得自己痛苦的时候 总是不自觉地把自己想象成全世界最痛苦的人 人有个自我保护机制 那就是遗忘痛苦 正因为他们把背单词当作痛苦的经历 处理的结果是 每个单词的记忆都包含着痛苦 我们的大脑为了保护自己 最直接的方法就是把这些单词遗忘 六 把时间当作朋友 案例 一个人用了两天时间说服了自己背单词是件快乐的事情 因为 一共要搞定20 000个单词 而因此可能获得的奖学金是每年40 000美元左右 并且连续四年没有