BG2005CP010 EMAX产品功能介绍.doc

目录 1产品功能划分产品功能划分 2 2产品功能介绍产品功能介绍 3 2 1商品管理 3 2 2分销网络维护 4 2 3采购系统 4 2 4订配货系统 5 2 5销售系统 5 2 6账务系统 6 2 7仓储物流系统 7 2 8CRM 系统 8 2 9促销管理 9 2 10气象管理 10 2 11单点分析系统 10 2 12系统管理 10 3业务流程说明业务流程说明 12 3 1单据各状态说明 12 3 2采购业务 13 3 3销售业务 14 3 4自营店业务 19 1产品功能划分产品功能划分 NewEmax6 5 系统在横向平台的划分中 分为六大平台 对于各个平台以及平台功能 的说明 请参见我们的产品白皮书 我们可以将系统功能从业务的角度分为以下模块 1 商品管理 数据基础的建立 2 分销网络维护 分销层面的建立 3 采购系统 商品进入分销网络 4 订配货系统 分销方式的一种 5 销售系统 层层分销 6 账务系统 资金流 成本的管理和控制 7 仓储物流系统 总部自营店之间的物流平衡 8 CRM 系统 维护和管理您的最终顾客 9 促销管理 零售业绩的加强手段 10 气象管理 数据统计的延伸 11 单点分析系统 各个核算点的成本及盈利的核算管理 12 系统管理 权限控制 在下面的章节中 我们将按照系统各个不同的组成部分来介绍每个模块的简要功能 2产品功能介绍产品功能介绍 2 1商品管理商品管理 属性定义 定义有哪些属性可以描述一件商品 例如 有 品牌 大类 等 属性维护 定义每个商品属性的具体代码 例如 大类 又分 衬衫 西服 等 商品代码规则维护 每件商品都有一个唯一标识的代码 这里就是定义这些代码 的组成规则 款号规则 一个款式的商品就要有一个唯一标识 我们称之为 款号 可以 选择几个商品属性组成款号代码 也可以手工输入款号或者随机生成 品名规则 已经有了 款号 这样的代码来唯一表示一个款式的商品 但是 代码毕竟不方便记忆 因此要给每个款号再起一个名字 即 品名 品名也 是可以由几个商品属性的名称组成 或者是每次自行输入 条码规则 一个款式下必定有多个尺寸 多个颜色的不同衣服 因此还需要 定义唯一标识某一件商品的代码 我们称之为 条码 条码一般由 款号 颜色 尺寸 的方式形成 还可以选择 款号 颜色 尺寸 建议零售价 的方式 或者是手工输入 随机生成 款号维护 维护款号信息的界面 款号信息包括款号的款号数据 图像数据 颜 色和尺寸 条码列表 统计信息等 款号属性批量修改 批量修改不构成款号的基本属性 款号批量删除 删除不需要的款号 被删除的款号必须是 0 库存 条码生成器 批量生成条码的工具 可以同时选择几个具有相同颜色和尺寸的款 号 一次性生成其条码 尺寸组定义 把尺寸划分成几个尺寸组 并在定义款号信息的时候就定义好 例 如 衣服尺寸 裤子尺寸 引进尺寸组的概念 一方面为了商品选择尺寸时可以 有的放矢 另一方面可以在单据打印中使用矩阵打印 尺寸定义 把所有可能出现的尺寸代码定义在这个界面里 尺寸和尺寸组关系 把尺寸和尺寸组挂钩起来 那么在定义款号尺寸信息的时候 只要选择了尺寸 就知道此商品是属于哪个尺寸组的 尺寸和尺寸组是多对多的 关系 即一个尺寸可以同时属于多个尺寸组 一个尺寸组下也有多个尺寸 例如 28 即可以是裤子尺寸组里的代码 也可以是鞋子尺寸里的代码 颜色定义 把所有可能出现的颜色代码定义在这个界面里 条码打印模板定义 自行定义条码打印的格式 条码打印 打印商品吊牌 并提供专用文件格式 商品信息查询 查询商品的基础 颜色尺寸 图片等信息 款号查询 提供查询现有哪些款式的商品 以及这些商品的具体属性 价格信息 条码查询 提供查询现有哪些款式 颜色 尺寸的商品 以及这些商品的明细信 息 2 2分销网络分销网络维护维护 供应商类别维护 定义供应商的不同类别 例如 成衣供应商 配件供应商等 供应商维护 管理供应商信息的界面 可以做新建立供应商 结束供应商等操作 经销商类别维护 定义经销商的不同类别 例如 代理商 加盟商 代销商等 经销商维护 管理经销商信息的界面 可以做新建立经销商 结束经销商等操作 此外经销商的默认扣率 默认退货率 默认退货折扣等信息也是在这里定义 经销商月进货指标定义 定义经销商每月进货指标的界面 店仓类别维护 定义店仓的不同类别 例如 专柜 仓库 门店等 分货比例维护 设定各类店铺在铺货时分到商品的默认比例 店仓性质维护 定义店仓的不同性质 例如 自营店 经销商店等 店仓维护 维护总部 经销商 分公司店仓的界面 可以做新建 关闭店仓等操作 行政省份代码定义 定义行政省份的代码 已经按国标码导入一批行政省份的代 码 行政城市定义 定义行政省份下各城市的代码 已经按国标码导入一批城市的代 码 销售区域定义 定义公司自己销售区域的划分 价格区域定义 定义公司对零售价格区域的划分及默认浮率的设定 2 3采购系统采购系统 采购订单 根据自身营销情况向供应商阶段性地定采购计划 商品的所有订单数 量自动合计成订货总量 方便用户纵向地了解商品的总订货量 未收量 提供 冲红 功能取消订单的未收量 采购单 提供订货数量导入功能 来具体落实每一笔具体的采购业务 亦可新增 采购单 来应对非计划性的采购业务 采购退货单 已入库的商品由于各种原因要退回给供应商 就填写此单据凭证 商品采购汇总表 从各商品的角度统计一段时间内总体采购业务状况 统计包括 从订货 采购 入库 退货 出库各个阶段的业务情况 并提供链接 可查看任 意商品在单据的明细情况 供应商采购汇总表 从供应商的角度统计一段时间内总体采购业务状况 统计包 括从订货 采购 入库 退货 出库各个阶段的业务情况 并提供链接到商品采 购汇总表 采购年报 通过与去年同期的比较 纵向了解公司一整年每个月份的采购业务状 况 并给出图形报表 提供更直观地查询 采购差异查询 查询一段时间内店仓向供应商采购的情况 包括采购数量 入库 数量 差异数量及差异金额等情况 2 4订配货系统订配货系统 发货订单 包括了经销商和自营店两方面的订货情况 发货订单一般由经销商 自营店填写让总部审批 当然在经销商 自营店没有上 系统的情况下 也可以由总部代为制单 发货订单一旦最后确认了 就可以进入配货系统 开始给每个经销商店仓 自 营店仓配货 订货会订货 总部 分公司自营店 经销商店仓向公司订货的界面 订货内容提交后生成批发订货 生成订货的类型为期货订货 代表第一次对此商品进行订货 订单导出 将所有商品导出成 Excel 格式 供用户填写数量后导入 经销商订货 经销商自营店向总部自营店订货的界面 配货管理 根据当前的库存情况以及发货时间 统一安排所有已确认发货计划的 销售 调拨出库 配货后自动减去商品在经销商店仓 自营店仓的欠货量 在库存不 足的情况下可以协调分批配货 设定订货会款号 限定参与订货会订货商品的款号 设定关联款号 商品与商品之间存在一定的关联性 例如购买 A 款的衣服 可以 搭配 B 款裤子 此界面可以设定订货会订货商品的相关联的款号 商品订货排行 查看商品在订货中的排行情况 订单配货情况查询 查询经销商 自营店的订货情况 包括 订单量 已配量 未 配量 实际库存 有效库存等情况 销售订货情况查询 查询经销商的订货需求 以及公司对他的配货出库情况 调拨订货情况查询 查询自营店的订货需求 以及公司对他的配货出库情况 款号销售订单查询 查询经销商各个款号的销售订单情况 订货会订货订货会订货 为了和企业的订货会业务结合起来 系统还提供了订货会订货这一功能 在企业召开 订货会前 总部会从各个厂商处调集了参与此次订货会的商品 然后编制临时款号 分公 司根据自己对商品的喜好和认知度进行订货 图 2 1 1 在下拉菜单中确定发货店仓 收货店仓 品牌发货店仓 收货店仓 品牌发货店仓 收货店仓 品牌发货店仓 收货店仓 品牌后 按查询查询查询查询 左边的界面显示选中品牌下的参与订货会的所有款号 单击一个款号 中间的界面显 示该款号的基本属性 您可以在最下方界面的黄色矩阵格中按箱输入某件商品的订货数量 当您需要保存此款订货记录时 按下方的保存或保存或保存或保存或 F5F5F5 如果要删除某箱 可疑点击删除删除删除删除 行或者行或者行或者行或者 F3F3F3 您可以用重新查询重新查询重新查询重新查询对其他品牌进行订货 当您再次打开有保存记录的品牌时 先前的 订货记录仍然存在 您可以对其进行修改 也可以用删除订货记录删除订货记录删除订货记录删除订货记录 重新输入订货数量 在订货会结束前 确认此次订货信息无误 总部可以即时了解到这次订货的需求 然后确 定要生产的商品并向厂商订货 2 5销售系统销售系统 销售单 和经销商之间每次具体销售业务的凭据 一方面走订配货流程的销售业务必定会在销售单中留下业务凭据 另一方面 针对非计划性 补货 销售业务 也可以直接制销售单 销售退货单 经销商每次退货给总部的业务凭据 一般由经销商制单 总部审批 审批退货的时候 会自动根据商品的 退货单价 退货率 退货日期 等 各个参数进行退货控制 销售差异处理 处理销售过程中商品损失的界面 分四种情况处理 发货方补单 发货方向收货方做销售单 调整单 发货方调整 发货方做调整单 增加经销商账户收款单 收货方调整 收货方做调整单 确认丢失 增加经销商账户收款单 销售退货差异处理 处理销售退货过程中商品损失的界面 分四种情况处理 发货方补单 发货方向收货方补做销售退货单 调整单 发货方调整 发货方做调整单 收货方调整 收货方做调整单 增加经销商账户收款单 确认丢失 不做任何差异单据 经销商调货单 通过此功能自动生成出货经销商的销售退货单和收货经销商的销 售单 方便公司旗下两个不同经销商之间商品的调拨 退货参数调整 公司与经销商签订合同时都会制订商品退货的折扣率 此界面提 供您具体到某一款的退货折扣率的设定 退货折扣率分为 首配退货折扣率和补货退货折扣率 另外此界面还可以设定经销商的退货截止日期 商品销售汇总表 从各商品的角度统计一段时间内总体销售业务状况 统计包括 从订货 销售 出库 退货 入库各个阶段的业务情况 并提供链接 可查看任 意商品在单据的明细情况 销售年报 通过与去年同期的比较 纵向了解公司一整年每个月份的销售业务状 况 并给出图形报表 提供更直观地查询 经销商销售汇总表 从经销商的角度统计一段时间内总体销售业务状况 统计包 括从订货 销售 出库 退货 入库各个阶段的业务情况 销售订货情况查询 查询经销商的订货需求 以及公司对他的配货出库情况 款号销售订货查询 查询经销商各个款号的销售订单情况 2 6账务系统账务系统 费用类型维护 定义公司营销业务中可能发生的不同的费用 并定义其是属于扣 款还是付款 付款方式维护 定义公司影响业务允许的付款方式 供应商账户付款单 公司付款给供应商的单据凭证 供应商账户扣款单 供应商对总部扣款的单据凭证 主要由采购业务自动生成 经销商账户收款单 公司向经销商收款的单据凭证 经销商账户扣款单 公司把经销商预存款扣除的单据凭证 主要由销售业务自动 生成 商场结算单 公司自营店向商场付款的单据凭证 商场结账单 商场对公司自营店扣款的单据凭证 采购成本设置 新款商品进行采购后 在此确定商品的采购成本 设定商品采购 成本后 必须经过月结 成本价才生效 年终返利 公司和经销商在一年的业务往来后 给经销商一些金额返款 推动今 后的业务发展 补差返款 公司和经销商之间的销售业务中 由于不明原因发生经销商的收货数 量小于公司的出货数量 导致经销商的损失 公司就返一些销售款给经销商 差 异返款就是完成此功能的 商品价格调整 公司与经销商签订合同时都会制订商品拿货的折扣率 此界面提 供您具体到某一款折扣率的设定 折扣率分为 首配折扣率和补货折扣率 经销商促销策略 用来制定一段时期内经销商可以享有的一个优惠扣率 退货价格调整 进入退货参数调整界面 参照销售折扣设定退货折扣 商品市场价调整 调整商品在不同价格区域中的零售价格 退货参数调整 公司与经销商签订合同时都会制订商品退货的折扣率 此界面提 供您具体到某一款的退货折扣率的设定 退货折扣率分为 首配退货折扣率和补货退货折扣率 另外此界面还可以设定经销商的退货截止日期 成本初始化 新品上市前 设定该商品在总部的成本价 账务回滚 把整个营销系统的库存月调回到指定的月份 账务回滚后就可以输入过去时间的单据 输入好单据后 依旧要一个月一个月的做月结 把库存月调到正常 月结 每个月月初都必须做的操作 增加整个营销系统的库存月 可在系统参数设置的 当前库存月 中查看到 对当前库存月进行封账 月结后不能录入最新库存月之前的单据 根据当前库存月的期末数据生成最新库存月的期初数据 供应商对账单 供公司和供应商之间核对一段时间内明细账务的报表 经销商对账单 供公司和经销商之间核对一段时间内明细账务的报表 商场对账单 查询一段时期内公司自营店与商场之间明细帐务的报表 供应商应付款查询 查询当前公司应该付给供应商多少资金的报表 经销商应收款查询 查询当前经销商欠公司多少资金的报表 商品价目查询 查询每个经销商所有商品的成本价 平均采购单价 平均采购折 扣等价格信息的报表 2 7仓储物流仓储物流系统系统 零售 直销 单 在总部系统中做自营店的零售单 主要是解决自营店没有使用 系统的问题 总部只是起到一个代为制单 把自营店的业务情况反映到系统的作 用 为了如实反映零售情况 零售单中每件商品都可以修改单价 此外零售单中 也可以输入抵用券的金额 铺货管理 根据仓库当前的库存情况 统一安排将仓库中的商品分摊给其他自营 店 协调各店之间商品的需求 智能配货 依照分货比例对需要铺货的店仓分摊商品 自动补货 根据选定时期内某一店仓的零售情况 向需要补货的店仓发货 调拨出库单 公司自营店仓之间调拨商品的单据凭证 调拨入库单 调拨出库单的商品出库后 在收货店仓就自动产生调拨入库单 供 收货店仓验收商品 配送出库单 总部自营店向分公司自营店配发商品的单据凭证 配送入库单 配送出库单的商品出库后 在收货店仓就自动产生配送入库单 供 收货店仓验收商品 调拨单总览 查看总部自营店之间 总部与分公司之间调拨的所有情况 盘点单 仓库定期做盘点 来保证账面库存和实际库存一致 物流调整单 由于一些非营销原因增减库存就是采用调整单的操作 例如衣物的 清洗 借出等 维修单 由于自营店商品损坏或需要清洗等原因 将商品送回总部仓库修理时做 的单据 维修单由 POS 端来生成 总部可以进行返还 完成等操作 出库单 供仓管人员查看由哪些业务引起的商品出库 并予以实施 入库单 供仓管人员查看由哪些业务引起的商品入库 并予以实施 按箱验收 通过输入装箱单的箱号验收入库商品 调拨差异处理 处理调拨 配送过程中商品损失的界面 分四种情况处理 发货方补单 发货方向收货方补做调拨出库单 调整单 发货方调整 发货方做调整单 收货方调整 收货方做调整单 确认丢失 不做任何差异单据 店仓营业指标定义 制订自营店每月的营业指标 而后可通过报表对门店的营业 情况考核 店仓商场扣率定义 一段时期内自营店仓在商场的扣率设定 店仓库存界限定义 制订自营店仓的商品库存上 下限 提供库存警报功能 2 8CRM 系统系统 VIP 档案维护 维护 VIP 顾客的基本信息 并可以查询到顾客的累计消费情况 VIP 卡类型定义 定义 VIP 顾客有哪些类型 例如金卡 银卡等 VIP 卡折扣定义 定义每一个 VIP 类型对不同品牌的不同折扣 VIP 升级规则定义 设定一个时间段内各个 VIP 卡类型的客户消费满多少条件后 把他升级到一个可以享受更好折扣的 VIP 类型 VIP 升级 将满足 VIP 升级规则的顾客列出 供您选择升级对象 发送手机短信 向手机发送信息 此功能需额外开通 VIP 积分累加活动定义 定义 VIP 顾客参与公司设定的积分活动的界面 积分比例 顾客购买的实际金额换算成积分的比率 例如买 10 元 1 分 积分 比例为 0 1 VIP 积分消费活动定义 设定顾客可以参与积分累加活动的积分点数 VIP 积分消费 满足积分累加活动的顾客落实积分活动的界面 VIP 资料查询 通过模糊输入 VIP 卡号 或者选择一种 VIP 类型 查询出一批 VIP 顾客的资料 并提供链接查询顾客的详细的消费情况 VIP 累计消费情况 通过模糊输入 VIP 卡号 或者选择一种 VIP 类型 以及选择 是哪个经销商门店吸引的顾客 查询出一批 VIP 顾客的累计的消费情况 包括 平均月消费金额 平均月消费次数 平均购物折扣等等 VIP 消费查询 通过选择时间范围和模糊输入 VIP 卡号 查询一批顾客时间段内 的累计消费情况 VIP 消费龙虎榜 查询一段时间内 某些门店里 VIP 顾客消费情况的排行榜 VIP 消费类型统计 统计一段时间内 所有 VIP 类型的总的消费情况 并给出图 形报表可以直观分析 VIP 月消费类型统计 统计某一年里每个月 所以 VIP 类型的总的消费情况 并 给出图形报表可以直观分析 2 9促销管理促销管理 促销策略定义 以公式定义的方式 自动完成门店的促销活动 促销类型分 单品促销 组合公式促销 整单优惠三种类型 促销方式分 打折 优惠 特价 换购四种方式 在公式种类里 系统将实现以下几类不同的公式 公式类型举例说明 1 折扣原价 1000 折扣 20 实际售价 800 2 特价原价 1000 特价 880 实际售价 880 3 一类特价若买红色的毛衣 只需付1000 4 一类打 折扣买衬衫打八折 20 可选择包括或不包括特价货 或是否可折上折 5 买N件可享某一特价若买 件不同货品 货品范围可根据属性段来设定 只需付1000 6 买A货 B货可享某一特价买A货 800 B货 900 只需付 1500 7 买N得N M买 件送 件 同一货品 8 买N件可享某一特价若买 件同一货品 原价 500 件 只需付1000 9 发票金额 A 打 折扣金额 10000 打八折 20 可选择包括或不包括特价货 或是否可 折上折 10 发票金额 A 送B货金额 2000 送一件货品800100002 可选择包括或不包括特价货 11 发票金额 A 可换购货品金额 2000 可以 50换购原价80的货品 可选择包括或不包括特价 货 12 整张发票打 折扣整张发票打九折 可选择包括或不包括特价货 单品策略补充定义 功能类似于促销策略定义 但是单品策略补充定义精确到对 条码定义策略 促销方式分 打折 优惠 特价三种方式 店仓下载条件 设置自营店 POS 数据下载类型的界面 数据下载类型定义 设定 POS 端数据类型的详细内容 店仓 POS 参数定义 定义自营店 POS 各项系统参数的界面 商品价格调整 公司与经销商签订合同时都会制订商品拿货的折扣率 此界面提 供您具体到某一款折扣率的设定 折扣率分为 首配折扣率和补货折扣率 经销商促销策略 用来制定一段时期内经销商可以享有的一个优惠扣率 退货价格调整 进入退货参数调整界面 参照销售折扣设定退货折扣 2 10气象管理气象管理 天气定义 定义一些基本的天气现象 例如 晴天 阴雨等 气温定义 定义一些基本的气温现象 例如 热 凉爽 天气情况 由门店自己输入当地的天气基本情况 选择天气和气温情况 天气零售情况查询 把一段时间内的零售情况按 天气定义 中的划分统计 了 解天气对顾客消费的影响 气温零售情况查询 把一段时间内的零售情况按 气温定义 中的划分统计 了 解气温因素对顾客消费趋势的影响 2 11单点分析系统单点分析系统 核算点维护 定义核算点的界面 可以做新增 删除核算点的操作 核算点费用类型维护 定义核算过程中可能发生的所有费用 核算点月费用金额维护 定义核算点每月预算与实际金额情况 核算点月项目金额维护 维护核算点每月盈利情况 核算点财务报表 查询一段时期内核算点应亏损益的明细情况 2 12系统管理系统管理 系统初始化 提供用户在初次使用营销系统时 按步骤地定义一系列数据 为系 统运作做准备工作 系统参数设置 一系列影响系统运作的参数设定 包括经销商 店仓的编码长度 等 系统数据库参数设置 设定连接数据库的配置信息 员工维护 维护公司员工基本信息的界面 包括 员工所属经销商 所属店铺 何时就职等信息 角色管理 把操作相同业务的一批用户合成一个角色 通常就是对应公司中的一 个部门 定义好这些角色可以操作哪些东西 不能操作哪些东西 用户管理 从员工中挑选一些需要操作营销系统的人员 将其加为系统用户 角色和用户 把用户和角色挂起构 使用户具有某角色的操作权限 用户和角色 使多对多的关系 即一个角色里包含了多个用户 一个用户也可以属于多个角色 而某用户的操作权限是角色权限之和 店仓权限 定义每个用户对哪些店仓用查看和制单的权限 自动提醒 提示实际库存低于最低库存界限或超过最高库存界限的商品 红色 代表低于最低库存界限 蓝色 代表高于最高库存界限 系统日志维护 记录系统中所有的用户操作情况 供系统管理员查看 调拨入库单取消验收 对已经验收的调拨入库单取消验收操作 3业务流程说明业务流程说明 3 1单据单据各状态说明各状态说明 企业业务中的各种凭证在我们系统中就是由 单据 表示 在正常的业务中 业务凭 证会经过不同的业务人员确认校验等 因此形成了我们系统中不同的 单据状态 在介绍 系统业务流程之前 先详细说明我们的不同单据状态的概念 一 一 未审核未审核 原始状态原始状态 新做单据的原始状态 只有此状态的单据才可以修改其明细信息 二 二 已锁定已锁定 初步确认初步确认 在 审核 确认之前先 锁定 单据 代表单据需要再次确认 三 三 已审核已审核 再次确认再次确认 审核 操作代表确认单据的业务意义 此操作一般可以由主管人员进行 已审核 状态的单据需要做 取消审核 的操作才能被修改 四 四 已拣货已拣货 仓库校对仓库校对 在商品出库之前 由仓库人员对商品进行校对 五 五 已记账已记账 确认出库确认出库 经过确认的单据做 记账 操作 以确认物流上的出库和资金的到账 因此 已记账 的单据会改变出库方的 库存账 和 资金账 六 六 已验收已验收 确认入库确认入库 物流上有出就有入 验收 操作就是确认物流上的入库 因此 已验收 的单据会改 变入库方的 库存账 和 资金账 七 七 已结案已结案 取消订单量取消订单量 下了订单的商品 需要取消单据中多余的订单量 就用此功能完结 八 八 已作废已作废 单据失效单据失效 制单错误后 采取 作废 操作可使单据失去业务意义 已发生实际效应的业务是不 能作废的 因此只可 作废 原始状态的单据 即 未审核的单据 注意 程序是遵循注意 程序是遵循注意 程序是遵循 先出后入先出后入先出后入 的原则完成业务流的 因此一个完整的业务流是经过的原则完成业务流的 因此一个完整的业务流是经过的原则完成业务流的 因此一个完整的业务流是经过 未审核未审核未审核 已锁定已锁定已锁定 已审核已审核已审核 已拣货已拣货已拣货 已记账已记账已记账 已验收已验收已验收 当然有些业务只有 当然有些业务只有 当然有些业务只有 出出出 或只有或只有或只有 入入入 那么其对应的单据就会缺少 那么其对应的单据就会缺少 那么其对应的单据就会缺少 已验收已验收已验收 或或或 已记账已记账已记账 的状态 此外这八个状态对一的状态 此外这八个状态对一的状态 此外这八个状态对一 些特殊的单据有特殊的含义 我们将在下文详细说明 些特殊的单据有特殊的含义 我们将在下文详细说明 些特殊的单据有特殊的含义 我们将在下文详细说明 3 2采购业务采购业务 3 2 1采购采购流程流程 新增采购订单审核采购订单记账采购订单 新增采购单审核采购单验收采购单 可由采购人员直接填写 采购商品入库 采购订单记账后 会 增加订单商品的订单入库量 图 3 1 1 采购流程图 一般的采购流程如上图所示 牵涉到采购订单 采购单 入库单三张单据 注意 上文提及过 对于一些特殊的业务单据 某些注意 上文提及过 对于一些特殊的业务单据 某些注意 上文提及过 对于一些特殊的业务单据 某些 单据状态单据状态单据状态 会有特殊的意义 会有特殊的意义 会有特殊的意义 采购订单就是其中一张 采购订单就是其中一张 采购订单就是其中一张 记账记账记账 对于采购订单而言 就是最后确认此次的订单计划 对于采购订单而言 就是最后确认此次的订单计划 对于采购订单而言 就是最后确认此次的订单计划 已已已 记账记账记账 状态的采购订单才能导入到采购单中 状态的采购订单才能导入到采购单中 状态的采购订单才能导入到采购单中 以下针对采购业务中可能发生的情况做具体分析 1 1 订单商品如何导入到采购单 订单商品如何导入到采购单 每张采购订单记账的时候 都会自动累加商品的订单总量 相应的由订单发起的采购 在采购单审核后 也会自动累加商品的订单采购量 因此在做订单导入采购单时 系统将 自动给出所有商品的订单欠货量 供用户选择性地输入此次的采购商品及其数量 2 2 订单剩余商品如何取消 订单剩余商品如何取消 系统提供了了订单冲红的功能 即在新增订单的时候 选择 冲红 程序自动给出采 购订单中所有商品的订单未收量 供用户选择需要取消的订单商品及其数量 3 3 计划外采购如何处理 计划外采购如何处理 采购单除了可以从订单量导入外 也可以直接输入 因此对于计划外的采购就直接新 增一张采购单 然后按照一般的流程 审核采购单 验收入库单即可 4 4 采购入库数量与单据不符如何处理 采购入库数量与单据不符如何处理 入库单验收过程中 仓管需填写实际入库数量 且系统的资金账是根据实际入库数量 来结算的 另外用户在采购单中也可以查询到所有商品的实际入库数量 5 5 商品采购成本如何结算 商品采购成本如何结算 系统采用 移动平均 的方法计算商品的成本价 即根据每次不同的采购价自动计算 出商品的即时成本 因此在做采购单的时候 用户可以依情况修改商品的采购单价 此外 用户需明确 只有商品的采购才会影响到商品的成本价 因此只有在采购单对应的入库单 验收后 商品的即时库存才会改变 移动平均算法的公式 当前成本 采购前成本 采购前库存 采购单价 采购数量 采购前库存 采购数量 3 2 2采购退货采购退货流程流程 新增采购退货单 这时可以根据实际 采购退货价修改 实际退货价 审核采购退货单记账采购退货单 图 3 2 1 采购退货流程图 一般的采购退货流程如上图所示 牵涉到采购退货单 出库单两张单据 采购退货的业务本身就非常简单 只需和供应商达成协议后就可退货 因此这里就不再赘 述了 3 3销售业务销售业务 3 3 1销售流程销售流程 生成销售单 总部销售人员 审核销售单 销售商品出库 总部人员 记账销售单 经销商验收采购单 可由总部销售人员直接填写 经销商填写采购单 经销商的采购单对于总部来 说 相当于销售单 经销商收货后 图 3 3 1 正常销售流程图 总部销售人员填写销售单或经销商填写采购单时 可以根据实际情况选择 销售类型 正常销售 特殊 换货 销售 总部销售人员审核销售单时 若本次销售类型为 正常销售 那么系统会判断操作能 否继续 1 首先判断收货店仓所属经销商的 当前可提货金额 是否足够本销售单的销售金 额 2 然后判断该经销商的 资金余额 减去 提货余额下限 得到的金额是否足够本 销售单的销售金额 3 如果不满足以上任意项 将无法通过审核 当总部人员要把销售商品出库时 记账 销售单 若本次销售类型为 正常销售 那么系统会判断操作能否继续 1 首先判断收货店仓所属经销商的 当前可提货金额 加上 已审金额 是否足够 本销售单的销售金额 2 然后判断该经销商的 资金余额 减去 提货余额下限 得到的金额是否足够本 销售单的出库金额 3 如果不满足以上任意项 将无法通过记账 销售单记账后 可以填写发货店仓的出库数量 同时系统中有多处数据被修改 发货店仓库存自动减少 生成一张 已记账 的经销商的账户扣款单 为以后查账提供依据 更新经销商累计进货数量 累计进货金额 累计进货原价金额 累计进货次数 修改 最近进货时间 最近进货金额 扣除经销商资金余额 当经销商看到采购单被 记账 后 知道总部已经把他所采购的商品出库 就要做入 库的准备工作了 经销商收到采购货物后 就要 验收 采购单 填写收货店仓的入库数 量 库存自动增加 3 3 2销售退货销售退货流程流程 生成销售退货单 总部销售人员 审核销售退货单 退货商品出库 经销商记账采购退货单 总部人员验收销售 退货单 经销商填写采购退货单 可由总部销售人员直接填写 经销商的采购退货单对于总部 来说 相当于销售退货单 通过审核后 经销商做出库准备 总部收到货物 图 3 3 2 销售退货流程图 一般的销售退货流程如上图所示 牵涉到经销商的采购退货单 总部的销售退货单 总部的入库单三张单据 以下针对销售退货业务中可能发生的情况做具体分析 1 1 系统如何自动控制经销商退货 系统如何自动控制经销商退货 对于商品的退货有如下两点控制 1 退货数量 通过设定商品的退货率来控制退货 2 退货日期 通过设定商品的退货期限来控制退货 只要一张退货单中有任何一件商品不符合以上两项控制 系统都不会让这张退货单通 过审核 2 2 系统如何控制商品退货单价 系统如何控制商品退货单价 每个经销商都有自己的 退货折扣 这是企业和经销商定合同时就已经制订好了的 无论是经销商还是总部人员制单 商品的当前退货单价都会自动反应出来的 操作人员只 要确认一下即可 3 3 总部不完全接受经销商退货怎么办 总部不完全接受经销商退货怎么办 经销商做的退货单必须通过总部销售人员批准 此后总部仓库才能把退回的商品入库 因此当总部销售人员对退货商品有异议时 可以修改经销商填写的退货单 即 销售退货 单 经销商能立刻查看到总部的修改情况 协商通过后总部就可以批准此次退货业务 3 3 3配货管理配货管理 配货有两种方式 按款号 按店铺 配货分两种情况 1 收货店仓为 自营店 新增发货订单审核发货订单记账发货订单配货管理 自动生成 已审 核 的发货店仓的 调拨出库单 记账调拨出库单验收调拨入库单 在调拨入库单列表界面看到 已记账 的调拨入库单 图 3 3 3 配货流程图 总部人员填写发货订单时 可以填写 发货日期 注意 注意 注意 注意 当经销商向总部预订了当经销商向总部预订了当经销商向总部预订了 100100100 件款号为件款号为件款号为 0001000B00030001000B00030001000B0003 的商品后 由于某种原因的商品后 由于某种原因的商品后 由于某种原因 只能让他预订只能让他预订只能让他预订 808080 件 件 件 当然其他 当然其他 当然其他 202020 件商品还未进行配货 件商品还未进行配货 件商品还未进行配货 可以 可以 可以 冲红冲红冲红 发货订单 发货订单 发货订单 冲红 冲红 冲红 也就是新增一张数量为也就是新增一张数量为也就是新增一张数量为 20 20 20 的发货订单 的发货订单 的发货订单 这样 款号为 这样 款号为 这样 款号为 0001000B00030001000B00030001000B0003 商品的总订单量为商品的总订单量为商品的总订单量为 808080 件 件 件 记账发货订单时 系统会判断操作能否继续 如果单据日期加上 发货订单允许提前 记账天数 即系统参数 1508 小于本发货订单的发货日期 则无法被记账 记账 后的发货订单 可进行配货 配货完成后 系统会自动生成一张 已审核 的发货店仓的调拨出库单 记账调拨出库单时 可以根据实际出库数量填写 出库数量 但 出库数量 不能大 于 调拨数量 同时 发货店仓的库存会自动减少 调拨出库单记