采购部管理规定.doc

工程物料采购控制流程1.0目的：为规范公司工程物料的采购流程，及时、有效地满足各开发项目对各类工程物料的需求，同时降低采购成本和采购风险，特订立此管理规定。2.0 范围：适用于本公司各类工程物料的采购及工程发包。3.0 职责：3.1 采购部： 3.1.1 负责本程序的制订、实施和改进。 3.1.2 负责物料信息的收集，供应商的寻找与储备，随时更新各种物料的市场价格。 3.1.3 负责组织招标和组织对供应商进行考察、评估、询价，与工程部共同议价。 3.1.4 负责常规类合同的拟定、修改，并建立相关档案。 3.1.5 负责定期组织对已合作的供应商进行评估、筛选，建立供应商档案，清理不合格供应商。3.2 工程部： 3.2.1 根据施工进度计划及时向采购部提供各种材料需求计划。 3.2.2 负责拟定招标要求文件、工程技术要求文件和各类物料需求的质量要求及技术参数，便于采购部实施采购。 3.2.3 参与谈判和议价，与采购部共同确定供应商。 3.2.4 大力探索节约材料、研究代用材料、降低材料成本的新技术、新途径和先进的科学方法。 3.2.5负责材料进场的验收，监督进场材料的使用情况，及时向采购部反馈材料的质量情况。40 物料分类： 4.1 采购总金额达100万元（含）以上的工程物料，称为A类工程物料。 4.2 采购总金额在50万元（含）100万元之间的工程物料，称为B类工程物料。 4.3 采购总金额达50万元以下的工程物料，称为C类工程物料。5.0 工作流程： 5.1 物料需求计划与采购计划：5.1.1工程部应在项目开始动工前，根据项目施工方案、施工预算、施工进度等编制项目形象进度表和物料总控计划表经工程部负责人或项目负责人审核后，转交采购部，为前期的市场询价和供应商的储备做准备。 5.1.2工程部应保证提前40日提交经总经理批准的A类工程物料需求计划表至采购部；应保证提前30日提交经总经理批准的B类工程物料需求计划表至采购部；应保证提前15日经总经理批准提交C类物工程料需求计划表至采购部。A/B/C类物料需求计划表中除应确定物料到场时间，还应附加需求物料的具体型号、规格、需求数量、质量要求、技术参数、成本预算等。 5.1.3 采购部在收到相关计划表后应及时拟定采购计划表，安排相关采购事宜。 5.2 采购权限：物料总金额在5000元（含）以下时，由采购部确定供应商。物料总金额超过5000元由采购部会同工程部共同确定供应商后上报总经理批准。 5.3 采购内容的变更：如采购计划或需采购的物料要求有所变更，如变更采购时限、采购数量、质量要求或技术参数等，工程部都应及时以书面形式通知采购部，列明变更内容。5.4 采购方式：招标与询价谈判 5.4.1 采购部和工程部根据采购物料的性质和金额，协商决定采取何种采购方式。 5.4.2 邀请招标：指按照公司议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标。对采购金额在10100万元或质量可靠性要求较高、价格弹性不大、采购金额在100万元以上可采用邀请招标的方式组织采购。 5.4.3 询价谈判：采购部根据采购需求进行市场调查，会同工程部“货比三家，集体研究，谈判议价、择优选定”供应商的采购方式。5.5 供应商的选定： 5.5.1 采购部和工程部在保证“公正、公开、廉洁”的原则下可分别或共同寻找供应商，要求供应商根据工程要求制定工程方案与报价表。 5.5.2 采购部和工程部共同对供应商的工程方案和报价表进行审核和筛选。 5.5.3 采购部组织工程部对供应商综合能力进行考察、评估，实行比质量、比价格、比服务、计成本的原则公正、公平地初步选择供应商。5.5.4 由工程部负责人或工程项目负责人组织工程部、采购部相关人员共同与初选供应商议价，由工程部负责人或项目负责人主导议价，采购部进行配合。采购部将议价结果、相关信息、比价表上呈总经理批准后确定最终供应商。5.6 采购合同的签订与变更：5.6.1 A、B类物料必须签订采购合同，C类物料如总金额超过5000元也应签订采购合同。C类物料总金额不超过5000（含）由工程部填写购物申请表，经批准后由采购部执行采购。5.6.2 工程部负责工程发包合同和技术参数较多、技术要求较高类物料的采购合同，经工程部负责人或项目负责人确认后交采购部复核，并经供应商确认后，再上呈总经办核准、签订。其他常规类合同由采购部负责拟订，经工程部负责人或项目负责人复核，并经供应商确认后，呈总经办批准、签订。5.6.3 合同经总经理确认签字后，一式四份，采供双方各执两份原件。我司一份原件存档总经办，一份存档财务部，采购部、工程部各存档一份合同复印件。5.5.4 已处于执行状态的采购合同如需变更，工程部需提供书面资料至采购部，由采购部与供应商协商变更事宜。如合同重要条款发生变更，需与供应商签订补充协议，并按合同审批流程进行审批。5.7 材料进场与验收： 5.7.1 发包工程由工程部跟进材料进场的相关事项，核对材料是否与合同要求一致，并组织相关部门验收。 5.7.2 甲供材料由采购部跟进材料进场的相关事宜，材料进场需提前24小时通知工程部。材料到场后由采购部、工程部、施工方共同验收材料的品种、数量、规格、品质、质量保证书、合格证、检测报告等，相关送货单或验收单必须经采购部、工程部、施工方三方人员确认方为有效。5.7.3 甲供材料经验收合格后，需办理入库手续。办理入库手续后移交用料单位保管、使用，用料单位需办理相关领料手续。 5.6.4 工程部监督材料使用情况，在使用过程中发现品质异常应及时反馈至采购部，由采购部联络供应商处理。 5.8 付款：财务部根据合同、付款申请单、申购单、发票、签收单或验收单作为付款凭证，按合同约定付款。 5.9 建立供应商档案与供应商评