采购部标准作业流程.doc

采购部标准作业流程. 制定标准作业流程的原则采购部连接着客户与供应商之间的供需链，也是贯彻客户意愿和外贸部决策的执行者，为了加强部门之间、部门内部的沟通和执行力，特制定采购部作业流程和管理流程可以认为，制定本作业流程的原则（1） 加强客户与外贸、外贸于采购、采购与供应商之间的沟通，即督促采购任务正确、高效地进行。（2） 加强采购部的执行能力，即督促采购人一团按质按量按时地完成采购任务。归结为两个字：沟通与执行力. 采购标准流程的内容采购部的作业流程，具体由三个部分组成：（1） 询价报价流程（2） 下单跟单流程（3） 验货出货流程在具体的工作之中，采购员要保持良好的工作习惯（具体见成功的采购员所必备的八个习惯）一 询价报价流程询价和报价，在采购员的个人电脑中，反映为“询价”和“报价”两个文件夹。1. 询价要求。询价要求由外贸员发出，必须是通过信件、雅虎通、要求采购人员记录或者其他书面形式作出，以便验证。采购员在收到询价要求后要立即“立案”，写入采购员每日工作记录并明确答复外贸员报价的时间。所谓“立案”，是指（1）在电脑中创建“询价”文件夹，客户号+每日以日期为文件名创建文件夹，并将询价要求（邮件、文件）保存到每天的文件夹中（例如：7.1塑料汽车杯） 或者（2）对于没有图片的在笔记本中详细记录下询价的内容。2. 比价询价。市场询价要在理解产品的基础上进行，多比较，多测量，找准价格差，少做无聊的评论（具体要求参考采购询价的要求）。采购员外出到市场询价，须填写采购员外出记录。采购任务多而且市场分散的，在经主管同意、签字后中午可以继续留在市场。3. 报价。报价表在“报价”文件夹中完成，保存到每天的文件夹中（例如：7.1塑料汽车杯）。报价表的总体要求是“一步到位”，即尽可能反映出“价格差”和包装、现货等重要信息，以便于客户确认比较，尽快下单。报价表尽量采用英文，照片拍摄要求合理（拍摄要求参考验货拍照的要求）。报价表做出后，发给外贸员，必须是通过信件、雅虎通、要求外贸员记录或者其他书面形式做出，养成及时回报的习惯。4. 推迟报价。对于当日没有完成的询价，采购员要COPY到第二天的目录中，杜绝遗漏。并且明确答复外贸员再次报价的时间。二 下单跟单流程1. 谈判下单。采购员在谈判之前须与外贸员、财务沟通好货款情况、开票情况、付款方式、送货时间等细节。谈判过程中，采购员在相关经理（包括采购部经理、采购经理、外贸经理）的辅导下，除了反复的讨价还价，还要确认以下要点：品质、包装、交货期、付款条件。谈判要求（1）多选一。在尽可能多的“后备供应商”中进行选择（2）谈判过程由双人相互配合完成（3）综合考虑价格。从品质、包装、配合度、付款方式等角度来综合衡量价格。2. 签订合同。为确保品质呵护客户的要求，合同（订单）中的“品质要求”和“包装要求”由外贸经理或采购经理确定。因此采购员须在拟定合同之前先打一份合同草稿，向相关的外贸经理或采购经理汇报产品的品质和包装细节，并提供样品。“品质要求”和“包装要求”的基本原则是：细化、量化。即详细列出产品的价格差及其要求（如金属制品的厚度、塑料制品的克重和石膏比例、容器状产品的容量）；详细列出包装的方式（单个PCS或几PCS一套）、材质、厚度、印刷。严禁出现“品质良好”、“包装良好”等模糊的要求。为方便品管员进行验货，我司在购货合同之后增加了验货单。两者的“品质要求”、“包装要求”均一致。购货合同和验货单一式三份，签字后，一份交采购部经理，一份交供应商，第三份中的购货合同交财务。3. 标签唛头。谈判的前后，采购员须开始准备标签和唛头。此时采购员须向采购文员书面提供“作标签资料”。“做标签资料”包括以下信息：（1） 进口商信息（须向外贸员确认进口商或者是否有更改）（2） 品名（须向外贸员确认）（3） 正唛上的PCS数量（4） 标签上的PCS数量（5） 其他“注意事项”，如“内不再有标签”、电池、警语等特殊标志。案例请做D2 610柜5件套半柄小刀叉品名：JUEGO DE 5 PZAS DE CUBIERTOS标签PCS：1 JUEGO正唛PCS：400 JUEGOS注意：（1）NO ETIQ PARA SU VENTA INDIVIDUAL （2）有警语采购员在接收以上的“做标签资料”后，要把“做标签资料”原封不动地保存到公共资料“做标签资料”的目录里面（如果是书面形式的资料，则保存到“做标签资料”文件夹内保存），以留给“第二人”复核。开始做标签。先按客户分类，更新所有条码汇总。向采购员了解进口商信息是否有变化，如无变化则调用原有的“客户模板”，制作标签和唛头（在旧标签的基础上做新标签的时候，切忌按“保存”把原先的旧标签覆盖掉。最好刚开始就“另存为”一个新的标签）。CORELDRAW完成后，一方面要“输出”为JPG格式；另一方面邀打印出来，并在右上角用小字标明“客户代号”和“中文品名”。JPG格式和打印出的文件，两份资料交到“第二人”手中。“第二人复核”。唛头、标签采取“双人复核”。“第二人”的复核凭据包括（1）原始的“做标签资料”（2）JPG格式（3）打印出的文件。复核的内容包括：（1） 新的条码标签在所以条码汇总中有否重复；（2） 进口商信息有否张冠李戴（3） 正唛和标签上的PCS数量是否有写错（对照合同或者与采购员确认）。（4） JPG格式和打印出来的文件是否一致。如发现问题，“第二人”要立即反馈给采购文员，由采购文员确认、修改（这就是所谓的第二人“只查不改”）。复核完毕，由“第二人”将JPG发给相应的采购员、外贸员、客户，进行确认。如未得到其中任何一方的确认，不得将对外发出。如果采购员、外贸员、客户要求再修改，仍遵循第二人“只查不改”的原则、采购文员要做好唛头和标签的档案管理，以便于回查和返单。（具体要求见采购文员的工作内容）4.跟单返工合同签订以后，采购员要至少三天跟单一次，反复强调品质、包装、标签条码（供应商不得擅自更改包装方式而造成PCS不符）、送货时间。对于供应商方面反映的问题，应尽快联系后备供应商，争取补救。可能影响到出柜时间的问题，要做不出此货的打算，重新排柜。三验货出货流程为确保商品的品质合乎客户要求，公司实行“平行验货”和“临时抽检”的制度。一方面，采购员和品管员分开验货，另一方面，外贸部和采购部主管随时抽检。1. 品质包装。对于已经下单的产品，采购员向供应商索要两份样品，一份自己留做验货依据，一份交采购文员。后者将样品连同验货单交品管。货物入库，仓库管理人员清点数量。采购员和品管应在一个工作日（按八小时计）内分别验货，分别填写验货单及各自意见，(品管验货详见品管验货作业流程，采购员验货详见采购员验货作业标准)。两份验货单分别汇总到采购文员处（采购文员依此上报每日入库的产品），如果两份意见一致，则送财务登记；如果两份意见不一致，则回报相关主管处理。2. 拍照确认。采购员收货，要拍摄照片，拍摄的内容、技巧及要求见验货拍照的要求。拍摄完成后进行筛选、编号等后期处理，在第一时间导入公共资料“出柜资料”中，按柜号编列；在第二时间传给外贸员、客户进行确认。3. 出柜预算出柜预算是以货柜为单位，沟通外贸、采购、财务、仓库、单证五个方面的工作表。当接收到外贸员或者客户的确认通知后，采购员要开始编写出柜预算，并在预计出柜前一星期的法定工作日通知单证员订舱定柜。（1）出柜预算首先是外贸员与客户沟通的平台。采购员只是要三天更新一次出柜预算，并用邮件、雅虎通等书面形式发送给外贸员。（杜绝使用出柜预算时最常犯的第一个错误：如果所定货物的箱数量又说改变，必须及时作出调整并告知外贸员，以避免实际订量与预算订量不符。）（2）出柜预算是外贸员与采购员沟通的平台。原则上，出柜预算由相关的采购员编写和更新。（杜绝使用出柜预算时最常犯的第二个错误：出柜预算中的数量QTY、总金额TOTAL必须用公式计算，以保证单价、订量的改变能及时反映到数量和总金额上。）（3）出柜预算是采购员与财务沟通的平台。每次出柜之前，采购员须将出柜预算交财务，以方便财务计算应收账款和向外贸员确认到账情况。（杜绝使用出柜预算时最常犯的第三个错误：出柜预算中的价格是外贸员对客户的报价，不是财务作为与供应商结算的价格。）（4）出柜预算是采购员与仓库管理人员沟通的平台每次开始收货之前，采购员须将出柜预算交仓库管理人员，以通知仓库预留柜位收货。(杜绝使用出柜预算时最常犯的第四个错误：采购员须根据仓库的实际称量情况及时更新出柜预算中的箱规和重量，以保证出柜的体积和重量正确。）（5）出柜预算是采购员与单证员沟通的平台。出柜之前，采购员须将出柜预算交单证员，确定开票货物及开票资料。单证员根据开票资料确定如果报关。装柜结束，单证员根据仓库提供的出柜单最终确定报关单。(杜绝使用出柜预算时最常犯的第五个错误：采购员须与单证员确认出柜预算中的品名是否就是开票的品名，以及计算单位、金额等情况。因此，单证员务必要和采购员共同确认开票资料，以此作为报关的根据。4. 装柜报关每一个柜子都有“装柜原则”，包括什么货物先装什么货物后装、什么货物一定要装、什么货物在上什么货物在下。这一原则由采购员制定，但制定之前须和单证员、仓管进行沟通。我司装柜有指定的“监柜人员”，监柜人员的职责是：（1） 落实：“装柜原则”；（2） 协助仓库人员的装柜工作，监督装柜工人安全、文明的装柜；（3） 拍好装柜照片，为公司和客户留下装柜记录。装柜图片需要能展示装柜结束，仓库人员填写实际出柜单和装柜示意图，监柜员审核并交单证员，单证员依据实际出柜单报关。四.外地验货装柜流程5. 外地验货。是指相关人员到公司（办事处）以外的工厂、仓库验货。验货员前往外地验货之前，需上报并确定验货时间、验货标准。验货标准要详细例举：（1）产品外观要求（2）产品性能要求（3）检验方法。前往外地验货之前，验货员须向供应商传真验货通知，其中包括验货时间、验