各类档案的整理C.ppt

各门类档案的整理 一 文书档案整理 简化整理方式 以件为整理单位 2003年 含 之后的文书档案 国家档案行业标准 归档文件整理规则 以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 新立档单位全部材料按简化方法整理 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上 运用计算机及档案管理软件辅助整理工作 所用档案管理软件须符合江苏省地方标准 文书档案文件级目录数据库结构与交换格式 DB32 505 2002 要求 整理方法整理工作流程 一般 收集 分类 同一年度 期限 同一年度 同一期限内 按时间先后排序 盖章 编号 抄目录 输机 装盒 盒子正面盖单位章 盒子侧面内容填写 1 件的确定一般以每份文件为一件 文件的正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 会议记录 介绍信及存根等一本作为一件 成套的会议材料各为一件 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件 计算机及其网络环境中形成的文件 无定稿的 或打印出的定稿上无重要修改手迹 领导批示 定稿不存档的 将正文与发文稿纸为一件 正文与文件处理单为一件 有重要领导指示的 应计入页数 来文与复文 指请示与批复 报告与批示 函与复函 可为一件 经过若干环节 层次办理的来文 复文 超过两件的 则将所有的来文 复文分别作为一件 报表 名册 图册等按其原来的装订方式 一册 本 为一件 未装订的式样同一的表格 以一定单位组合 表头名称或填写单位 可装订在一起作为一件 2 装订 1 归档文件按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 无定稿的 正文在前 发文稿纸在后 有文件处理单的 文件处理单在前 正文在后 2 装订方式采用不锈钢订在文件左侧装订 较厚的文件采用三孔一线的装订方式 已成册不易拆钉的 可保持原貌不变 3 短期保存的文件材料可保持原装订方式不变 3 年度和期限的确定即按文件形成年度分开 再按期限分开 年度 一般以文件落款日期为准 跨年度形成的会议文件归入闭幕年 跨年度办理的文件归入办结年 案件材料 批复 请示等 几份文件作为一件时 件 的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准 期限可结合企业实际 参 企业档案工作规范 原执行或参照执行企业档案分类法的企业 事业单位 按问题分类 一般分到一级类目 即 党群管理类 行政管理类 生产管理类 经营管理类 亦可将 规范 的 一 至 四 归为一大类 文书 按块归档 3 按机构 或问题 归类 了解 将文件材料按其内容涉及到的机构或问题分开 机构分类法与问题分类法不能同时采用 只能选择其中的一种 按机构分类 由某个机构承办的归档文件 归入该机构类 由几个机构承办的 可归入主要承办机构类中 一般适用于机构相对稳定的机关 按问题分类 一般分到一级类目 即 党群管理类 行政管理类 生产管理类 经营管理类 4 排列 归档 件与件之间的排序 同一年度 同一保管期限内 材料排列一般按形成时间的先后顺序 5 盖章 编号归档章采用红色印泥 一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上 文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上 以保持文件原貌 文件首页确无盖章位置 可在文件首页前另附纸页加盖归档章 6 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 要求做到准确 详细 深入 以适应档案管理现代化及计算机检索的需要 1 归档文件应逐件编目 归档文件目录设置有件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 以下简要说明 件号 同一年度 同一期限内每份材料的排列序号 唯一性 无空号 责任者 填写制发文件的组织或个人 应填写全称或规范化的简称 题名 文件标题 一般照实抄录 A 没有题名或题名不规范的 可自拟标题 外加 号 B 不能反映文件内容时 外加 标注 E 批复与请示作为一件时 只对批复进行编目 但必须在标题后加括号说明 如 附请示 其他门类材料类同处理 7 目录打印 3 归档文件目录应装订成册并编制封面 其装订方法有 A 一年装订一本 B 每年区分保管期限装订成三本 C 每年区分机构 或 问题装订成若干本 归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 见式样 看例图 7 装盒 1 档案盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 不同保管期限的文件不得装在一盒内 采用机构 问题 分类的 不同机构 问题 不得装在同一盒内 A 档案盒封面应标明全宗名称 即填写各单位的名称 B 档案盒脊背上设置有全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等为必备项 机构 问题 等为选择项 其中 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 一 号连接 2 备考表备考表置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 填写负责整理本盒归档文件的人员姓名 检查人 填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名 日期 填写归档文件整理完毕的日期 8 排架同一保管期限内的档案依年代次序上架 不同保管期限的档案分别排架 五 排架同一保管期限内的档案依年代次序上架 不同保管期限的档案分别排架 库房 1 同门类档案排在一起2 同一门类中同一期限档案排在一起3 遵循 从里到外 从上到下 从左到右 原则 二 照片档案的整理 另 一 照片档案的收集1 归档时间 活动结束及时收集归档 数码 纸质 2 收集范围 1 本单位召开的重要会议照片 2 中央 省 市领导来视察 检查工作的照片 3 本单位在生产 建设 科研 经营等重大活动中与外单位举行会谈 签约等照片 4 本单位工程建设 单位面貌等照片 5 产品和重要设备照片 6 重大事故照片 7 重大项目检查 验收 评比 评审时的照片 8 各类荣誉证书 合格证 奖状 杯 旗 等照片 9 先进集体 先进个人 劳动模范的照片 10 本单位参加或开展技术操作比赛 重大文体活动的照片 3 整理归档 1 分类 按照片所揭示的内容或专题分类 可参照归档范围 2 排列 在一册照片内每张照片按时间顺序排列 照片粘贴于指定的位置上 底片装在底片袋内 3 编号 照片编号 每册照片从 1 开始编号 每张照片一个号 编页号 同文档 正面在右上角 背面在左上角 4 加说明要求 文字简明 语言通顺 人物到位 说明的内容 A 一组 若干张 有联系的密不可分的照片先写总说明 然后每张照片再加分说明 总说明在第一张照片的位置上书写 总说明中应将该组照片的总张数说清楚 B 填写人物姓名时 应写明从哪个方向 从左起还是从右起 二排以上时应写明第几排 并且人物姓名应写完整 5 填写卷内目录以一组或一张照片为单位填写卷内目录 如果是一组照片 编号可以用破折号连起来 如 1 5 6 拟制案卷标题同文档案卷标题 应概括案卷内全部照片的基本主题 如 某某单位某某会议照片 某某单位获得各类荣誉照片 等等 7 编制档案号其档案号格式是 全宗号 分类号 案卷顺序号 8 标签格式用红色四线格标签 9 建立照片档案案卷目录案卷目录可用文档案卷目录格式 已使用科怡档案管理软件的单位可直接使用软件登记 打印出目录 看例图 三 会计档案的整理 另 一 分类会计档案一般分为四大类 即会计凭证类 会计帐簿类 财务报告类和其他类 二 装订方法 1 会计凭证类 保持原卷册的封装 要求凭证装订包角封面规范填写 在包角处盖上会计骑缝章 2 会计帐簿类 活页帐簿用会计档案卷皮重新装订 固定页的保持原封装 如总帐 银行日记帐 现金日记帐 3 财务报告类 按照文书立卷的方法组卷 即用文书档案卷皮装订 内加卷内目录 备考表 卷内目录 备考表 卷皮的填写方法同文书档案 4 其他类 根据纸张的大小 形式来确定 三 归档时间由会计部门保管两年 后编制移交清册 交档案室集中管理 四 保管期限 书上有 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 永久为五十年以上 定期为3年 5年 10年 15年 25年5类 1 会计凭证类归档范围保管期限原始凭证 记帐凭证 汇总凭证15年说明 1 财政总预算会计拨款凭证及其他会计凭证永久 2 税收会计 各种完税凭证和缴退库凭证15年 2 会计帐簿类归档范围保管期限 1 总帐15年 2 日记帐15年其中a 银行日记帐 现金日记帐25年b 税收日记帐 总帐 和税收票证分类出纳帐25年 3 固定资产卡 固定资产报废清理后保管5年 4 明细帐 分户帐或登记簿 15年 5 辅助帐簿15年说明 预算会计总帐 明细分类 分户帐或登记簿永久 3 财务报告类归档范围保管期限 1 年度财务报告 决算 文字分析材料 永久税收会计税收年报 决算 永久 2 财务月 季度报报告 文字分析材料 5年税收会计月 季度报表 票证月季报表 10年4 其他类归档范围保管期限 1 会计移交清册15年 2 会计档案保管清册永久 3 会计档案销毁清册永久 4 银行余额调节表5年 5 银行对帐单5年 五 会计档案的编号 标签填写 先分类 每一类内再按时间先后跨年度编大流水号 凭证类可编小流水号 每年一个流水号 账簿不分期限 每年帐簿的排列规律应一致 永久 报表 定期 账簿 凭证 标签粘贴方法 1 会计凭证类 从包角处沿底边直接往上贴 2 其他类别会计档案 离底边20 处向上贴 注意 不能倒贴或贴在未包角处 六 建立会计档案案卷目录1 案卷目录由财会部门编制 一式二份 档案室与财会部门各执一份 四 实物档案的整理实物档案采用即时收集即时归档的方式 推荐 1 实物档案 CW 收集的类型a 荣誉类 CW01 奖状 奖杯 锦旗 证书等b 礼品 纪念品类 CW02 c 书法 字画 题词类 CW03 d 废止印章类