文书与档案管理基础(三版)二单元.ppt

文书与档案管理基础 美奇工作室制作 第二单元公文办理 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 是指收件人在对方的传递文书单或文簿上签字 以表示文书收到 步骤 清点 检查 签字 一般注明年月日 急件注明年月日时分 文书不能拆开标有 亲启 保密 等标记的邮件 除非上级授予这样的权力 签收 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 对收进的文书进行注册 目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用 登记是文书工作的一项重要环节和程序 形式 簿式登记和卡片式登记 登记 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 登记 登记的文件材料 上级机关的指导性 参阅性和需要办理的文件 下级机关请示性 报告性文件等 重要的 带有密级的刊物 资料等 机关内部使用的文件 会议文件和音像文件等 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 不登记的文件 各种公开的和内部不保密的出版物 一般性的简报 行政事务的通知 便函 介绍信和请柬等 登记 方法 流水式登记法 优点是手续简便 环节少 缺点是不便查找 分类式登记法 查找使用方便 是一种科学的公文管理方法 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 作用 管理与保护文件 防止积压和丢失 便于查找文件 便于文件的统计 提供凭据 登记 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 重点 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 初审 收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应当进行审核 经初审不符合规定的公文 应当及时退回来文单位并说明理由 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 承办 阅知性公文应当根据公文内容 要求和工作需要确定分送范围 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理 需要两个以上部门办理的 应当明确主办部门 紧急公文应当明确办理时限 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 承办 是指文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见 以供领导批办时参考 拟办 拟办人 具体承办人 秘书部门负责人 有关业务部门负责人 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 承办 内容一是从业部门的工作来说 针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理二是从文书工作来说 对应办复试的文件要根据领导批办意见办理复文 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 承办时要注意的事项 办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理 如来文涉及其他有关文件的材料时 应调阅有关文件材料 报送领导审批 凡属联合承办的文件 主办部门要主动会同有关部门协商处理 协办部门积极予以配合 绝对不能互相推诿 承办任务多的时候 要分清轻重缓急 保证紧要文件优先处理 承办 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 传阅 按公文的内容要求 由文书处理部门快速送达有关部门或人员传阅或承办 分送 分送的具体要求 已有明确业务分工的文件 应根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门 来文单位答复本 机关 单位询问的文件 要按本单位原发文的承办部门或主管人分送 送单位领导人批办的文件 应附上文件处理单 以便负责人签署具体意见 分送文件要建立并执行登记交接制度 要求退回归档的文件 要在文件上注明 阅后请退回归档 字样 以便及时收回 防止散失 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 作用 能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要 发挥文件效用 已成为领导处理事务 互通信息的一种有效方式 传阅 方式分送传阅 由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅 遵循先主办后协办 先办事后阅知的原则 先送机关的主要领导 主管领导 承办部门集中传阅 设立阅文室 文件集中 阅读方便 安全保密 便于管理 周转速度快 利用率高 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 是指文秘人员对文书办理情况的督促 检查 以提醒有关人员加快办文速度 催办 范围 上级机关来文要求及时回复的 平级机关与本机关联系工作 商洽事务需要复文的 下级机关送本机关的请示需要批复的等 任务一收文办理 收文办理程序 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后 在文件处理单上注明文件办理情况 需要说明的问题和办理结果等情况 答复 任务一收文办理 文秘部门的基本职能 任务和具体工作内容 负责本单位公文的拟制 处理和管理的工作及建立有关制度 负责公文拟制过程的管理 公文的运转管理和公文的保管及整理归档工作等 基本职能 任务一收文办理 文秘部门的基本职能 任务和具体工作内容 科学地组织本单位的公文处理工作 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生的公文 为本单位工作服务 提高单位的工作效率 基本任务 任务一收文办理 文秘部门的基本职能 任务和具体工作内容 1 根据有关公文处理工作的法规 制度和规范 制定本单位公文处理工作的具体规定和制度 并对本单位的公文处理工作进行监督 指导 2 文书形成过程的管理 包括公文的拟写 审核 签发 印制过程的管理和对各种会议 汇报 电话 本单位重大活动的记录及整理 3 公文处理的具体业务工作 包括公文的收发 登记 审核 印制 核发 承办 传阅 催办等 4 文书管理和归档工作 包括文书的保管 调阅及文件材料的整理 编目 归档等 具体工作内容 任务一收文办理 文书工作处理的基本原则 实事求是准确规范精简高效安全保密 1 深入调查研究 掌握全面而真实的情况 充分进行论证 广泛听取意见 这是拟制公文的事实依据 是处理公文的基础和前提 2 有的放矢 切实解决问题 3 公文的材料及有关出处要确凿可靠 准确规范是公文处理工作的质量要求 首先在公文拟制过程中 要求严格执行党和国家的法律 法规和政策 完整准确体现发文机关意图 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精练 文种正确 格式规范 其次在公文处理过程中 要遵循 党政机关公文处理工作条例 的要求 做到程序完整 手法得当 手续齐全 精简 优质 改进文风 是公文处理的又一项重要原则 任何公文的处理 都要注意质量 控制发文数量 有的放矢地解决问题 反对华而不实 空话连篇的不良文风 反对官僚主义 形式主义和文牍主义 精简 还指制发的公文文字精练 言简意明 逻辑严密 条理清楚 文理通顺 公文是机关 企事业单位依法进行行政和公务活动的重要工具 公文具有的特定效用是有时间性的 超过一定的时限 公文就失去效用 因此 文书处理必须遵循高效的原则 维护公文处理工作的安全 首先要保证公文内容的安全 特别是一些涉及国家机密的公文 要严格遵守党和国家的有关规定 建立完善的公文处理工作制度 消除和防范不安全因素 尤其应当注意在网络环境下保证公文内容不被窃取 篡改或销毁 其次 要保证公文实体的安全 确保公文不丢失 不破损 任务二发文办理 任务二发文办理 1份号 2密级和保密期限 3紧急程度 6签发人 4发文机关标志 5发文字号 1标题 2主送机关 3正文 4附件说明 5发文机关署名 6成文日期 8附注 1主题词 3印发机关和印发日期 4印制份数 5页码 2抄送机关 7印章 任务二发文办理 份号公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 位于文件首页发文机关版头左上角第1行 用阿拉伯数字标志 眉首 文头部分 任务二发文办理 密级和保密期限密级 是指公文秘密程度的等级 分 绝密 机密 秘密 三级 保密期限 是对公文密级的时效加以规定的说明 标志秘密等级用3号黑体字 位于版心右上角第一行 两字之间空一字 秘密等级和保密期限之间用 隔开 如 绝密 长期 眉首 文头部分 任务二发文办理 紧急程度是对公文送达和办理的时间限度 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 电报应当分别标注 特提 特急 加急 平急 公文标注紧急程度用3号黑体字 位于版心右上角第一行 两字之间空一字 如需同时标注秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标志在版心右上角第一行 紧急程度顶格标志在版心右上角第2行 眉首 文头部分 任务二发文办理 发文机关标志发文机关标志是表明公文作者的标志 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文时 发文机关标志可以并用联合发文机关名称 也可以单独用主办机关名称 平行文或下行文中的发文机关标志上边缘至版心上边缘为25MM 上行文中的发文机关标志上边缘至版心上边缘为80MM 发文机关标志使用标准宋体 红色 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 一般各级行政机关标志的字号要小于 国务院文件 的字号 眉首 文头部分 任务二发文办理 发文字号发文字号又称发文编号 是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序号码 发文字号作为专指性很强的文件代号 可为引用和检索文件提供便利 同时也便于对文件进行统计和管理 由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用主办机关的发文字号 如 万教发 2015 12号 发文字号具有唯一性 不得出现重复编号或漏编现象 发文字号位于发文机关标志下空2行 3号仿宋字 居中排布 发文字号下4MM处印一条与版心等宽的红色反线 眉首 文头部分 任务二发文办理 签发人签发人指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名 凡上行文均需标志签发人姓名 发文字号居左空1字 签发人居右空1字 二者同处一行 签发人用3号仿宋字 后全角冒号 冒号后用3号楷体字标志签发人姓名 眉首 文头部分 任务二发文办理 标题标题指标明某一文件主要内容的概括性名称 一般由发文机关名称 事由和文种三部分构成 发文机关名称 事由有时可以省略 文种在任何时候都不能省略 公文标题中除法律 法规 规章名称加书名号外 一般不使用标点符号 公文标题于公文首页红色反线下空2行 2号小标宋体字 可分一行或多行居中分布 主体 任务二发文办理 主送机关公文的主要受理机关 即对公文承担办理或答复责任的机关 主送机关应使用机关全称或规范化简称 统称 主送机关在标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标志 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后用全角冒号 主体 任务二发文办理 正文正文指公文的主体部分 用于阐述具体内容 表达发文意图 使受文者对文件所传递的信息获得具体 明确的认识 正文的结构通常包括导语 主体 结束语三部分 导语一般是用简洁的语言表明行文的目的 起因 依据等 常用 为了 根据 按照 的句式开头引起下文 主体要求内容完整 中心突出 数据翔实 语言表达简明扼要 结束语一般是总结全文或提出希望 主体 任务二发文办理 附件说明公文附件的顺序号和名称 附件说明用以注明附件的顺序和名称等 以便查阅和保护附件 防止附件零乱 丢失 主体 任务二发文办理 发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称 主体 任务二发文办理 成文日期成文日期指形成文件的确切日期 成文日期以发文机关负责人签发的日期为准 联合行文时 署最后签发机关负责人签发的日期 经会议讨论通过的公文 以会议通过的日期为准 法规 规章类文件以批准日期为准 通知 通告 简报 函等的成文日期 以印发日期为准 成文日期用汉字书写 年月日标全 主体 任务二发文办理 印章公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 加盖印章应端正 居中 上距正文2 4MM 下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时期上 主体 任务二发文办理 附注附注是指需要说明的其他事项 一般是对有关文件的传达范围 使用方法的规定及对名词术语的解释等 附注用3号仿宋字 居左空2格 加圆括号标志在成文日期下1行 主体 任务二发文办理 附件附件指公文正文的说明 补充或者参考资料 可分为两类 一种是与公文正件具有同等效力的附件 其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容 另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件 其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据 主体 任务二发文办理 主题词主题词指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组 版记 任务二发文办理 抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 作用在于明确公文的抄送范围 使有关机关及时了解公文内容 以便必要时予以协助 配合 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 版记 任务二发文办理 印发机关和印发日期印发机关和印发日期又称版记 其作用是明确公文印制质量 时限的责任归属 为受文单位直接与承印 承发单位联系提供便利 印发机关和印发日期位于抄送机关之下 占1行位置 用3号仿宋字 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 版记 任务二发文办理 公文用纸纸采用国际A4型 长297MM 宽210MM 公文排版一律采用从上到下 自左向右横排 少数民族除外 字体字号 发文机关标志使用标准宋体 红色 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 一般各级行政机关标志的字号要小于 国务院文件 的字号 大标题2号宋体 小标题3号宋体 秘密等级 缓急时限 各标记字符或其他重点3号黑体 签发人姓名3号楷体 其余3号仿宋 排版规格 正文3号仿宋 每字面22行 每行28个字制版要求 版面干净 字迹清楚 尺寸标准 版心不斜 误差不差过1MM 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不超过2MM 公文的排版 任务二发文办理 公文的装订公文一律左侧装订 装订时四边留出页边 左右对称 上宽下窄 装订后的公文 要求保持页面的整洁 美观 公文的装订 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 概念 对办理完毕的文件 不具有归档和存查价值的公文 经过鉴别并经办公厅 室 负责人批准 予以销毁 意义 销毁办毕公文 其意义在于防止失密 避免过时无用信息的干扰 减少文书管理的工作量 提高工作效率 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 销毁范围 所有办理完毕 经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料 重份公文 多余副本 临时性 事务性公文 外出参加会议带回的无留存价值的公文 一般公文的草稿 校样与其他使用过的会议讨论稿 征求意见稿等 失去留存价值的统计报表 登记薄册 简报等 特别是不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 销毁程序凡需销毁的文件 均需登记造册 经主管领导审查签字 监销人核对无误后才能销毁 个人不得自行销毁文件 销毁重要公文或者标有国家秘密等级的公文 必须填写 公文销毁清单 由本单位文秘部门负责人审核 保密部门与分管领导审查批准 销毁方式粉碎 焚烧 送指定造纸厂化成纸桨等 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销 保证不丢失 不漏销 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 概念按照有关规定或要求 将办毕公文经过清理 退还原发文机关或指定机关 意义 保证机密公文 重要公文信息内容的安全 避免公文的丢失或失密 泄密现象的发生 保证公文的严密性 权威性和有效性 避免无用信息的扩散 通过定期或不定期地清退办毕公文 提高工作效率 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 清退范围 上级组织下发的绝密文件 限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿 未经本人审阅的领导人的内部讲话稿 上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文 发文机关明确要求退还的公文材料 规定回收的会议文件 有重大错误的公文或被明令撤销的公文 任务三办理完毕的公文处置 整理归档销毁清退暂存 概念对既不应归档或清退 又暂时不宜销毁的公文 暂时留存一定时间以备查用 以后再作处置 意义将一部分公文暂时留存保管 便于机关日常工作中的查阅参考 可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力 暂存范围 频繁查阅的已归档的文件副本 现行机关需要反复利用的简报 报表等 一时难以准确判定是否留存或销毁的公文等 暂存保管 由各机关的文书部门统一 集中保管 并按照相关规定加以管理 保证公文完整 安全 任务三办理完毕的公文处置 文书与档案工作的职业内涵 文书与档案工作是前后紧密相连的工作 文书是档案的主要来源 档案是文书的归宿 因此 文书工作是档案工作的源头和基础 文书与档案管理工作是对人们社会活动原始记录的管理 它维护着国家和社会历史的真实面貌 人类历史进化报取得的主要成就 必须首先通过档案活动进行不同层次 不同范围的传承 档案作为积蓄人类文化遗产和 世界记忆工程 的主要组成部分 保存着各种本源性的信息 是人类储存 加工 获取各种信息的宝库 档案将人类最初的个体记忆 集中起来并转化为集体记忆 进而成为社会的记忆 并因之构成各种文化传统 维持和延续着文化的生存和发展 文书与档案管理工作承担着一种神圣使命 既要注视过去 成为历史的守护神 又要警示未来 成为国家建设的开拓者 在永续不断地保护 开发过程中 架设人类社会繁衍 进步的阶梯 任务三办理完毕的公文处置 文书与档案工作的职业责任 文书工作 它是机关 企事业单位工作的纽带 它是机关 企事业单位领导工作的助手 它是保守党和国家机密的一个重要环节它可为档案工作打好基础档案工作 要保障档案原貌的真实 完整无损 要坚持来源原则