特殊载体档案管理技能训练.ppt

档案管理技能训练 第10章特殊载体档案管理技能训练 第10章特殊载体档案管理技能训练 学习任务和目标1 通过电子档案收集 保管 鉴定和销毁等环节技能训练 提高学生管理电子档案的能力 2 通过声像档案收集 保管方法的训练 提高学生管理声像档案及其辅助资料的能力 3 通过照片及底片的分类 排列及编号的技能训练 提高学生管理照片档案 编写文字说明的能力 内容概述训练电子档案 声像 录音 录像 档案和照片档案管理技能 10 1特殊载体档案10 2管理电子档案10 3管理声像档案10 4管理照片档案 第10章特殊载体档案管理技能训练 10 1特殊载体档案 特殊管理档案是以电子介质 声音 形象等方式记录信息的特殊形式的档案 包括电子文件 照片 影片 唱片 录音 录像 光盘档案等 10 2管理电子档案 10 2 1认识电子档案A电子档案的含义电子档案是指人们在各种活动中以电子计算机为工具产生的一类数字化形式的具有保存价值的电子文件 从信息技术角度看 电子文件是通过计算机进行操作 传输 存储等处理的数码序列 目前电子文件所采用的存储介质主要有硬盘 硬磁盘 软磁盘 移动磁盘 和光盘 B电子档案的特点 1 信息存储的高密度性 2 信息与特定载体之间的可分离性 3 多种信息媒体的集成性 4 信息的非人工识读性 5 系统依赖性 C电子档案的种类 1 文本文件或称字 表 处理文件 2 数据文件 3 图形文件 4 图像文件 5 影像文件 6 声音文件 7 命令文件 8 包含上述两种以上信息形式的文件为 多媒体文件 包含对其他文件链接功能的文件为 超文本文件 Hypertext 最常见的如网页 WebPage 就是使用超文本技术制作的 10 2 2整理电子档案 A收集电子档案电子文件的归档管理实行 双套制 即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件 如没有纸质等拷贝件 必须制成纸质文件或缩微品等 归档时 应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品 应保证电子文件的凭证作用 电子文件签章的电子文件 归档时应附加有法律效力的非电子签章 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行 并应包括相应的背景信息和元数据 背景信息 指描述生成电子文件的职能活动 电子文件作用 办理过程 上下行文关系以及对其产生影响的历史环境等信息 元数据 指描述生成电子文件的职能活动 包括文件的格式 编排结构 硬件和软件环境 文件处理软件 字处理和图形工具软件 字符集等数据 B电子档案归档还应收集的文件 1 支持性文件 指能够生成运行文本 数据 图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统 2 数据文件 指各种数据材料 由于数据在不断变化 更新 应对原始数据隔一段时间定期拷贝 并将拷贝文件档案 3 与电子文件有关的各种纸质文件 主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明 操作手册等 以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件 如设计任务书 操作手册等 逻辑归档可实时进行 物理归档应按照纸质文件的规定定期完成 逻辑归档 指在计算机网络上进行 不改变原存储方式和位置而实现的电子文件的管理权限 向档案部门移交的过程 物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上 向档案部门移交的过程 C电子文件归档要求1 齐全完整 2 真实有效 3 整理 编辑 划分保管期限 整理工作由文件形成部门具体负责 整理方案由档案部门统一决定 4 统一规定载体形式 质量要求 档案部门应对电子文件的载体质量 规格 格式等做出统一规定 各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交 档案部门检查后归档保存 5 防病毒 推荐应用光盘归档 但无论是光盘还是软盘 都必须是不可引导的非系统盘 以防带入病毒 6 编制说明 文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明 简要说明磁带 软盘 光盘中存贮文件的内容 运行的软盘环境 版本号 文件的完整性和准确性 10 2 3保管电子档案 载体的物理保护 除应符合纸质档案的要求外 还应 归档载体应作防写处理 避免擦 划 触摸记录涂层 单片载体应装盒 竖立存放 且避免挤压 存放时应远离磁场 强热源 并与有害气体隔离 环境温度选定范围为17 20 相对湿度选定范围35 45 信息的安全维护 采用备份和镜像技术 防止信息的丢失 如采用网络设备认证 数据安全保证 操作安全保证 身份识别等防范措施 满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求 杀毒主要用杀毒软件 安装补丁程序 以弥补程序缺陷 程序缺陷可能引起信息泄密或破坏 发现程序缺陷后 及时安装各种安全补丁程序 以免被非法者利用 系统程序的安全漏洞 因发现后传播极快 更应及时修正 否则后果难料 10 2 4利用电子档案 利用时应使用拷贝件 归档电子文件的封存载体不应外借 未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子文件 利用时应遵守保密规定 对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时 应遵守国家或有关保密规定 由稳妥的安全保密措施 10 2 5鉴定电子档案 电子档案的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两方面 应将内容鉴定和技术鉴定的结果合起来 综合判定其保存价值 鉴定程序也有不同于纸质档案的特点 1内容鉴定2技术鉴定 可读性鉴定 可靠性鉴定 无病毒鉴定 载体状况鉴定 3鉴定程序 鉴定程序确定电子文件的归档范围 并划分其保管期限 档案室将归档的电子档案进行一次包括内容鉴定和技术鉴定的全面鉴定 对电子档案进行再鉴定 档案室将保管期满却无保存价值的文件删除销毁 存储在磁带和光盘上的文件一般在定期复制时进行再鉴定 永久类档案由档案馆接受时再鉴定 电子档案的销毁也应建立严格的审批制度 再计算机上删除文件时 为防止差错 应建立备份 待审查无误后 再将备份删除 10 2 6销毁电子档案 电子文件的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分 1 信息销毁电子文件的信息销毁时通过软件系统改变载体的状态 将电子文件数据从记录上彻底消除的一种方法 这种方法适用于可重复使用的激励载体 如硬盘 软盘 可擦写式光盘 磁带机等 它的优点是可重复利用载体 节约了资源 经费 销毁方法简单 缺点是销毁过程具有非直观性 主要是通过计算机软件系统来完成销毁工作 如果销毁不彻底 容易留下泄密的后患 2 载体销毁电子文件的载体销毁是指将电子文件的载体连同信息一起销毁的方法 主要适用于一次写入不可更爱的激励载体及受损不可修复的载体 它的优点是销毁比较彻底 缺点是浪费资源 从目前看 电子文件载体的回收 再生工作开展得不够 还存在着载体的销毁处理会给环境带来不利影响的问题 10 2 7电子文件光盘刻录 1 光盘的选择根据规定只能选取一次写入金色光盘 在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盘盒的金盘 2 如何刻录在刻录时将刻录参数设置为 不可续刻 同时将 刻录结束后检验数据 项选中 3 光盘的标签的制作存储电子文件的载体或装具上应贴有标签 标签上应注明载体序号 全宗号 类别号 密级 保管期限 存入日期等项目 决不允许在光盘上粘贴口取纸一类的小纸贴 南昌市档案局 2012年度电子档案 全宗号 25类别 党务 综合 业务保管期限 永久 长期 短期存入日期 2004年5月18日 序号 2003001 南昌市档案局 2003年度电子档案 全宗号 25类别 党务 综合 业务保管期限 永久 长期 短期存入日期 2004年5月18日 黑河市档案局2003年度电子档案 25 序号 2003001 10 3 1声像档案的概念声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构 社会组织以及个人在行使职责或从事政治 经济 科学 技术 文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片 录音带 录像带 影片等不同材料为载体 以影像 声音为主 并辅以文字说明的历史记录 又称音像档案 视听档案 声像档案作为档案的一种载体形式 是纸质档案的重要补充 是机关 企事业单位档案的重要组成部分 也是党和国家的宝贵财富 10 3管理声像档案 一 形象生动声像档案以画面的可视形象 生动地将档案内容展现在利用者面前 有的配有声音 具有较强的形象性和直观性 能使利用者有 身临其境 的感觉 其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的 二 时空感受声像档案运用先进科学技术 可将一瞬即逝的现场记录和再现 并可进行超越时空的传递 具有较强的时间感和空间感 10 3 2声像档案的特点 三 便于复制和转换声像档案复制简捷 并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换 利用数字多媒体技术进行存储和传播 四 携带使用方便声像档案信息存储量大 体积小 携带方便 可多次重复使用 五 保管要求高声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体 这些材料对温湿度变化 灰尘 有害生物和有害气体 外界磁场较敏感 保管要求高 10 3 3声像档案的作用 较强的凭证作用 重要的科研和宣传素材 便捷的信息交流手段 较高的艺术欣赏价值能 当前 大部分单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象 10 3 4声像档案的收集归档 A声像档案的收集原则 为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全 在收集工作中应遵循 以我为主 突出主题 质量精良 内容齐全 的原则 一 以我为主 即要以本单位形成的并反能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点 二 突出主题 即收集的声像材料要能反映出重要活动 会议等的主要内容 场景 人物的实况 B声像档案的归档制度 按照 中华人民共和国档案法 确定的档案管理原则和 机关档案工作业务建设规范 的有关规定 单位 部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档 任何部门或个人不得以任何借口据为已有 一 声像档案归档范围 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料 2 领导人和著名人物参加与本单位 本地区有关的重大公务活动的声像材料 3 本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料 三 质量精良 对收集来的声像材料必须进行精心挑选 把主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁的声像材料归档 四 内容齐全 归档的声像材料内容要完整 即照片档案要照片 底片 文字说明 应含事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 齐全 照片与底片相符 录像档案要录像片 解说词 文字说明 含录像片的片名 制式 语种等 齐全 4 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料 5 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料 6 其他具有保存价值的声像材料 应根据实际情况 采取随时归档与定期归档相结合的方式 随时归档 对具有归档价值的声像材料 其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后 向档案室归档 一般不应跨年度 定期归档 依 档案法实施办法 之规定 声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交 特殊情况下 经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交 二 声像档案归档时间 三 声像档案归档要求 声像档案的搜集 征集和移交应符合 照片档案管理规范 GB T11821 2002 磁性载体档案管理与保护技术规范 DA T15 95 等有关标准的要求 对于录音录像带要特别注意保护好 防止被消磁 失去效用 三 直接参与收集即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法 四 随时收集即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息 发现线索及时跟踪 及时收集 1 温湿度控制2 防火应配备一氧化碳等气体灭火装置 3 防尘 防有害气体和有害生物 10 3 5声像档案的库房管理 4 防磁注意防磁对声像档案的保护尤为重要 因为磁场会对磁带起消磁作用 造成磁带记录的信号失真 影响声像效果 因此 对于声像档案较多的单位 要求必须配备防磁柜或采取相应的防磁措施 5 防紫外线紫外线会对声像档案有一定的破坏作用 使声像档案老化 褪色等 因此 库房要避免阳光直射 窗户要配备厚窗帘 灯光要选用白炽灯 一 集中收集即有计划 有针对性地进行阶段性收集 这是声像档案收集的重要途径 二 定向收集即向某项活动的主办 承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集 C声像档案的收集方法 10 4 1照片档案的整理 照片档案的整理应遵循 三个有利于 即利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 有利于提供利用 的原则 归档的照片与底片影像应一致 无底片的照片应翻拍底片 无照片的底片应冲洗出照片 照片档案的底片 照片应分开存放 10 4管理照片档案 目前的照片档案有两种 一种是用一般相机和普通胶卷 采用可见光使胶片感光的照片 另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片 即我们通常说的数码相片 A照片档案的构成与种类 照片档案由底片 照片及文字说明三部分构成 1 底片 底片是与被摄景物颜色相反的负影像 以感光胶片为载体 底片是照片档案的重要组成部份 它可分为原底片和翻版底片 原底片的拷贝或通过原照片的翻拍形成 对于一些重要的 珍贵的照片 应制作翻版底片 并与原底片同时保存 2 照片 照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像 它是通过底片冲印而成的 3 文字说明 文字说明是对照片档案内容的介绍和补充 它与照片相辅 互不可分 文字说明应包含事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 B照片的选择 对收集归档的照片档案 档案人员应精心挑选 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定 对反映同一内容的若干张照片 应选择其主要的 主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁的照片归档 力求完整性 完美性 典型性相统一 对于照片档案数量较少的单位 照片档案可从属文书档案或科技档案 并统一整理 编号 对于照片档案数量较多 且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位 应将照片档案单独分类 编目 单独存放 C照片档案的分类 排列及编号 1 底片的分类 对于大部分单位来说 底片数量不多 可不分类 只按底片收集的先后顺序编流水号即可 对于底片数量和类型较多的单位 可按以下几种方式分类 第一 按制成材料分类 可分为软制底片和硬制底片 黑白底片和彩色底片 第二 按形成方式分类 可分为原底片与翻版底片 第三 按底片呈像分类 可分为负片和反转片 第四 按尺寸大小分类 可分为2寸 4寸和特大号等 第五 按年度分类 即按不同历史时期 不同年度产生的底片来分类 第六 按内容分类 即按底片反映的问题 项目 产品等来分类 各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法 注意 一个全宗的底片要单独整理 不同全宗的底片不可混杂 1 底片的分类 排列 编号 底片排列是按收集时间顺序进行 底片号编制格式 全宗号 保管期限代码 张号 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代码 分别用 1 2 3 或 Y C D 对应代表永 长期 短期 张号 在某一全宗某一保管期限内底片从 1 开始顺编流水号 例 44 Y 6 即代表泉州市档案局永久卷中的第6张底片 底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致 2 底片的排列与编号 底片应放入底片袋内保管 一张一袋 并在底片袋右上方标明底片号 翻拍底片应在底片袋左上方标明 F 字样 拷贝底片标明 K 字样 对大幅底片 应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒 底片装袋插册后应填写册内备考表 册脊 格式 3 底片装袋插册 1 照片的分类应在全宗内按保管期限 年度 问题进行分类 跨年度且不可分的照片 也可按保管期限 问题 年度进行分类 不同全宗照片不可混杂 分类方案应前后一致 不应随意变动 2 照片的排列应在分类方案的最低一级类目内 按问题结合时间 重要程度 保密等级等进行排列 3 照片档案的编号 2 照片档案的分类 排列及编号 格式一 全宗号 保管期限代码 册号 张号格式二 全宗号 保管期限代码 张号其中全宗号 保管期限代码与底片号中的全宗号 保管期限代码是一致的 册号 是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从 1 开始编流水号 张号 格式一中的张号是指照片在册内的排列从 1 开始的顺序编号 格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从 1 开始的顺序编号 照片号的编制有两种格式 例一 泉州市档案局 馆 的照片档案分类大纲与编号方法 分类大纲 党群类 行政类 业务类 领导视察类四类 编号方法 采用全宗号 保管期限 册号 序号编号方法 如 44 C 1 3代表泉州市档案局长期保管的照片档案中的第1册 党群类 的第3张照片 例二 全市重大活动照片档案分类大纲及编号方法 泉台交流及侨务活动 全宗号384 海丝 活动 385 泉州文化建设重大活动 386 泉州城市建设重大活动 387 等等 如 385 Y 11即代表海丝活动永久保管的第11张照片 注意 照片档案的编号应做到不重号 不空号 不漏号 照片档案经分类 排列 编号后 即可按编号顺序将其固定在照片册的芯页上 对于大幅照片 可将其放入专用的档案盒 袋 中 照片编号装册后应填写册内备考表 册脊及本册情况说明 格式 文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分 说明其意义 六要素 事由 照片所反映的事情或事物的缘由 时间 拍摄时间 地点 人物 照片中主要人物姓名 身份 背景 作者 拍摄人或单位 3 照片档案的说明 题名 简明准确概括基本内容 人物 时间 地点 事由 照片号 照片在照片册中的顺序号 底片号 底片在底片册中的顺序号 参见号 与本张照片有联系的其他载体档案的档号 如 2003年泉州市档案局 馆 长会议照片 参见号44 1 88 1 表示与泉州市档案局文书档案永久目录88案卷号第1页对应 拍摄时间 以8位阿拉伯数字表示 如 20030208 拍摄者 拍摄人或单位文字文明 事由 人物 时间 地点 背景 拍摄者等 1 单张照片说明 组合照片的说明 如一组 海丝 活动或木偶节活动照片 组合照