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文书档案整理规范 类别设置 welcometousethesePowerPointtemplates NewContentdesign 10yearsexperience 1 党群工作类 代字 DQ 2 行政管理类 代字 XZ 3 经营管理类 代字 JY 4 生产技术管理类 代字 SC 5 产品类 代字 CP 6 科学技术研究类 代字 KY 7 基本建设类 代字 JJ 8 设备仪器类 代字 SB 类别设置 welcometousethesePowerPointtemplates NewContentdesign 10yearsexperience 9 会计档案类 代字 KJ 10 干部职工档案类 代字 GB 11 特殊载体档案 声像档案 代字 TS 12 实物档案 代字 SW 文书档案的概念 文书档案是机关 团体 企事业单位在行政管理事务活动中产生的 概括地讲 文书档案是国家机关 社会组织或个人在履行其法定职责或处理事物中形成的信息记录集合体 是具有考查 保存价值的文件材料 包括命令 指示 决定 布告 请示 报告 批复 通知 信函 简报 会议记录 计划和总结等 归档文件的整理 中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 DA T22 2000 由国家档案局于2000年12月6日发布 自2001年1月1日起实施 河南省档案局 实施细则 于2001年制定 自2002年1月1日起施行 这标志着文件整理办法由传统的文书立卷变为归档文件整理 将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 归档文件定义 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕的 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 第一 归档文件的形成者很广泛 第二 必须是办理完毕的 第三 归档文件特指作为文书档案保存的各种纸质文件材料 归档文件整理原则 归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求 也是若干年来我国文件管理 档案管理工作经验总结 归档文件材料整理办法 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 具体应做到下述几点 1 归档文件材料种类 份数以及每份文件的页数均应齐全完整 2 按照 规则 确定 件 每份文件按要求装订 3 按照 规则 的要求对文件进行科学的分类 排列 编号 编目 装盒 4 已破损的文件应予裱糊 修整 字迹模糊或易褪变的文件予复制 规格大于A4的纸张要进行折叠 规格小于A4的要用A4纸托裱 归档文件材料整理办法 5 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护技术要求 6 应编制归档文件目录 归档文件目录应装订成册并编制封面 项目填写规范 一式两份 7 档案盒应采用无酸卷盒 8 编制备考表 说明盒内文件情况 标明整理人 检查人和日期 9 依据 实施细则 归档文件实行两套制 一套按 规则 进行文件级整理 一套按不同发文字号进行整理 加封面 归档文件目录 备考表 装订成发文汇集 不标注保管期限 10 归档手续齐全 归档范围和保管期限 机关文件材料归档范围是 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 归档范围和保管期限 机关文件材料不归档范围是 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 归档范围和保管期限 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 归档范围和保管期限 文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期分为30年 10年 1 通过文件保管期限的合同划分 为充分体现以本机关 单位 档案为主体和重点的思想 提供了具体途径和必要前提 2 通过文件保管期限的合理划分 为优化各级综合档案馆的馆藏内容打下基础 3 区分文件的保管期限 方便对永久保存档案的重点保管 4 区分文件的保管期限 有利于对永久保存档案的开发和利用 归档文件的装订 文件的修整 为保证档案能够长期保存和有效地提供利用 装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整 文件修整一般包括 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 除去文件上一锈蚀的金属物 对过大的文件进行折叠等 归档文件的装订 文件的装订 归档文件修整完毕 采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订 从实体上最终确定 件 的形态 固定文件页次 防止文件张页丢失 便于归档后保管和利用 a 正本与定稿 包括法律法规等重要文件的历次修改稿 作为一件 b 正件与附件为一件 归档文件的装订 文件的装订 c 收文处理单应与来文作为一件 d 原件与复印件或手抄件作为一件 e 转发文件与被转发文件作为一件 被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存 f 报表 名册 图表类文件材料应按其原装订方式 一册 本 作为一件 g 请示与批复 报告与批示 问函与复函等来往文书作为一件 h 归档文件的中文与外文为一件 归档文件的装订 装订要求 a 归档文件应以 件 为单位装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 回复性文件在前 报请性文件在后 结论性材料在前 依据性材料在后 汉文本在前 少数民族文字文本在后 中文本在前 外文本在后 收文处理单放在来文前面 b 装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 采用左 归档文件的装订 装订要求 上角装订的 应将左 上侧对齐 采用左侧装订的 应将左 下侧对齐 装订要牢固 达到文件不损页 不倒页 不压字 c 装订材料应符合档案保护要求 装订用品必须对归档文件无害 不影响档案的保存寿命 d 选用装订用品应尽量降低成本 装订方式应能较好地维护文件的原始面貌且简便易行 归档文件的装订 装订方法 a 线装法 对文件页数较少的 可采用 两孔一线 细线 左上角装订 背后打活结的方法或用缝纫机在文件左上角或左侧轧边的方法 文件页数较多时 可采用传统的 三孔一线 法左侧装订 用缝纫机装订存在着针脚过密 易造成纸页从装订处折断的问题 设备成本也相对较高 两孔一线 或 三孔一线 每件装订操作比较繁琐 归档文件整理的实践也要求装订器材能尽快得到改进 归档文件的装订 装订方法 b 变形材料装订法 可使用钢夹 燕尾夹等金属制品 但必须采用质地优良的不锈钢制品 而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件 此方法简便易行 但造价太高 而且档案进行微波消毒时 不能有金属物 否则易引起燃烧 另外也可使用回形针等塑料制品 但必须有足够的强度 以免年久断裂 归档文件的分类 归档文件整理规则 中的分类 是指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有体系的过程 分类包括选择分类方法 制定分类方案 文件归类等具体内容 一般情况下我们选择的分类方法有三种 一 年度分类法 二 机构 问题 分类法 三 保管期限分类法 年度分类法 就是根据文件形成年度对归档文件进行分类 具体操作时 以下情况需要注意 归档文件的分类 文件有多个时间特征 跨年度形成的文件 几份文件作为一件事 件 的日期 无落款日期的文件要标注日期 二 机构 问题 分类法 机构分类法 就是根据机关内设机构对归档文件进行分类 问题分类法 就是按照文件内容对归档文件进行分类 三 保管期限分类法 按保管期限分类 就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类 归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 具体的排序方法有 1 同一事由的归档文件排列 即一个作者 一个问题 即同一事由 的文件 按时间先后顺序排列 例如财务管理工作文件 工会工作文件等 2 不同事由的归档文件排列 不同事由形成时间的先后顺序排列 事由的重要程度排列 事由具有的共同属性分别集中排序 归档文件的编号 编号是编目工作的起点和基础 其目的是反映分类 排列这些系统化工作的成果 通过编号 使归档文件在全宗中的位置得以确定 并为后续的编目工作以及将来查找利用实体提供了条件 一 归档章的项目 归档文件的编号 1 全宗号 是档案馆给立档单位编制的代码 2 年度 是指归档文件的形成年度 即形成和处理归档文件的年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如1999年 不能简化写 99 3 保管期限 是指机关文书 业务部门或档案部门在整理归档文件时 按照 文书档案保管期限表 给归档文件划定的保管期限 4 件号 即归档文件排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 件号分为室编件号和馆编件号两种 归档文件的编号 二 盒号盒号 即档案盒的排列顺序号 盒号包括室编盒号和馆编盒号 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 室编盒号应由机关档案室统一负责编制 具体来说 就是按3种保管期限排列编号 即 永久 一个流水号 长期 一个流水号 短期 一个流水号 归档文件的编号 三 盖归档章的具体要求 1 盖归档章的位置 一律加盖在归档文件首页上端右上角的空白位置 如果领导批示或收文章等占用上述位置 可盖在上端空白位置 2 填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料 如碳素墨水等 复查 第一 文件收集是否齐全完整 注意发现漏收 重份等问题 第二 年度是否分清 注意跨年度文件的补收 归档文件的编号 第三 盒内文件排列是否合理 注意密不可分的文件有无人为分开 第四 归档文件保管期限划分是否准确 注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象 第五 一个事由 或问题 的文件是否集中 注意有无夹杂其它内容 归档文件的编目 编目是指编制归档文件目录 它是归档文件整理工作的重要内容之一 也是其他各种编目工作的起点和基础 编制归档文件目录 实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化 为档案的保管 鉴定 检索 统计和编研工作的开展提供基本条件 归档文件目录项目 件号 填写室编件号责任者 是指制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 联合发文责任者只填写标注发文号的机关 文号 即文件的发文字号 是由发文机关按发文交 归档文件的编目 编目的几点要求 1 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 长 宽为297MM 210MM 2 永久 长期和短期保存的文件 归档文件目录要打印三套 一套随文件人盒 两套作为检索工具 3 归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限等项目 其中全宗名称填写时应使用全称或规范的简称 机构 问题 项可以不填 归档文件的编目 为了便于查找 可在归档文件目录右上角填上 机构 问题 如 人事处 或 人事类 归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容 作为基本编目的一部分 装盒这一环节除其中一些技术操作外 同样应该体现出归文件系统化的结果 一 装盒的具体要求有三条 一是不用形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 二是不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 三是不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 即使某些机构 问题 形成的文件数量少 装不满一盒时 也不宜将其装入其他档案盒 而应通过使用不同厚度的档案盒来解决 归档文件的装盒 二 档案盒格式与填写 1 档案盒的规格档案盒外形尺寸为长310mm 220mm的长