高格软件使用说明书.doc

目录目录 第一章第一章 员工基础设置员工基础设置 4 4 1 1 1 1 员工部门员工部门 4 4 1 2 1 2 员工资料员工资料 4 4 1 3 1 3 员工口令员工口令 7 7 1 4 1 4 员工权限员工权限 8 8 1 5 1 5 权限组别权限组别 1313 第二章第二章 客商基础设置客商基础设置 1313 2 1 2 1 客户分类客户分类 1313 2 2 2 2 客户资料客户资料 1414 2 3 2 3 潜在客户潜在客户 2424 2 4 2 4 厂商分类厂商分类 3131 2 5 2 5 厂商资料厂商资料 3232 第三章第三章 产品基础设置产品基础设置 3939 3 1 3 1 仓库设定仓库设定 3939 3 2 3 2 单位设定单位设定 4040 3 3 3 3 产品分类产品分类 4141 3 4 3 4 产品资料产品资料 4141 3 5 3 5 产品工艺路线产品工艺路线 5252 3 6 3 6 产品产品 BOMBOM 设定设定 5454 3 7 3 7 产品属性设定产品属性设定 5858 3 8 3 8 促销设定促销设定 5858 第四章第四章 生管基础设置生管基础设置 5959 4 1 4 1 工序设定工序设定 5959 4 2 4 2 工序群组工序群组 6060 4 3 4 3 出勤模式出勤模式 6060 4 4 4 4 资源类型资源类型 6161 4 5 4 5 资源设定资源设定 6262 4 6 4 6 工作中心工作中心 6262 4 7 4 7 工厂日历工厂日历 6464 4 8 4 8 节假日设定节假日设定 6464 第五章第五章 财务基础设置财务基础设置 6565 5 1 5 1 币别汇率币别汇率 6565 5 2 5 2 会计科目会计科目 6666 5 3 5 3 凭证字凭证字 6868 5 4 5 4 凭证摘要凭证摘要 6969 5 5 5 5 核算项目核算项目 7070 5 6 5 6 结算方式结算方式 7070 5 7 5 7 凭证类别操作凭证类别操作 7171 5 8 5 8 发票类型设置发票类型设置 7171 5 9 5 9 发票基本资料发票基本资料 7272 5 10 5 10 付款条件设定付款条件设定 7373 第六章第六章 其他基础设置其他基础设置 7373 6 1 6 1 专案设定专案设定 7373 6 2 6 2 加减项加减项 7474 6 3 6 3 条文设定条文设定 7575 6 4 6 4 常用单据常用单据 7676 6 5 6 5 质检标准设定质检标准设定 7777 第七章第七章 系统初始化系统初始化 7777 7 1 7 1 客户产品开账客户产品开账 7777 7 2 7 2 厂商产品开账厂商产品开账 8080 第八章第八章 消息作业消息作业 8282 第九章第九章 消息初始化设定消息初始化设定 8282 第一章第一章 员工基础设置员工基础设置 1 1 1 1 员工员工部门部门 菜单流程菜单流程 基本 员工基础设置 员工部门 作业时机 作业时机 依公司组织划分部门 后续可以员工部门呈现业绩相关报表 上线准备 上线准备 公司组织图 规划部门编码方式 栏位说明 栏位说明 1 部门代码 4 Bytes 输入部门之代码 可输入数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 依公司的组织图 给予部门不同的代码 供后续报表依不同部门来显示各部门销 售状况 2 部门名称 20 Bytes 输入部门的名称 可输入中文 10 个中文字 或英文字母 依不同的部门代码 给予不同的名称 Ex 管理部 营业部 行政部 等 3 部门主管 4 Bytes 按选取或直接输入部门负责主管之员工代码 系统自动显示 主管姓名 4 单据编码对照 单据编码对照 可在 编码公式对应 中选择 使用部门当自定码 与其对应 5 说 明 200 Bytes 可任意输入补充说明文字 1 1 2 2 员工员工资料资料 菜单流程 菜单流程 基本 员工基础设置 员工资料 作业时机 作业时机 设定公司员工之相关资料及业务人员之责任金额 以利后续业务相 关报表计算及业绩考核之依据 栏位说明 栏位说明 基本基本 1 员工代码 4 Bytes 输入员工之代码 可输入数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 中文姓名 10 Bytes 输入员工之中文姓名 3 员工部门 4 Bytes 按选取或直接输入此员工所属之部门代码 必须输入正确的部门代码 后续部门业绩统计表即根据本栏的设定去计算归属此 部门之下的业务员业绩达成率 4 英文姓名 20 Bytes 输入员工之英文姓名 5 中文职称 英文职称 职等 20 Bytes 分别输入此员工之中文 英文职称及职务等 级 6 代 理 人 4 Bytes 按选取或直接输入此员工的职务代理人员工代码 系统自动 显示代理人之中文姓名 7 员工帐号 20 Bytes 输入员工银行帐号 8 高格线上帐号 20 Bytes OA 账号 输入此员工于高网格线上系统网站 www core tw 的账号和 OA 账号 9 到职日期 8 Bytes 输入此员工于贵公司之到职日期 10 异动日期 8 Bytes 显示此员工资料最近一次异动的日期 新增员工时此栏预设为系统日期 后续则根据修改此笔资料时之系统日期自动更 新 当使用者拥有多套帐目时执行 汇入资料 功能时 相同员工代码之资料是否被覆盖 之 主要判断依据 系统会保留异动日期较新的资料 11 离职日期 8 Bytes 输入此员工于贵公司之离职日期 新增状态下不开放输入 12 单据编码对照 2 Bytes 单据编码对照 可在 编码公式对应 中选择 使用签入者 当自定码 与其对应 13 员工图档 50 Bytes 输入员工相片图档路径及名称 图档规格为 bmp 或 jpg 档 pixel 值 员工图档 115 150 14 个人网址 电子信箱 50 Bytes 输入此员工之个人网站网址及电子信箱帐号 15 说 明 200 Bytes 输入此员工之备注文字记录 联络联络 此为员工个人基本资料之设定 使用者可视情况选择登录或省略 1 生日 性别 血型 身份证字号 20 Bytes 输入此员工之出生日期 性别 男 女 血型 O A B AB 及身份证字号资料 2 婚姻状况 最高学历 健保人数 扶养人数 输入此员工之婚姻状况 未婚 已婚 最 高学历 小学 国中 高中 大专 大学 硕士 博士 健保及扶养人数资料 3 联络电话一 联络电话二 行动电话 呼叫器 20 Bytes 依照栏位要求输入此员工 之相关联络电话 4 紧急联络人 关系 紧急联络电话 籍贯 20 Bytes 输入此员工之紧急联络相关资 料 紧急联络人 两人关系及紧急联络电话 及籍贯 5 户籍地址 通讯地址 200 Bytes 输入此员工之户籍及通讯联络地址 预估业绩预估业绩 输入业务人员之预估业绩 做为后续业绩达成报表计算比较的依据 若非业务人员此标签 页资料可省略 1 年 度 输入此员工责任金额之所属年度 2 各月预估业绩 输入员工该年度之各月份之预估业绩 所键入之业绩金额 为计算业务责任基础中之实售业绩 销售利润 销售数量 3 达成率 实售业绩 销售利润 销售数量 责任额 4 年度合计 显示该预算年度各月预估业绩的合计值 浏览权限浏览权限 增加人对人的浏览权限 提供业务员级 制单员级的浏览过滤 所勾选栏位用于存储某个人 A 所能查看的业务员 制单员的单据 单据能被 A 查看必 须同时满足两列已勾选栏位所包含单据业务员和制单 A 自己必须出现在业务员权限和制 单权限中 否则自己的单据看不了 映射关系为空表示没有任何限制 1 1 3 3 员工员工口令口令 菜单流程 菜单流程 基本 员工基础设置 员工口令 作业时机 作业时机 设定各使用者进入 Pilot 系统之密码 栏位说明 栏位说明 1 员工编号 中文姓名 英文姓名 系统根据 员工资料 显示 使用者无需输入 2 登入密码 输入该员工于本套系统之密码 可为数字或大小写英文字母 原始设定为 空白 输入后系统一律以 表示 操作说明 操作说明 点击该按钮可以进行员工查询 进而迅速地查到相应员工的口令信息 使用者可随时修改自己的密码 英文大小写视为不同的字符 请务必熟记员工英 文姓名及密码 除 Administrator 外 使用者仅可更改自己的密码 不得修改其它人密码 开帐完成后系统预设之使用者名称为开帐完成后系统预设之使用者名称为 00000000 即 即 AdministratorAdministrator 密码为空白 密码为空白 1 1 4 4 员工员工权限权限 菜单流程 菜单流程 基本 员工基础设置 员工权限 作业时机 作业时机 为了确保资料之完整性及保密性 Pilot 系统各作业项之操作 功 能应该由拥有该项权限之使用者方能操作执行 此作业则是提供各使用者各作 业项权限的设定 栏位说明 栏位说明 1 权限群组代码 4 Bytes 输入使用 Pilot 系统之权限划分群组代码 可输入数字 0 9 或 英文字母 A Z 或 a z 2 权限群组名称 20 Bytes 输入该权限群组名称 可输入中文 10 个中文字 或英文 字母 权限群组的规划可以职务 职等 工作内容加以区分 Ex 会计总务 业务销售 仓管 采购事务 等 3 说 明 200 Bytes 输入此权限群组之备注文字记录 4 员工代码 4 Bytes 按选取或直接输入属于该权限群组之员工的员工代码 系统 自动显示 员工姓名 员工部门 及 员工职称 资料 操作说明 操作说明 点击该按钮可以进行工作属性查询 工作群组区 工作群组成员区 群组权限设定按钮 群组栏位权限设定 按钮 功能按键权限设定 按钮 1 进入 员工权限 作业 2 视窗分为 工作群组区 工作群组成员区 群组权限设定按钮 按分别输入 权限群组代码 权限群组名称 及 说明 三个栏位至 工作群组成员区 以点选 员工编号 选取此工作群组所包含的员工编号 3 以点选群组权限设定 系统会显示下列画面 4 根据系统别以标签页区隔 将各系统之所有作业项目及功能项目逐一列出 使用者只需 设定该群组于各系统之作业项功能为或即可 5 设定完成 按储存此项作业 6 系统会跳回工作群组设定视窗 若确定资料无误请按 亦可以按放弃建 立此笔资料 7 以点选群组栏位权限设定 系统会显示下列画面 勾选权限时可按 右键选取整行或区 域的开放 关闭 8 根据系统别以树状显示 将各系统之所有作业项目及栏位集逐一 列出 使用者只需设定该群组于各系统之栏位功能为或即可 9 设定完成 按储存此栏位 10 系统会跳回工作群组设定视窗 若确定资料无误请按 亦可以按放弃 建立此笔资料 11 以点选功能按键权限设定 系统会显示下列画面 勾选权限时可按 右 键选取整行或区域的 开放 关闭 勾选权限时可按 右 键选取整行或区域的 开放 关闭 12 根据系统别以树状显示 将各系统之所有作业项目及按键逐一列出 使用者只需设定该 群组于各系统之按键功能为或即可 13 设定完成 按储存此按键功能 14 系统会跳回工作群组设定视窗 若确定资料无误请按 亦可以按放弃 建立此笔资料 日后若欲修改各群组权限 只需选定该群组后按键 再以点选群组权限设定即 可进入修改各作业项之权限 使用者可依需求选择 直接打印 存成文字档 存成 XLS 档 打印或储存成其它 档案类型 权限说明 权限说明 执行 此项设定若未勾选 则该作业项将无法进入 换言之 若该员无权限进入某一作业 项时只需将 执行 这个权限取消即可 无需逐项取消后续权限 新增 此项权限若未勾选 将无法增加在该作业项增加新的单据 修改 此项权限若未勾选 则无法编修该作业项的单据 删除 此项权限若未勾选 则无法删除该作业项的单据 抛转 关联 此项权限若未勾选 则无法执行该作业项之相关作业 成本 职权较高者若有成本外泄的顾虑 可不勾选此权限 则报表或单据上之相关栏位将 以空白表示 复核 各单据皆有此键 经复核的单据系统将不允许修改或删除 需经解复核的 动作 此 复核 权限包含 解复核 权限在内 过帐 此权限只用在 总帐系统 中 若无勾选此权限 则无法执行单一过帐 整批过 帐 及单一转回 整批转回 的作业 画面 此项权限若未勾选 则无法储存个人化操作画面设定 注意事项注意事项 作业权限是依群组加以设定 一个权限群组可包含多位员工 一位员工也可同时属于多个权限群组 倘若一位员工同时属于多个权限群组时 其权限为相加 联集 设定完毕需重新签入 新的权限始生效 1 1 5 5 权限组别权限组别 菜单流程 菜单流程 基本 员工基础设置 权限组别 作业时机 作业时机 为了确保资料之完整性及保密性 Pilot 系统中产品资料 客户资料 厂商资料之相关操作 功能应该由拥有该项权限之使用者方能操作执行 此作 业则是提供各使用者各项数据资料使用权限的设定 栏位说明 栏位说明 1 班组代码 4 Bytes 可输入数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 班组名称 20 Bytes 输入该班组名称 可输入中文 10 个中文字 或英文字母 班组的规划可以职务 职等 工作内容加以区分 Ex 会计总务 业务销售 仓管 采购事务 等 3 说 明 200 Bytes 输入此权限群组之备注文字记录 4 员工代码 4 Bytes 按选取或直接输入属于该班组之员工的员工代码 系统自动 显示 中文名 及 英文名 资料 5 提供员工设定相关作业 员工部门 员工资料 员工密码及员工权限的设定为后续 Pilot 各系统单据登录时相关栏位的输入依据 第二章第二章 客商基础设置客商基础设置 2 2 1 1 客户分类客户分类 菜单流程菜单流程 基本 客商基础设置 客户分类 作业时机 作业时机 将客户予以分类的目的在于日后查询时可以最快的速度查到所需的 客户资料 另在后续报表中更可以不同的客户类别来比较客户群的销售成果 所以现在必须好好思考如何来针对所有的客户分类分类建议可依区域 归属业 务 销售产品类别 等作规划 栏位说明 栏位说明 1 分类代码 4 Bytes 输入客户分类代码 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 分类名称 20 Bytes 输入此客户分类的名称 3 所属分类 20 Bytes 输入此客户分类所属分类 4 固定上级 勾选其所属分类为固定上级 此处在原有基础上增强其灵活性 在后续录入客户分类之同级子分类时以优化操 作步骤 5 说 明 200 Bytes 输入此客户分类的备注文字记录 2 2 2 2 客户资料客户资料 菜单流程菜单流程 基本 客商基础设置 客户资料 作业时机 作业时机 此作业是让使用者将客户的详细基本资料予以建立 做为后续交易 单据选取交易对象的依据 此作业为共享资料 如您同时购买库存 采订 帐 款 票据则只需输入一次即可 栏位说明 栏位说明 基本基本 1 客户代码 12 Bytes 输入此客户之代码 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 客户全称 40 Bytes 输入此客户公司全称 3 客户分类 4 Bytes 输入此客户所归属的类别 系统自动显示 类别名称 4 客户简称 20 Bytes 系统自动取用此客户全称前 10 个中文字 使用者可再行修改 5 统一编号 20 Bytes 输入客户公司之统一编号 6 联络电话 传真号码 邮递区号 20 Bytes 输入客户之联络 传真及邮递区号 7 停止交易日 输入此客户停止交易的日期 8 公司网址 电子信箱 50 Bytes 输入此客户之公司网站网址及电子信箱帐号 9 自设栏一 自设栏二 20 Bytes 输入客户此两栏之内容 自设栏一 自设栏二 两栏是系统提供本作业栏位不足时 使用者可依需求 善用此二栏位 Ex 可将客户区域或客户型态等运用于此两栏 10 送货地址 4 Bytes 点选此客户交易最常送货之地址 作为单据中 送货地址 的预 设值 11 帐单地址 4 Bytes 点选客户对帐单之寄送地址 12 登记地址 200 Bytes 输入此客户的登记 发票 地址 13 建档日期 记录新增此笔客户资料的日期 预设为系统日期 14 客户等级 输入此客户的等级 15 负责业务 4 Bytes 按选取或直接输入负责此客户之贵公司业务员工代码 在各 单据输入时选取该客户后系统会根据此栏预设单据之 负责业务 16 负 责 人 联络人 1 联络人 2 20 Bytes 输入此客户公司之负责人及相关事务处 理之联络人姓名 17 说 明 200 Bytes 输入此客户之相关文字记录内容 18 权限组别 4 Bytes 按选取或直接输入可看见该客户资料的班组代码 客户编码建议客户编码建议 客户编号共 12 码 可尽量使用前几码作为区域 销售方式 业务别等划分 以利将来方便 查询及记忆 例 以区域性划分 TC001 北区客户 001 KC001 南区客户 001 台北 高雄 客户 流水号 例 以销售方式划分DT001 直销台北客户 001 OK001 经销高雄客户 001 直销 经销 台北 高雄 流水号 例 以业务部门划分TS1001 台北业一客户 001 KS2001 高雄业二客户 001 台北 高雄 业务员 流水号 交易交易 1 适用售价 点选该客户适用产品资料内 种售价的那一种 记得吗 我们曾在 产品资料 的 交易 定义过 种售价 这里就是指定此客 户适用哪一种售价 登录交易单时系统将先根据 库存参数设定 中 库存参数 的 客 户售价基础 的设定 若为 标准售价 则系统会根据该客户之 适用售价 栏内的设定 抓该产品的 售价 N 销售折扣 2 销售折扣 8 Bytes 输入该客户交易时常打的折扣 若客户产品对照中 销售折扣 有登录折扣 时 则以对照表中的销售折扣为优 先计算依据 3 额度类别 点选交易产生时系统以帐款 票据 全部 合并 空白作为客户信用额度 控管之审核条件 此栏为何时提出讯息之依据 可选取以 帐款 票据 全部 帐款与 票据皆有限额 但个别控其额度 合并 额度为帐款 票据之金额 或 空白 不控 制 为额度控制之条管件 配合 帐款额度 或 票据额度 所设定之金额 系统将根据此 设定作为各单据发生帐款或开票时检查判断的依据 而当超过额度时是否要有讯息提示及 是否强制则端赖各系统的参数设定 Ex 帐款额度 10 000 票据额度 20 000 此功能为防止客户信用过度膨胀 并降低公司所负担之风险而设定 帐款 只控管帐款额度 应收帐款超过 10 000 时系统发出警告讯息 票据 只控管票据额度 已收未兑票据额度超过 20 000 时 系统发出警告讯息 全部 帐款与票据皆要控管 但依个别额度控管 即帐款额度超过 10 000 或票据超过 20 000 系统发出警告讯息 合并 不个别分帐款与票据额度 当此客户交易金额超过 30 000 时 系统发出警告讯 息 4 票据额度 8 Bytes 输入此客户可发生之未兑票金额 5 帐款额度 8 Bytes 输入此客户可发生帐款之金额 6 交易联络人 交易联络电话 帐务联络人 帐务联络电话 20 Bytes 输入与此客户 发生交易时之相关联络资料 及帐务处理之联络资料 以便后续联系 7 售价税别 点选此客户销售时之售价税额为外加或内含 外加 交易单中 单价 栏根据该客户之适用售价抓产品之售价 N 销售折 扣 显示 内含 交易单中 单价 栏根据该客户之适用售价抓产品之售价 N 销售 折扣 发票类型 之内容税率 显示 若客户售价基础为 历史售价 则此栏设定无影响 8 交易币别 4 Bytes 输入与此客户发生交易时最常使用之币别代码 9 请款客户 12 Bytes 按选取或直接输入此客户之请款对象客户代码 系统自动显 示 客户简称 后续各交易单据即根据此处的设定预设单据之 请款客户 若客户资料未指定 请款客户即表示交易与请款对象相同 系统即以交易客户预设单据之 请款客户 10 发票类型 点选此客户交易时的发票类型 增值税 地税 无税 此处仅提供选取 原设定于 基础信息 发票类型设置 11 请款条件 天数 切换此客户之收款条件为月结 货到并输入开票天数 12 WEB 销售客户 勾选此客户是否为 B2B 前台销售客户 13 月请款日 2 Bytes 输入此客户每月之请款日 14 月结帐日 2 Bytes 输入此客户每月之结帐日 15 月收款日 2 Bytes 输入此客户每月之收款日 收款日 系指此客户每月收帐日 而 月结帐日 则是此客户每月结帐的日期 此两栏设定后将影响销货类单据及应收帐款单之 帐款日期 预收款日 两栏 Ex 收款日 10 月结帐日 25 5 20 销 货5 26 销 货 月 结帐款日期 5 20 预收款日 6 10 帐款日期 6 01 预收款日 7 10 货 到帐款日期 5 20 预收款日 6 10 帐款日期 5 26 预收款日 6 10 收款条件为 月结 如出货日期较该月结帐日前 含当日 则该出货单之 帐款日期 与 出货日期 同 如出货日期界于该月结帐日后至下个月前 则该帐款日期预设为 下 个月 1 日 收款条件为 货到 则 帐款日期 与 出货日期 同 16 票据科目 8 Bytes 输入属于此客户之应收票据科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 以上科目栏位为客户有个别对应之会计科目时输入 若贵公司未购买总帐系统或 未与总帐系统传输 各系统参数设定 传输总帐 为否 或所有客户共享相同之上述科目 时可跳过无需输入 17 异动日期 显示此客户资料最近一次异动的日期 新增客户时此栏预设为系统日期 后续则根据修改此笔资料时之系统日期自动更 新 当使用者拥有多套帐目时执行 汇入资料 功能时 相同客户代码之资料是否被覆盖 之主要判断依据 系统会保留异动日期较新的资料 18 开户银行 40 Bytes 输入此客户之开户银行名称 配合大陆交易行为需记录买方付款 银行 19 帐 号 40 Bytes 输入此客户之开户银行帐号 贸易贸易 设定此客户之贸易资料 做为贸易各单据相关栏位及数值计算之参考依据 1 英文名称 50 Bytes 输入此客户之英文公司名称 2 英文地址 200 Bytes 输入此客户之英文地址 3 交易条件 6 Bytes 按选取或直接输入此客户之交易条件代码 系统自动显示 交易名称 此栏主要作用为贸易出口系统计算价格之依据 若有购买贸易出口系统时此栏开放选 取 4 交易方式 30 Bytes 输入此客户之交易方式 5 付款方式 30 Bytes 输入此客户之付款方式 6 转运港 出口港 目的港 30 Bytes 输入此客户贸易资料之转运港 出口港及目的 港名称 7 客户唛头 4 Bytes 按选取或直接输入此客户于贸易出口系统中最常使用之唛头 代码 系统自动显示 唛头名称 8 佣金率 输入贸易出口系统中该客户最常使用之佣金比率 9 保险率 输入贸易出口系统中该客户最常使用之保险比率 10 Under Value 输入贸易出口系统中该客户最常使用之 Under Value 联络人联络人 设定此客户之联络人资料 做为贸易各单据相关栏位及数值计算之参考依据 账款明细账款明细 设定此客户之账款明细资料 作为后续系统根据相关单据异动自动计算的依据 1 开帐应收 8 Bytes 输入此客户截至建档时尚未收取之帐款金额 2 目前应收 8 Bytes 显示目前此客户之未收帐款金额 新增客户时目前应收 开帐应 收 后续系统根据相关单据异动自动计算 3 账款科目 8 Bytes 输入属于此客户之应收帐款科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 4 期前票据 20 Bytes 显示此客户截至建档为止未兑票据之金额 5 目前未兑票 显示此客户截至目前为止未兑票据之金额 6 预收科目 8 Bytes 输入属于此客户之预收货款科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 7 币别 输入此客户预收帐款之币别 8 目前预收金额 8 Bytes 输入目前此客户之预收帐款金额 新增客户时 目前预收 期前应收 后续系统根据相关单据 本币 外币收款单 异动自动计算 客户产品对照客户产品对照 建立客户与产品之相互对照资料 与产品客户对照资料互通 分别输入产品代码 客户产 品代码 品名 销售折扣及 Packing 单位相关栏位 以利后续客户为主的单据 订购单 出货单等 登录时可依客户产品速查选取产品并提供相关之资料内容 在建立销项单据时 若售价基础为在建立销项单据时 若售价基础为 标准售价标准售价 时时 产品客户对照产品客户对照 中中 销售折扣销售折扣 为单据单价计算的优先依据为单据单价计算的优先依据 若产品客户对照未设定则根据若产品客户对照未设定则根据 客户资料客户资料 中中 交易交易 的的 销销 售折扣售折扣 客户地址客户地址 系统提供客户多地址的设定 后续依实际状况于单据中指定地址内容 栏位说明 栏位说明 1 地址代码 4 Bytes 输入此客户地址资料之代号 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 描 述 20 Bytes 输入此地址资料之文字描述 3 统一编号 20 Bytes 输入此地址资料所属之统一编号 4 发票抬头 60 Bytes 输入此地址资料所属之发票公司抬头 系统预设为该客户之客 户全称 5 邮递区号 6 Bytes 账单地址 200 Bytes 输入账单地址之邮递区号及地址内容 6 邮递区号 6 Bytes 送货地址 200 Bytes 输入送货地址之邮递区号及地址内容 交易明细交易明细 系统提供客户交易明细的设定 后续依实际状况于单据中内容 浏览浏览 逐一列出 客户资料 中所有客户资料 并提供多种查询功能 可将所需栏 位拖曳至群组栏位区 可取用多个栏位 以作为资料排序的依据 ExEx 以 客户分类 为分类条件 按 展开即为各类别之客户明细资料 或直接按 左键两下 Double Click 可直接切换到 详细资料 标签页 1 整批收款条件调整 利用点选欲调整收款条件之客户 按此键 输入欲修改之各项条 件值 按确定存档即可 2 整批售价 利用点选欲调整售价或折扣之客户 按此键 则出现下列画面 输入 适 用售价 或 适用折扣 按确定存档即可 可将所需栏位以拖曳 方式往上拖曳至群组 栏位区 按 可将 资料展开 3 整批删除 点选所需资料后 按此键可做整批删除 4 预览打印 使用者可按右键选择 挑选显示栏位 功能 确定报表栏位后按此键预视 打印画面 5 资料笔数 计算客户数 执行上列功能者必须拥有执行上列功能者必须拥有 修改修改 删除删除 打印打印 之权限才可使用此功能 请参之权限才可使用此功能 请参 阅阅 部门员工部门员工 之之 员工权限员工权限 设定 设定 2 2 3 3 潜在客户潜在客户 菜单流程菜单流程 基本 客商基础设置 潜在客户 作业时机 作业时机 如某一客户处于报价阶段 尚未正式交易 订购或出货 则称之为 潜在客户 先建立于此作业中 待成交后可转为正式客户 栏位说明 栏位说明 基本基本 切换是否同时把客户客户 资料设定资料设定及客户产品客户产品 对照对照之 适用售价 或 销售折扣 一并 更新 若需个别设定售 价或折扣可勾选 后做个别设定 1 客户代码 12 Bytes 输入此客户之代码 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 客户全称 40 Bytes 输入此客户公司全称 3 客户分类 4 Bytes 输入此客户所归属的类别 系统自动显示 类别名称 4 客户简称 20 Bytes 系统自动取用此客户全称前 10 个中文字 使用者可再行修改 5 统一编号 20 Bytes 输入客户公司之统一编号 6 联络电话 传真号码 邮递区号 20 Bytes 输入客户之联络 传真及邮递区号 7 公司网址 电子信箱 50 Bytes 输入此客户之公司网站网址及电子信箱帐号 8 自设栏一 自设栏二 20 Bytes 输入客户此两栏之内容 自设栏一 自设栏二 两栏是系统提供本作业栏位不足时 使用者可依需求 善用此二栏位 Ex 可将客户等级 客户区域或客户型态等运用于此两栏 9 送货地址 4 Bytes 点选此客户交易最常送货之地址 作为单据中 送货地址 的预 设值 10 帐单地址 4 Bytes 点选客户对帐单之寄送地址 11 登记地址 200 Bytes 输入此客户的登记 发票 地址 12 建档日期 记录新增此笔客户资料的日期 预设为系统日期 13 负责业务 4 Bytes 按选取或直接输入负责此客户之贵公司业务员工代码 在各 单据输入时选取该客户后系统会根据此栏预设单据之 负责业务 14 负 责 人 联络人 1 联络人 2 20 Bytes 输入此客户公司之负责人及相关事务处 理之联络人姓名 15 说 明 200 Bytes 输入此客户之相关文字记录内容 客户编码建议客户编码建议 客户编号共 12 码 可尽量使用前几码作为区域 销售方式 业务别等划分 以利将来方便 查询及记忆 例 以区域性划分 TC001 北区客户 001 KC001 南区客户 001 台北 高雄 客户 流水号 例 以销售方式划分DT001 直销台北客户 001 OK001 经销高雄客户 001 直销 经销 台北 高雄 流水号 例 以业务部门划分TS1001 台北业一客户 001 KS2001 高雄业二客户 001 台北 高雄 业务员 流水号 交易交易 1 适用售价 点选该客户适用产品资料内 种售价的那一种 记得吗 我们曾在 产品资料 的 交易 定义过 种售价 这里就是指定此客 户适用哪一种售价 登录交易单时系统将先根据 库存参数设定 中 库存参数 的 客 户售价基础 的设定 若为 标准售价 则系统会根据该客户之 适用售价 栏内的设定 抓该产品的 售价 N 销售折扣 2 销售折扣 8 Bytes 输入该客户交易时常打的折扣 若客户产品对照中 销售折扣 有登录折扣 时 则以对照表中的销售折扣为优 先计算依据 3 额度类别 点选交易产生时系统以帐款 票据 全部 合并 空白作为客户信用额度 控管之审核条件 此栏为何时提出讯息之依据 可选取以 帐款 票据 全部 帐款与 票据皆有限额 但个别控其额度 合并 额度为帐款 票据之金额 或 空白 不控 制 为额度控制之条管件 配合 帐款额度 或 票据额度 所设定之金额 系统将根据此 设定作为各单据发生帐款或开票时检查判断的依据 而当超过额度时是否要有讯息提示及 是否强制则端赖各系统的参数设定 Ex 帐款额度 10 000 票据额度 20 000 此功能为防止客户信用过度膨胀 并降低公司所负担之风险而设定 帐款 只控管帐款额度 应收帐款超过 10 000 时系统发出警告讯息 票据 只控管票据额度 已收未兑票据额度超过 20 000 时 系统发出警告讯息 全部 帐款与票据皆要控管 但依个别额度控管 即帐款额度超过 10 000 票据超过 20 000 系统发出警告讯息 合并 不个别分帐款与票据额度 当此客户交易金额超过 30 000 时 系统发出警告讯 息 4 票据额度 8 Bytes 输入此客户可发生之未兑票金额 5 帐款额度 8 Bytes 输入此客户可发生帐款之金额 6 交易联络人 交易联络电话 帐务联络人 帐务联络电话 20 Bytes 输入与此客户 发生交易时之相关联络资料 及帐务处理之联络资料 以便后续联系 7 课 税 别 点选此客户的交易课税别 已取消 此设定为登录该客户交易单 课税别 的预设值 当然在交易单中仍可机动性的 切换客户交易之税别 8 售价税别 点选此客户销售时之售价税额为外加或内含 外加 交易单中 单价 栏根据该客户之适用售价抓产品之售价 N 显示内含 交易单中 单价 栏根据该客户之适用售价抓产品之售价 N 发票类型 之内容税率 若客户售价基础为 历史售价 则此栏设定无影响 9 交易币别 4 Bytes 输入与此客户发生交易时最常使用之币别代码 10 请款客户 12 Bytes 按选取或直接输入此客户之请款对象客户代码 系统自动显 示 客户简称 后续各交易单据即根据此处的设定预设单据之 请款客户 若客户资料未指定 请款客户即表示交易与请款对象相同 系统即以交易客户预设单据之 请款客户 11 发票类型 点选此客户交易时的发票类型 增值税 地税 无税 此处仅提供选取 原设定于 基础信息 发票类型设置 12 请款条件 天数 切换此客户之收款条件为月结 货到并输入开票天数 13 WEB 销售客户 勾选此客户是否为 B2B 前台销售客户 14 月请款日 2 Bytes 输入此客户每月之请款日 15 月结帐日 2 Bytes 输入此客户每月之结帐日 16 月收款日 2 Bytes 输入此客户每月之收款日 收款日 系指此客户每月收帐日 而 月结帐日 则是此客户每月结帐的日期 此 两栏设定后将影响销货类单据及应收帐款单之 帐款日期 预收款日 两栏 Ex 收款日 10 月结帐日 25 5 20 销 货5 26 销 货 月 结帐款日期 5 20 预收款日 6 10 帐款日期 6 01 预收款日 7 10 货 到帐款日期 5 20 预收款日 6 10 帐款日期 5 26 预收款日 6 10 收款条件为 月结 如出货日期较该月结帐日前 含当日 则该出货单之 帐款日期 与 出货日期 同 如出货日期界于该月结帐日后至下个月前 则该帐款日期预设为 下 个月 1 日 收款条件为 货到 则 帐款日期 与 出货日期 同 17 帐款科目 8 Bytes 输入属于此客户之应收帐款科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 18 预收科目 8 Bytes 输入属于此客户之预收货款科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 19 票据科目 8 Bytes 输入属于此客户之应收票据科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 以上科目栏位为客户有个别对应之会计科目时输入 若贵公司未购买总帐系统或 未与总帐系统传输 各系统参数设定 传输总帐 为否 或所有客户共享相同之上述科目 时可跳过无需输入 20 异动日期 显示此客户资料最近一次异动的日期 新增客户时此栏预设为系统日期 后续则根据修改此笔资料时之系统日期自动更 新 当使用者拥有多套帐目时执行 汇入资料 功能时 相同客户代码之资料是否被覆盖 之主要判断依据 系统会保留异动日期较新的资料 21 开帐应收 8 Bytes 输入此客户截至建档时尚未收取之帐款金额 22 目前应收 8 Bytes 显示目前此客户之未收帐款金额 新增客户时目前应收 开帐应 收 后续系统根据相关单据异动自动计算 23 期前预收 8 Bytes 输入此客户截至建档时预收帐款金额 24 目前预收 8 Bytes 显示目前此客户之预收帐款金额 新增客户时 目前预收 期前应收 后续系统根据相关单据 本币 外币收款单 异动自动计算 25 期前未兑票 8 Bytes 显示此客户截至建档时未兑票据之金额 26 目前未兑票 8 Bytes 显示目前此客户之应收未兑票金额 新增客户时目前未兑票 期前未兑票 后续系统根据票据票况异动自动计算 27 开户银行 40 Bytes 输入此客户之开户银行名称 配合大陆交易行为需记录买方付款 银行 28 帐 号 40 Bytes 输入此客户之开户银行帐号 贸易贸易 设定此客户之贸易资料 做为贸易各单据相关栏位及数值计算之参考依据 1 英文名称 50 Bytes 输入此客户之英文公司名称 2 英文地址 200 Bytes 输入此客户之英文地址 3 交易条件 6 Bytes 按选取或直接输入此客户之交易条件代码 系统自动显示 交易名称 此栏主要作用为贸易出口系统计算价格之依据 若有购买贸易出口系统时此栏开 放选取 4 交易方式 30 Bytes 输入此客户之交易方式 5 付款方式 30 Bytes 输入此客户之付款方式 6 转运港 出口港 目的港 30 Bytes 输入此客户贸易资料之转运港 出口港及目的 港名称 7 佣金率 输入贸易出口系统中该客户最常使用之佣金比率 8 保险率 输入贸易出口系统中该客户最常使用之保险比率 9 Under Value 输入贸易出口系统中该客户最常使用之 Under Value 客户地址客户地址 系统提供客户多地址的设定 后续依实际状况于单据中指定地址内容 栏位说明 栏位说明 1 地址代码 4 Bytes 输入此客户地址资料之代号 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 描 述 20 Bytes 输入此地址资料之文字描述 3 统一编号 20 Bytes 输入此地址资料所属之统一编号 4 发票抬头 60 Bytes 输入此地址资料所属之发票公司抬头 系统预设为该客户之客 户全称 5 邮递区号 6 Bytes 账单地址 200 Bytes 输入账单地址之邮递区号及地址内容 6 邮递区号 6 Bytes 送货地址 200 Bytes 输入送货地址之邮递区号及地址内容 交易明细交易明细 系统提供客户交易明细的设定 后续依实际状况于单据中指定内容 转正式客户转正式客户 系统提供潜在客户转正式客户的设定 后续依实际状况于单据中指定内容 2 2 4 4 厂商分类厂商分类 菜单流程菜单流程 基本 客商基础设置 厂商分类 作业时机 作业时机 将厂商予以分类的目的在于日后查询时可以最快的速度查到所需的 厂商资料 另在后续报表中更可以不同的厂商类别来比较厂商的进货状况 所 以现在必须好好思考如何来针对所有的厂商分类分类建议可依区域 归属业务 采购产品类别 等作规划 栏位说明 栏位说明 1 分类代码 4 Bytes 输入厂商分类代码 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 分类名称 20 Bytes 输入此厂商分类的名称 3 所属分类 20 Bytes 输入此厂商分类所属分类 4 固定上级 勾选其所属分类为固定上级 此处在原有基础上增强其灵活性 在后续录入厂商分类之同级子分类时以优化操 作步骤 5 说 明 200 Bytes 输入此厂商分类的备注文字记录 2 2 5 5 厂商资料厂商资料 菜单流程菜单流程 基本 客商基础设置 厂商资料 作业时机 作业时机 此作业是让使用者将厂商的详细基本资料予以建立 做为后续交易 单据选取交易对象的依据 此作业为共享资料 如您同时购买库存 采订 帐 款 票据则只需输入一次即可 栏位说明 栏位说明 基本基本 1 厂商代码 12 Bytes 输入此厂商之代码 可为数字 0 9 或英文字母 A Z 或 a z 2 厂商全称 40 Bytes 输入此厂商公司全称 3 厂商分类 4 Bytes 输入此厂商所归属的类别 系统自动显示 类别名称 4 厂商简称 20 Bytes 系统自动取用此厂商全称前 10 个中文字 使用者可再行修改 5 统一编号 20 Bytes 输入厂商公司之统一编号 6 联络电话 传真号码 邮递区号 20 Bytes 输入厂商之联络 传真及邮递区号 7 停止交易日 输入厂商的停止交易日期 8 公司网址 电子信箱 50 Bytes 输入此厂商之公司网站网址及电子信箱帐号 9 自设栏一 自设栏二 20 Bytes 输入厂商此两栏之内容 自设栏一 自设栏二 两栏是系统提供本作业栏位不足时 使用者可依需求 善用此二栏位 Ex 可将厂商等级 厂商区域或厂商型态等运用于此两栏 10 建档日期 记录新增此笔厂商资料的日期 预设为系统日期 11 采 购 员 4 Bytes 按选取或直接输入负责向此厂商采购之贵公司员工代码 在 各单据输入时选取该厂商后系统会根据此栏预设单据之 采购员 12 负 责 人 联络人 1 联络人 2 20 Bytes 输入此厂商公司之负责人及相关事务处 理之联络人姓名 13 登记地址 200 Bytes 输入此厂商的登记 发票 地址 14 说 明 200 Bytes 输入此厂商之相关文字记录内容 15 最新等级 输入对此厂商的最新等级 A B C D E 16 权限组别 4 Bytes 按选取或直接输入有权限使用此厂商资料的班组代码 交易交易 1 发票类型 点选此厂商交易时的发票类型 增值税 地税 无税 此处仅提供选取 原设定于 基础信息 发票类型设置 2 交易币别 4 Bytes 输入与此厂商发生交易时最常使用之币别代码 3 付款条件 天数 切换对此厂商之付款条件为月结 货到并输入开票天数 4 付款厂商 12 Bytes 按选取或直接输入此厂商之付款对象厂商代码 后续各交易单据即根据此处的设定预设单据之 付款厂商 若厂商资料未指定 付款厂商即表示交易与付款对象相同 系统即以交易厂商预设单据之 付款厂商 5 厂商简称 按选取或直接输入此厂商之付款对象厂商代码时 系统自动显示 厂商 简称 6 月结帐日 2 Bytes 输入此厂商每月之结帐日 7 月付款日 2 Bytes 输入此厂商每月之付款日 月付款日 系指对此厂商每月付帐日 而 月结帐日 则是对此厂商每月结帐 的日期 此两栏设定后将影响进货类单据及应付帐款单之 帐款日期 预付款日 两栏 Ex 月付款日 10 月结帐日 25 5 20 进 货5 26 进 货 月 结帐款日期 5 20 预付款日 6 10 帐款日期 6 01 预付款日 7 10 货 到帐款日期 5 20 预付款日 6 10 帐款日期 5 26 预付款日 6 10 付款条件为 月结 如进货日期较该月结帐日前 含当日 则该进货单之 帐款日期 与 进货日期 同 如进货日期界于该月结帐日后至下个月前 则该帐款日期预设为 下 个月 1 日 付款条件为 货到 则 帐款日期 与 进货日期 同 8 交易联络人 交易联络电话 帐务联络人 帐务联络电话 20 Bytes 输入与此厂商 发生交易时之相关联络资料 及帐务处理之联络资料 以便后续连系 9 票据科目 8 Bytes 输入属于此厂商之应付票据科目代码 作为传输总帐分录内容使 用之科目代码 该科目栏位为厂商有个别对应之会计科目时输入 若贵公司未购买总帐系统或未 与总帐系统传输 各系统参数设定 传输总帐 为否 或所有厂商共享相同之所述科目时 可跳过无需输入 10 异动日期 显示此厂商资料最近一次异动的日期 新增厂商时此栏预设为系统日期 后续则根据修改此笔资料时之系统日期自动更 新 当使用者拥有多套帐目时执行 汇入资料 功能时 相同厂商代码之资料是否被覆盖 之主要判断依据 系统会保留异动日期较新的资料 11 帐 号 40 Bytes 输入此厂商之开户银行帐号 12 开户银行 40 Bytes 输入此厂商之开户银行名称 配合大陆交易行为需记录卖方收款 银行 贸易贸易 1 英文名称 50 Bytes 输入此厂商之英文公司名称 2 英文地址 200 Bytes 输入此厂商之英文地址 3 交易方式 30 Bytes 输入此厂商之交易方式 4 付款方式 30 Bytes 输入此厂商之付款方式 5 转运港 出口港 目的港 30 Bytes 输入此厂商贸易资料之转运港 出口港及目的 港 6 佣金率 输入贸易出口系统中该厂商最常使用之佣金比率 多半发生于厂商为中介对象 时 账款明细账款明细 1 开帐应付 8 Bytes 输入对此厂商截至建档时尚未支付之帐款金额 2 目前应付 8 Bytes 显示目前对此厂商之未付帐款金额 新增厂商时 目前应付 开帐应付 后续系统根据相关单据异动自动计算 3 帐款科目 8 Bytes 输入属于此厂商之应付帐款科目代码 作为传输总帐分录