广州佳烨投资管理有限公司制度汇编.doc

1 231 广州佳烨投资管理有限公司 管理制度汇编 二二 一三年四月一三年四月 2 231 前 言 为使公司在经营管理 行政管理 人力资源管理 财务管理等方面保持一 致性 使各项工作有法可依 有章可循 逐步实现科学化 标准化 国际化公 司的管理目标 同时提高公司的服务和管理水平 全面提升公司工作效能 特 编制本制度汇编 本制度汇编由综合部 业务部 人力资源部 财务部 风险控制部等部门 共同编制 本制度汇编为正式版本 公司所有员工的行为参照本制度汇编原则 性规定执行 3 231 目 录 第一部分 行 政 管 理 制 度 1 员工行为规范 2 公文管理制度 8 车辆管理制度 41 固定资产管理制度 50 办公用品管理制度 56 办公设备管理制度 61 计算机网络设备使用管理制度 72 接待管理制度 77 印章管理制度 85 名片管理制度 91 保密管理制度 95 第二部分 工 作 管 理 制 度 98 出差管理制度 99 合同管理制度 109 第三部分 财 务 管 理 制 度 129 财务管理制度 130 货币资金管理制度 151 费用报销制度 161 第四部分 人力资源管理制度 168 招聘与录用管理制度 169 试用期管理制度 170 员工离职管理 172 员工考勤与休息休假管理制度 174 劳动合同管理制度 180 培训管理制度 181 员工福利管理制度 184 奖惩管理制度 186 1 231 员工行为规范 佳烨投管 第一部分 行 政 管 理 制 度 员工行为规范 主责部门公司综合部 制度编号 NO JYZDXZ01 2013 执行日期2012 年 04 月 01 日 备 注 2 231 第一章 总 则 第一条 为维护广州佳烨投资管理有限公司 以下简称 公司 良好的办 公秩序 规范员工日常行为 创造良好的企业形象和办公氛围 保持舒适 整洁 有序的办公环境 特制定本制度 第二条 本制度适用于公司全体员工 第二章 基本原则 第三条 员工道德规范 诚实守信 遵纪守法 遵章守制 勤勉敬业 履行责任 优质高效 忠诚企业 团结协作 务实创新 相互尊重 文明礼貌 共谋发展 以人为本 公平公正 廉洁奉公 第四条 员工仪容仪表规范 规范的仪容仪表是员工个人形象展示的首要途径 也是传递公司形象的重要 渠道 规范而又极富内涵的个人形象有利于营造和谐的工作氛围 是每位员工应 尽的义务 基本要求 精神饱满 服饰整洁 仪表得体 端庄自然 4 1 员工发型 发式 男员工 干净整洁 不染夸张颜色 头发不应该过长 前部的头发不应遮住 眉毛 侧部的头发不应盖住耳朵 女员工 头发整齐 清洁 不染夸张颜色 不带夸张饰物 4 2 面部修饰 男士 每天进行剃须修面 保持面部清洁 注重口腔清洁 在商务活动中 保持口气清新 女士 素雅的淡妆 及时补妆 勿浓妆艳抹及使用浓烈的香水 保持最佳的 3 231 精神状态 4 3 着装规范 穿着得体在工作中的意义 2 1 表示对所从事工作的尊重表示对所在公司的归属感及文化认同 3 给客户留下良好的形象 从而树立公司的良好形象 男士 上班期间 男士需着正装 正式会议 对外接待期间需系领带 男袜 的颜色应为中性色 且要比长裤的颜色深 女士 女士上班期间需着职业装 不得着牛仔衣裤 运动服 超短裙 低胸 衫或其他有碍观瞻的奇装异服 第五条 办公日常行为规范 日常行为规范分为 仪态举止规范 言行规范 电话规范 办公日常工作行为 规范 接待访客行为规范 5 1 仪态举止规范 员工礼貌 规范 优雅的仪态举止是公司良好形象及企业 文化的体现 5 2 站姿 1 抬头 挺胸 收腹 双肩舒展 双目平视 身体重心放在两腿中间 2 双臂和手在身体两侧自然下垂 女员工双臂可下垂交叉放于身体前 3 女员工站立时 双膝和脚跟要靠紧 双脚呈 V 字形 4 男员工站立时 双脚可并拢呈 V 字形 也可分开 分开时双脚应与肩同 宽 5 站立时不可双手叉在腰间 不宜放入裤子口袋中 也不宜在胸前抱臂 6 站立时双腿不得抖动 身体不得前后左右摇摆 4 231 5 3 座姿 1 就座时不宜将座椅或沙发坐满 也不宜仅座在沙发边上 上身保持正直而微 前倾 头部平正 双肩放松 2 男员工就座后 双手可自然放于膝上 或轻放于座椅扶手上 手心向下 双 腿平行分开 不宜超过肩宽 3 女员工就座后 双手交叉放于腿上 手心向下 双腿并拢 小腿交叉向后或 偏向一侧 4 男员工站立时 双脚可并拢呈 V 字形 也可分开 分开时双脚应与肩同宽 5 若需要与同侧边的人交谈 宜将身体稍转向对方 6 坐下后双腿不可抖动 不可向前伸值 5 4 走姿 1 行走时 身体保持正直 双肩放松 目光平视 双臂自然摆动 双手不 宜放在口袋里 2 行走时 应从容自然 男员工步伐矫健 有力 女员工步伐自然 优雅 3 行走时不宜左顾右盼 脚步不宜及沉重 发出大的声响 在通道或走廊 里不能一边走一边大声说话 更不得唱歌或吹口哨等 4 行走时遇到上司或客户时 要让道 不能横冲直撞 5 5 言行举止 一言一行 一举一动 都是个人形象的展示 员工个人形象是 公司整体形象的组成部分 热情 礼貌 大方得体 不卑不亢不仅体现公司员工 的整体素质 更体现出公司深厚的文化底蕴及精细的管理 5 6 言谈规范 5 231 1 恰当地称呼他人 在社交场所或办公场所 都应称呼对方姓氏加头衔或职称 2 使用敬语 礼貌用语 在受到对方赞扬或帮助时应该表示感谢 在打扰或妨 碍别人时应表示歉意 在指代陌生的第三方时 应用 那位先生 那位女 士 等之类的称呼 对于应聘者 应该称之为候选人 3 正式交谈前的寒暄是展开话题前的重要方法 寒暄时应选取大家共同感兴趣 的话题 避免涉及私人话题或某些敏感话题 更不能涉及公司相关机密 4 与他人交谈时 不宜出现插入 打断 讽刺 模仿 用手指点他人等不礼貌 行为 5 在交谈的过程中 应合理的使用行为语言予以配合表达 如 真诚地目视对 方 微笑 点头等 6 不得在办公场地大声喧哗 扰乱秩序 吵架 不服纠正的处以口头警告并公 示 使用敬语 注意在各种场合的言谈举止 维护良好的公司形象 第三章 附则 第七条 本制度自颁布之日起开始实施 第八条 本制度由公司综合部负责制定 修订和解释 附件一 员工外出登记表 广州佳烨投资管理有限公司 6 231 员工外出登记表 日期事由外出地点外出时间返还时间外出人签字备注 7 231 公文管理制度 佳烨投管 第一部分 行 政 管 理 制 度 公文管理制度 主责部门公司综合部 制度编号 NO JYZDXZ02 2013 执行日期2012 年 04 月 01 日 备 注 8 231 第一章 总 则 第一条 为使广州佳烨投资管理有限公司 以下简称 公司 公文处理工 作标准化 制度化 程序化 提高公文处理工作的效率和公文质量 结合本公司 实际情况制定本制度 第二条 本制度所称公文是指公司在经营管理等活动中形成的或国家机关 社会团体 企事业单位传送给公司及所属公司的各类正规和非正规公务文书 第三条 本制度适用于公司及全体员工 第四条 公司公文的收 发 盖章 编号 传阅 存档等相关工作归口部门 为公司综合部 第二章 公文种类 第五条 公文的种类 公司公文的种类按其性质 收者与发者的隶属关系主要分为四大类 一 上行文 1 请示 适用于向监管部门 上级单位或领导请求指示和批准 2 报告 适用于向监管部门 上级单位或领导汇报工作 反映情况 提出 意见或建议 答复上级单位查询等 二 下行文 1 通知 适用于发布公司规章制度 人事任免 转发有关单位的公文 传 达或要求下级单位周知或者执行的事项 2 批复 适用于答复请示事项 3 规定 适用于对某一类型事项作出的安排 要求有关部门 人员遵照执 行 4 决定 适用于公司对重要事项或重大行动作出的决策和安排 奖惩有关 单位及人员 变更或者撤消下级单位不适当的决定事项 9 231 5 决议 适用于公司经会议讨论通过的重要决策事项 6 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 阐明工作活动的指导原 则 7 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 介绍工作经 验等 三 平行文 1 函 适用于公司内部各同级单位之间相互商洽工作 询问和答复问题 或 向业务协作关系单位提出要求或答复 2 合同 协议 公司 所属公司或被授权的业务部门需按照 合同法 及公 司 合同管理制度 等有关规定 与公民 法人和其他组织签署的应承担民事责 任的法律公文 四 非正规公文 前述公文均为正规公文 非正规公文指不采用红色文头 发文字号等格式 不需加盖公章的公文 如公司内部使用的会议纪要 内部通启 工作报告 审批 表单 文件阅办单等 第三章 公文格式 第六条 公文格式 从格式上将公司目前的公文主要分为四大类 即红头文件 内部通启 会议 纪要 工作报告 其他公文格式如公司无固定要求可按照一般惯例书写 一 红头文件 1 适用范围 主要用于印发公司内部的制度 重要工作计划 机构和人事 异动以及对外的报告 请示 函件等重要文件 公司所有的红头文件须抄报公司 决策层领导 2 红头文件格式基本规定 公司红头文件由公司全称 发文字号 标题 10 231 主送机构 正文 印章 发文时间 附件等部分组成 1 公司全称规范 红色字体 宋体加粗 39 字号 居中 2 发文字号 由发文机构代字 年号 编号组成 规范 黑色字体 宋 体 4 号字 佳烨 为公司代字 年号使用 表示 文件编号使用四位数数 顺序编写 3 标题 宋体加粗 小二号 应当准确 简要地概括文件的主要内容 一般应标明公文种类 除印发规章制度和批转文件外 一般不加书名号 如 关 于下发红头文件格式的通知 4 主送机构 宋体 四号字体 5 正文 宋体 四号字体 6 附件 文件如有附件 应在正文之后注明附件名称和顺序 7 印章 公司文件落公司全称并盖章 部门文件落部门全称并盖章 8 发文时间 宋体 四号字体 数字均采用大写方式 二 内部通启 适用范围 主要用于公司部门之间或公司与所属公司之间内部日常事务性 工作的沟通 联络 知会 例如各部门之间工作的相互知会和通告 或公司与所 属公司 所属公司相互之间的非正式的知会 通告 业务沟通往来等所使用的文 本 三 会议纪要 适用范围 主要用于记录公司或各部门重要工作会议的主要内容与决议的文 本 11 231 四 工作报告 适用范围 主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划 提 出工作建议的文件 公司工作报告分工作周报 工作月报 年度工作报告 3 种 第七条 公文密级 公司公文的密级分为 秘密 机密 绝密 三级 具体密级参见公司 保密管理制度 公文密级由拟办部门提出 第四章 公文撰写规范 第八条 公文撰写规范 一 公文内容应符合国家有关法律 法规 公文撰写规范需符合公司公文 管理的相关制度 如无明确规范要求的公文 撰写需符合一般惯例 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 文字精练 字词规范 标点明确 篇幅力求简短 三 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字 号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写具体的年 月 日 四 公文结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 第五层为 五 公文应当使用国家法定计量单位 六 文内使用非规范化简称 应当先用全称 再加以说明 使用国际组织外 文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 七 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略词 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外 应一律使用阿拉伯 数字 第九条 各部门公文经综合部审核发现在格式或内容上存在较大错误的 退回 12 231 原部门重新拟文 第五章 公文处理程序 第十条 公文处理程序 公文的处理程序一般分为公文签发 公文分送 公文阅办 公文反馈与跟 踪等四个阶段 一 公文签发 1 签发权限 1 以公司名义发出的红头文件 内部通启等公文需由公司总经理签发 2 公司各部门之间或公司部门之间的内部通启需由分管经理签发 3 以公司名义发出的红头文件 内部通启等公文需由主办部门拟定并报 送至公司综合部 由综合部审核后执行签发程序 2 签发方式 以公司名义行文的公文 经审批后 盖本公司公章发出 但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出 二 公文分送 1 公司主要采用签收 传真 邮递 电子邮件等公文分送方式 一般情 况下 分送公文应采取签收方式 对公司秘密及以上级公文 人事资料等重要公 文还需用信封封口专人专送 采用其它方式分送公文 分送人应做好跟踪 记 录工作 2 收件工作人员应对公文进行信封 文件 文号 秘字等的核定 如其 中一项不对口 应立即通知发文机构 并登记出错文件 对封口被撕的公文应拒 绝签收 3 相关人员在工作中 应积极 准确 快捷地处理公文事务 并严格遵 13 231 守公司保密制度 不泄露和透露公司秘密 三 公文阅办 1 公司正式公文发文的程序是 主办部门起草公文 填写文件阅办单 综合部审核并统一编号 分管领导批示 如需要 有关部门负责人会签 总经 理签批 综合部盖章 归档 发文 2 公司收文办理程序为 综合部收文登记编号 填写文件阅办单 综 合部负责人签署意见 分管领导批示 按批示交有关部门办理 综合部催办 办 理完毕归档 一般的请示 领导批示后将原件返还请示单位执行 不再行文批复 重大业务或人事任免请示 才正式行文批复 3 所属公司向公司报文程序 所属公司起草公文 填写文件阅办单 所属公司领导批示 综合部审核 有关部门负责人会签 总经理签批 四 公文反馈与跟踪 综合部接到公司领导批示后 应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门 同时 保存批示件的复印件 五 公文处理时限 除有专门规定外 公文的处理时限一般为 2 个工作日 每个审核 审批环节 的时限为 1 个工作日 紧急公文需即时处理 第六章 公文清理存档销毁 第十一条 公文清理存档销毁 一 公文办理完毕后 应当根据国家有关法规和公司档案管理制度的 规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 二 归档范围内的公文 应当根据其相互关系 特征和保存价值等整 理 立卷 要保证归档公文的齐全 完整 能正确反映公司的主要工作情况 14 231 便于保管 查找和利用 三 公文复印件作为正式文件使用时 应当加盖单位公章证明 视同 正式文件妥善保管 四 公司人事档案 财务档案归相关职能部门保管 其他档案 资料 等由综合部存档 合同档案按 合同管理制度 规定保管 五 不具备归档和存查价值的公文 经过鉴别和公司主管领导人批准 可以销毁 销毁公文 应当进行登记 销毁秘密公文由 2 人监销 保证不丢失 不漏销 第七章 附 则 第十二条 本制度适用于公司 所属公司需参照执行 如另行制定公文管理 制度需报公司综合部审批后执行 第十三条 本制度自颁布之日起开始实施 第十四条 本制度由公司综合部负责制定 修订和解释 附件 一 红头文件 二 内部通启 三 会议纪要 四 工作报告 五 总经理批示单 六 文件阅办单 附件一 红头文头 广广州州佳佳烨烨管管理理投投资资有有限限公公司司 15 231 佳烨佳烨 字字 2013 2013 第第 号号 公司印章公司印章 主题词 抄报 抄送 印发 综合部 共印 份 发 份 存 份 附件二 内部通启 内部通启 佳烨投管公司 致 编号 通启字 2012 第 号 16 231 由 日期 页数 签发 主题 抄报 抄送 广州佳烨投资管理有限公司 部 年 月 日印发 附件三 会议纪要 佳烨投管公司 会议纪要 会议时间 年 月 日 会议地点 17 231 会议主持 参会人员 会议记录 主 题 抄报 抄送 广州佳烨投资管理有限公司 部 年 月 日印发 附件四 工作报告 广州佳烨投资管理有限公司 管理工作 报 18 231 周报时间 年 月 日 汇报员工 周报整理 抄报 抄送 广州佳烨投资管理有限公司 部 年 月 日印发 附件五 总经理批示单 广州佳烨投资管理有限公司 19 231 总经理批示单 附件六 文件阅办单 广州佳烨投资管理有限公司文件阅办单 请示急普通秘密机密绝密文件 性质呈阅 紧急 程度 密 级 审核人 校对人 拟稿人 文件名称 拟办 主管领导意见 签字 年 月 日 总经理批示 20 231 公文名称密级 收文 发文 拟办 传阅 审批 发起单位 部门 经办人填报时间 拟办部门负责人意见 签名 年 月 日 相关部门负责人意见 签名 年 月 日 主管领导批示 签名 年 月 日 总经理批示 签名 年 月 日 备 注 21 231 佳烨投管 第一部分 行 政 管 理 制 度 印章管理制度 主责部门公司综合部 制度编号 NO JYZDXZ03 2013 22 231 印章管理制度 第一章 总则 第一条 为健全广州佳烨投资管理有限公司 以下简称 公司 印章管理制度 规范 印章管理 统一印章刻制和用印程序 明确用印权责归属 控制经营风险 制定本制度 第二条 公司的印章管理适用本制度 第三条 下列印章列入管理的范围 一 公司公章 二 公司法人章 三 公司合同专用章 四 公司董事长 总经理及其他相关领导签字章 五 公司财务专用章 六 刻有公司职能部门名称的印章 七 其他以公司或所属公司名义使用的印章 第二章 印章管理机制 第四条 综合部为公司印章事务的主管部门 统一管理公司的印章事务 公司各职能部门和相关人员管理印章的具体事务 公司各职能部门应当指定专人管 理印章 并将名单送交公司综合部备案 第五条 公司的印章管理实行下列分工制度 执行日期2012 年 04 月 01 日 备 注 23 231 一 公司公章 合同专用章 法人章由综合部法务部门集中管理 董事长 总经 理及其他相关领导签字章交由财务部指定出纳专人保管 二 公司财务专用章由公司财务部负责管理 三 公司职能部门章由各相应职能部门负责管理 四 其他以公司名义使用的印章由公司综合部负责管理 第六条 印章管理员和保管人员通称为印章管理员 综合部及印章管理部门需指定专人对印章进行管理 第七条 违反本规则的规定使用印章 或者发生印章丢失 盗用 仿制以及其他此 类情形给公司带来损害的 应当视情节轻重 追究相关人员的责任 第三章 印章刻制和领用 第八条 公司公司各部门刻制印章应当报经公司总经理总经理审批 经总经理总经理审批后 由公司综合部安排刻制 公司综合部安排印章刻制 应当遵守国家相关规定 到当地公安机关指定的刻章单 位刻制 第九条 设立在香港等境外的公司印章按照当地的相关规定执行 海外公司印章保管由综合部法务部门进行集中管理 第十条 印章刻制完毕投入使用前应当办理印章启用手续 印章启用手续由印章使用部门或者人员向公司综合部办理 印章首次启用应当注明启用日期 使用部门或者人员 用印实样留存公司综合部备 案 第四章 印章使用范围 24 231 第十二条 下列事项可以使用公司公章 一 以公司名义向党政机关 社会团体 事业单位报送或者送达的文件资料 二 以公司名义签署的与公司经营有重大关系的文件资料 三 以公司名义对外发送联系工作的公函或者介绍信 四 其他应当以公司名义实施的事项 第十三条 下列事项可以使用公司领导签字章 一 以公司领导名义签署的向党政机关 社会团体 事业单位报送或者送达的文 件资料 二 公司对外签署合同时需法定代表人签字的情形 三 公司领导本人授权秘书使用签字章签署的其他文件资料 第十四条 下列事项可以使用公司合同专用章 一 以公司名义对外签署的各类合同 协议 二 其他应当使用公司合同专用章的文件资料 第十五条 下列事项可以使用公司职能部门章 一 以部门名义签署的向公司领导的请示报告以及其他文件资料 二 以部门名义向其他部门 所属公司发送的公函 通知以及其他文件资料 三 其他应当以公司职能部门名义实施的事项 第五章 印章使用审批 第十六条 加盖公司公章 合同章经部门负责人批复 由综合部负责人批复后提交 经总经理审批或经总经理授权的其他人审批 第十七条 加盖法人章经部门负责人批复后 综合部负责人批复 由法人审批后 再交由总经理批复 25 231 第十八条 加盖公司领导签字章应当经所涉及部门领导及签字章所有人同意及总经理 审批或经总经理授权的其他人审批 第十九条 公司合同专用章应有审批流执行完整的合同审批表作为依据方可加盖 第二十条 加盖公司职能部门章应当经该职能部门负责人审批 第二十一条 涉及重要经济活动或者其他事项需要加盖公司其他印章的 其使用均 需由总经理审批 第六章 印章使用程序和要求 第二十二条 使用印章应当先由拟使用印章的部门或者人员填写使用印章申请单 根据本规则第五章印章使用审批制度的规定报请审批 经审批获准后方可使用 未经审批或者同意任何人不得擅自使用印章 印章管理员必须认真查对盖章材料 对材料文本与申请批准单研究核对 并记录于 盖章登记表 第二十三条 加盖公司公章 合同章等印章的文件资料 应当在印章管理员处保留 复印件备查 在下一年度第一季度内 印章管理员应当将该复印件连同使用印章申请单 作为使用印章的归档资料 送交公司综合部整理后存档 第二十四条 加盖公司董事长 总经理 副总经理等签字章或者公司职能部门章的 印章管理员应当将印章使用情况记录备查 当年印章使用情况记录 在下一年度第一季 度内 送交公司综合部整理后存档 印章管理员无权销毁 删改各种印章使用情况记录 第二十五条 印章应当在公司办公地使用 遇有特殊情况须将公司公章 合同章带 出公司办公地使用的 应当经总经理审批后 由印章管理员携带印章随同经办人员前往 办理 并及时归还 第二十六条 使用印章应当符合下列要求 26 231 一 加盖的印章印迹端正 清晰 二 加盖的印章位置需 骑年盖月 三 加盖印章的文件资料清楚 完备 为介绍信 便函 授权委托书加盖印章 应当留有存根并在落款和骑缝处一并加盖 印章 为对外签署的合同或者协议 各类业务报表以及其他有关文件资料加盖印章 应 当在合缝处一并加盖印章 第二十七条 因情况变化造成原有印章停用或者作废的 印章管理人或者保管人应 当将印章送交公司综合部 由综合部视具体情况提出封存或者销毁的处理意见 报经综 合部分管领导审批后执行 第七章 附则 第二十八条 各所属公司需要制定印章管理规定的 应遵循本规则的原则并报公司 综合部备案 第二十九条 本制度自颁布之日起开始实施 第三十条 本制度由公司综合部负责制定 修订和解释 附件 印章 证照领用申请表 附件一 印章 证照领用申请表 27 231 印章 证照领用申请表 附件二 印章使用申请表 部 门申请人印章名称 领用时间归还时间证照名称 申请原因 年 月 日 部门负责人综合部负责人 法定代表人总经理审批 部 门申请人印章类别 公章 法人代表私章 财务专用章 合同专用章 发票专用章 其他 申请原因 年 月 日 部门负责人综合部负责人 28 231 印章使用申请表 广州佳烨投资管理有限公司广州佳烨投资管理有限公司 月印章使用登记月印章使用登记 表表 公司公司 名称名称 使用使用 部门部门 印章名称印章名称 使用用使用用 途途 使用印章文件内容使用印章文件内容 页数页数使用使用 人人 使用使用 日期日期 领导领导 审批审批 备备 注注 总经理审批 部 门申请人印章类别 公章 法人代表私章 财务专用章 合同专用章 发票专用章 其他 申请原因 年 月 日 部门负责人 法定代表人 29 231 30 231 佳烨投管 第一部分 行 政 管 理 制 度 档案管理制度 主责部门公司综合部 制度编号 NO JYZDXZ04 2013 执行日期2012 年 04 月 01 日 备 注 31 231 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为做好广州佳烨投资管理有限公司 以下简称 公司 档案管理工作 规范档案管理活动 有效保护和利用档案 促进档案工作为公司各项工作服务 根据 中华人民共和国档案法 及档案工作相关国家标准 结合公司实际情况特制定本管理 制度 第二条 本制度所称的档案是指公司从事业务经营 企业管理 公关宣传等活动中 所直接形成的有保存价值的各种文字 图纸 图表 账册 凭证 报表 技术资料 电 子文档 照片 声像 荣誉实物 证件等不同形式的历史记录 第三条 本制度适用于公司及全体员工 第二章 档案的分类 第四条 档案各级分类应赋予统一名称 其名称应简明扼要 以充分表示档案内容 性质为原则 并要求一定范畴 不能笼统含糊 如 证照类目 制度类目 文件类目 合同类目等 第五条 公司档案大致分为以下几类 一 证照类目 营业执照及各类证照 年检资料 公司章程 各类资质 荣誉证书 等 二 文件类目 董事会文件 外部来文 政府职能部门往来文件 和内部发文 三 制度 法规类目 各类管理制度 业务流程 国家行业法规等 四 合同类目 分内部管理合同和业务合同两种 32 231 五 经营类目 战略发展规划 经营计划 年度月度计划及总结 客户信息资料 项目资料 销售资料等 六 会议纪要类目 各项经营例会及其他重要会议的纪要等 七 资产管理类目 办公设备 固定资产档案文件等 八 会计类目 各种财务凭证 报表 会计账册等 九 人力资源类目 个人档案 招聘 绩效 劳动合同文件等 十 法务审计类目 法务 风控 审计类文件 十一 题赠性资料类目 包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词 书画 工艺制品等 十二 技术性资料 包括各类工程图纸 竣工资料 报批报建资料等 十三 信息宣传类目 公司各种宣传及印刷资料 影音文件 实物资料 市场调 研资料 业务资讯 考察资料等 如照片资料 录音资料 录像资料 影片资料等 十四 电子文件类目 所有档案的电子文本或录音文本的档案 第六条 档案编号 一 档案分类各级名称经确定后 应编制 公司档案编号管理参照表 将所有 分类各级名称及其代表数字编号 用一定顺序依次排列 以便查阅 二 档案分类各级名称及其代表编码一经确定 不宜任意修改 如确有修改必要 应事先审查讨论 并拟定新旧档案分类编号对照表 以免混淆 三 公司档案员负责对公司各类文件材料的收集 整理 按照 公司档案编号管 理参照表 要求 对号入座 进行分类 编号 归档工作 各部门配合公司档案管理工 作 33 231 四 公司综合部和公司各部门需要按照 公司档案编号管理参照表 上要求 明 确相关文件的归档部门和管理权责 由各部门负责立档的文件 需由各部门指定档案管 理员按照管理要求统一进行编号 归档工作 第三章 档案管理机构的设置及基本要求 第七条 公司设立档案室 隶属于综合部 并设置专职档案管理员 负责档案资料 的归档督促和日常管理工作 公司制定明确的档案管理员岗位职责 档案管理员必须严 格履行职责 第八条 综合部根据公司范围内的档案性质划分为以下几个日常具体管理单位 一 公司档案室 二 各部门内部资料室 三 财务部 四 人力资源部 综合部负责统一指导 监督此四类档案管理单位的档案管理 包括档案的形成 积 累 整理和递交工作 其中公司档案室 资料室由综合部直接管理 其他两个单位日常 自行管理 第九条 实行维护档案完整与安全的原则 各管理单位在经营 管理 发展过程中形成的各类档案的所有权归公司所有 各部 门内部形成的文件 规定 资料等必须规范管理 确保完整 安全 并主动提交公司档 案室存档 综合部对上交给公司档案室的档案的安全性 完整性负责 第十条 实行档案标准化与信息化建设同步原则 档案管理应按照要求做到规范 及时的归档 尽力实现档案的标准化 程序化管理 34 231 档案信息要录入电脑 并把纸质档案扫描成电子版存档 实施档案的信息化管理 档案 的信息内容应当包括但不限于 档案的名称 生成部门 生成时间 类别 保管期限 件数 页数 存放位置 借阅记录 销毁记录等 第四章 档案保管权限范围 保管期限 第十一条 公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级 一 公司级档案应按标准规范进行分类 规范档案编号和档案标签 并建立电子与 纸张分类目录 二 各部门资料档案管理必须设兼职的档案管理员 制定明确的各部门 各公司档 案管理员岗位职责 规范档案管理工作 明确各部门 各公司档案与公司档案的归口管 理 第十三条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订 保存期限分为永久 和定期 定期按文件材料的保持价值分为 1 年 5 年 15 年 一 永久保存 1 公司成立 合并 撤消 更改名称 启用印章及公司章程 营业执照 生产经营 许可证 法人代码变更 直属 控股 参股企业设立协议 公司章程 产权变动 股权 证书 红利 股 分配的决议 股东会决议 董事会纪要 年度审计报告以及公司对全 资 控股企业的批复 决定等 直属 控股 参股企业的终止 解散 撤并等清算 报 告及终止解散协议等 2 公司的历史沿革 大事记 反映公司重要活动事件的剪报 声像材料 荣誉奖励 证书 有纪念意义和凭证性的实物和展览照片 录音 录像等材料 35 231 3 公司颁发的 包括转发的 各种正式文件的签发稿 重要文件 直属全资子企业 的情况汇报 请示报告 重大事项说明及公司批复 决定等 4 公司及其各职能部门活动形成的工作计划 总结 报告 公司公务活动形成的重 要信件 讲话稿等材料 董事会 会议纪要 决议 5 公司与有关单位签订的各种合同 协议书等法律性文件材料 公司与子企业签署 的各种责任书等文件资料 公司批准的基本建设工程施工 竣工 购置大中型设备的文 件材料 公司直接管理的科研 生产 建设项目的科技文件材料 6 公司财产 物资 档案等的交接凭证 清册 公司科研项目的调研 立项 研究 试验 总结 鉴定 报奖 推广运用等反映科学技术管理的专业文件材料 7 各种法律仲裁 纠纷 起诉书 判决书等文件材料 8 公司与国 境 外合作伙伴签订的协议书 合同及外事活动中形成的请示 报告 计划 考察总结 考察报告 会议纪要 记录 声像材料 互赠礼品清单 工作来往文 件等 二 15 年保存 1 预算 决算书类 2 会计凭证 3 规划 经营目标等资料 4 法务审计文件等 5 人事部门文件及其他经核定须保存 15 年的文书 三 5 年保存 1 员工工作计划或非重要内部会议纪要等文件 2 行政 人事非重要性管理文件及其他经核定保存 5 年的文书 36 231 四 1 年以下暂时保存 结案后无长期保存必要的文书 五 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定 第四章 会计档案 人事档案的保管 第十四条 会计档案管理要求 公司各类会计档案指会计凭证 会计账簿 财务会计报告等会计核算专业资料 按国 家会计法及会计档案管理准则执行 由财务部统一保管 保存期限为永久保存 接受公 司综合部监督和抽查 会计凭证 会计账簿 会计报表 纳税申报表 统计报表 财务方案 资金合同 税 务文件等 此类资料由总经理审批查阅 外借需由总经理或总经理授权人员批准 并于 10 日之内归还 第十五条 公司员工人事档案 公司员工人事档案的建档 归档和管理由人力资源部负责 接受公司综合部法务监督 和抽查 具体要求如下 一 员工档案必须包含以下内容 员工应聘申请表 一寸照片两张 录用审批表 身 份证 学历证明 岗位证书 职称证书等复印件 转正审批表 调动 升职审批表 奖惩 文件 劳动合同 体检报告及其他反映员工工作的信息等 二 凡正式录用后的员工 在办理完入职手续当日 人力资源部负责建立员工基础档 案 员工人事档案以公司为单位 部门为类别进行管理归档工作 档案管理员应按员工 顺序号进行存放保管 每位员工在公司工作期间拥有唯一的一个档案顺序号 不重复 同时 档案管理员应建立相应的电子版员工档案方便查询 37 231 三 离职员工离职时 其档案按制度及时放置到离职人员档案柜 若要销毁 需按相 关时间规定进行销毁并报人事行政分管领导审批后执行 四 人事档案为保密文件 人事档案需严格遵守保密制度 坚持保密原则无关人员不 得查阅 凡因工作需要查阅员工档案的 必须经分管领导同意 在指定时间 指定地点 查阅 第五章 整理装订规则 第十六条 档案的整理装订工作由档案生成部门根据本管理制度的规定在移交至公 司档案室之前承办 综合部进行指导 第十七条 档案在整理时应以件为单位进行整理 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化 一般而言 每份文件为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 第十八条 档案可采用装订和不装订两种形式 装订时必须剔除金属物 采用线绳 三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便于保管和利用 第十九条 归档文件的装订单位分别是卷 件 页 装订成卷的文件应当遵循文件 的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用的基本原则 第二十条 工程技术档案 会计档案 人事档案按照行业业务要求进行归类整理 并按年度进行排序 第六章 归档要求 第十六条 归档是指公司各部门在规定的时间内将档案整理 上交至各管理单位的 过程 第十七条 归档的文件材料应为原件 因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的 应与汉译文一并归档 无译文的要译出标题后归档 文件材料归档后不得更改 归档的 38 231 文件材料一般一式一份 第十八条 公司的归档工作实行年度归档制度 每年一月份为各部门向公司档案室 移交档案资料的时间 各部门 各公司要将上年度在积累的各类纸质 实务档案 及微 机内存贮的规划 规章制度 人事资料 合同 协议 工资档案 学习材料 发言材料 技术资料 报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝 标明名目后 存档备查 对于权利证照 设备随机技术资料 保险 荣誉实物等特别重要的档案应当自取得 后 24 小时内归档 工程项目档案一般在该项目各阶段结束后的 10 个工作日内归档 公司的组织结构 关键岗位发生变更的 相关责任人应当在变更决定作出之日起 10 日内办理相关档案移交手续 第十九条 各部门向公司档案室归档时 应当认真填写 档案移交清册 以明确双 方责任 档案移交清册 应当包括移交部门 接交部门 案卷类别 件数页数 保管期 限 移交人 接交人 监交人 移交日期 移交人对准确性 完整性的声明等内容 档案移交清册一般一式三份 分别由移交人 接交人 监交人签字后保存 第二十条 综合部在每年的三月下旬编制档案室现存档案统计表呈报董事长审阅 第七章 电子文档 第二十一条 本管理制度所称电子文档是指在数字设备及环境中生成 以数码形式 存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络 上传送的文件 包括但不限于 图像文件 图形文件 影像文件 声音文件 数据库文 件及相应的支持软件 相关数据等 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件 如没有纸质等拷贝件 必须制成 纸质文件说明 39 231 第二十二条 电子文档生成部门应当定期将符合条件的电子文档向档案室移交 并 按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上 电子文档归档分为逻辑归档和物理归档两类 其中逻辑归档是指在计算机网络上进 行 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文档的管理权限向档案室移交的过程 物 理归档是指把电子文档集中下载到可脱机保存的载体上 向档案室移交的过程 第二十三条 各档案管理单位在收到移交上来的纸质档案时 应根据档案的性质转 存成为相应格式的电子档 并存入其他介质的保存媒体中 第二十四条 对磁性载体每满 2 年 光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验 抽样率 不低于 10 如发现问题应及时采取恢复措施 对磁性载体上的归档电子文档 应每 4 年转存一次 原载体同时保留时间不少于 4 年 第二十五条 归档电子文档的封存载体不应外借 未经批准任何单位或人员不允许 擅自复制电子文档 利用时应使用拷贝件 第八章 借阅与销毁 第二十六条 各部门 各公司经办人员因业务需要 经过批准可以查阅档案 因工作需要借阅档案时 根据档案保存级别的相关制度 由制度的审批人签字批准 后 方可借阅 查阅者必须爱护档案 保持整洁 严禁涂改 注意安全和保密 第二十七条 原则上任何档案严禁带出档案室 如确因工作需要 必须由专用人员 写出书面借条 报相关领导签名批准后借出 借阅档案时应当注明借阅期限 一般地借 阅期限最长为 10 天 第二十八条 当某些档案保存期限届满 且不再具有保存价值时 由综合部通报档 案生成部门 再由档案生成部门编制一式三联的 档案销毁清册 由总经理审核批准后 方可销毁 档案销毁清册 应当永久保存 40 231 第九章 档案室管理要求及罚则 第二十九条 档案室 资料室管理员必须分门别类进行系统整理 严格按照其自然 形成规律和内部的有机联系进行装订 登记 排列 上架 入柜 按照档案类别进行序 号排列 建立档案管理台帐 第三十条 公司档案室专设会计档案专柜 人事档案专柜 分别由相关部门档案管 理员负责管理 第三十一条 档案室做好档案的登记 分类 统计工作 严格按照借阅 复印 外 借的流程办理相关登记 审批手续 第三十二条 档案室应做好防火 防潮 防晒 防虫 防损 防盗 防尘工作 以 提高档案的安全性 对破损 字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制 档案员每年 要进行一次全面 彻底的清查整理工作 做到帐 卡 物相符 第三十三条 严格遵守保密制度 不得私自删除或销毁档案材料 不得将档案存放 在档案室之外的地方 第三十四条 档案管理部门或借阅人对档案不注意保密 致使公司档案泄密且给公 司造成损失的 给予相关责任人严肃处理 情节严重的移交司法部门依法处理 第十章 附则 其他专项档案管理制度及保管期限 为本制度的补充 41 231 附件一 卷内目录 发 文卷 号 文件 编号 案 卷 题 名 单 位时 间 页 数 份数 归档 时间 保管 期限 密 级 归档 人员 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 42 231 附件二 公司档案编号管理参照表 公司档案分类 编号的原则是以公司的全部档案为对象 依据公司的特点和主要职能 保持文件之间的有机联系 便于科学的管理和提供利用 本表规范统一了公司 档案分类 编号管理原则 适用于公司 所属公司可参照执行 一级类目二级类目 代号名 称代号名 称 归 档 范 围保管期限立档部门 JH 公司营业执照及各类证照 注册类资料 年检资料 公司章程 荣誉 永久 A 证照管理类目 公司代码所属公司营业执照及各类证照 注册类资料 年检资料 公司章程 荣誉 永久 A 董事会类 董事会文件 股东大会文件 董事会的往来文件 信函 股权变更 中介机构的审计 评估报告 永久 B 外部来文类 各类和政府事务关联的决议 决定 条例 规定 指示 通知 函等 各类经济事务 关联的来文 函件等 15 年 B 文件管理类目 C 内部发文类各类公司及所属公司发布的通知 决定 办法 规定 任免等 15 年 JH 公司各项管理制度 永久 公司代码所属公司各项管理制度 永久 JH 公司各项业务流程 永久 C 制度管理类目 公司代码所属公司各项业务流程 永久 A 管理类 公司管理类合同 15 年 综合部 D 合同管理类目 B 业务类各类经营类 业务类合同协议等 此类型合同编号按公司 合同管理制度 执行 15 年风控部 43 231 一级类目二级类目 代号名 称代号名 称 归 档 范 围保管期限立档部门 A 战略规划类重大经营战略性决策 发展规划 方针目标管理等 永久 投资分析资料 调研评估报告等 15 年 B 投资管理类 项目可行性研究报告 预算 项目文件 资料 签约文件等 15 年 经营部 公司及所属公司年度经营目标 15 年 公司管理层及所属公司高管月度工作计划与总结 5 年 C 计划管理类 公司管理层及所属公司高管年度工作计划与总结 5 年 综合部 公司重要用户资料 永久 E 经营管理类目 D 日常管理类 其他重要的经营类档案 15 年 经营部 周例会会议纪要 1 年 月度例会会议纪要 5 年 A 经营例会类 公司年会会议纪要 永久 B 总经理办公会议 类 公司总经理组织召开的业务 管理办公会 5 年 C 其他内部会议类重要的业务 管理沟通协调会及其他内部会议 5 年 F 会议纪要类目 D 接待会议类重要外部来访的接待 洽谈会议 5 年 A 办公设备类购置 验收 调试文件 使用维修文件 旧设备处理文件 报废 清理 后保存 1 年 B 车辆管理类车辆管理的材料 采购过程 产权证 保险单 维修记录等 永久 G 资产管理类目 C 固定资产类 关于固定资产申请调拨 报废 封存的请示 报告及批复 固定资产登记表 清单等 固定资产的说明书 使用手册等配套材料 报废 清理 后保存 5 年 综合部 44 231 一级类目二级类目 代号名 称代号名 称 归 档 范 围保管期限立档部门 A 凭证类原始凭证 记帐凭证 汇总凭证等15 年 现金和银行存款日记帐15 年 明细帐15 年 总帐15 年 固定资产台帐 报废 清理 后保存 5 年 B 帐簿类 辅助帐册 备查薄15 年 月 季度会计报表 包括文字分析 5 年 C 报表类 年度会计报表 包括文字分析 永久 H 会计档案类目 D 其它类 会计移交清单 会计档案保管清册 会计档案销毁清单 银行余额调节表 银行对 帐单 15 年 财务部 公司员工档案永久 A 员工档案类 所属公司高管员工档案永久 公司员工劳动合同永久 B 劳动合同类 所属公司高管员工劳动合同永久 公司员工绩效考核15 年 C 绩效考核类 所属公司高管员工绩效考核15 年 D 日常管理类人力资源日常管理类文件15 年 E 招聘类招聘人才库5 年 F 薪酬类薪酬文件15 年 G 社保类社会保险类文件永久 I 人力资源类目 H 培训类公司及分公司培训类文件15 年 人力资源部 45 231 一级类目二级类目 代号名 称代号名 称 归 档 范 围保管期限立档部门 A 风险控制类风控日常性管理文件15 年 法务日常性管理文件15 年 B 法务类 判决书 调解书 裁定书 仲裁决定书等 诉状 答辩状 代理词等永久 审计日常性管理文件15 年 J 风险管理类 C 审计类 本公司年度财务情况审计报告 本公司领导任期主要经济指标审计材料 所属单位年 度经营审计材料 永久 法务风控部 市场调研资料 业务资讯等 5 年 A 信息类 公司组织的考察活动所发生的各种资料档案5 年 B 实物类反映本公司主要职能活动的证书 奖杯 奖状 奖章 锦旗等永久 C 宣传及印刷资料公司宣传及印刷材料永久 反映公司主要活动的照片永久 反映公司活动的影音资料永久 K 信息宣传类目 D 影音资料类 反映本公司主要职能活动 存有公司重要的数据信息的光盘永久 综合部 L 电子档案类目 1 电子文件档案编号同实物档案编号 2 需按照各级分类设置不同的电子文件夹 3 第一大类文件均需要留存扫描件 4 所有电子文件档案均需备份 同实物保存 期 同实物保存 部门 1 通用编号标准 一级类目代号 二级类目代号 年号 4 位数字 案卷流水号 卷内流水号 所属公司代码设置标准 选用所属公司名称两位数关键字拼音首字大写 2 会计档案由财务部门参照公司编号管理原则执行 其他部门可根据业务 情况在二级分类下做三级细分类下做相应调整 3 公司综合部及其他各部门需指定档案专员 需按照以上标准实施档案管理工作 部门前期建档工作需在综合部档案专员指导下进行 4 每年一月中下旬 各部门需按照综合部规范要求将上年度档案移交到公司档案室统一编订案