人力资源管理信息化的研究与应用.doc

人力资源管理信息化的研究与应用以KCD企业为例摘要本文在吸收国内外相关成果的基础上，对企业信息化环境下的人力资源体系、方法以及如何贯彻实施现代人力资源管理理念，并将其应用与企业实践进行了较为深入的分析研究。信息化人力资源管理，在企业信息化的背景下，最初由事务性的工作信息处理，到后来分离出来，作为一个独立的一部分，使得人力资源部门不再仅仅是一个耗费成本的部门，人力资源管理信息化将助力这种转变。本文首先综述了企业人力资源管理理论发展和研究的现状，对传统人事管理和现代人力资源管理进行了比较分析。 本文通过对人力资源管理信息化相关理论的分析，结合KCD 企业实施e-HR系统的前后效果对比，分析其实施成败因素，提出了相应的对策。部分研究成果已在企业展开实施，取得良好的应用效果。对于类似的企业在未来的人力资源管理信息化进程中，将起到一定的借鉴作用，可以避免绕弯路。也希望通过我抛砖引玉，促进更多的关于如何进行人力资源管理信息化的后续研究，在这样一个信息时代把人力资源管理水平提高。关键词： 人力资源管理，信息化，e-HR,应用研究The Application Study of Human Resource Management Informatization Implements With the Case Study of KCD EnterpriseAbstractIn this thesis ,based on the national and international related researches , the HRM system , methods are analyzed under the enterprise informatization circumstance , and then the way to carry out the modern HRM ideas in enterprises is deeply studied. From the businesslike work information management to be separated as a comparatively absolute part , human resource management will make the HR department change to be an efficient one .This paper first sums up the development and current research status of enterprises HRM ,which compares traditional personnel management with modern Human Resource Management .This article analyzes the reason of the implement result of KCD enterprise that implement e-HR system and advances relevant maneuver after analyzing relevant theorilar . By now, partial scheme has already been implemented in its HRM reform and notable economic benefits have been obtained. Similar ones can refer it to avoid the crooked road in the future. And also hope let me a modest spur to induce others to come forward with valuable contributions, it can accelerate the subsequent research and advance the management level of HR to a new place.Keywords: Human Resource Management, Informatization, e-HR, Application Study目 录摘要IAbstractII一、引言1（一）研究背景、概况及意义1（二）研究目的和主要研究特色2二、人力资源管理信息化国内相关理论综述4（一）人力资源4（二）人力资源管理4（三）人力资源信息化（e-HR）管理4（四）人力资源信息化管理优势6三、国内外相关领域研究现状及发展综述7（一）管理模式及体系研究7（二）管理技术及方法研究7四、企业e-HR系统实施前准备工作8（一）企业概况8（二）e-HR软件的选择11（三）系统实施准备12（四）e-HR系统软件解决方案框架13五、实施情况的问题分析与建议14（一）系统实施规划14（二）主要实施活动17（三）系统功能模块的应用分析18（四）模块实施效果对比分析21（五）系统实施存在问题分析23六、研究结论与建议24七、研究展望26谢辞27参考文献2829人力资源管理信息化的研究与应用以福州KCD企业为例一、引言本文是选取的是福州市餐饮行业的一家私营企业为案例，在如何留住优秀员工、合理安排人力资源、降低成本、提高企业竞争力，已经是服务行业企业管理者考虑的问题。通过对企业人力资源管理信息化进行的研究，再结合前人研究的成果，分析企业人力资源管理信息化存在的一些问题，并在此基础上提出推进我国企业人力资源管理信息化的对策和措施。总之，企业的人力资源管理活动是需要通过企业不同角色的共同参与来完成的，而不只是HR部门的工作1，即企业必须实行“全面人力资源管理 在全面人力资源管理观念的指导下，企业人力资源管理基本功能的发挥过程是全面的，同时要求全员参与人力资源管理活动，即包括:获取、整合、保持、发展。摘自:李文静,e-HR:企业实现全面人力资源管理的平台J.集团经济研究,2007.”。在目前的技术条件下，最有可行性的方法是利用网络的快速、方便来加强人力资源管理信息化，这也就是e-HR e-HR，即e-human resource，全称电子人力资源管理或网络人力资源管理。的出现。（一）研究背景、概况及意义 随着国内企业市场竞争日趋激烈，越来越多的企业开始意识到企业获取竞争优势的决定因素是人，人力资源成为企业发展的重要的资源之一；而人力资源管理也成为企业管理的重中之重，提升企业人力资源管理水平，已成为国内企业的当务之急2。从目前我国的人力资源管理信息化的情况来看，行业之间、相同行业不同企业之间以及地域之间发展极不平衡，个别发展步伐快的大型企业 这类型偏向于IT行业，特别是外商投资的企业，他们的优势就是自己拥有这方面的技术。的信息化人力资源管理的水平己经发展到了较高的阶段，特别是走国际化道路的企业，而大多数企业还处于信息化开展的初级阶段，有些企业则根本没有意识到这一点，典型的代表就是规模比较小的私营企业，管理方式还没有纳入一个规范体系，更不用说是人力资源信息化了。国内企业的信息化的人力资源管理的整体水平还比较低。首都经济贸易大学劳动经济学院信息化人力资源管理研发课题组2003年底，对北京市200家企业进行的关于信息化人力资源管理的问卷调查结果表明:没有HR软件或是HRIS的企业占58.5%，有HRIS的占16.7%，有HR软件的占31.7%。调查显示己使用人力资源管理信息系统的企业中，71%的企业仅仅用于搜集员工信息，拟制有关报告;68.2%的企业用于工资发放管理；59.5%的企业用于员工考勤管理。目前人力资源管理信息化另一个比较普遍的问题就是缺乏专业的HRIS/HRMS HRIS，Human Resource Information System .HRMIS，Human Resource Management Information System咨询和培训，在系统的实施过程中专业的实施顾问更是缺乏。国内企业实施e-HR系统的过程时要结合企业自身的实际情况，也不能够一味追求完善的系统设置，一方面不一定适用，另一方面也会造成企业资源的浪费。通过本文论述的科学管理理念与先进信息管理技术的结合，能够使企业更好的实现人力资源信息化、知识化管理、人本化管理。鉴于目前人力资源管理信息系统的应用范围在国内还不十分广泛，希望可以推动更多的企业应用好人力资源管理信息系统，为企业的人力资源管理提供一个良好的发展平台，为现代企业提供一套人力资源管理信息化建设的方法，使其能从现代企业人力管理的整体构架出发，同时运用科学的人力资源管理方法，完善人力资源管理流程，在此基础上，建立人力资源管理的整体解决方案框架，并以人力资源管理信息系统(HRMIS)为载体，提高人力资源管理的效率，降低人力资源管理成本，从而在现代企业的应用中，能够使人力资源管理工作者更多关注战略性的问题，为企业管理提供决策支持，有着重要的意义。（二）研究目的和主要研究特色人力资源管理信息系统是对企业人力资源进行全而管理的人和计算机相结合的系统，它综合运用各种信息技术，同时与现代化的管理理念和管理手段相结合，辅助管理者进行人力资源决策和管理，它不仅是一个技术系统，更重要的是一个管理系统3。1.研究目的首先，希望通过本文的研究，阐述先进的科学管理理念与先进的信息化管理技术结合，推动企业人力资源信息化管理的实现，可使人力资源管理人员从日常的繁琐的行政事务或操作流程中解脱出来，因为他们的这部分工作中的很多流程被信息化所代替，从而有更多的时间投入到人力资源管理的其他领域，在实现较色转变的同时，也会充分发挥人力资源管理战略服务和咨询指导功能。特别是对于部门的管理人员，借助e-HR这个平台参与到人力资源管理的整个活动中，届时可以充分发挥人力资源的其他职能 不能说全部职能，至少参与其他职能的管理有了时间前提保证。对于案例中的企业来说，使得HR部门经理。通过这个信息平台，可以容易了解到企业的人力资源状况，借助简单、快捷的操作，帮助其有效迅速地做出相关决策。从而使得人力资源管理职能产生转变，见图1-1：图1-1 人力资源管理职能发展趋势 此图来源于平时的上课笔记，忘记其具体来源，在此声明非本人之作，是引用他人成果。2.主要研究特色本文的选题主要来源于福州市餐饮行业中的某一家私营企业，为了便于文章阐述，以字母KCD来简称这家企业。这家企业比较符合本人选题的研究背景，并且本人曾在这家企业维持了两次的实习 两次实习指暑假专业认知实践和毕业实习。，实习时间累计5个月，所以对这家企业比较了解，方便进行数据等信息的收集。本文的主要研究特色就是通过实施这个系统，使得e-HR在人力资源管理中得到应用，从中获得的数据和碰到的问题将带有比较强的实证性，虽然e-HR将在企业的人力资源管理上发挥积极的作用结合实施过程，本文将说明实际应用中出现的问题，并阐述如何解决碰到的问题。既要看到e-HR系统带来的优势,也要客观地看到其存在的问题。本文针对这次实施效果和实施期间遇到的问题进行了非全面的分析，为本文研究的内容提供依据，并且为企业提供一些指导性建议。纵观查找和研究的众多文献资料，大多数偏向于e-HR系统方面的设计或者关于系统实施的方案介绍 很多研究文献并未真正实施，只是作为一种参考性建议，或者是一个解决方案，没有的实际企业得到实施，就算是研究有关实施的，没有形成系统的研究。，没有专门针对某一个一个企业从头到尾去跟踪系统的实施情况，对遇到的问题、产生问题的原因以及怎样解决问题进行分析。本文通过实施前后进行比较分析，从企业人力资源管理效率是否得到提升为出发点，综合阐述e-HR系统所涉及的一些问题，并对此提出自己的看法和建议。二、人力资源管理信息化国内相关理论综述（一）人力资源人力资源是指能够推动社会和经济发展的，能为社会创造物质财富和精神财富的体力劳动者和脑力劳动者的总称4。这是厦门大学廖泉文教授所著的人力资源管理一书所用的文字描述。与人口资源和劳动力资源是有区别的。人口资源是指一个国家或地区具有的人口数量；而劳动力资源是一个国家或地区具有的劳动力人口总称，是人口资源中拥有劳动能力的那一部分人。（二）人力资源管理人力资源管理是指各种社会组织对员工的招募、录取、培训、使用、升迁、调动、直至退休的一系列管理活动的总称 来自廖泉文.人力资源管理M.高等教育出版社，2003.7。人力资源管理的主要目的主要在于科学合理的使用人才，发挥人的作用，推动社会和组织的迅速发展。企业内所有人力资源的取得，运用和维护等一切管理的过程和活动 来自福州大学管理学院郑文力教授的人力资源管理课堂课件内容。（三）人力资源信息化（e-HR）管理郑大奇认为，“e-HR”就是指电子化的人力资源管理，任何利用或引进了各种IT手段的人力资源管理活动都可被称为“e-HR”。但是，随着互联网、电子商务理论与实践的发展，我们目前所说的“e-HR”已经是一个赋予了崭新意义的概念。e-HR是一种包含了“电子商务”、“互联网”、“人力资源业务流程优化BPR BPR，指Business Process Reengineering,又称企业流程重组，流程指为完成企业目标或任务而进行的一系列跨越时空的 在逻辑上相关业务活动。”,“以客户为导向”、“全面人力资源管理”等核心思想在内的新型人力资源管理模式。它综合利用各种IT手段和技术，如呼叫中心、考勤机等终端设备；它必须包括一些核心的人力资源管理业务功能，如招聘、薪酬管理、培训(或者说在线学习)、绩效管理等。它的使用者，除了一般的HR从业者外，普通员工、经理及总裁都将与e-HR的基础平台发生相应权限的互动关系。综合来讲，e-HR是一种全新的人力资源管理模式，它代表了人力资源管理的未来发展方向5。国外理论中一种观点认为在e-HR中存在两个“e”元素，一个是“electronic ”，另一个是“employee”，表示一方面e-HR系统实施的是电子化、信息化的管理工具，又引入了全员参与管理的理念。多数认为e-HR，就是可以自动处理很多核心程序，“e-HR”中的“e”即为更强功能(more enabling)、更有能力(more empowering)和HR功能的扩展(extending) 6。由于计算机系统并不是简单的替代文件柜，或者完全替代传统人事管理的工作，这是不可能的。人力资源管理工作通过使用e-HR将发生巨大的变化，并把它的管理方式带入计算机信息时代。一方面这种新的工作方式改变了传统人力资源部门的角色，另一方面其他部门的员工的工作方式也随着发生了变化。它通过人力资源管理信息化是人力资源摆脱传统的行政性、事务性工作的束缚，可以有更多的时间进行战略性工作；并通过信息化人力资源管理整合内外资源、全员参与管理实现人力资源管理理念的变革。管理革新阶段一合作伙伴过程自动化信息化日常交流处理一般内容自定义内容流程自动化供应链整合1：1关系管理阶段二阶段三员工日常事务管 理人力资源e化管理图2-1人力资源管理理念的革新 1：1关系管理是指当人力资源管理从单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展的过程中。（资料来源于：朱勇国，信息化人力资源管理M.中国劳动保障学出版社.2006，） 综合国内外对于e-HR的定义，e-HR，即信息化人力资源管理，是以先进的电子信息技术为手段，以软件系统为平台实现低成本、高效率、全员共同参与管理过程，实现人力资源战略地位的全面、开放的人力资源管理新模式。与传统人力资源管理系统不同，e-HR是从“全面人力资源管理”的角度出发，利用Internet/ Intranet 互联网/企业内部互联网，后者可以理解为现在的企业内部局域网。技术为HR管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台，在满足HR部门业务管理需求的基础上，还能将HR管理生态链上不同的角色联系起来，使得e-HR成为企业实行“全面人力资源管理”的纽带。它基本上由面向HR部门的业务管理系统(HRMS)与面向企业不同角色 高层管理人员、直线经理、普通员工、HR专业管理者的网络自助服务系统(Self- Service)两大部分组成，是对传统HRMS在技术 建立在Internet/ Intranet技术基础之上。上与理念 建立在全面人力资源管理观之上，强调全员的共同参与。上的延伸 7 。（四）人力资源信息化管理优势对比传统的人事管理，人力资源信息化（e-HR）管理有以下几个优势。1.提高HR部门的工作效率，降低成本影响HR部门的工作效率的因素主要包括：员工信息管理业务 事档案资料的查询、修改、统计、维护等、每月工资的结算与处理、员工培训安排、员上的考勤和休假处理等业务内容。特别是针对员工数量规模比较大的企业，这些事务往往要持续占据HR管理人员的大量时间。手上操作不仅效率低下，而且容易出错8。因此，对HR部门而言人力资源管理系统首先要解决的是如何提高他们的工作效率，使管理人员从日常事务中解脱出来，考虑更具战略意义的问题。同时由于计算机快捷方便的操作、大容量的信息存储，可以节省大量的纸张、办公用品的耗用，使这些显性成本得以降低，办公效率的提升使隐性成本的降低更为显著9。这将大大的降低了人力资源管理的运作成本，提高人力资源管理工作的效率。2.规范HR部门的业务流程当HR管理者从繁琐的行政事务中抽身出来之后，他们往往希望规范人力资源运作体系的业务流程。招聘流程、绩效管理流程、员上培训与发展流程、员工职业规划、离职流程 由于选择案例属于餐饮业，员工流动率较高，在系统包含的离职流程上有特殊要求，需特别办理离职手续，但是会出现自动离职现象。等的设计都将进入HR管理者们的考虑范围。e-HR的实施要求各项规章制度必须是标准规范的，这样才能是系统的运转处于正常的水平。一方面促进了各项人力资源管理工作的标准规范化，另一方面也将促进使之发生业务联系的各个环节的管理规范化。管理制度的规范化进而将促进组织结构、工作流程的优化，避免在组织结构上产生的效率低下，人力物力的浪费10。3.实现工作时间再分配，提供增值服务 增值服务简单定义是提供产品本身以外的服务给顾客，使得产品的价值增加。在此的顾客就是企业员工和企业HR管理者。时间的节省，工作效率的提高使得人力资源管理人员可以有更多的时间和精力关注人力资源管理的其他战略制定，辅助企业的其他经营计划的制定。需要HR部门花心思去考虑的。因此，在这个层面上，e-HR系统如果能提供人力资源规划、直线经理自助服务、员工自助服务等功能，并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效管理体系等HR管理技术特征比较明显的功能，势必将帮助HR管理人员更好地为企业与员工提供增值服务11。三、国内外相关领域研究现状及发展综述自1986年Mahoney和Desktop将人力资源管理研究划分为宏观和微观两个研究分支以来，人力资源管理宏观与微观研究都取得了显著进步12。在技术革命和经济全球化环境影响下，企业人力资源管理逐步从后台走向前台，从静态管理转到动态管理，从滞后于实践进到前瞻于实践。人力资源管理作为整个企业管理的轴心，其管理模式、管理技术、管理手段等方面的研究为迎接新的挑战做出了相应调整和改革13（一）管理模式及体系研究信息时代，面对企业基础管理模式的革命性变革，建立在其平台之上的人力资源管理必须有新的模式与之相适应。刘善仕等分析了我国企业人力资源管理的四个阶段，指出中国企业人力资源管理模式及其未来的发展趋势，为进一步改善企业人力资源管理提供了实践的新走向14。如赵世庆据企业实际情况，从绩效考核、薪资管理和培训体系三个方面构建了人力资源管理模式，规划了针对西南铝公司的人力资源管理信息系统15。林珏芸探讨了企业战略性人力资源的职能范围，构建了以四大核心职能为基础框架的管理体系，为其他职能的运作提供了参照依据16。由于网络技术的普及，学习与发展成为企业与员工永远的主体，因此国内外学者又研究提出了e化人力资源管理，以实现员工或潜在员工和企业人力资源管理者互动和零距离。（二）管理技术及方法研究在宏观的人力资源管理模式及体系指导下，其具体的实践操作如何进行，也是近年来企业关注的问题，因此人力资源管理技术和方法的有了很大的进展。招聘考试技术、人才测评技术、培训技术、考评技术、人事诊断技术、工资设计技术等已在实践中应用并取得了很好的效果17。如方忆冈提出利用Markov链建立人员供给预测模型，不仅可以预测各类人员的供给人数，还可预测其分布状况18 ；Klein和Veaver研究发现，公司积极帮助员工参与职业定位，有利于其更快地适应新环境，了解公司历史战略目标19。王蔚研究了管理心理学在人力资源管理中的应用，从心理学的角度总结出若干方法加强人力资源开发管理的有效性20。乔胜普研究了制造业员工绩效管理的体系，提出了“业绩+表现”的考核模式，并提出了基于COM Component Object Model组件对象模型。的B/S架构 B/S 指browser / sever 浏览器/服务器的系统开发方案21-22。卢志伟分析了人力资源管理中现有技术不能解决的问题，提出将数据挖掘技术与管理技术相结合解决实际应用问题 23-24 ；张正龙等人利用自组织系统原理，提出了企业系统对人力资源的整合作用原理及人力资源标队动态管理方法，对人力资源进行了配置、调剂及评估等25-28。综上所述，在企业信息化浪潮推进下，人力资源管理向着人力资本化、管理方式分散化、管理战略化、组织柔性化的方向发展。如何构建信息化环境下的人力资源管理体系，并将各种相关管理技术、方法用于管理实践达到有效管理，是近年来研究的热点。四、企业e-HR系统实施前准备工作企业在实施一个系统之前，有必要对该企业进行相关方面的分析介绍，特别是要针对该企业去选择系统软件。针对一个企业的系统项目实施，需要做许多准备工作。系统的整个实施过程最好是有计划、有步骤进行，既要准备硬件环境，又要分析其软件环境29-30。下面就是针对KCD企业进行概况介绍。（一）企业概况本文案例选取的KCD企业是一家私营企业，从成长历程来看，已经有十余年的发展历程，属于服务行业里面的餐饮业，在福州已经是颇具特色的餐饮业中型企业之一。关于其成立之初，从一家小型饭店发展起来，尤其是在2002年开始迅速发展。KCD发挥自己企业的各方面优势，其中包括地理优势、菜肴特色、服务特色等经营优势，虽然各方面不是很突出，但是全部综合起来，在同行业也具有一定竞争力。因为在福州激烈的餐饮行业竞争中，不仅在市场上，就连员工的需求竞争也很激烈。一方面是由于本身企业管理存在问题导致员工流动率大，另一方面企业数量不断增加，各餐饮连锁企业遍布全城各主要地段。KCD企业现已经发展成为有500多名员工的餐饮行业，截至2007年2月1日酒楼有521人，前厅员工254人（45个管理人员），厨房187人，其他人员35人。酒楼属于餐饮服务行业，突出的问题是员工流动率很高。KCD企业在福州餐饮网站排名21福州餐饮大众点评网/shoplist/best_14_10 点评是每段时间更新的，排在前面的自当是各星级酒店，本企业目前还未评星级，但是该企业年接待宾客约百万人次。该企业人员结构复杂，随着KCD企业的业务发展，规模的扩大，使得其人力资源管理水平与企业当前发展不相适应，为提高HR部门工作效率，在获得部门经理的支持下，因此实施人力资源管理信息化。企业人员基本上可以划分为管理人员、操作人员和服务人员。如表3-1：表3-1 KCD企业部门岗位分类部门岗位管理层协调公关部/人力资源部总经理副总经理经理厨师长主任部长前厅服务部服务员传菜部传菜员、海关礼宾部迎宾PA部保洁员吧台吧员后堂闽菜粤菜炒锅厨师打荷厨师丁板厨师厨师领班油锅厨师蒸笼厨师海鲜弟厨房帮工水果房水果刀工果汁房厨师煲房厨师烤房厨师点心房糕点师其他采购部采购人员仓管员司机信息部网管保安部保安工程部维修人员财务部出纳会计审计为了对KCD企业的各部门人员数量有一个更加直观的了解，下面就对人数分布进行统计分析，如图3-1：图3-1 KCD企业人数分布状况图由于餐饮性质的特殊性，服务人员和厨房人员为该企业的主要员工，这类员工占人数比重大。从人员素质结构上讲，学历层次分布基本上集中在初中水平，所以企业员工得整体计算机应用水平很低，同时也客观方面决定了企业的管理水平较为低下。具体如图3-2统计，图 3-2 KCD 企业人员学历状况分布图该企业管理层次比较简单，管理人员占10%，但实习生没有包括在百分比内 因为业务扩展需要，KCD企业与旅游类学校合作，接收实习生到企业实习。，其余的基本上是操作员工和一些后勤人员。（二）e-HR软件的选择一般情况下，管理信息系统的开发方法，常用的方法有自主开发、委托开发、合作开发和全面购置商品软件等四种31。根据企业的实际背景，与部门主要管理人员协商后，由于技术、时间方面的原因选择购买现成的软件。这次在选择本企业的e-HR系统时，除了考虑系统完整性、集成性、易用性、灵活性和开放性因素，还要综合考虑了以下次要因素:系统功能、方案可行性、供应商实力、服务水平、软件价格32。在下面阐述的5个因素中，后三项都是比较容易根据经验判断而得出结论的，而对于前两项因素，如果没有适当的标准作指导，相对来讲就不太好把握了。下面就具体阐述在这次软件选购时所参考的一些因素：1.系统完整性与集成性系统全面涵盖了人力资源管理的所有业务功能，并且对每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程设计，是用户日常工作的信息化管理平台。对员工信息数据的输入工作只需进行一次，其它模块即可共享，减少大量的重复录入工作。因为KCD企业虽然没有形成非常规范的人力资源管理制度，但是各项相关业务都有包含，所以在选择软件时，必然要考虑到系统与HR部门对应的业务流程，至少要有人事信息管理、合同管理、考勤管理等，本身餐饮企业人员数量比较大，所以模块之间的信息肯定要求可以共享。2.易用性界面友好简洁，直观地体现了HR管理的主要工作内容。采用导航器界面，引导用户按照优化的HR管理流程进行每一步操作。本身使用软件的目的之一，就是把日常工作变得简单，提高工作效率。最好工作人员也能在通过短期培训后就能学会使用该软件。同时少量弹出式对话框，在一个界面就能显示相关信息，并操作所有功能，一方面信息集成度高，另一方面减少了大量对弹出式对话框的繁琐操作。3.灵活性可方便地根据用户需求进行客户化功能改造。KCD企业对这方面的需求是在信息提供不完全的前提下，这是由于餐饮业人员流动率大，应聘者应聘的时候不一定会提供完整的信息，所以在录入信息时，所输入的信息也是不完整的，至于不完整有很多主客观方面因素 主客观因素很多，比如应聘者主观上错误提供信息过时，或者HR人员未及时更新信息。造成的。可方便地根据客户需求更改界面数据项的显示。强大的查询功能，可灵活设置任意多条件进行组合查询，支持实时动态切换，功能转换易于实施，尽量减少重复工作。4.开放性提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导入导出以及与外部系统的无缝连接。可方便导入各类Office文档，特别是excel,并存储到数据库中，可以规范了KCD企业的人力资源文档的管理，并增加了文档的安全性。同时支持所有主流关系型数据库管理系统以及各种类型的文档处理系统。提供强大的报表制作与管理工具，用户可直接设计各种所需报表。提供了灵活报表生成器，用户可快速完成各种条件报表的设计，并能随时进行设计更改。（三）系统实施准备人力资源管理信息系统是由: 计算机硬件：包括主机(中央处理器和内存储器)、外存储器(磁盘系统、移动存储系统、光盘系统)、输入设备、输出设备等。具体如下：CPU：AMD 双核 4200+ 主频在2.2GHZ左右；内存：512MB；硬盘：SATA160GB（员工越多、历史数据越多所需硬盘容量大）；显示卡：标准VGA，集成显卡（支持分辨率1024 X 768）；驱动器：光驱，刻录光驱（服务器必须支持数据光盘备份）；其它设备：鼠标器、打印机（随时输出数据）。 计算机软件系统。包括系统软件和应用能够软件两大部分。系统软件由计算机操作系统、各种计算机语言数据库管理系统等；应用软件可分为通用应用软件和专用软件两类：操作系统：简体版本的Windows2000/NT；服务器操作系统：Windows 2000 Server；数据平台：Microsoft SQL Server 2000；辅助应用软件：Office组合软件 。 数据及其存储介质。有组织的数据是系统的重要资源。数据及其存储介质是系统的主要部分。有的存储介质包含在计算机硬件系统的外存储设备中。 通信介质。交换器与网络双胶线，路由器、打印数据连接串口卡。规章制度。包括关于各类人员的权力、责任、工作规范、操作程序、相互关系及奖惩办法的各种规定、规则、命令和说明文件，有关信息采集、存储、加工、传输的各种标准和工作规范。各种设备的操作维护等有关规定。工作人员。计算机和非计算机设备的操作，维护人员程序设计员、数据库管理员系统分析源管理信息系统的管理人员及人工收集加工传输信息的有关人员,主要由软件商供应人员和网管参与。（四）e-HR系统软件解决方案框架人力资源管理解决的方案，所建立的3P（人事Personal、岗位Position、绩效Performance）应用模型，针对这次选购的软件进行简单的框架分析，包括人力资源平台、人力资源事务、人力资源配置、人力资源战略等涵盖不同层次的全面的人力资源管理实践，由系统构架出发提出，如图3-3：图 3-3 人力资源管理软件解决方案 CHO 人力资源管理总监，OA 办公自动化系统，CFO 财务总监，SCM 供应链管理（资料来源于：顾元勋.人力资源主管与ERPM.清华大学出版社，2006.8） e-HR系统的实施后的理想效果应该使得企业中的每一位员工都参与到这个管理过程中来，前提是这个软件必须具备很多功能，特别是员工自主功能。在这次系统实施过程中，由于KCD各方面管理体制还不成熟，员工自主模块暂时不予以开放，对于人力资源部门来说，其工作内容除了负责人力资源管理信息化平台的系统管理之外，HR管理活动的过程将更多地是通过人力资源管理信息平台来进行HR管理活动的计划、监控与分析，而不是进行大量的简单数据维护就可以33。对高层管理人员而言，信息化人力资源管理是人力资源信息查询与决策支持的平台。对人力资源部门的经理来讲，信息化人力资源管理是其参与HR管理活动的工作平台，通过这个平台，可以在授权范围内查看所有下属员工的信息，更改员工信息，向人力资源部提交招聘、培训计划，对员工的转正、培训、请假、休假、离职等流程进行审核，并能在线对员工进行绩效管理。而普通员工则利用人力资源管理信息化平台 鉴于管理制度不是很完善，此功能暂未应用实施，等管理流程规范以后予以开放此功能。，可以在线查看企业规章制度、组织结构、重要人员信息、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况，还能够在线注册内部培训课程、提交请假申请、更改个人数据（授权范围内）、进行个人留言、与HR部门进行电子方式的沟通等等。e-HR系统的实施离不开各个部门负责人的支持，特别是企业的高层领导，一方面获得许可，可以取得有关资金，另一方面在整个系统实施时，遇到的各方面的阻碍性将降低，因为这个系统的实施不是一个部门的独立行动，需要企业各个部门主管的配合和辅助。但是在这个信息化过程中，必然会遇到各种问题，就必须重视这些问题，并寻求解决办法。五、实施应用分析由于软件系统设计部分主要由软件供应商负责，涉及专业的程序设计和信息技术比较多，本人学识能力有限，对具体的系统编程设计在本文中不做过多讨论，本文涉及一些功能模块的分析，并在实施完后进行对比总结。（一）系统实施规划1总体目标规划该企业员工数量等情况在前面已经介绍过了，在此就不重复。由于员工数量较多，HR部门日常的工作基本上停留在手工操作的阶段，至少在我到KCD企业实习前，只有前厅大堂有一台预订系统（只做来电显示用），其他的电脑基本上处于瘫痪状态，数量也甚少。在企业的规模日益扩大，需要对员工的信息提取速度和企业的人员现状的了解更加快捷准确的要求下，传统的模式已经不能满足KCD企业的要求了。应用实施e-HR是系统就是改善这种状况，并且规范现有的管理制度，使得部门人力资源管理的各项业务可以更加准确有效地开展，同时在此基础上，为其他决策提供数据分析。2实施设备规划在这次实施过程中准备工作包括硬件设备环境和软件设备环境准备。KCD企业在我的参与下，协助软件公司安装网络设备、计算机设备，设定局域网IP，各种线路铺设，并进行网络调试，该系统的硬件网络配置如图4-1：图 4-1 KCD企业系统实施网络环境配置图 PDA无线点菜系统,通过具有无线功能的PDA掌上电脑，服务员或领班可以随时随地使用系统为顾客进行点菜、加菜、退菜、催菜、缓菜等操作，数据即时传入中央服务器，并自动分单打印到各厨房。3确定e-HR系统实施范围按照最初确定的要求，信息化需要对KCD企业的组织结构进行详细调查，了解组织结构的构成和企业各部门之间的人力资源管理相关业务关系，进一步明确系统涉及到的部门及人员。如图4-2：图 4-2 KCD企业组织结构图明确了组织结构图，也就可以明确组织部门之间的关系，KCD企业内部岗位设置不多，由于以前部门之间工作上的配合没有具体的责任制度来规范，人员信息与岗位对应产生偏差，管理起来比较混乱。各岗位没有明确的工作分析工作分析包括工作基本信息、工作关系、工作职责、任职条件、工作环境、设备工具、工作特性、考核要素等。工作说明书作为组织重要的文件之一，是指用书面形式对组织中各类岗位（职位）的工作性质、工作任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条件，以及本职务任职人资格条件所作的统一要求(书面记录)。它应该说明任职者应做些什么、如何去做和在什么样的条件下履行其职责。，没有工作说明书和具体的岗位工作规范。为了明确岗位之间关系，方便e-HR系统实施，在此列举吧台这个岗位，做一个工作分析，并形成工作说明书，具体如表4-1：表4-1 KCD企业吧台岗位工作说明书 此说明书参照福州大学管理学院李昊老师的课件。工作说明书说明书编号KCDHR012职位名称吧员所属部门吧台职位类型职能类上级职位主任编制日期2007年6月职位概述：主要负责酒水的出售工作，按照要求保管酒水，与服务员协调，登记酒水售出数量，保证客人的需求，完成酒水交接工作，实现企业盈利目标。在组织结构中的位置：与一线员工同一级别，如服务员等，属于操作层面的员工。工作关系：没有下级，直接上级是主任，安排值班，有进行班次轮换工作。工作内容：主要负责酒水的进出，以及库存管理维护工作，还有负责客人进出卡兑换，要配合服务员的工作，及时准确登记各部门的酒水进出信息，输入PDA收银系统，并配合收银工作。任职资格：学历要求初中毕业以上、懂得计算机的使用、反应能力快、最好有相关工作经验、能与他人协作，服务态度端正工作条件：主要在吧台内部，活动场所包含酒水仓库，要操作的设备有冰箱、电磁炉、电脑和计算器，上班时间上午10：30-下午1：30，下午4：30-晚上9：00，值班时间另外安排，若值班时间超过正常劳动时间，次日补休息时间培训：通过培训，能够掌握酒水价格和饮用等知识，并且会使用PDA 点菜系统考核要素：每月的酒水进出数额、客户投诉情况、上级评价、工作态度、工作完成度在此只举一例，但是每一个岗位都必须做工作分析，形成工作说明书，这样才能明确岗位职责，规范岗位管理体系，由于论文内容要求，在此不便做详细论述，管理制度规范是系统实施的有力保障。（二）主要实施活动1.软件选购情况本次系统实施的软件是从软件开发商直接购买，软件开发商的确定由总经理决定，目前一般广泛使用的是B/S构架的软件，过去使用比较多的是C/S构架 C/S ，Client/Server 客户端、服务器， 来自：白国庆 江文斌 建设铁路e-HR保障跨越式发展的人力需求J. 中国铁路,2005,1.。这次选购的软件系统构成模块，是经过本人和总经理共同讨论决定的，主要考虑到企业自身的需求分析和软件开发商提供的产品需求分析。在资金方面没有任何大的争议，只进行了讨价还价的谈判。2.安装细节系统的安装的主要在软件供应商的指导下进行，具体涉及程序安装、程序测试、网络连接、服务器设置、基本数据录入、纸质档案资料归类、考勤系统电子卡配置与发放。硬件基本上自己去大利嘉购买，这样可以降低成本。同时要替代以前自己安装的人事管理小系统。但是由于数据不兼容，所有数据必须重新输入各种数据，部门、岗位、员工等各种信息。输入数据之前要重新整理各部门反馈的信息，定义岗位部门，设置部门编号，工号等。同时要各个部门提交一份说明书，主要是说明一些软件包含的申请的流程细则，如请假、休假、申请住宿等，这样可以方便把这些信息输入计算机，作为考核信息。（三）系统功能模块的应用分析这次实施的系统功能模块包括一下几个模块，分别是：人事信息管理、培训管理、奖惩管理、薪资福利管理、考勤管理、住宿管理。但是由于要把全部模块进行应用分析，需要众多文字进行阐述，在此就不方便一一列举，就只选择人事信息管理模块的进行详细分析，其他模块则不再进行阐述。1.人事信息管理模块分析人事管理，可以实现对岗位、人员档案、招聘信息、合同签订日期等的管理，这样可以简历人事信息档案。人事信息管理对KCD这个餐饮企业来说这方面是最重要的，餐饮企业决定了企业的人员众多，其中餐饮业的员工流动率很大，特别是前厅类的员工，后堂的人员流动率很小，这些流动率因素比较多，在此就不展开论述。所以这类员工基本上是常年招聘，这是餐饮行业的现状。因此对应的员工信息增加、维护、查询、删除等操作代替以前的手工操作，信息处理提高了这部分工作的效率，也能减轻HR部门人员的工作负担。软件可以登记员工个人基本信息，软件信息录入简单，使用方便，界面如图4-3：图4-3 KCD 企业实施的系统个人基本信息界面截图在人事信息管理模块中，还可以按照性别、年龄、学历等要素进行统计分析，并生成直观的图表，有利于分析现有人力资源状况，便于HR人员调整修改招聘计划，控制企业性别比例关系。下面是生成的性别对照分析图，如图4-4：图4-4 KCD 企业实施的系统统计分析对比界面截图同时在这个模块中可以对在职员工信息进行管理，如员工调岗、晋升、离职、聘用时间信息、转正时间信息管理。具体页面如图4-5：图4-5 KCD 企业实施的系统人事查找界面截图2、软件模块指导部门业务这个模块最主要的作用是体现在指导KCD企业的招聘管理。该企业的招聘管理业务流程与软件功能结合，形成初步的招聘体系。由于企业招聘工作比其他行业的企业频繁，因此招聘工作简单，一经录用，便可办理入职手续。总之与软件的功能涉及比较相适应，使得这部分业务流程更趋于规范化。具体招聘流程如图4-6：图4-6 KCD企业招聘业务流程图（四）模块实施效果对比分析人事管理是人力资源管理的基础，能够建立起比较完善的人事管理体系，对以后人力资源其他业务的开展具有良好的促进作用，为此进行一个系统实施后改进人事管理工作前后进行对比，具体情况如表4-2：表4-2 KCD企业系统实施前后效果对比序号实施前的困惑实施后的改变1人事信息不完整，查询困难，只凭一些档案、平时记忆、随时询问，加上频繁查阅来确认被查询的个人人事信息。人事信息按照本企业实际情况，实行标准化管理，集中存储数据，在软件中只要输入相关查询条件就可以迅速查找到需要的人事信息。2岗位描述不清晰，职责不明确，只凭感觉确定岗位的职责，岗位能力需求、任职条件和工作绩效标准不明确。通过应用软件，使得岗位定义和描述清晰，并慢慢逐步完善，形成企业标准的岗位说明书体系，岗位职责明确，易于同职位评价考核。3岗位编制混乱，岗位设置缺失。根据组织结构和岗位分析，系统合理准确反映编制状况，及时发现缺失的岗位，有利于促进组织改进编制。4人事合同管理不统一，对即将到期和已经到期的合同查找困难，需要检查每份合同日期，工作量大，且繁琐，易出现合同相关事件纠纷。统一合同条件查询，包括合同的签订日，到期日，办理续签业务，对于合同状况及时了解，有助于改善规划合同管理工作。5若信息变更后，员工无法修改自己的个人相关信息，导致有些信息缺失（如联系方式变更等）。借助系统，员工到部门，与部门人员协助下修改和完善员工个人信息。6员工需要转正、提薪、换岗，无法及时更新信息，缺乏要素依据，如工龄，导致很多信息无法跟踪。产生人事变动后，通过部门负责人知会，及时快捷地对相应信息做出修改，并可以在需要时实现跟踪查询。7无法对企业人力资源状况进行统计分析，员工数量统计麻烦，导致企业经常出现员工短缺的现象。可以输出相应统计分析报表、及时查看企业人力资源现状，根据人数、学历、部门、性别、工作年限等信息进行统计分析，了解招聘需求，制定招聘计划。8部门经常忙于手工数据统计，工作效率低下，无法顾及其他业务工作。借助系统平台提升工作效率，减轻部门工作人员负担，减少工作疏漏，有时间投入到其他业务工作。提高工作效率可以从以下表格数据得到证明，