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第六讲控制 材料学院余春助理研究员yuchun1980 tel公地点 材料学院f楼301室 卓越工程师 工程项目管理 教学重点 控制的基本内容与基本过程及实现有效控制的原则 教学要求 1 知道控制的类型 2 了解衡量标准的执行情况 了解控制的基本内容及过程 3 理解控制的标准 理解并掌握实现有效控制的原则 第一节控制的基本内容 一 控制的含义控制 组织在动态变化的环境中 为了确保实现既定的组织目标而进行的检查 监督 纠正偏差等管理活动的统称 一 现代管理中控制的作用1 控制是完成计划任务 实现组织目标的保证 缺乏控制过程的计划是注定要失败的 2 控制是及时改正缺点 提高组织效率的重要手段 这一作用表现为两个方面 一是降低失误对组织效率的负面影响 二是提高未来管理工作的效率 3 控制是组织创新的推动力 控制是一种动态的 适时的信息反馈过程 它不是简单地对受控者进行管 压 卡 而是一种积极主动的管理实践活动 二 控制的类型 一 按控制的环节分类 前馈控制 现场控制 反馈控制1 前馈控制 是指通过观察情况 收集整理信息 掌握规律 预测趋势 正确预计未来可能出现的问题 提前采取措施 将可能发生的偏差消除在萌芽状态 为避免在未来不同发展阶段可能出现的问题而事先采取的措施 2 现场控制 是指在某项活动或者工作过程中 管理者在现场对正在进行的活动或行为给予必要的指导 监督 以保证活动和行为按照规定的程序和要求进行的管理活动 实现有效的现场控制必须具备的条件 1 较高素质的管理人员 2 下属人员的积极参与 3 适当的授权 4 层层控制 各司其职 3 反馈控制 管理人员分析以前工作的执行结果 将它与控制标准相比较 发现偏差所在并找出原因 拟定纠正措施以防止偏差发展或继续存在 二 按控制的主体分类 集中控制 分层控制 分散控制1 集中控制 是指在组织中建立一个相对稳定的控制中心 由控制中心对组织内外的各种信息进行统一的加工处理 发现问题并提出问题的解决方案 2 分层控制 是指将管理组织分为不同的层级 各个层级在服从整体目标的基础上 相对独立地开展控制活动 3 分散控制 是指组织管理系统分为若干相对独立的子系统 每一个子系统独立地实施内部直接控制 三 控制的内容1 控制的目的2 控制的主体3 控制的客体4 控制的媒体5 控制系统控制系统的特点 1 控制系统具有较强的环境适应性 2 控制系统具有自身的目的性 3 控制系统具有较强的反馈功能 第二节控制的基本要求 一 控制的原则 一 目标明确原则控制活动是一种管理活动过程 具有很强的目的性 也就是说 控制工作必须围绕既定的目标开展 从根本上讲 控制工作的目标就是保证实现组织目标 二 重点原则控制不仅要注意偏差 而且要注意不同偏差的重要程度 我们不可能控制工作中所有的项目 有效的控制只能针对关键项目 而且只有当偏差超过了一定限度 足以影响实现计划目标时才予以控制 抓住活动过程中的关键和重点进行局部的和重点的控制 这就是重点原则 三 及时性原则高效率的控制系统 能迅速发现问题并及时采取纠偏措施 控制的及时性原则 一方面要求及时准确地提供控制所需的信息 避免时过境迁 使控制失去应有的效果 另一方面要估计可能发生的变化 使纠偏措施有一定的预见性 四 灵活性原则控制的灵活性原则要求制定多种应付变化的方案和留有一定的后备力量 并采用多种灵活的控制方式和方法来达到控制的目的 五 经济性原则控制是一项需要投入大量的人力 物力和财力的活动 耗费较大 行使控制职能的时候 必须考虑控制的经济性 要把控制所需的费用与控制所产生的效果进行经济上的比较 只有当有利可图时才实施控制 二 实现有效控制的基本要求 一 控制工作要具有全局观点组织的一切行为都应当围绕组织的目标实现而展开 控制工作也应当从组织发展的全局出发 有计划 有步骤地展开 二 控制工作应面向组织的未来发展组织所谋求的是长远发展 而不是一时的繁荣 因此 控制工作既要保证当前目标的实现 又必须着眼于组织的长远发展 三 控制工作应确立客观标准管理工作中有许多主观因素 但是对下属各项工作的评价 不能仅靠主观来判断 还要采用定量的客观标准 四 控制系统应切合主管人员的个别情况控制系统是为了协助每个主管人员行使其控制职能的 因此 建立控制系统必须符合每个主管人员的情况及其个性 为主管人员所理解 信任 并自觉地运用 五 控制工作应有纠正措施有效的控制系统 包括三个主要的步骤 即制定标准 衡量工作绩效和采取纠正措施 其中 制定标准是基础 但落脚点是采取有效措施以纠正偏差 第三节控制的基本过程 一 制定控制标准 一 制定控制标准的方法1 统计方法2 工业工程法3 经验估计法 二 制定控制标准的要求1 目的性2 多元性3 可检验性4 可行性5 利益目标一致性 三 控制标准的类型在控制过程中 可供选择的标准主要有 1 实物标准与价值标准2 成本标准与收益标准3 历史标准与计划标准4 有形标准与无形标准 二 衡量工作绩效标准的制定是控制工作的出发点 但是 标准制定根本上是为了保证组织目标的实现 标准直接地被用于衡量实际业绩 即把实际工作成效与标准进行比较 找出实际业绩与控制标准之间的差异 并据此对实际工作出评估 三 纠正偏差控制过程的第三步是纠正偏差 使各项工作沿着计划要求的轨迹方向继续 即通过实际业绩与控制标准之间比较 确定两者之间有无差异 衡量的核心是 找出偏差 而纠正偏差的核心工作是分析原因后 采取纠偏措施 显然 分析原因是纠正偏差的前提和基础 一 原因分析 二 采取措施1 改进工作方法2 改进组织工作和领导工作3 调整或修正原有计划或标准 第四节控制技术与方法 一 质量控制 1 质量控制的内容及意义企业单位的质量控制包括产品质量控制和工作质量控制 企业的质量控制既包括对企业物质产品或服务产品的质量控制 也包括对企业各项工作质量的控制 2 产品质量控制产品质量是指物质产品或服务产品适合社会和人们一定用途或者需要的特性总和 产品质量控制是企业生产合格产品 提供顾客满意的服务和减少无效劳动的重要保证 在市场经济条件下 产品的质量控制则应达到两个基本要求 一是产品达到质量标准 二是以最低的成本生产出符合市场需求的产品质量标准的产品 3 工作质量控制指企业为了保证和提高产品质量 对经营管理和生产技术工作进行的水平控制 4 全面质量管理指企业内部的全体员工都参与到企业产品质量和工作质量过程中 把企业的经营管理理念 专业操作和开发技术 各种统计与会计手段方法等结合起来 在企业中普遍建立从研究开发 新产品设计 外购原材料 生产加工 到产品销售 售后服务等环节的贯穿企业生产经营活动全过程的质量管理体系 全面质量管理的内容主要包括两个方面 一是全员参与质量管理 二是全过程质量管理 二 预算控制 1 预算的概念预算是指数字形式表示的计划 预算多数是指财务预算 即用财务数字表明的组织未来经济活动的成本费用和总收入 净收益等 预算一般具有计划性 预测性 控制性等特点 预算具有的特点 1 计划性 预算首先是一种计划方法或者说计划形式 是一种特殊的计划 它的主要构成内容是各种数字计划 2 预测性 3 控制性 2 预算的种类 1 刚性预算与弹性预算按预算控制的力度 可以将预算区分为刚性预算和弹性预算 刚性预算 在执行进程中没有变动余地或者变动余地很小的预算 弹性预算 预算指标留有一定的调整余地 有关的当事人可以在一定的范围内灵活执行预算确定的各项目标和要求 2 收入预算与支出预算收入预算 对组织活动未来的货币收入进行的预算 支出预算 对组织活动未来支出进行的预算 3 总预算与部门预算总预算 以组织整体为范围 涉及组织收入或者支出项目总额的预算 部门预算 各部门在保证总预算的前提下 根据本部门的实际情况安排的预算 3 预算控制的一般程序 1 确定企业制定预算的依据 2 制定企业总预算 3 层层分解预算 并上报 4 确定预算方案 并下达 5 组织贯彻落实 4 零基预算零基预算法 美国德克萨斯仪器公司的彼德 菲尔于1970年提出来的 零基预算的基本思想是 在每个预算年度开始时 把所有还在继续开展的活动都视为是从零开始的 重新编制预算 预算人员以一切从头开始的思想为指导 根据各项活动的实际需要 安排各项活动及各个部门的资源分配和收支 1 零基预算程序1 建立预算目标体系 2 逐项审查预算 3 排定各项目 各部门的优先顺序 4 编制预算 2 采取零基预算法时应注意的问题1 组织的目标是什么 预算要达到的目标又是什么 2 这项活动有没有必要 不开展行不行 如果必须开展 开展这项活动能取得什么样的效果 3 开展这项活动的可选方案有哪些 目前执行的方案是不是最好的 4 这项活动需要多少资金 资金获取途径有哪些 按目前的方案使用是否合理 在采用零基预算进行管理控制过程中必须注意如下一些重要问题 1 零基预算法的思想应贯彻到每一个预算编制人员和部门项目负责人的思想中 2 零基预算的主持者必须能把握各项活动的最终目标 3 摆脱旧有思想的束缚 发扬创新精神 4 在实行零基预算法的过程中必须警惕形式主义 三成本控制 1 成本控制的概念成本控制 以成本作为控制的手段通过制定成本总