担保公司担保业务档案管理制度.doc

担保公司合同档案管理制度第一章 总则第一条 为了规范和进一步加强对公司合同档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用公司合同档案，更好地为公司发展服务，根据有关规定，结合公司档案管理工作的实际情况，制定本制度。第二条 本制度所称的公司合同档案，是指公司及其工作人员在经营活动中直接或间接形成的与公司经营活动相关的、对公司有保存价值的不同形式的历史记录。第二章 整理、立卷、归档第三条 合同档案管理人员负责自担保业务受理至担保责任解除全过程的有关文件、资料的整理、立卷、归档和保管工作。第四条 档案资料主要包括：一、用于担保抵押的房产他项权证及其他有效权证，用于质押的银行存单、股票、债券及其他有价证券；二、担保执行过程中形成的有关文件和资料，如保证合同、委托保证合同、反担保合同、公证书、律师见证书等；业务部门的项目调查报告、项目审批资料、保后检查报告，担保统计资料和报表等；三、客户的担保申请资料，市场调查资料及备选客户资料等；四、具有重要价值，须建档保管的其他有关资料。第五条 归档的案卷要按担保合同号编制档案代码，卷内首页要有材料目录，档案资料要装入档案袋（夹、盒），并在封面注明担保申请人的名称、档案编码及其他重要事项。不属于担保项目的有参考价值的资料也要分类整理、立卷、归档。第六条 文件材料的形成、积累和归档，要完整、准确、系统，有切实可行的控制措施。第三章 合同档案管理第七条 各类档案的案卷质量要符合国家制定的质量要求一、归档材料分类清楚、组卷合理，保持文件的有机联系和完整；二、卷内文件材料排列条理，符合各类档案立卷要求；三、卷内的文件材料要整洁，对破损的进行裱糊，字迹扩散的要进行复制；四、装订的案卷整齐、美观；五、各类档案保管期限划分准确；六、案卷标题简明、确切，能反映卷内文件材料的内容；七、案卷封面打印或毛笔、钢笔书写，字迹工整、清晰。第八条 公司应当对所保管的合同档案材料采取下列管理措施：一、不断加强和完善档案管理，逐步实现保管的规范化、标准化，便于对档案的利用；二、根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；三、根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备，实现档案管理的现代化。第九条 禁止档案管理人员擅自变更、修改公司档案，确需变更、修改的，应当报公司总经理批准同意。第十条 档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。第十一条 保管期满的档案材料可以按照以下程序销毁：一、由档案管理人员提出销毁意见,编制档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；二、公司总经理在档案销毁清册上签署意见并报集团主管领导批准；三、档案管理人员在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案材料。销毁后,应当在档案销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告公司总经理。未经公司总经理审查并报集团主管领导批准同意，任何人不得以任何借口擅自销毁档案材料。第十二条 保管期满但未结清的债权债务档案材料和涉及其他未了事项的档案材料,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案,应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。第十三条 禁止出卖公司档案。档案复制件的交换、交接、转让，按照公司规定办理。第四章 合同档案的利用第十四条 本制度所称档案的利用，是指对档案的查阅、复制和摘录。利用档案材料，严禁在档案上涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或者损毁。第十五条 借阅档案材料应当报经公司总经理批准同意，并办理登记手续。用完须立即