会议最新版本提案、办公与法务管理制度.docx

. 会议、提案、办公与法务管理制度1.会议规范化管理制度第1章 总则第1条 目的1. 集思广议，促进沟通，统一思想。2. 提高会议效率，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量。第2条 本制度主要适用于下列会议的管理。1. 公司级会议：包括全公司员工大会、全公司部门经理大会、全公司职工代表大会等。公司级会议应经总经理批准，各相关部门负责组织召开，相关业务分管领导参加。2. 专业性会议：包括公司业务系统、行业系统、管理系统组织召开的会议。专业性会议应由公司领导批准，各业务主管部门负责组织召开，相关业务分管领导参加。3. 系统或部门工作会议：包括各种职能部门、各车间、科室召开的会议。系统或部门工作会议应由部门、车间、科室的领导批准，并报公司行政部备案，由单位领导负责组织，公司领导视情况派员参加。4. 公司、各部门、车间、班组会议：包括由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议，上一级领导也可派员参加。第2章 会议安排第3条 为避免会议过多或重复，全公司正常性会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间（每星期、每月、半年、年度）、地址、内容、时长组织召开，一般不再另行通知。例行会议（简称“例会”）安排如下1. 行政例会安排如下表所示。 行政例会安排表行 政 例 会 名 称会 议 内 容1.董事常务会 研究公司重大事项、决策、任免等2.董事代表会 部署、研讨公司重大工作事项等3.董事办公会 研究、布置董事会工作及任免事宜4.总经理办公会 研究、布置公司行政工作重大问题，听取工作汇报5.公司事务性会议月、半年、年工作例会主要领导要参加，由公司总经理等主要领导主持6.公司年度员工大会 总结工作、布置工作、表彰先进7.公司经营分析会 汇报经营计划执行情况和经营活动成果，评价各项指标完成情况，指出主要问题，提出改进措施等8.质量分析会 汇报、总结上个月产品质量情况，讨论、分析质量事故（问题），研究、决定质量改进措施9.安全工作（含治安、消防工作）会 汇报总结上一季度公司在安全生产、治安、预防方面的工作情况，分析处理事故，检查、分析事故原因，研究、确定安全防范措施10.技术工作会（包括生产技术准备会 汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术以及日常生产技术准备等技术工作计划的完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案，以及对员工专业技术进行考核等11.生产调度会 调度、平衡生产进度，研究解决各车间、科室不能自行解决的重大问题12.车间办公会检查、总结、布置车间各项工作13.班组、科室班前会 检查、总结班组、科室前一天的工作，布置当日工作任务和注意事项，指出存在的问题、好人好事等14.各部门、各级单位工作例会 检讨工作，总结布置工作，定时召开例会15.班组长以上管理人员大会 总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、下年）工作任务，表彰、奖励先进的集体和个人2. 论文、成果发布会，包括质量控制成果发布会、科技成果发布会、信息发布会、企管成果发布会等。3. 民主管理会议，包括职工代表大会、部门（车间）职工大会、工会代表大会（如党团员代表大会、妇女代表大会）、生活福利委员会、生产管理委员会等。第4条 临时性会议的安排、1. 临时性会议主要是指涉及多部门、多单位参加的非例会性质的会议，行政部负责统筹安排、删减合并。2. 该类会议的召开，均须于会议召开前 个工作日报行政部经理或分管领导批准，由行政部统一安排。3. 凡已列入计划的会议如需改期，或临时召开的会议，一般应提前两个工作日报行政部调整会议计划或审批。未经行政部批准，任何人不得随意打乱正常会议计划，以建立正常、有规律的会议秩序。4. 行政部应对将要召开的会议进行提前检查，若发现会议准备不充分、重复、无多大作用，行政部有权拒绝安排。5. 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政部有权安排合并召开。6. 每次会议，特别是专题会议，议题不宜太多，最好一事一议或2-3事一议，以保证问题研讨解决的深度和效果。7. 各部门会期必须服从行政部的统一安排，各部门小会安排在全厂例会同期召开，与会人员不发生时间上的冲突除外，应坚持“小会服从大会、局部服从整体”的原则。 第3章 会议准备第5条 所有会议的主持人、召集单位、与会人员及与会领导都应做好准备工作。第6条 明确参加人员1. 对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人员。2. 具有会议中心议题专业知识及经验的人员。3. 与会后行动直接相关人。4. 有能力或权利参与会议决议讨论者。5. 议论问题的会议人数一般不超过20人。6. 无关人员不准许参加指定的会议。第7条 选择开会地点1. 选择大小适中、距离合适的地点召开会议。2. 会场内外须干净卫生、安静、通风，照明及室温事宜，这有利于提高会议效率、达到会议效果。3. 座位空间事宜。4. 便于停车、进出、疏散。第8条 安排会议时间1. 会议调查，保证在与会人员能集中精力开会的时间段召开。2. 与会最关键人员的最佳开会时间。3. 力求会议时间段，会议效果达到最后。4. 把握开会实际。（1） 若会议议题需要大家充分酝酿和研讨，要提前通知，留出足够的时间让大家准备。（2） 时间性强的会议要提前召开，留出与会人员执行、落实会议精神的时间。第9条 安排会议议程会议议程一般由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员、内容和要求等。安排议程时，需要注意以下六个事项。1. 注意引导、归纳、提升会议议题。2. 重点及重要议题要安排在会议前一时间段讨论。3. 明确或控制会议中各议题的市场，不要失控或自流。4. 控制议题的数量，保证议而有决，有效地解决问题。5. 连续23小小时以上的会议应安排10分钟左右的休息时间。6. 需印发的资料应提高发放，以便与会人员提前明确会议内容，提出自己的看法，从而收到良好的会议效果，减少开会宣读、月度、演讲时间。第10条 布置会场会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语以及音响、投影、照明等设施设备的安排等。布置会场时，应注意以下四个事项。1. 会场空间安排应便于进出、流动。2. 座位的安排要有利于主要与会人员听清、看清、相互交流，便于记录、阅读。3. 会议必须的设备应有质量保证，并经过事前检查与演示。4. 会场应设“禁止抽烟”、“请勿大声喧哗”、“请关闭通信工具”等警示牌。第11条 拟定并发布会议通知书1. 会议通知书的内容主要包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等。2. 拟定会议通知书时，文字要明白、清楚，无歧义、无漏项。用电话或其他形式通知也要写出通知底稿。3. 无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。4. 对于重要会议，为保证与会人员精力集中，既要预先通知也要正式通知。5. 书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务以及通知开会的部门（或单位）并盖章，其中包括需准备发言或提供资料的具体要求。6. 应提前发布通知，给与会人员留出充分的准备时间。对于重要的会议，通知发布后，一定要跟踪会议准备情况，保证开会时各方面均准备到位。7. 对会议关键或决定性人员，要面对面或反复核实其准备情况，征求其对会议准备和开展的意见。第4章 会中服务与进程管理、第12条 与会人员签到1. 行政部会务人员应事先准备好签到表格、牌、卡或签到花名册等物品。2. 签到完毕后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数以及未到人员名单，交大会主持人。第13条 会场服务1. 引导座位：工作人员按事前安排好的座位引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主席台就坐人员的座次位置。2. 分发会议文件、材料：重要文件要发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。3. 内外联系、传递信息：要做好内外联系及信息传递工作，包括大会进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排布置、外来记者接待陪同等事项。4. 维护会场秩序：保证会场内外安静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。5. 处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的是事情。6. 其他服务，主要包括：（1） 对会中一般需要物品应有余量准备，以备不时之需；（2） 保持会场通风、采光和地面干净；（3） 若会议时间长，应准备茶水。7. 需提供食宿的，应有专人负责管理。第14条 会议进程管理1. 会议主持人应熟悉会议议程、主要文件精神、会议主要议程、会议目的。2. 会议主持人和主讲人应按时到位，与会人员应在开会前10分钟进入会场，由主持人庆典人数，并按时开会。3. 会议主持人要注意基层与会人员的想法、看法。4. 会议主持人不要轻易发表意见，要学会倾听大家意见、集中大家意见，更不要和与会人员发生争吵，以修改中心议题。5. 会议开始前，要明确应该讨论的问题，及时纠偏，不要挫伤与会人员的积极性，要善于引导。6. 会议效果取决于会议准备，主持人应把握会议进程及组织领导技巧，声音要洪亮、举止要得体，由感染力，要克服不良习惯和动作。7. 会务人员要及时引导并提醒会议进行中出现的各种情况。8. 科学安排议程，注意把握中间休息的时间和会议节奏。9. 要避免中途腿细，特别是主要与会人员退席。10. 不得诡异改变议程安排。11. 当议论已达到预期目的，应及时小结并引导转换议题。12. 注意会议记录质量，由专人负责作会议纪要，保证通过审核。13. 引导与会人员围绕会议中心议题畅所欲言，不得相互批判、人身攻击，不要带情绪发言。14. 对会上各抒己见的发言不得会后追究。第15条 会议纪要1. 会议纪要的内