技术公司文件控制程序.doc

.技术公司文件控制程序1.0 目的：为使文件管制作业具有一致性，因而统一文件制作之结构、格式、纲目及文件编号原则，并说明文件管制作业之细节活动，以达成品质手册中所记叙之文件管制政策及目标，从而保证本公司品质管理系统之有效运作。2.0 范围：2.1 本程序适用于本公司各部编订二、三、四阶体系文件时，必须遵照编写之依据。2.2 凡本公司有关品质系统的二、三、四阶文件编号均适用之。2.3 本程序适用于本公司)所有与品质相关文件之发行、变更、修订、登录、作废等有关作业。3.0 定义：3.1 文件制作:3.1.1 目的：编写文件之目的陈述。3.1.2 范围：界定文件之适用单位及人员。3.1.3 定义：说明不常使用或易混淆之字义。3.1.4 权责：叙述涉及文件之人员或单位之职责。3.1.5 管理/ 程序/ 作业内容：叙述那些人员在何种时机或状况，以何种方式或流程执行某件工作，并产生何种表单/ 记录。3.1.6 附件：将文件内容提及之流程图/ 表单/ 记录，于6.0 附件列出所有附件名称及表单名称。3.1.7 相关文件：详细登录与此项作业相关之文件名称及其文件编号。3.2 品质管理系统文件：3.2.1 品质(一阶文件)3.2.2 程序(二阶文件)3.2.3 办法/ 规范(三阶文件)3.2.4 表单/ 记录(四阶文件)3.3 技术资料列管文件：如规格书、图面、承认书、作业指导书、操作说明、外来文件.等皆属之,请参照技术文件管制办法。4.0 权责：4.1 文件制作:4.1.1品质单位：负责9001等相关品质管理系统之品质手册制订，经管理代表审核，呈总经理核准后，依5.3.3 权责划分表规定实施。4.1.2 各权责单位：负责二、三、四阶文件之制订，经单位主管审核、核准，依5.3.3 权责划分表规定实施。4.2 文件编号:4.2.1 文件编号原则之制(修)订：品质管理系统文件由总公司品质单位负责文件编号原则之制(修)订。4.2.2 文件编号原则之应用：公司内之各部门。4.3 文件管制:4.3.1 品质管理系统文件：由相关单位权责人员负责文件之制(修)订、变更、申请及签核等作业文管人员负责文件之保管管制作业。4.3.2 技术资料列管文件：由研发、工程、品管等相关权责单位负责制(修)订、变更、发行及作废等作业。5.0 程序内容：5.1 文件制作:5.1.1 文件格式及字体：各类文件所使用之格式，全公司应统一，其资料包含如下：5.1.1.1 公司名称。5.1.1.2 文件名称。5.1.1.3 签署栏(制订、审核、核准)。5.1.1.4 文件编号。5.1.1.5 版本。5.1.1.6 制定日期。5.1.1.7 修订日期。5.1.1.8 页次5.1.1.9 新发行文件内容字体采用楷体2312,12号或小四号字。5.1.2 文件内容：5.1.2.1 各类文件的内容结构： 手册(一阶文件)：0 .公司简介 1.范围 2.引用标准 3.术语和定义 4.品质系统要求 5.管理职责 6.资源管理 7.产品实现 8.测量分析和改善。 程序(二阶文件)：1.0 目的2.0 范围3.0 定义4.0 权责5.0 程序内容6.0 附件、表单7.0 相关文件。 办法/ 规范/ 作业文件(三阶文件)：结构可包括目的、范围、定义、权责、使用仪器/ 量规、作业内容(步骤) 、表单相关(参考)文件、附件、注意事项. 等项目，内容结构顺序无特别硬性规定。 表单/ 记录(四阶文件)：应包括表单名称(抬头)、签署栏位，表单右下角要有版本、文件编号。其余格式、结构则无特别硬性规定。5.1.2.2 各阶层文件的串接： 一阶文件串二阶文件。二阶串二阶，二阶串三阶，二阶串四阶。三阶串三阶，三阶串四阶。 异中求同，同中求异。5.1.2.3 文件内容中第一次提及引用之二、三、四阶文件要列出该文件之名称，必须以 括住，如文件管制程序，若第二次以上提及不作硬性要求。5.1.2.4 文件内容中提及之流程图/ 计划表/ 管制表等附件内容，要列出该附件之名称，并于后面注明附件次序，如作业流程(附件一)，将附件按顺序附于后页。5.1.2.5 6.0 附件、表单:需将内容中所提及之流程图(或计划表等附件内容)列出名称及附件顺序, 而直属于此份文件之四阶表单/ 记录需在6.0 附件中列出,其它参考之表单/ 记录不须于6.0 中列出,除流程图须附于内容最后页外,四阶表单/ 记录不须附于后页。5.1.2.6 7.0 相关文件:需将内容中所提及之所有一.二.三阶文件列出文件之名称于7.0 中, 若为直属文件则在文件编号后面再注明(上阶文件)或(下阶文件)。5.1.3 文件章节编号之规定：5.1.3.1 章节编号规定如下：1.0 目的：2.0 范围：3.0 定义：3.13.24.0 权责：5.0 程序内容：6.0 附件、表单：7.0 相关文件：7.17.25.1.3.2 章节编号以不超过四码为原则，超过之码以代之。5.1.3.3 任何文件应以5.1.2.1 规定之项目及顺序编写，章节中项目如未使用时，应填上略或无字样，例如：3.0 定义：略，6.0 附件：无。5.2 文件编号:5.2.1 一阶文件质量手册编码原则：5.2.1.1 Q 1 01流水编号 一阶文件(手册) 9001品质管理系统 宇衡源文件5.2.2 二、三、四阶文件(程序/办法/规范/表单/记录)编码原则：5.2.2.1 二阶Q 201流水编号 二阶文件程序 5.2.2.2三阶Q 3 01 流水编号 行政单位代号 三阶文件(办法/规范)5.2.2.3四阶Q 4 01 流水编号研发单位代号 四阶文件(表单/记录)5.2.3 一、二、三、四阶文件编号说明：代号/编号说明备注宇衡源宇衡源共用文件Q 9001品质管理系统1品质手册(一阶文件)2程序(二阶文件)3作业文件(三阶文件)如办法、规范、作业指导书4表单/记录(四阶文件)营业单位与业务、售后服务有关之文件研发单位与开发设计有关之文件采购单位与采购管理有关之文件货仓单位与材料/成品仓库管理有关之文件生管物控单位与生产计划调度安排有关之文件生产单位与制程管制有关之文件工程单位与治、工具管理、仪器设备校验管理有关之文件品质单位与最终成品检验有关之文件人力资源(人事)行政单位与人员教育训练管理、管理责任有关之文件与基础设施有关之文件财务单位财务文件根据实际情况使用，不做强制要求单位与自动贴片管理有关之文件外包单位与委外加工管理有关之文件00-99文件之流水编号00-99 文件之流水编号00 为各阶文件目录之索引01-99 为各阶文件之流水编号5.2.4 技术文件编码原则:请参照技术文件管制办法规定实施。5.2.5 文件版本管控:品质管理系统文件版本的管控原则以版本加版次来管理,首次发行为A0 版(其 简称版本,0.1.2.39 简称版次),以后变更修订时若仅为修改一小部份内容者,则版本的变更仅变更版次就可以(依序为A12.A90B9Z09) ,若为修改大部份内容或全文修订时, 则版本需直接变更跳至下一版本(依序为B00000),而有关版本的变更由总文管人员依流程签核完成后做管控,正式发行成为生效文件。而有关技术资料列管文件版本的管控请参照技术文件管制办法。5.3 文件管制:5.3.1 品质管理系统文件之制作、审核、核准与发行管理依品质管理系统文件制作流程图(附件一)所示办理。5.3.2 技术资料列管文件之制订、审核、核准与发行管理悉依技术文件制作流程图(附件二)所示办理。5.3.3 文件之制订、审核、核准与发行其相关的签核流程与发行、保管单位悉依权责划分表办理。权责划分表文件类别制(修)订/变更/作废审 核核 准发 行保 管体系文件品质手册(一阶文件)品质部门主管/管理者代表管理代表总经理所有部门品质单位程序(二阶文件)各部门主管各部门最高主管管理代表或总经理所有部门品质单位办法/规范(三阶文件)各权责单位各部门主管最高主管、管理代表或总经理所有部门品保单位表单/记录(四阶文件)各权责单位各权责单位主管各部门主管或最高主管所有部门空白表单由品质单位保管,实际表单/记录由各权责使用单位保管技术资料列管文件各权责单位各权责单位或各部门主管各部门主管或最高主管相关单位相关单位5.3.4 文件核发：5.3.4.1 本公司文件于发行前，均依5.3.3权责划分表所授权之适当人员审核及核准完成。5.3.4.2 文件经核准后，经由文管人员盖“受控文件”章发行为正式文件，如为第一、二、三、四阶文件者修正为新版及正式文件，而旧文件必须回收，归档为过期文件档中并加盖“过期文件”印章，文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录，技术资料列管文件则依5.3.4.5 及5.3.4.6 条例规定办理。5.3.4.3 第一、二、三、四阶文件由各单位提出申请，核准完成修正发行，不再另外发行。而各单位有特别需求必须列印时，申请完成经核准后，传到文管人员处,文管人员必须依申请需求文件，列印给申请单位。5.3.4.4 文件之列印或影印本应为不可擦拭之版本，不可使用铅笔或涂改液涂改。实际使用之表单（或技术文件资料）须修正时，将原有字样划两杠，将正确的写在旁边，并签上修改者姓名（如，50 55张三）。而第一、二、三、四阶文件直接由文管人员做管控，各单位需要修改、列印时，必须提出申请。5.3.4.5 技术资料列管文件之分配单位，请参照技术文件管制办法规定办理。5.3.4.6 技术资料列管文件发行时，由发行单位盖好红色或蓝色的“技术文件”含日期发行章后,才可发行，千万不可用盖有影印发行章的文件发行。5.3.5 文件变更、修订：5.3.5.1 请参照品质系统文件变更修订流程图(附件三)及技术文件变更修订流程图(附件四)。5.3.5.2 文件之变更修订分为版本变更修订及暂时性变更修订。 版本变更修订：变更修订须变更版本者，依附件三或附件四流程图办理,若仅为修改一小部份内容者,则版本的变更仅变更版次就可以(例如0 - A1 , B0 - B1 , C0 - C9.等)若为修改大部份内容或全文修订者, 则版本需直接变更跳至下一版本(例如:A0- B05- D0, E6- F0),而有关版本的变更由文管人员依系统流程签核完成后做管控,正式发行成为生效文件。 暂时性变更修订：列印或影印文件若发现有文字错误或误记更正，可由文管人员权宜在文件正(副)本直接暂时性修订,并签名或盖章不必办理版本变更修订，并口头或 通知管理代表，待下一次版本变更修订时再一并修正。5.3.5.3 版本变更、修订之作业，若为品质管理系统文件应由申请单位填写文件更改申请单提出申请变更内容，经核准，依5.3.4 规定。技术资料列管文件请参照技术文件管制办法规定办理。5.3.5.4 技术资料列管文件经核准及变更盖“技术文件”发行章后，始可发行文件给相关单位。5.3.5.5 因设计变更而牵涉之文件变更，其作业流程悉依工程变更规范办理。5.3.5.6 在正式生效文件中可查看各阶文件,而文管人员并可同时查看已失效及作废文件。除了品质单位主管人员可列(影)印保留保管一份为正本外,其余各单位(四阶表单除外)并无列印权限(除非要在提出申请),而有关技术资料列管文件请参照技术文件管制办法实施。5.3.5.7 文件经多次变更修订后，若为品质管理系统文件则由品质单位人员重新列印一份出来，保存并归档,以备外部认证公司审查之用。技术资料列管文件，各单位依技术文件管制办法重新发行新版本。5.3.5.8 过时与作废之技术资料列管文件之处置应于变更文件分配之时，由发文单位统一回收或由收文单位自行作废或加盖明显标识“作废章”以防误用。5.3.6 文件之建档及档案索引：5.3.6.1 文件之建档应考虑文件之内容、性质、确定为简单扼要之名称为案名。5.3.6.2 技术资料列管文件参照技术文件管制办法实施。5.3.6.3 文档之建立，以机种别或文件编号之分类建成档案管理。5.3.7 技术资料列管文件之处理与归档发行：5.3.7.1 附件以随同原文装订为原则，如遇特殊原因不便合订时，得另行存放，但须注明附件另存，以利查考。5.3.7.2 归档时应立即将新入档文件作发行，以方便日后之查询及档案调阅。5.3.7.3 凡客户或供应商所提供有关产品的外来文件均应加以适当之管制，由收文之权责单位人员编号列管及归档保存并填写外来受控文件清单，必要时应分配至相关单位参考使用，或由相关单位人员向技术资料文管单位提出申请。请参照技术文件管制办法规定实施。5.3.8 文件需求与调阅：5.3.8.1 申请者应且需经过保管单位主管之核准。5.3.8.2 借阅人对所借之文件，负有保管之责，非权责主管许可不得复印。5.3.8.3 借阅人应保证借阅文件之清洁性及完整性。5.3.8.4 借阅人归还文件时，管理文件人员应检视文件是否完整，方得结案。5.3.9 文件之保存：5.3.9.1 易燃或危险物品禁止靠近文件保存之场所。5.3.9.2 文件保管之场所须防鼠虫及防潮。5.3.9.3 文件保管之场所禁烟及使用火烛。5.3.9.4 文件保管之场所四周严禁放置汽油、化学品等易爆易燃物品。5.3.10 保存期限：5.3.10.1 若合同中有规定文件之保管年限，应依所列期限从其规定。5.3.10.2 品质管理系统文