最新版文件控制制程序.doc

.泽州县群鑫球墨铸管厂 Ze zhou xian qun xin qiu mo Co.,Ltd.文件名称: 文件控制程序 文件编号: QXZG-QP01-2011 版本/状态: A/0 分发号: 分发单位: 编制：日期：年月日审核：日期：年月日批准：日期：年月日文件更改单号修订日期修订页次修订摘要（增、减、改，项目）修订记录1. 目的通过实施本程序， 以确保相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本，并及时撤出失效、作废的文件。2. 范围本公司ISO9001运行中所有文件的控制。3. 职责质量部对所有与体系有关的文件实施归口管理，各部门对部门内与体系有关的文件进行管理。4. 程序4.1 文件编码a) 质量手册编号QX-QM-年号，其中“QX”为公司代码，“QM”为质量手册英文名称“Quality Manual”的缩写。QXZG QM 年号质量手册代码公司代码b) 程序文件编号如第一个程序文件的编号为QX-QP01-2007，第二个程序文件的编号为QX-QP02-2011，依次类推。QXZG QP 年号程序文件代码+流水码公司代码c) 管理制度文件编码QXZG GL/部门代码 年号管理制度文件代码+部门代码+流水号公司代码d) 技术文件（图纸除外）编码QXZG JS/部门代码 规格类别代码技术文件代码+部门代码+流水码（位数不足，可扩充）公司代码g) 表格编码QXZG 流水号条款号公司代码h) 规格类别代码01-产品规格书（中文， 02-产品规格书（英文），03-量产规格书， 04-分BIN程式，05-BOM（物料清单）， 06-作业指导书，07-控制计划，08-其他。 i) 各类文件的日期批准统一使用阿拉伯数字，按年月日的顺序书写。如“2011-01-05”，也可简写为“11-01-05”等，活动印章的日期格式采用其固定格式。j) 所有文件的编写不可用铅笔，以防被纂改。k) 所有中文受控文件的公司名称统一规定为：泽州县群鑫球墨铸管厂。简写为：“QX”.4.2 文件格式1) 受控文件应依据文控中心的文件格式,封面和页眉上应记入编制文件的名称、标题、编号、版次、页码、编制、审核、批准、日期。2) 程序文件编写内容如下： A.目的， B.范围， C.术语和定义（可选）, D.职责, E.程序 F支持性文件和记录（可选） G.流程图（可选） 3）工作文件的编写要点： A.标题, B.正文, C.部门, D.编制和审核（可选）, E.批准 , F.日期 4.3 文件状态本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖红色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外界人员使用。4.4 文件编修4.4.1 编写a) 质量手册由管理者代表组织人员编写，程序文件可由管理者代表指定主导程序的职能部门进行编写，管理者代表审核，经总裁批准后生效。 b) 一般工作文件由各职能部门编写，管理者代表审核，总裁批准后生效。4.4.2 修订a) 质量部组织内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写文件编制/更改申请单经管理者代表审核，总经理批准进行更改和发放。b) 除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向质量部反映，质量部将有关信息传达到文件原编写部门，并以文件编制/更改申请单进行更改。c) 多次更改或特殊要求时，由文件归口部门提出换版申请，文控中心负责组织新版编写和发放，同时收回旧版本，并在文件发放与回收表上登记。d) 文件修订：受控文件修订时（如质量手册和程序文件），将受章节改次修订达5次时、体系版本升级或程序流程有大变动时，则可视情况更换版本。（注：修订按文件版本A、B和改次1、2，进行标注）e） 各部门使用的受控文件均需遵守相关规定，修订时按文件编制/更改申请单的规定进行（修订内容很少时，可以进行划改），并做好记录。但禁止随意涂改、增删。4.4.3 文件编修，在正式发布前一般要经过评审,可通过以电子邮件或传阅的方式以及品质会议、内审会议等形式对各类文件进行评审。4.5 文件发放与保存4.5.1 受控文件应列出受控文件清单。所有受控文件的发放，按管理者代表核定应使用此文件相关部门，由质量部按此分发。并由接文人在文件发放与回收登记表签收。受控文件发放前盖上“受控”章，确定发放代号，作为有效受控版的标识。分发部门代号：总裁-PR，行政部-AD，财资部-FD，生产部-（MA-光源、RA-应用），品保部-QA，技术部-（PD-光源、RD-应用），营销部-SA4.5.2 质量管理手册、程序文件原件(由审核人原始签字)由质量部保存，各部门保存其有效版本的复印件(或电子档)，各部门文件、作业指导书由各部门自己保管， 不属于质量体系文件内容的由各部门按各自职责进行保存和管理。如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件的封面上加盖红色作废印章。 4.5.3 文件的保存期限一般至少三年。届时可由管理者代表审定是否作废（也可视文件情况而定保存期限）。作废文件由质量部统一收回，登记入册，定期销毁。各部门需要作为资料保存的作废文件，由本部门负责人批准，由质量部加盖“作废、保留”章并统一保存。4.5.4 若要借阅文件，由质量部专人负责，做好记录后方可借阅。4.5.5 文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。4.5.6 各部门应指定专人负责部门内文件的保存和管理, 建立文件登记表。4.6 外来文件的控制4.6.1 外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等。4.6.2 在公司内使用的外来文件（不属于质量范围的一般由行政部进行接收和管理）由质量部归口管理；当接到外来文件时，质量部将其登录于外来文件登记表中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用。4.6.3 审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在外来文件登记表中注明。4.6.4 顾客图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为顾客财产进行控制，由营销部转至品质课，再由品质课统一编号，并作好标识，控制其分发；当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。4.6.5 每年内审前对外来文件的有效版本进行评审追踪，当文件版本发生变化时，将追踪结果记入“外来文件登记表”中，确保使用有效版本的适用的外来文件。4.7 考虑节能和环保，文件发放可采用再生纸打印或电子版形式发布。4.8 质量部负责文件印章管理。5. 支持性文件和记录a) 文件记录控制程序b) 记录文件发放与回收登记表受控文件清单外来文件登记表文件作废清单文件编制/更改申