档案管理人员培训PPT归档文件整理.ppt

1 焦作市档案人员资格培训课程 归档文件整理方法 焦作市档案局刘军2013年4月 2 2000年12月6日 规则 由国家档案局发布 并于2001年1月1日正式实施 规则 是从实际出发 按照 需要 可能 合理 科学 的原则制定的 它没有全面否定传统的做法 也不是照搬国外的模式 而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上 对传统做法和其他国家经验进行了综合与扬弃 是在批判基础上的继承 规则 由于其内在的科学性 合理性 充分适应了现实工作的需要 体现出了应有的超前性和导向性 为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案 规则 采用与传统立卷方法完全不同的思路 从 简化整理 深化检索 出发 对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化 使 规则 体现出了鲜明的特点 简化 兼容 灵活 归档文件整理工作概述 3 第一部分 归档文件整理工作概述 一 归档文件 二 归档文件整理 三 归档文件整理原则 四 归档文件整理方法 4 形成 档案是由文件转化而来的 转化条件有三点 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 办理完毕的文件才能成为档案 文件是档案的基础 档案是文件的精华 具有一定查考利用价值的文件 才能成为档案 文件是档案的因素 档案是文件的组合 按照一定的规律保存起来的文件 才能最后成为档案 构成全宗的单位叫立档单位 所谓全宗 就是一个独立机关 团体 企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体 简单地说 就是一个立档单位所形成的档案就构成一个全宗 5 一 归档文件概念 归档文件 是指各立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 归档文件的形成者很广泛 是指文件相应的文书处理程序已经完成 而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用 不适用于科技档案 专门档案 声像档案与实物档案 不适用于磁带 录音带 胶片 磁盘 光盘等其它特殊载体形式的文件 6 归档文件整理 就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 二 归档文件整理 7 三 归档文件整理原则 1 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系2 区分不同的保存价值3 便于保管和利用 文件的形成不是任意的 而是伴随着机关和社会组织的职能活动产生 有其自身的规律和特点 不是所有办理完毕的文件材料都需要归档 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的 是检验归档文件整理工作的唯一标准 贯彻 强化收集 简化整理 细化检索 深化利用 的业务工作方针 简便高效 科学地开展文件归档整理工作的制度化 标准化 现代化 8 文件材料之间的联系好比人的生命体中的有机联系 文件材料之间的联系好比人的生命体中各部分之间的联系 是密不可分 你如果强行分开后 生命就会受到损伤 文件材料之间的联系是后来固有的 不是人们想象的联系 不是任意的联系 它是文件产生时已经确定 例如 请示和批复 再如 文书档案为什么分开年度 按年度整理 那就是不同的年度文书档案材料 它是没有历史联系性 所以不能放在一起整理 文件之间的联系一般分为 与上 下级的联系 与同级联系 本单位各个科室的联系 文件之间的联系从内容来分一般分为 同一工作中的联系 比如 一项工作在开始有计划 调查中间有措施 结束之后有总结 评价 那么计划 调查 措施 评价 总结是互有联系的 我们在整理时应放在一起 同一个问题 同一个案件的联系 比如 纪检委查处一个案件 有举报 调查笔录 取证 审查 结案等这些过程是有联系应放在一起 同一个会议同一事物 同一时间的联系 比如 同一年度的统计报表汇集成册 会议记录 9 四 归档文件整理方法 目前 我国推行的归档文件整理方法有两种 即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法 文件级整理方法 就是将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 件的定义 件是指归档文件的整理单位 10 归档文件整理方法 装订 排列 分类 编号 装盒 编目 11 1 一般情况下每份 单份 文件为一件 2 文件正本与定稿为一件 3 正文和附件为一件 4 原件与复印件为一件 5 来文与复文为一件 如请示与批复 报告与批示等 6 转发与被转发件为一件 7 正文与文件处理单为一件 8 报表 名册 图册 会议记录 期刊等 一册为一件 9 会议文件 一次会议形成几份文件 就是几件 即一份文件为一件 10 干部职工调动介绍信 存根 以一人为一件 11 干部任免 录聘 调资 离退休 津贴补助等材料 如果一人一表或一文的 以一个人的一套材料为一件 若以若干人为一表或一文的 以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件 12 文件的中文与外文为一件 文件的汉文本与少数民族文本为一件 在实际操作中就注意 组件时注意批复在前 请示在后 正文在前 附件在后 正本在前 定稿在后 重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后 非诉讼案件材料的结论 决定 判决性文件材料在前 依据性材料在后 这里所说的 为一件 就是实体装订在一起 编目时也应视为一条条目 但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起 这样容易引起检索混乱 难以查找 12 第二部分归档文件整理的组织工作 三 机关文件材料归档范围和档案保管期限表 二 文件材料整理及归档办法 一 归档文件整理工作的组织领导 13 一 归档文件整理工作的组织领导 1 成立档案工作领导小组2 建立档案管理组织体系领导小组 综合档案室 负责人 档案员 兼职档案员 每科室内勤 3 建立健全归档文件整理制度归档 保管 保密 利用 统计 鉴定销毁 岗位责任制 室藏保管应急处置方案和计算机应急处置方案 14 二 文件材料整理及归档办法 1 明确整理工作的环节 2 明确全宗及分类方案 3 确定整理方法 4 对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案 5 限定归档的时间和质量要求 15 三 机关文件材料归档范围和档案保管期限表 制定本机关规定时 应注意以下几个问题 1 深入实际 摸清家底 2 切合实际 操作性强 3 以 我 为主 突出重点 一是指本机关 包括本机关各部门 直属机关等 二是指本系统 指本机关同一系统或同一系统的上级机关 尤其指具有垂直领导关系的机关 三是指与本机关密切相关的机关 我 指本机 本部门 主办的文件 高于联合办的文件 总之 判定一个文件该不该归档或保存价值大小 首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何 凡是联系密切 在工作中起重要作用的 价值就大 反之 价值就小或根本没有保存价值 16 如何突出机关文件材料归档范围的特色 一 突出本机关主要职能活动的特色1 突出专业文件材料的特色2 突出本机关行政执法工作的特色3 突出本机关行政审批工作的特色二 突出本机关基本历史面貌的特色1 本机关举办重大活动 重要事件中形成的文件材料 2 本机关召开的重要会议文件材料 3 本机关的制发 或联合 的重要文件 三 突出本机关经济利益的特色1 本机关产权关系 2本机关债权债务关系 3 其他经济关系 四 突出个人利益的特色 在实际工作中 坚持 以我为主 的鉴定原则 来划分归档范围和确定保管期限 均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准 这样做 不仅能突出立档单位档案内容特色 保持立档单位档案的有机联系 而且可以显著减少全宗之间的重复 馆际之间的重复 17 第三部分文件级整理程序 文件级整理程序 就是指归档文件按文件级整理的步骤 一般情况下 文件级整理大致需要十二道程序 即收集文件 区分归档范围 分年度 分类别 分级别 分保管期限 修整文件 装订 排列文件 编制件号 编制归档文件目录 装盒 18 一 收集文件 收集文件是归档整理工作的首要程序 整理工作的对象是文件材料 应归档文件材料能否收集齐全 完整 直接影响着整理工作的开展 所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础 收集文件 就是根据党和国家的有关规定 通过一定的方式和手续 把散存在机关内部和个人手中的文件材料 加以清交 聚集的工作 档案法 第十条规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 齐全完整 是收集工作的基本原则 19 齐全是对整体而言 把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来 谓之齐全 完整是对个体而言 把一份文件的正件与附件 印件与底稿等 不缺件 不少页地都收集起来 谓之完整 20 一 收集文件 文件收集的方法 1 全面收集2 重点收集3 注意 帐外文件 的收集 21 一 收集文件 实际操作中应注意 收集 每年年初档案室 或办公室 将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室 办公室 1 收集范围 上年度领导和各部门处理完毕的文件材料 2 收集时间 每年的1 2月份 由档案室 或办公室 发通知 提要求 3 收集方法 1 对照 参考本单位收文 发文登记簿和用印登记簿等 2 注意帐外文件的收集 具体包括几个方面 1 本单位所有领导手中存放的文件材料 2 办公室收发的所有文件3 各科室的材料4 文秘人员手中留存5 借出去未还 22 二 区分归档范围 一 归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 一方面 规则 强调 本机关 的主体性 有效地从整体上防止文凭材料过于重复 另一方面仍然将 主要职能活动和基本历史面貌 作为判断归档范围的基本标准 23 二 区分归档范围 二 不归档文件材料的范围1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重要文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来电 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 24 二 区分归档范围 实际操作中应注意 判断所收集的文件材料是否归档 1 对照 机关文件材料归档和不归档的范围 将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分 属归档范围的文件材料转入下一流程 不属归档范围的剔除 2 注意 应归档的 主要是本单位形成的文件材料 反映本单位主要工作职能活动的 有查考 保存价值的文件材料 不归档的 普发的 不办理的 不涉及本单位人与事的 重复的文件材料 25 三 分年度 实际操作中应注意 一 分年度 把文件材料按形成年度分开 把机关单位内的文件材料按其形成年度分开 把相同年度的文件分在一类 不同年度的文件不能混淆 1 一般以文件落款时间来确定文件所在年度 2 注意 1 请示与批复 应放在一起归档 没有复文的 放在请示年归档 2 跨年度的会议文件放在会议结束年立卷 3 跨年度的案件放在结案年立卷 4 其他文件 应放在文件材料形成的年度组卷 一 分年度 把文件材料按形成年度分开 把机关单位内的文件材料按其形成年度分开 把相同年度的文件分在一类 不同年度的文件不能混淆 1 一般以文件落款时间来确定文件所在年度 2 注意 实际操作中应注意 1 请示与批复 应放在一起归档 没有复文的 放在请示年归档 2 跨年度的会议文件放在会议结束年立卷 3 跨年度的案件放在结案年立卷 4 其他文件 应放在文件材料形成的年度组卷 26 四 分类别 分类别 就是根据本机关文件的来源 时间 内容和形式上的异同 按照一定的方法 分成若干类别的过程 归档文件分类是指在一个全宗内 将文件按照一定的方法分成苦干层次和类别 使之构成有机体系的过程 归档文件整理规则 选择年度 保管期限 组织机构或问题作为通用的分类方法 并将分类层次限定为2 3级 在实际操作时 归档文件的分类 是指全宗内归档文件的实体分类 包括选择分类方法 制定分类方案 文件归类等工作 27 一 年度分类法 年度分类法的优点 1 符合档案按年度形成的特点和规律 能够反映立档单位年度工作的特点 保持档案在形成时间方面的历史联系 2 便于人们按年度查找利用档案 3 适合文件归档工作的制度 按年度分类法 机关档案室可按年度将接收的档案排列上架 4 可以和其他分类法结合使用 28 几种特殊情况的处理 1 机关档案室要不要编盒号各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号 如要编号的 可用铅笔临时编号 2 传真件如何归档传真件字迹耐久性差 须复制后才能归档 尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题 但强于传真件字迹的耐久性 复印件应单面复印 以防粘连 3 为什么每个档案盒都必须放置备考表备考表是用以对盒内归档文件的缺损 修改 补充 移出 销毁等情况进行必要的注释说明 无论在归档文件整理阶段 还是在档案保管阶段 都需要有备考表来写这些内容 此外 备考表还设有整理人 检查人和日期等项目 这些项目起到了明确整理工作责任 强化监督的作用 对每盒归档文件来说都是必不可少的 29 4 对有请示缺批复的处理 有批复但未归档 一是有关申请添置固定资产 调拔经费的批复文件 一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔 添置手续 办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案 对此 应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档 并提供批复复印件与会计凭证一并归档 二是批复文件未经正式收文渠道传递 而由经办部门或经办人员直接取回后留存 对此应要回原件归档 电话批复 口头批复未形成文字 或未批复 但实际上已办理 即成事实 此类请示文件在归档之前 应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况 并加盖公章后归档 直接在请示原件上批复的 将此份请示直接归档即可 一个问题或一件事情 经多次请示才予批复的 将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档 前几次请示文件可不归档 未批复也未办理的请示文件 属于正在办理过程中的文件 可暂不归档 但必须妥善保管 以备查找 如此类请示文件较多 已没有批复的可能 可单独整理 30 5 文件上有属于不同年度的几个日期 内部文件和一般发文 以签发日期 或落款日期 为依据 如 2008年度工作总结 2009年度工作计划 来往文书的收文 以收到日期为依据 法律 法令 条例等法规性文件 以批准日期或公布生效日期为依据 指示 命令等指令性文件 以签发日期为依据 计划 总结 预 决 算 统计表等 统一按成文 落款 日期为准 电报则以发出的日期 判定文件所属年度归档 6 几件文件作为一件时 确定件的日期 应以装订时排在前面 件 的日期为准 如正本与定稿为一件时 以正本日期为准 来文与复文为一件时 以复文日期为准 31 二 组织机构分类法 就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类 也就是按照立档单位的内部机构 将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法 组织机构分类法的优点 1 符合一个全宗档案形成的特点和规律 能较好保持文件之间的历史联系 便于反映机关的历史面貌 2 包含着按问题分类的因素 具有问题分类法的主要优点 3 分类准确 容易掌握 方法简便 利于实际分类工作的进行 4 符合现行文书处理部门的立卷制度 组织机构分类法适宜与不适宜的范围 1 机关内设有组织机构适宜按此法分类 否则不适宜 2 机关内组织机构稳定 或虽有变动但不太复杂 适宜按此法分类 机构不固定 经常变动 则不适用此法 3 各组织机构的档案相对比较完整 条理 适宜按此法分类 4 可以按照其他方法分类而难以按此法分类 不用此种分类法 32 类别排列方法 依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列 依据本机关习惯的排列顺序排列 依据其重要程度排列 33 几种特殊情况的处理 1 经机关党委 党组 讨论而以机关行政名义发出的文件 一般归入行政某机构类 2 业务机构起草而以机关名义发出的文件 一是归入机关的中心机构如办公厅 室 二是归入相应的业务部门或业务机构 3 几个机构联合办理文件 一般应归入主办单位 也可归入批示退存单位或最后承办单位 4 立档单位职能机构下 又设机构的 一般按上一级职能机构进行分类 业务独立性强 职能重要的 也可选择职能机构下设机构进行分类 如 办公室下又设秘书科 需要注意的是 临时机构 在一般单位单独保存 但如果与内部机构合署办公 且内部机构是长设的机构 则应归于与之合署办公的长设机构类中 例如 2003年防治非典时 各单位都成立了防治非典工作临时机构 在市卫生局 这个机构是单位的 形成的文件可单独归档保存 其他单位防治机构大多是与办公室合署办公的 它形成的文件就应与办公室的其他文件一并归档 34 按组织机构分类 党组是内设机构吗 第一 从机构性质看 党组是上级党的委员会设在国家机关 人民团体和其他非党组织中的派出机关 党组成员由批准成立党组的党的委员会指定 党组必须服从批准它成立的党的委员会的领导 代表上级党的委员会指导本机关和直属组织内党的工作 这是党组的特殊性质 这种特殊性质是机关其他内设机构所不具有的 党组能代表上级党的机关行使指导本机关和直属组织党的工作的权力 而内设机构不能行使这种权力 它只能代表党组行使自己 本处 科室 职责范围内的权力 正因为党组与内设机构的工作性质不同 所以在整理档案进行分类时 不能把党组作为内设机构来设类 35 第二 从工作职责看 按 党章 第九章第四十六规定 在中央和地方国家机关 人民团体 经济组织 文化组织和其他非党组织的领导机关中 可以成立党组 党组发挥领导核心作用 党组的任务 主要是负责贯彻执行党的路线 方针 政策 讨论和决定本单位的重大问题等 从党章规定的党组工作职责看 它发挥的是领导核心作用 而机关的内设机构 哪一个处 科 室也不具备这些职责 也不可能发挥领导核心作用和讨论本单位重大问题等 所以在档案分类时 不能把党组作为内设机构来设类 第三 从机构级别看 在党的组织机构设置中 凡是设立党组的机关 无论是国家级 省部级机关 还是地市厅级 县区级和科级机关 但都是本级机关的一级机构 在机构设置中 从来没有一个上级党的委员会把党组作为机关内设机构来设置 第四 从工作作用看 党组主要起领导作用 决策作用 而内设机构主要是起执行作用 第五 从工作关系看 党组与内设机构的关系是领导与被领导的关系 不是并列 同级 平行关系 36 三 问题分类法 就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法 即将记述和反映同一问题的文件集中 记述和反映不同问题的文件分开 也就是说 不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件 只要是记述和反映同一问题的文件 都归入一个类别内 以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况 问题分类法的优点 1 把相同问题的文件集中在一起 保持了文件在内容上的联系 2 可以较好地反映机关逐年工作变化情况 如实反映机关的历史面貌 3 具有较大的伸缩性和可容性 总之 这种分类法的好处是能避免或减少同类问题文件分散的现象 但需注意的是不要轻易打乱组织机构而按问题分类 一般情况下参照本机关内部组织机构的职能性质来分类 文件归类应按其主要内容有规律地进行 并保持连续性 一个内容的归档文件在去年放入哪类中 今年亦应该归入同类中 不要根据一时的需要随意更改 以免给将来的查找利用带来不便 问题分类法的适用范围 1 适用于立档单位小 基层单位 内部无组织机构或者内部机构只有简单的分工 工作常有交叉的单位 2 适用于立档单位内部机构变化复杂 无法按组织机构分类的全宗 3 适用于各级党委和政府等综合性部门 37 类别排列的方法 先党后政 即党群工作方面的类项在前 行政管理以及业务工作方面的类项在后 综合性的类项在前 专题性的类项在后 具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系 结合重要程度和上述规则及实际情况确定 38 四 保管期限分类法 保管期限分类法的优点 1 能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来 使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施 2 为库房排架管理 档案移交进馆创造条件 3 为及时剔除和进一步鉴定到期档案提供了便利 39 五 复式分类法 归档文件整理规则 不限定年度 保管期限 机构 问题 在组合成复式分类法的先后顺序 但对三种分类方法的可选择性做出规定 其中 年度 保管期限是必选项 机构 问题 作为选择项 我们推荐使用 年度 机构 问题 保管期限 或 保管期限 年度 机构 问题 分类法 40 年度 机构 保管期限分类法 与 年度 机构 保管期限分类法 相对应的分类方案如 2001年 办公室 永久 30年 10年业务一科 永久 30年 10年业务二科 永久 30年 10年2002年 办公室 业务一科 业务二科 41 年度 问题 保管期限方法 与 年度 问题 保管期限分类法 相对应的分类方案如 2001年 党群类 永久 30年 10年行政类 永久 30年 10年业务类 永久 30年 10年2002年 党群类 行政类 业务类 42 保管期限 年度分类法 这种方法就是在保管期限下面 按年度分类 这种方法适用于县 市 区 以下内部机构设置简单或每年形成文件材料数量少的机关 操作起来简便易行 此分类方案为 永久 2007年 2008年 2009年 30年 2007年 2008年 2009年 10年 2007年 2008年 2009年 43 分类方案 制定分类方案是在选择分类方法的基础上 固定分类体系 标明类目名称的过程 分类方案是标有各层分类类目的分类大纲 是进行文件归类的依据 各单位都应编制 并在实践中完善 制订分类方案时应遵循一致性 稳定性和划分的完整性等原则 44 一致性原则是指分类方案要用同一标准进行划分 如不允许一部分类目按机构设置 而另一部分类目按问题设置 当按问题标准设置类目时 不允许同一级类目中 使用不同标准进行划分 稳定性原则是指在一个单位要保持类目的稳定性 既不能上一年采用机构标准设置类目 下一年度采用问题标准设置类目 又不能在采用按问题标准设置类目时各年度类目变动频繁 划分的完整性原则是指大类的设置应包括本单位所有职能形成的文件材料 二级类的设置应包括一级类的所有内容 同时应注意类目的外延不能与全宗名称的外延相同 如在档案局全宗内不能设置 档案类 45 分类方案的编制 档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范 以一个单位的全部档案为对象 依据特定职能和辅助管理为立类 划类的标准 建立起完整的档案分类体系 就能全面地系统地反映立档单位的职能活动和历史面貌 也便于档案的收集 整理和科学管理 46 档案分类方案的结构 档案分类方案由编制说明 分类表 使用说明三部分组成 一 编制说明编制说明是分类方案的编制目的 分类的依据 规则 体系结构 类目设置以及若干重要问题的说明 是使用方案的指南 二 分类表分类表是分类方案的主体部分 该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序 以图表的形式表示出来 在实际工作中主要有两个 一是档案分类编号细则 二是档案分类 归档范围和保管期限表 该表详尽地反映了立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料 分类排序 保管期限划分情况 集分类 归档范围 保管期限三者为一体 能较好地指导立档单位实行部门立卷及文件材料价值鉴定工作 档案分类编号细则主要包括 1 主题内容与适用范围 2 基本术语 3 分类的原则 4 类目的设置 5 标识符号 6 档号的编制 7 编号的结构形式 47 xx机关档案分类方案文书档案 专门档案 科技档案 声像档案 会计档案 业务档案 基建档案 科研档案 设备仪器档案 照片 录音 录像 光盘 按机构或问题分类 48 xxx单位档案分类 归档范围和保管期限表一 dq党群工作类 党群类 49 五 分级别 实际操作中应注意 一 分级 把相同年度的文件材料按形成机关的级别区分开 1 分成上级 本级 下级及平级四种 2 对有密切联系的文件不能按形成机关的级别区分开 下列文件材料要放在本级文件中一起组卷 1 本机关的请示与上级的批复 2 本机关的函与平级的复函 3 下级的请示与本机关的批复 4 上级下达任务给本机关的文件 5 上级表彰 处分本机关或本机关有关人员的文件 6 上级指定要本机关专门办理的文件 如人大 政协提案 议案办理答复等 50 六 划分保管期限 根据国家档案局 关于机关档案保管期限的规定 文书档案的保管期限为永久和定期两种 永久 即在正常情况下 无限期地保存 定期 分为30年和10年两种 51 一 永久保管的文书档案主要包括 本机关制定的法规政策性文件材料 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 本机关机构演变 人事任免等材料 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 同级机关 下级机关关于重要业务的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 52 二 定期保管的文书档案主要包括 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 本机关一般性事务管理文件材料本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 53 在实际工作中如何确定永久档案1 反映机关主要历史面貌的文件材料 如 大事记 组织沿革 机构设置 人员编制等文件材料 2 反映机关行政管理 行政执法活动的重要文件材料 如 行政管理工作制度 行政管理工作中形成审批 审查 核准等文件材料 房产 地产 固定资产 行政审批 行政许可 合同 协议 国有资产管理等文件材料 3 反映机关主要职能活动的重要文件材料 如 党组党委 行政会议记录 会议纪要 工作会议 专题会议材料 上级机关 领导视察本机关工作文件材料 本机关制定的方针政策性法规文件 业务文件 调研报告 请示 批复 外事活动文件等 4 反映机关人事管理活动的文件材料 如 人事任免 奖励材料 处分材料 录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 离退休 死亡 抚恤材料 人事考核 职称评定 职工调动 职工名册 党团员名册 党团材料等 这些文件材料在反映本机关的历史面貌 主要职能活动 维护国家 机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值 是各机关形成文件的重点和核心 上级机关文件 针对本机关或属于本机关主管业务的永久 其他10年 本机关文件 主要职能永久其他10年 同级机关文件 10年 下级机关文件 重要总结 报告30年 其他10年 54 特别注意几个问题 1 政协提案 人大建议材料 一般单位这类问题少 可按永久保存 对于政协人大部门可按重要的为永久 一般的为10年 2 本机关的各项规章制度为永久保存 它反映一个机关内部微观动态管理的过程 对机关日常工作的运行意义重大 3 本机关年度计划总结与本机关工作部门年度计划总结 机关年度计划总结永久 工作部门计划总结为10年 4 机关年度以上统计材料 年度以下统计材料 专项统计材料 所谓年度以上统计材料和年度以下统计材料 是指机关每年都要重复处理的统计数据和文字说明 属周期性统计数据 专项统计材料是指针对某一项工作专门处理的统计数据和文字说明 不一定是周期性统计性数据 年度以上为永久 年度以下统计要根据机关本身职能来确定 一般为10年 专项统计材料依据重要程度可划分为永久 10年 5 上级党委 政府的文件材料的处理 一类是向上级党委 政府的请示报告 重要工作汇报 重大事件说明等文件材料为永久保存 这类文件材料只有机关认为重要或有必要得到党委政府指示 批示时才向其报告 一类是代党委 政府起草的有关某项工作并以党委政府名义印发功转发的上报稿 这类文件材料由机关上报后 经党委政府修改同意后方能印发 印发的正式稿由于是针对本单位或本行业 本系统的工作 机关应将正式印发稿划定为永久保存 55 6 表彰先进形成的文件材料 受上级或同级表彰的为永久 受机关内部表彰和其它表彰的为10年 7 处理来信来访文件材料 是否归档 一个先决条件是对来信来访是否有处理结果 如果没有处理结果 这类文件材料暂时不能归档 如有处理结果 这类材料机关在归档时要看是否有领导重要批示 来确定其档案保管期限 除党和国家领导人所作任何批示应作为 重要批示 外 其他级别的领导所作批示是否重要 一般要根据领导批示的具体内容而定 重要批示 还是泛泛批示 应指解决来信来访明确态度方式或方法 对事态发展态势的估计 如 领导对某信访材料作出批示 此事请 部门认真调查 如情况属实 要严肃追查相关人员的责任 这类领导批示就属 重要的 如有处理结果 机关归档时应界定为永久 如领导只泛泛批示 圈阅 请 单位协调处理或请 部门根据国家有关政策回复 这类信访材料就属 一般的 而非 重要的 批示 如有处理结果 机关归档时档案保管期限一般界定为10年 8 上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务 但需要贯彻执行的文件材料 本机关在归档时应作认真分析那些需要归档 那些不需要归档 那些仅作为资料保存 即是要归档的 其保管期限也只能是10年 56 七 修整文件 为保证档案能够长期保存和有效地提供利用 装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整 文件修整一般包括对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 对过大的文件进行折叠等 57 1 修裱破损文件 使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱 2 字迹模糊或易褪变的文件处理 包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件 常用的复制方法是复印 3 超大纸张折叠 大于a4幅面的纸张要折叠成a4幅面 4 去除金属物 58 八 装订 一 装订要求 总要求 装订材料符合档案保护要求 装订牢固 文件不损页 不倒页 不压字 1 归档文件应以 件 为单位逐件进行装订 2 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 3 装订时 应将 件 内的各页按一定方式对齐 在左上角装订的 左侧与上侧对齐 左侧装订的 右侧与下侧 底边 对齐 59 二 装订方法 1 线装式 文件采用左上角或左侧轧边 根据文件的厚薄 选择粗细适中的棉线进行装订 文件页数较少时 采用左上角装订 背后打活结 单孔 文件页数较多时 采用 三孔一线 左侧装订 装订方法是三孔一线 位于文件左侧 孔距是7 5cm 边距是3 5cm左右 装订要求是整齐 牢固 不影响阅读 2 包角式 在文件左上角用不干胶包贴 3 粘接 用浆糊及胶水粘贴的方法 4 用变形材料装订 选择档案推荐使用的不锈钢钉 在实际操作中对于装订成册不便拆钉的书籍 刊物 由于其金属物已严密封装在其中 拆除有损其原貌 因此也可以不拆除 60 九 排列文件 总的要求是 将同一级类目保管期限的文件材料 按事由结合时间 重要程度 相同的集中 相近的靠拢 不同的分开 进行有序地排列 归档文件的排列是指在分类方案的最底一级类目内 根据一定的方法 如事由 确定归档文件先后次序的过程 对归档文件的排列 规则 强调了 事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起 按事由排列归档文件 是遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 是这一整理原则的体现 按公文办理过程的先后顺序 将同一事由形成的文件排列在一起 可以客观地反映出某一事由的发生 发展 结束的全过程 反映出这些文件之间的客观联系 61 事由原则 归档文件排列的原则 即 事由原则 就是同一事由的相关文件应当排列在一丐 这里的事由是一个比较原则性的概念 可以是指一件具体的事 或者一个具体的问题 或一须较紧密的工作过程等等 通过界定 事由 使密切相关 参照性强的文件从实体上相对集中 最大限度地保持文件之间的有机联系 事由 是一个比较原则而具体的概念 它不同于文书立卷的分类及组卷中的 问题 问题 是较大的概念 是一类事情 区别 一是问题的概念大 是一类事情 事由是一件具体的事情 工作 二是问题包含事由 是多个事由的集合体 三是问题的灵活性大 事由的灵活性小 62 一 同一事由内的归档文件排列二 不同事由间的归档文件排列 63 十 文件编号 归档文件编号 指将归档文件在全宗中的位置 标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明 编号项目分为必备项和选择项两种 必备项包括全宗号 年度 保管期限和件号 它是根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的 各级机关档案部门在编号时必须编制 选择项则包括机构 问题 等 可在同级档案行政管理部门的指导下 由机关档案部门根据需要选择使用 64 各项编制方法及注意事项 一 件号 是归档文件的排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 件号包括室编件号和馆编件号两种 65 加盖归档章 1 归档章的位置归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置 如此位置有领导批示或收发章等 可加盖在首页上端其它空白处 不要压字迹 尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起 66 2 归档章的项目及填写方法归档章的项目有全宗号 年度 保管期限 件号 页数 类别名称 机构或问题 等 1 全宗号 是档案馆给立档单位编制的代号 2 年度 是文件的形成年度 采用公元纪元 以四位阿拉件数字标注 如2006年 应标注为 2006 而不能简化为 06 3 保管期限 按归档文件划定的保管期限填写 是哪种保期限就填写哪一种 三种保管期限可分别为 永久 30 10 4 室编件号 按归档文件排列顺序编写的件号填写 由档案室负责填写 5 馆编件号 由档案馆负责填写 6 页数 填写一份文件的总页数 即一份文件最后一页的页码 没有重新编写文件页号的 按文件的原有页