档案管理方案.doc

档案管理方案第一节 总则 为提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的地位，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，方便查找相关资料档案，特制定本方案。第二节 管理职责1、 负责公司机要档案的收集、整理、分类、保管、借阅等；2、 负责公司重大项目、公司重大经济合同、公司重大工程的档案的跟进，公司级其他文档资料的收集、管理；3、 负责归档管理的各项规章制度，会议性文件等；4、 负责档案提供利用服务；第三节 归档范围1、 公司经营类：公司各类证书、证照，公司管理类文件，公司经营类法律文件等；2、 公司治理结构：公司章程，董事会、股东会决议文件相关资料，股权协议，组织结构图等；3、 内部收发文：公司各项规章制度、管理办法、通知等，政府颁发的重要文件；4、 汇报性文件：各部门提交公司重要立项报告、报表，外部为公司出具的各种报表报告，等其他汇报性文书资料；5、 协议合同：公司重要协议合同（含市场方面重要协议）；6、 知识产权：专利、商标相关证书、协议、通知书等；7、 公司各分公司重要协议及资料文件；8、 会议性文件：股东大会、董事会、监事会、办公会等会议记录、会议纪要，等其他会议形式形成的文件、资料；9、 公司级年度机要文件：年度预算、组织结构、kpi、年度框架协议、任命书、年终总结报告、公司级立项报告等；10、 其他公司级机要文件。第四节 档案分类（但不限于）及编码规则 见附件一 编码规则明细、编码规则示意图第五节 归档时间1、 凡已办理完毕的对公司有重大影响及涉及公司机要的各种文件档案资料，均应在三日内提交总办进行归档；2、 公司各部门所产生的对公司有重大影响或涉及公司机要的文书档案资料，应当在材料统一整理后及时（三日内）到总办存档；3、 每年11月、12月2月按档案类别进行梳理， 将公司现行制度行程整理形成汇编。第六节 归档要求1、 归档文件、资料必须完整；2、 分类清楚、归类准确，编目清晰；3、 归档文件，应依编号规则以活页方式归档于相关类别的档案夹内。档案夹背脊应标明分类，以便查档；第七节 档案的利用 档案管理人员编制电子档案目录，为利用文件检索创造条件。 公司制度存档实行双轨制，电子文件（文控系统）与纸质文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，便于查询、利用。第八节 档案保密规定1、 严格遵守本规定，接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单；文件资料接收清单（见附件二）2、 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应报公司批准，并办理相关手续；3、 发现档案丢失，损坏要及时报告；第九节 档案查阅、借阅1、 借阅档案要确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。借阅时需填写文件借阅表（见附件二）；2、 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用；如外单位、个人查阅档案，必须经公司批准，并在相关部门陪同下，方可在管理人员的监控范围内查阅；3、 复印档案资料需填写文件复印资料接收确认单（见附件二），非公司对发布制度外，需经部门副总签字同意后方可复印。本制度自发布之日起生效执行！*公司 2013年*月*日编号设置一级类目设置（公司标识）二级类目设置（部门名称）三级类目设置（文件类型）四级类目设置（文件子类型）年代号序列号*总总办a公司经营类文件证照1101，专利1102，商标11032000001市市场b体系文件质量体系文件1201，质量体系证书12022001002销销售c公司治理结构公司章程1301，董事会、股东会决研发d规章制度类总办1401，市场1402，销制造e报表报告类总办1501，市场1502，销质量f合同类销售合同1601，采购合同1602财财务g固定资产特种设备使用许可证1701，设备使用说明1702人人资h技术文件项目文件1801，验收文件1802，客户图纸1803资资保i公司收文工商1901，税务1902，海关1903信信息j公司发文通知2101，公告2102，表扬2103文件资料接收清单序号文件名称文件类型份数交付人接收人日期备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.文件复印资料接收确认单交付部门交付人接收人交付时间序号1.2.3.4.5.6.7.8.9.