档案数字化方案档案数字化方案.doc

档案数字化方案2011年7月目录第1章纸制档案整理方法2第2章电子档案整理方法2第3章纸制档案整理、数字化详细流程63.1整理、数字化流程63.1.1档案初步整理63.1.2案卷出库63.1.3目录校对73.1.4案卷扫描83.1.5图像处理83.1.6图像质检83.1.7图像挂接83.1.8案卷入库83.1.9格式的转换133.1.10光盘刻录133.2数字化加工的流程示意图133.2.1图一133.2.2图二15第4章数字化人员的配置16第5章数字化加工16第6章验收标准1817 第1章 纸制档案整理方法 档案盒整理打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章，每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。 档案装订设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起，在右上角（反面左上角），编写页码，加盖件归档章。 档案排序以件为单位装订后,盒内件按照不同的分类进行排序,类先后顺序为1：设立 2：变更 3：年检 4：注销登记 5：补领证书,类内件顺序按照生成时间先后排序。第2章 电子档案整理方法 电子目录采集管理目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份,著录字段信息如下:第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下序号名称备注1证书号2档号3单位名称4住所5举办单位6法定代表人7身份证号8核准日期9注吊销日期10经费来源11开办资金（万元）12开户银行13银行帐号14审批机关15批准文号16执业许可证书17联系电话18邮政编码19备注20存址21宗旨和业务范围第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下序号名称备注1档案类型（设立、变更、注销登记、年度检验、证书补领等）2证书号3档号4单位名称5核准日期6移交人7接收人8接收时间9送交情况字典（已送交、未送交） 电子已归、纸制未送到10归档情况字典（已归档、未归档）电子已归、纸制送到、未送档案室11公告时间12公告媒体13备注第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、序号名称备注1档号2题名3形成日期4责任者5页数6页次7备注 电子原文采集管理 扫描过程: 扫描分辨率=200dpi,生成黑白二值图象,压缩格式为group4,每份文件保存为多页tiff文件,tiff文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号,中间用-分割.转换格式:把tiff格式文件,转化成ocr识别后的双层pdf格式文件.文件挂接:把双层pdf格式文件,挂接到对应份目录.刻录光盘:把tiff文件、转换后的双层pdf格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴,放到防磁柜中保存.第3章 纸制档案整理、数字化详细流程3.1 整理、数字化流程整理、数字化共包括九部分，分别为：档案初步整理、案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入库,格式转换、光盘刻录。3.1.1 档案初步整理档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章.件归档章格式,如下辖区举办单位性质举办单位代号事业单位顺序号登记类别顺序号11001001113.1.2 案卷出库在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。(详见下表)调归档案登记表时间全 宗目录号卷号调卷人归卷人时间全 宗目录号卷号调卷人归卷人3.1.3 目录校对整理好的案卷和系统的电子目录是否一致，如不一致，直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表档案（卷级）全文扫描流程记录表对目录时间操作人卷号tif数量扫描时间操作人扫描页数质检时间操作人图像质量挂接质量备注a3a43.1.4 案卷扫描领取目录校对完成后的案卷，填写全文扫描流程记录表,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。3.1.5 图像处理对扫描后的图像进行纠偏去污等操作,处理扫描完成的文件后,填写全文扫描流程记录表。3.1.6 图像质检对处理完成的图像进行质检，发现问题及时反馈,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。3.1.7 图像挂接对已质检完成的图像文件进行批量挂接，挂接完成后进行二次质检（挂接的文件是否与归档目录一致）。3.1.8 案卷入库案卷装订完整后按顺序排好并及时入库，入库前,打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章。盒内以件为单位装订,按照不同的类(设立、变更等)和顺序进行排放,检查是否有件目录,如果没有打印件目录,填写案卷入库登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。调归档案登记表时间全 宗目录号卷号调卷人归卷人时间全 宗目录号卷号调卷人归卷人封面事业单位登记管理档案卷 号 证 书 号 单 位 名 称 举办单位名称 举办单位代号 保 管 期 限 活动类别日期内容份数页数设立变更封面卷号组成：11-001-001辖区举办单位性质举办单位代号事业单位顺序号11001001盒脊背举办单位编号001证书号（12位）卷号1盒号备注设立登记(件目录)序号文 件 题 名日 期页 号备 注1事业单位法人设立登记（备案）申请书2事业单位法定代表人登记申请表3事业单位章程草案4审批机关批准设立的文件5拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职文件6拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份证明文件7具有法定资格的验资机构出具的验资证明8住所证明9事业单位印鉴、基本帐户号备案表10银行开户许可证复印件或帐号证明11其他有关材料12133.1.9 格式的转换验收完成后的tif格式文件全部按标准转换为双层pdf格式文件。3.1.10 光盘刻录验收后,tif格式文件刻录成盘；转换后的pdf格式文件刻录成盘。3.2 数字化加工的流程示意图3.2.1 图一 数字化加工流程图1库房(标页码盖归档章)调卷目录数字化项目流程示意图填写全文流程表校正(著录)目录扫描质检全文处理数据上传服务器填写全文流程表处理质检数据挂接全文验收二次质检扫描目录质检全文扫描数据上传服务器填写全文流程表处理挂接3.2.2 图二 数字化加工流程图2调卷扫描是否合格目录质检完成扫描填写表格后期处理完成处理填写表格是否合格对(著录)目录填全文流程表分卷是否合格扫描质检处理质检挂接文件库房(标页码盖归档章)完成挂接装订卷 贴封面脊背归还第4章 数字化人员的配置岗位姓名成员工作内容项目经理整体负责项目，及与用户的协调和验收工作质量保证定期对项目执行审计工作现场负责11 数据备份2 人员管理、调配3 现场项目管理与监控4 安排纠正用户和qa提出的问题5 项目组对外联络6 组织午餐及检查值日7 维护计算机网络8 汇总统计表目录101、 案卷出入库2、 目录校对3、 目录录入扫描61、负责案卷扫描和查看案卷完整度处理41、对扫描图像，纠偏、去黑边、去噪声、抹白等质检11、对处理完成的图像进行质量检查2、对扫描案卷装订质量检查3、对数据的挂接4、对挂接完成的案卷进行二次质检挂接备注：前期所有人员统一进行目录的录入，中期开始分配，共计人员11名。第5章 数字化加工档案数字化加工共计45万页，其中条目录入5万页，扫描40万页。扫描40万页需要30天。每天扫描量1.4万左右序号验收项目验收标准抽检范围验收情况1案卷挂接检查目录标题和扫描处理后的案卷标题是否挂接一致不低于10%2案卷质量处理后的案卷是否清晰、完整不低于10%3