某通信企业物资管理部管理大纲.doc

*股份有限公司 物资管理部 管理大纲 *股份有限公司物资管理部 批准： 日期： 总 目 录1、管理结构图1. 1物资管理部组织结构图2、物资管理部管理目标3、物资管理部工作理念4、部门、岗位职责4.1物资管理部4.2部门经理职责5、物资管理部下属采购部5.1采购部职能5.2采购部机构设置5.3采购部经理岗位职责5.4计划处、执行处（国内）、执行处（国外）、新品处、配套处、付款处、招标处各处工作职责5.5计划处、执行处（国内）、执行处（国外）、新品处、配套处、付款处、招标处各处岗位职责5.6采购部各项工作程序、流程、规范5.6.1采购计划编制程序5.6.2新品替代品确认程序5.6.3常规计划性物料采购5.6.4新供应商确认程序5.6.5零购、设备采购程序5.6.6物料付款工作程序6、进出口处6.1进出口处机构设置及人员配置6.2进出口处职责6.3进出口处主任职责6.4进口业务室6.5出口业务室6.6跟单员职责-进出口业务室6.7进出口工作流程6.8审单、付汇7、物料控制处7.1物料控制处机构设置7.2物控处职责7.3物控处主任职责7.4物料管理室7.5收发货室7.6物料处理制度7.7物料控制处劳动制度细则7.8物料控制处考勤制度细则7.9工作纪律及服务质量评扣细则7.10附件表格8、物料管理部工作考核标准8.1业绩考核8.2能力考核8.3态度考核8.4出勤考核9、附件表格9.1 QR13-01-13 贮存品检查记录9.2 QR13-01-14 *公司领料申请单9.3 QR13-01-15 物料(成品)借用申请单9.4 QR12-01-01 *公司出入库卡9.5 QR09-01-06 *公司申购单9.6 QR13-01-01 外购入库单9.7 QR13-01-02 产品入库单9.8 QR13-01-03 委外加工入库单9.9 QR13-01-04 其他入库单9.10 QR13-01-05 销售出库单9.11 QR13-01-06 领料单9.12 QR13-01-07 委外加工出库单9.13 QR13-01-08 其他出库单9.14 QR13-01-09 调拨单9.15 QR13-01-10 盘点报告单(盘盈)9.16 QR13-01-11 物料盘亏报告单(盘亏)9.17 QR13-01-16 收料通知单9.18 QR13-01-17 退料通知单9.19 QR13-01-18 发货通知单9.20 QR13-01-19 退货通知单 *股份有限公司物资管理部管理大纲一 物资管理部组织结构图 董事会 总经理办公会 物资管理部进出口处采购部物料控制处结算处招标处配套处新品处执行处计划处收发货室进口业务室出口业务室物料保管室退机库废品库成品库周转库材料库计划控制工程师招标工程师职员采购员业务员报关员制单员收发货员 库管员，控制员二 物资管理部管理目标：做到物资供应要及时、使用要合理（周转快、消耗低）、费用要节省；并确保生产经营持续进行，取得更好的经济效益。三 物资管理部工作理念物资管理部所有员工都应树立以下工作理念：1 规范工作：因物资管理涉及资金流和物料流，平时工作时应做到有法可依，有章可循，有据可查。2 服务至上：本部门作为公司对外窗口同时又是公司内部一个服务部门，在规范工作基础上，急人之所急，尽力完成所交与任务或提供有用信息，不拖延，不扯皮，和气待人。3 创造价值：通过自身努力，减少库存，提高效率，降价成本。4 全程监控：对公司内部物料流转的整个过程进行监控，减少物资损耗及流转过程的不必要损失。四物资管理部部门设置及相关职责权限1.物资管理部：1.1物资管理部部门设置：物资管理部属总经理办公会直接管理，设物资管理部经理一名，下辖采购部、物料控制处、进出口处三个部门；1.2物资管理部职责：1.2.1负责公司各事业部所需物料的采购计划的编制、审批和实施采购；1.2.2负责原材料、半成品、成品从采购、运输、入库、核对、保存及发放的控制保管和相应标识工作；1.2.3参与对分承包方进行评价与选择；1.2.4参与检验、测量、生产、试验、研发和售后服务设备的立项、招标采购工作；1.2.5负责顾客提供产品的贮存和维护及标识；1.2.6参与特殊要求合同的评审工作；1.2.7负责提供新产品设计开发中所需器件和设备的相关认证资料,并参与相应评审；1.2.8负责参与所采购物料、设备的质量反馈与改进工作；1.2.9配合质量管理部、研究开发部，各事业部进行生产成本的下降工作；2.物资管理部经理工作职责:2.1保证本部门所负责的材料和设备的采购、供应、保管、发放及管理工作的正常运转；2.2保证所采购物料符合产品生产和质量要求，对分管的工作因失误影响产品质量和企业声誉承担责任；2.3负责对合格承包商名录、采购计划及重大采购合同等的审批；2.4负责检验、测量、生产、售后服务和试验开发设备的申购审批；2.5负责所采购物料、设备的付款计划及付款实施的部门级审批；2.6负责组织制订成本下调计划并组织实施；主持重大采购项目的谈判及组织；2.7负责本部门主任、主管等的工资奖金及奖惩处理的审批；2. 8负责公司及部门政策制度的落实执行,并及时向上级反馈工作中所碰到重大问题及事件;通八达 五、 物资管理部下属采购部（以下简称采购部）1. 采购部职能:1.1根据销售（各部门需求）计划制订采购计划并组织人员进行下单、跟踪、洽谈、催货；保证物料的及时供应和合理的库存；有问题及时反馈给各相关部门；1.2负责公司生产、测试、和开发设备及大额办公用品的供应商论证、采购、付款工作；1.3 根据产品开发计划，配合研究、质量管理部门进行物料供应商的选择、论证工作。1.4据销售计划制订采购计划并组织人员进行拟采购项目的招标、洽谈工作。1.5参与采购物料和设备的质量反馈跟踪及改进工作；1.6利用多方面信息，了解掌握各类器件的价格变动，并储备各类器材的多供应商资源；1.7负责制订付款计划及付款相关的对帐、控制、申请，并制订、细化、落实、完成所下达的成本下调计划；2.采购部机构设置2.1设立经理负责制，下辖招标处、计划处、执行处、新品处、配套处、结算处六个处；3.采购部经理岗位职责3.1 负责公司生产物料、设备采购计划的审核并报批；3.2负责已批准的各项采购计划的安排和落实；3.3负责本部门员工的奖惩提出及审批本部门员工的工资奖金；3.4负责分承包商名录的审核并报批；3.5负责所采购物料设备的质量反馈和改进推进工作；3.6负责本部门付款计划的编制并报批；3.7负责物料价格的审核并报批。3.8负责器件成本下降计划的审核、报批和落实；3.9负责新供应商的了解、谈判、试验和报批工作；3.10负责授权范围内器件订单的批准工作；3.11及时与公司各相关部门沟通物料供求信息;3.12 为提高工作效率，对整体采购流程规划，调整工作.4. 招标处、计划处、执行处、新品处、配套处、结算处各处工作职责4.1招标处工作职责：4.1.1 负责新供应商的开发和安排认证。4.1.2负责定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；搜集器件及产品的技术资料。4.1.3 负责物料和生产设备的招标及定价工作。 4.1.4 负责成本下调的控制和执行工作。4.1.5 负责同类供应物资的不同供应商供应比例的确认。4.1.6 负责瓶颈供应物资的协调和保障供应工作。4.2计划处工作职责4.2.1 负责物料需求计划的汇总。4.2.2负责物料采购计划的制订。4.2.3 负责采购计划的指导、并监督所下达的管理和采购计划及任务的执行情况。对计划执行的进展及所遇到的重大问题汇总并知会相关部门，协助具体执行部门共同推动计划的完成工作.4.2.4负责采购订单的审核工作，审核内容主要包括：采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等；4.2.5掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产；4.2.6负责各机型物料清单和价格成本的维护工作，随时保证最新的BOM和手机物料成本价格，并对BOM和价格清单严格遵守工作流程，不得泄露和随意更改。4.3执行处工作（国内、国外）职责4.3.1 负责采购计划的执行。4.3.2 负责订立采购合同、跟踪订单的执行、订单的核销，控制库存、保证供应。4.3.3 负责采购物资的质量反馈。4.4配套处工作职责：4.4.1负责生产设备、生产用具、生产配件、测试设备、维修设备、各种仪器等。4.4.2负责办公用品、办公器材、易耗品、零购。4.5新品处工作职责负责研发阶段的新项目的采购落实工作。4.6结算处工作职责4.6.1 负责付款计划的汇总、制定。4.6.2 负责采购发票的核销工作。4.6.3 负责供应商的对帐工作。4.6.4 负责付款申请的安排工作。4.6.5 负责付款情况的汇总分析工作及同财务、资金管理部的沟通工作。4.6.6负责文职类管理工作。5招标处、计划处、执行处、新品处、配套处、结算处各处岗位职责5.1招标处处长岗位职责5.1.1 组织供应商开发、评审、认证工作。5.1.2重点负责采购物资价格控制工作, 定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势； 5.1.3 组织重大采购项目招标工作。 5.1.4审核、确认不同供应商供应物资的比例。5.2招标工程师岗位职责5.2.1搜索实力强的新供应商。5.2.2按照公司要求对供应商资料整理、汇总、归档工作。5.2.3同供应商谈判，确定物料价格。5.3计划处处长岗位职责5.3.1负责采购计划的审核、落实、检查、监督。.5.3.1负责产品物料、设备采购计划的制作并报批。5.3.2负责已批准的各项采购计划的安排和落实。 5.3.3负责采购计划的执行情况的督促。5.3.4负责本部门员工的奖惩提出及审核本部门员工的工资和奖金。5.3.5参与新供应商的评审工作及供应商供货比例分配工作，并负责牵头组织，审核上报批准。5.3.6负责物料成本下降计划的审核和推动督促工作。5.3.7负责授权范围内器件订单的审核及授权内批准盖章工作。5.3.8及时与公司各相关部门沟通物料供求信息。5.3.9为提高工作效率，对采购计划处工作流程规划，及时调整工作，与其它各处合谐相处。5.3.10对重大计划调整和物料质量问题进行及时通报上级,知会相关人员，推动落实计划的执行工作。5.4计划处计划工程师岗位职责5.4.1跟踪采购计划执行情况。定期检查,发现问题，及时汇报，在处长的同意下及时调整采购计划.5.4.2负责跟踪各需求部门，对需求计划进行主动索取或跟踪，要准确及时反映情况。5.4.3制定各产品计划的采购清单，报批并推动计划的执行。5.4.4对计划的更改，采购执行情况及时跟进并知会相关部门。5.4.5对各机型BOM熟悉，价格要清楚，并对自己负责的机型的物料及价格、交货等问题，提出合理化建议。5.4.6了解各分承包商基本情况5.5配套处处长岗位职责5.5.1制订、分解、落实、指导、协调、监督所下达的采购计划和任务。5.5.2负责订单的审核工作，审核内容主要包括：采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等5.5.3直接参与部分重要器件采购洽谈工作及重要项目的组织5.5.4按照分承包方评价与选择控制程序开发新供应商5.5.5负责制定本部门的岗位职责及岗位分工并监督落实和进行本部门员工的业绩考核工作5.5.6负责制定本部门内部业务流程，理顺与接口部门业务关系。5.6配套处采购工程师岗位职责5.6.1执行上级处长分配的采购任务工作，根据采购计划，定期制作采购合同，报上级主管审批后落订单，经分承包方确认签回后，归档.5.6.2跟踪每批货物的到料情况，做好定单跟踪记录；5.6.3对每笔货款发票，结合订单及到货情况进行核对、做好记录，并及时更新电脑系统中的合同价格，确认无误后汇总记录5.6.4跟踪生产用料的质量情况，及时将物料的不良质量情况反馈于供应商处，协商解决存在的问题.5.6.5接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；按照分承包方评价与选择控制程序来开发备用供应商5.6.7依据单位成本低、品质可靠的标准，同上级处长协商，安排取舍供应商。5.6.8定期配合结算处同供应商核对材料的往来帐目情况5.6.9负责制作分承包方资料，并做好归档； 5.6.10负责完成上级临时指派的各项任务； 5.6.11自觉遵守公司采购制度和规定，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请.5.5新品处处长岗位职责5.5.1制订、分解、落实、指导、协调、监督所下达的采购计划和任务。有问题及时反映，宏观保证新品采购计划顺利完成。5.5.2负责订单的审核工作，审核内容主要包括：采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等5.5.3直接参与部分重要器件采购洽谈工作及重要项目的组织5.5.4掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产5.5.5定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；搜集器件及产品的技术资料，供公司相关部门参考5.5.6按照分承包方评价与选择控制程序开发新供应商5.5.7负责制定本部门的岗位职责及岗位分工并监督落实和进行本部门员工的业绩考核工作5.6新品处采购工程师岗位职责5.6.1执行上级处长分配的采购任务工作，根据采购计划，结合原合同执行情况、物料库存情况、采购期长短，定期制作采购合同，报上级主管审批后落订单，经分承包方确认签回后，归档.5.6.2跟踪每批货物的到料情况，做好记录；如发现问题，应及时与厂家联系，反馈情况，协商解决.5.6.3把握当前的生产计划，结合物料的库存及使用情况，及时修正采购订单的交货日期，尽量做到均衡库存，确保正常生产5.6.4对每笔货款发票，结合订单及到货情况进行核对、做好记录，并及时更新电脑系统中的合同价格，确认无误后汇总记录5.6.7跟踪生产用料的质量情况，根据质检部门的质量报告，及时将物料的不良质量情况反馈于供应商处，协商解决存在的问题.5.6.8接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；按照分承包方评价与选择控制程序来开发备用供应商5.6.9依据单位成本低、品质可靠的标准，有选择性的索取新品/替代品的样片，提交质检部门确认，并跟踪确认结果，同上级处长协商，安排取舍5.6.10定期配合结算处同供应商核对材料的往来帐目情况5.6.11负责制作分承包方资料，并做好归档；分承包方资料主要包括：a.国家工商行政管理部门核发的有效营业执照。b.良好的质量信誉和资信证书。c.国家或行业认可的资格证书。d.质量体系认证证书。e.来料检验记录。f.分承包方评价与评审表。g.分承包方能力和质量体系调查评定记录。5.6.12负责完成上级临时指派的各项任务；并总结工作的得失，及时反馈现存的问题；不断加强业务学习，提高业务水平5.6.13自觉遵守公司采购制度和规定，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请与娱乐场所的娱乐活动，客户所赠礼品（超过100元）要上交5.7结算处处长岗位职责5.7.1组织本室员工完成本部门工作职责；5.7.2负责本处员工的奖惩提出及审批本部门员工的工资奖金；5.7.3负责付款计划的汇总、制表、审核及报批工作；5.7.4负责本部门合同监督；5.7.5监督和控制采购业务所涉及的货物流及资金流，付款情况的分析、总结；5.7.6从财务角度推进货物及货款处理工作的规范化；5.8结算处职员岗位职责5.8.1.1定期统计各供应商的到货情况，登记台帐。5.8.1.2国内采购发票的及时录入、核销等。5.8.1.3汇总记录各供应商的财务票据，并转交公司财务部审核记帐；财务票据主要包括：发票、付款记录、对帐单等。5.8.1.4定期同公司财务部核对材料的往来帐目情况，配合财务部做好与客户对帐工作；5.8.1.5 负责制作、传递付款通知书,并记录付款情况；5.8.1.6告知采购工程师通告供应商来取支票，复印已支付货款的汇款凭证，并分发到各采购负责人处。5.8.1.7国内付款计划的制作。5.8.2国外货款结算员5.8.2.1L/C的核对、承兑、登记，付款通知书的按时制作、报批付汇。5.8.2.2T/T 付汇资料整理、核对，制作付款通知书，及时报批付汇。5.8.2.3发票等正本单据的跟踪，前T/T 的核对。5.8.2.4登记付款流水帐，制作付汇报表，并于月末汇总、分析。5.8.2.5付汇资料的整理、归档。5.8.2.6与财务人员对帐。5.9文员岗位职责5.9.1 负责文案管理工作：协助公司资料室完成采购文件的归档/保管，供应商文件的归档/管理，采购部及部门级文档录入、记录、传递、管理。5.9.2日常办公用品的申购（领）、保障和管理，劳保用品的领取，传真件的及时分发，电话费管理等工作。5.9.3负责日常接待工作。5.9.4耐用品的登记、管理。5.9.5 负责事务性数据处理。5.9.6 国外发票的录入、审核工作。5.9.7 负责完成上级临时指派的各项任务。5.10定单执行处（国外部分）采购工程师岗位职责5.10.1处理与SKD和CKD套料生产配套相关的采购和协调事宜；5.10.2负责安排将已批准的采购计划（包括生产采购计划、售后采购计划、生产补料计划等）下达给各业务员实施，并推动、落实和监督计划的执行； 5.10.3负责订单的审核工作，审核内容主要包括：采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等；5.10.4 负责审核L/C的开证计划，再提交上级经理批准后，下达业务员执行；5.10.5关注质量问题；5.10.6直接参与部分重要器件采购洽谈工作及重要项目的组织工作；并及时与公司各相关部门沟通物料供求信息;5.10.7掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产； 5.10.8定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；搜集器件及产品的技术资料，供公司相关部门参考；5.10.9负责制定本部门的岗位职责及岗位分工并监督落实和进行本部门员工的业绩考核工作；5.10.10善于总结工作中出现的问题，推行例会制度，及时做到上情下达，下情上报；同时组织本处人员进行业务和技能学习，总结经验，不断提高业务水平；5.11 定单执行处（国外部分）处长岗位职责5.11.1执行上级分配的采购任务，根据采购计划，结合原合同执行情况、物料库存情况、供货长短，定期制定采购合同，报上级审核，采购部经理批准后落订单，并要求供应商确认签回，并归档；5.11.2 采购员在进口采购合同签回后，请将一份签回的有效合同交于进出口处的段娟莉；（注意新合同转交进出口处的时效性，必要时，应以NOTES方式发送给张正立或黄仕军）；5.11.3 对要求L/C付款的合同，采购员制定相应的开证计划，在上级审核无误后，及时通知进出口处安排L/C开证的事宜；对T/T付款，由采购员核实无误，保证货款一致后，经上级审核，经理批准后支付；5.11.4跟踪采购订单，做好每批货物的到货情况，包括物料型号、数量、质量、装箱日期等方面，并做好记录；特别是CKD套料，务必保证生产套料齐全，无遗漏，如发现问题，应及时与厂家联系，反馈情况，协商解决；5.11.5 对收到的发货信息（包括装箱单、发票、航空单等一套完整的单据）审核无误后，及时交进出口处正确的单据；如有问题，及时通知供应商修改单据。5.11.6把握当前的生产计划和实际生产情况，结合物料的库存及使用情况，定期配机，及时修正采购订单的交货日期，尽量做到均衡库存，确保正常生产；如交货临时有大变动，需及时知会相关部门；5.11.7根据下订单情况、开证情况、装箱情况、到货情况等，及时自动更新采购进程表，以便随时明确合同执行进程；5.11.8对每笔货款发票，结合订单及到货入库情况进行核对、做好记录，与供应商进行对帐，发票原件及时交给进出口处；5.11.9跟踪生产用料的质量情况，根据质检部门的来料检测情况和质量报告，及时将物料的不良质量情况反馈于供应商处，作好补料、退料等工作，协商解决存在的问题； 5.11.10接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；争取部分元器件国产化，按照分承包方评价与选择控制程序来开发备用供应商；同时推动手机配件的国产化进程； 5.11.11对有变动的重要器件，有选择性的接受或索取新品/替代品的样品，特别是配件，提交质检部门确认，并跟踪确认结果，再安排采购；5.11.12负责制作分承包方资料，并做好归档； 5.11.13负责完成上级主管临时指派的各项任务；并总结工作的得失，及时反馈现存的问题；不断加强业务学习，提高业务水平；5.11.14 及时与相关项目负责人沟通，并要听从项目负责人对物料情况的提醒认真作好工作。5.11.15自觉遵守公司采购制度和规定，按采购流程办事，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请与娱乐场所的娱乐活动，客户所赠礼品（超过100元）要上交；5.12国外项目采购员职员职能5.12.1负责事务性础数据处理。如将正确无误的合同和发票录入K3系统；5.12.2协助公司资料室完成采购文件的归档/保管，供应商文件的归档/管理等文案性工作；5.12.3负责完成上级主管临时指派的各项任务；5.12.4已执行合同定期交公司资料室存档；5.13定单执行处（国内部分）处长岗位职责5.13.1负责已批准的采购计划的安排和落实、反馈；5.13.2负责本处员工的绩效考核、审批本部门员工的工资奖金及奖惩的提出；5.13.3负责承包商名录的审核并报批；5.13.4参与所采购物料的质量反馈和改进推进工作；5.13.5参与新供应商的评审工作及供应商供货比例分配工作；5.13.6负责物料成本下降计划的审核和推动督促工作；5.13.7参与与供应商的价格、付款条件等合同要素的谈判工作；5.13.8负责授权范围内器件订单的审核、批准工作；5.13.9掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产；5.13.10负责物料价格的审核并报批工作；5.13.11及时与公司各相关部门、供应商沟通物料供求信息和物料的相关采购行情；5.13.12为提高工作效率，及时规划更新新的采购流程，调整和安排各相关的人员和工作；组织本部门人员进行业务和技能学习，总结经验，不断提高业务水平；5.13.13安排和落实与采购部新品处项目交接工作；5.14定单执行处（国内部分）采购工程师岗位职责5.14.1执行上级分配的采购任务，根据已批准采购计划，结合库存、物料采购周期制作物料备货计划、采购订单，按照物料备货计划流程、采购部订单审核流程报上级审批后落计划、落订单，经分承包方确认签回后归档，并通知相关项目负责人登记落计划、落单情况；5.14.2接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；按照分承包方评价与选择控制程序来开发备用供应商；5.14.3按照采购部供应商供货比例分配流程报批和执行物料采购计划的落实和订单的审批5.14.4参与所采购物料的质量反馈、报告和改进推进工作；5.14.5参与与供应商的价格、付款条件等合同要素的谈判工作；5.14.6及时完成与供应商的对帐工作，对供应商的发票进行仔细审核，及时将发票交与采购部结算处处理并做好记录；5.14.7了解物料的采购行情，按照采购部价格审批流程完成价格报批工作；并完成每月的采购成本下调计划5.14.8掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产；5.14.9负责制作分承包方资料，并做好归档；分承包方资料主要包括：a、 供应商能力质量体系调查评定记录b、 *公司供应商基本资料记录表c、 国家工商行政管理部门核发的有效营业执照、税务登记证；d、 .良好的质量信誉和资信证书。e、 国家或行业认可的资格证书f、 质量体系认证证书。g、 来料检验记录。h、 相应的生产、加工、经营范围及相关流程i、 体系生产能力、技术水平及供货能力的相关证书5.14.10负责完成上级主管临时指派的各项任务；并总结工作的得失，及时反馈现存的问题；不断加强业务学习，提高业务水平；5.14.11自觉遵守公司采购制度和规定，按采购流程办事，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请与娱乐场所的娱乐活动，客户所赠礼品（超过100元）要上交6采购部各项工作程序、流程、规范：6.1采购计划编制程序：6.1.1根椐各事业部经理批准的下三月销售计划由计划处制作物料采购计划总表，报采购部经理审核，物资管理部经理批准实施；6.1.2 根据报批的采购计划总表由计划处制作物料采购计划分解表：根据物料采购周期、合格率及按时间分解的采购计划确定首批近期物料下单日期、数量；并大致排出三月各所需补充物料及下单日期及数量；6.1.3依照多单少量的原则安排一单数量，但可根据物料价格走向调整一单采购数量，一个订单超出一月销售量所需数量时应在计划中注明，以便审批时确认；6.1.4采购计划分解表由采购部经理批准执行.6.1.5分解的采购计划由执行处处长安批，采购员落实；6.1.6采购计划执行中执行处处长有权根据销售计划与实际销售情况的差异提出修正，报采购部经理同意执行；采购计划制作及修正流程事业部销售计划计划处整理产品计划采购部经理审核物资管理部经理批准 已批准的需求计划BOM文件物控处提供的单板库存数 录入计算机系统配机物料采购期及库存数计划处处长制订每种物料当月应下单数，下单期，到货期替代物料的采购比例器件的合格率 采购计划分解表采购部经理批准执行处处长分配采购员落实采购计划生产情况表采购员：跟踪产品生产、销售情况是否修正采购计划计划处处长：修正采购计划采购员：按计划执行6.2新品、替代品确认程序6.2.1根据公司要求各物料有二家以上的供应商，采购业务员应依，据成本低、品质可靠的原则，有选择性索取样品及相关技术资料报上级处长同意。6.2.2填写新器件/样品确认申请书，并记录有关内容。6.2.3将申请书、样品及相关资料一起送质管部安排确认。6.2.4追踪确认过程，并及时向供方反馈情况。6.2.5处理确认结果，如符合品质、公司所要求的分承包商资格公司又需要就作好资料准备报上级审批；6.2.6将结果归档公司资料室并录入物料系统；采购员：核对型号，填写确认申请单分承包商评审表批量试验报告采购员反馈给供应商并重新安排批量结果采购员反馈给供应商并重新安排小批量物料及资料试验结果小批量试验报告质管部安排ME作小批量试验采购员反馈供应商并重新安排样品及资料质管部IQC：安排确认确认合格否质管部安批批量试验采购员进行分承包商评审安排样品确认报告新品替代品确认申请单新品替代品申请确认流程6.3常规计划性物料采购：6.3.1依据采购计划 ,由执行处处长安排各采购业务负责人实施；6.3.2采购员根据采购计划，结合物料的库存、未执行订单及交货期和实际销售情况来安排订单的交货期及数量；6.3.3采购员制作采购订单，50万元以下报采购部经理批准、50万元以上报物资管理部经理批准后落订单，经供应商确认后，录入物料系统以便物料控制处作收货管理；6.3.4采购员跟踪采购订单，做好每批货物的到货记录，并结合生产计划及物料的使用情况及时修正订单的交货期，尽量做到均衡库存，安全生产；6.3.5根据质管部IQC的来料检测情况，作好补料、退料、质量反馈工作；6.3.6根据到料入库数量与送货单、装运单及合同数核对发票及单价，协助配套处与供应商进行对帐；6.3.7凭合同、入库单及发票进行付款的申请工作；并按财务程序和要求将上述票据交帐务作凭证；6.3.7已执行合同定期交公司资料室存档；6.3.8观察物料使用数量及品质情况，及时反馈和调整提货日期；采购员：到货通知生产部、质委等处长审核,采购部经理、物资管理部经理审批采购员：安排补料或退货采购员：核对、付款、制单采购计划，价格，数量，交货期，付款期，供应商有效合同采购员同时交合同一份与进出口报关室外贸合同否物料配套完成表采购员：跟踪到货、库存及合同执行情况；并观察生产销售情况；采购员：更改合同需改货期数量 来料检验单质管部IQC来料检验来料检验入库单收货员：材料入库采购员：订单落实 订单采购员制作订单 采购计划计划性采购流程图6.4新供应商确认程序及合格分承包商撤销程序：6.4.1 供方的分类6.4.1.1 采购物资是我公司产品的组成部分，并直接影响到产品质量。为了确保所采购的供方的物资不仅符合规定要求，同时也符合特定的顾客要求。公司对供方提供的生产性物资进行分类，以便对供方按不同的控制方式和不同的控制程度进行控制。 6.4.1.2 供方提供的物资按公司采购物资的重要性来分：分为重要供方提供物资，（简称为A类），一般供方提供物资（B类）、辅助供方提供物资（C类），以下简称为A类、B类、C类： A类系指构成最终产品的一部分，直接影响最终产品质量的原材料； B类系指虽构成最终产品的一部分，但不影响最终产品的内在质量的辅料，包装材料； C类系指不构成最终产品，只作为辅助材料。 6.4.2 选择原则 6.4.2.1 通过对供方的评价选择，以确保采购物资的质量，同时避免了采购工作盲目性和随意性。对已建立供货渠道的供方，初选过程中应符合以下五个原则，即质量要保证、价格要合理、交货要及时、服务要周到、先近后远。 6.4.2.2 供方要具备上述原则外，还要满足下列条件： a.具备国家工商行政管理部门核发的有效营业执照； b.具备税务部门核发的税务登记证；c相应的生产、加工、经营范围； d.具有良好的质量信誉和资信状况； f.具备国家规定的相应资格证书；6.4.3 供方的初选 6.4.3.1 物资管理部根据供方提供物资的类别和供方选择原则来初选对口的供方。一般情况下，每种物料要选择2-3家供应商。 6.4.3.2 A物资提供的供方，按下列方法进行初选：a、对已建立供货渠道的供方，物资管理部根据历年进货记录，核实其产品质量、交货时效、服务质量等方面信息从中初选出供方。b、对刚要建立供货渠道的供方，物资管理部不光是根据供方选择原则进行摸底，还要组织研究开发部、质量管理部、产品制造部组成调查小组对其能力和质量体系进行调查，评价。必要时，在供方货源处，抽取一定数量的物资进行检验或试用，以此作为初选和评定供方。具体做法如下： （1）采购部向其索取体系审核报告或质量体系认证证书，如没有还要按以下两条进行； 调查其供方的能力和质量体系情况，并做好“供方能力和质量体系调查、评定记录”； 能力调查，主要对供方的规模、组织结构、人员配备、专职质量管理和检验员情况、产品检验、产品质量等方面内容； 质量体系调查，按相应的质量模式标准对其调查评定。 （2）调查小组在货源处，按统计抽样法抽取样本，样本按过程和产品的监视和测量程序进行检验，合格后，才可试用，以确定其产品质量。6.4.3.3 对于B类物资提供的供方，按下列方法进行初选：a、对已建立供货渠道的供方，可按本程序6.4.3.2条进行初选出供方。b、对刚要建立供货渠道的供方，先对物资进行检验，检验合格后再试用确认，以此作为初选供方。6.4.3.4 对于C类物资提供的供方，本公司不作选择与评价。6.4.3.5 物资管理部根据所掌握的资料，指定专人整理并在“供方评价与选择评审表”中的供方基本情况栏上填写已核实的信息，以供评审。6.4.4 供方的评价与选择 6.4.4.1 本公司对供方评价与选择由物资管理部组织研究开发部、质量管理部、产品制造部对初选的供方进行评审。评审的内容包括以下部分或全部： a.提供合格产品和服务的能力； b.生产能力、技术水平； c.金融实力、商业信誉； d.供货记录所反映的产品质量； e.已证实的质量体系认证证书或质量审核报告。6.4.4.2 参加评审人员根据提供的供方资料和“供方评价与选择评审表”上的有关信息，并结合上述的评审内容，逐一对初选的供方进行评定，并在“供方评价与选择评审表”中的“评审意见和结论”栏上签署评定意见并签名。评审人员对其评审结果负责。6.4.4.3 初选的供方经评审通过，物资管理部将“供方评价与选择评审表”呈交到物资管理部经理审批，经批准的可作为合格供方。若初选供方在评审中遭到否决，则由物资管理部通知供方，说明不宜协作的理由。待整改后，也可重新初选提名。 6.4.4.4 物资管理部将批准合格供方以质量能力进行排队、建立“合格供方名录”。名录经物资管理部经理批准生效。6.4.5 合格供方档案的建立6.4.5.1 公司对列入“合格供方名录”的供方，物资管理部必须指定专人及时建立合格供方的档案，并对其进行管理和分析，为以后择优选点积累资料。6.4.5.2 合格供方档案包括：资料和质量记录，如合格供方自供的资料、供方能力和质量体系调查、评定记录、供方评价与选择评审表，不良来料检测报告，以及进货记录等。 6.4.5.3 所有合格供方的记录，物资管理部根据记录控制程序进行管理和控制。 6.4.6 合格供方的控制6.4.6.1 若发现进货检验和试验不合格的物资时，质量管理部填写不良来料检测报告；公司对其物资按不合格品的控制程序进行处理，与此同时，物资管理部将不良来料检测报告反馈给供方，要求限期提高产品质量，对其无明显改进的取消其合格供方资格。6.4.6.2 物资管理部根据供方供货记录中的交货质量、交付时效、交付数量、服务质量等有关信息，对供方进行日常监督和控制，一旦发现问题，也按上述方法取消其合格供方资格。 6.4.6.3 每年末，物资管理部根据合格供方档案资料中的有关信息，对“合格供方名录”中的供方重新排队，重新建立“合格供方名录”，其“名录”由物资管理部经理批准发放。采购员：核对型号，了解价格，索取供应商资料采购员：按所需物品寻找相应供应商外部咨询相应供应商样品检验报告采购员：反馈供应商改进新样品测试 分承包商评定表合格分承包名录表采购员：根据采购要求下批量订单并登录分承包商名录采购员：填写分承包商评定表，交质委会、研究部门审批并作价格方案、报批质量反馈改进后小批量测试合格否改进无望或确认不通过采购员：安排小批量采购，开始洽谈批量价格及准备供应商资料,并要求质管部安排小批量试验：合格否取消该供应商采购员把样品及资料交质管部确认采购员：资料作记录并重新寻找供应商公司现有供应商记录采购员：接触供应商，了解相关资料、行情公司要求原则上每种物料有两家以上供应商新供应商确认流程图跟踪批量试验及试用情况，及时反馈品质状况初评资料、价格供应能力、品质保证能力采购部经理初步审核样品确认申请单安排样品测试合格否(三次)有合格供应商代替否采购员与供应商洽谈价格采购员提供计划要求对方提高供应能力供应能力不足价格偏高品质下降采购员申请取消该合格分承包商资格已有替代供应商及满足两家供应备料对方可行否对方可行否对方可行否采购员：发现分承包商目前状态不符合公司要求合格分承包商撤消流程图采购员：质量反馈提请改进继续合作确认报告供应如价格合理，配合较好，可再增加一个供应商有新供应商可满足品质价格否质管部进行确认评比品质情况及改进能力继续合作，采购员寻求新供应商采购员寻找新供应商继续合作减少供应份额分承包商评审单质委、研究开发、物管部审批采购员：归档、记录、备案6.5零购（包括易耗品）、设备采购程序：6.5.1零星采购主要包括生产所需的易耗品、办公用品（单价金额大于壹仟元人民币）、生产用具，设备指生产、测试、维修、搬运用仪器、设备及其配件等；6.5.2对生产耗材辅料参考生产部门提供的易耗品清单及每月需用量，结合其领用及物控部的报警情况，不定期进行采购，补充其库存量到月用量左右。（主要指本地采购）6.5.3设备及配件等由需求部门填写物资采购申请表经其部门经理审批后向设备采购室询价。(附)6.5.4物管部经理审核及资金部副总审批后，采购员根据申请部门提供的各项采购资料（包括名称、型号、厂商、技术要求等）安排寻价、评审及采购,要求在三日内展开(如属紧缺类,则应立即专人负责进行)，特殊情况可适当延长。6.5.5针对大型设备及仪器，应同厂家签定售后服务合同，以便今后的设备维护和保养工作；其中涉及到金额较大的采购也应有相应的采购合同。6.5.6设备的验收工作要求采购员、设备保障部门技术人员及设备使用部门相关人员共同验收，并做好记录。6.5.7采购员凭审购单、发票、入库单、及领用单验收上帐务进行付款或清款工作；零购设备采购工作流程图各部门已审批申购单采购员：寻找供应商价格性能比较生产辅料审购单零星采购审购单生产设备申购单物管部经理审批物管部经理审批物管部经理审批资金管理部审批资金管理部审批采购部经理配套处处长采购员采购采购部经理-配套处处长采购员作订单跟踪到货退货或与厂家交涉检验合格 合同采购员交合同与进出口报关室外贸合同到货后采购员通知申购单位大库核对型号数量检验单采购员退货或与厂家交涉更换维修设备库入库检验检验合格库管员办理入库手续入库单申购单发票入库单采购员按相应的付款条件作付款6.6物料付款工作程序6.6.1国内付款6.6.1.1根据与供应商合作时间、性质的不同，付款分为正常采购付款和零购付款，正常采购付款根据合同付款条件的不同又可分为两种付款情况：滚动性付款、预付款。6.6.1.2正常采购付款6.6.1.2.1滚动性付款6.6.1.2.1.1国内货款结算员根据K3系统外购入库单、二次开次软件价格查询，统计各供应商的到货情况，结合付款期限登记“到货应付款台帐”；6.6.1.2.1.2采购员统计自已负责供应商的到货数量、金额通知厂家开发票，收到发票核对后交结算员；结算员录入发票，登记“开票应付款台帐”，并将发票传递到财务部；6.6.1.2.1.3结算处处长每周三根据供应商总体货款、到期货款、到票未付款余额，结合前一段时间付款情况安排每周的付款。6.6.1.2.1