组织活动策划专题讲座PPT.ppt

组织活动的三个阶段 第一阶段 前期准备第二阶段 现场控制第三阶段 总结回馈其实也就是活动前 活动中 活动后三个阶段 前两个阶段的成败直接决定本次活动的成败 后一阶段的执行状况很少会影响到本次活动 但是对组织的团结 士气 以后活动的组织等等会产生很大影响 所以也是要慎重对待的 第一阶段 前期准备 依据所举办活动的规模以及影响 前期准备的时间也会有所不同 当然 这与组织者对于所组织活动的重视程度以及活动所涉及的规模 活动成败带来的影响也有极大关系 上述时间段是在假定大家都有意愿且愿意付诸行动促成活动的状况下所需要的准备时间 具有一定的代表性 具体的准备时间需要考量 组织成员的工作效率 活动的规模和影响 活动的目的以及组织者想要达到的效果来确定 准备阶段准备什么 前期宣传很重要组织成员确定申请经费 拨款和赞助规则初定舞台 设备准备主持人选拔评委邀请奖项设置 奖品准备 前期宣传很重要 其实一个活动的成败更多的是看你怎么宣传 怎么做舆论引导 你要相信 在中国这个大环境下 宣传是很重要的 宣传什么 简单讲就是你在某个阶段想传递什么信息在活动准备阶段 范围要大 声势要大 要吸引很多人来参与 没人就没搞头了 活动中 选手如何优秀 校领导如何关注 组织团队如何努力 团队成员的成长等活动结束 活动很圆满 效果很显著 宣传的方式 学校网站那是必须得 宿舍 食堂贴海报 内容要分阶段更新 学校各个团体 一般能涵盖20 的学生 发红头文件 学校论坛等等啦 原则 覆盖面积大 成本低 组织成员确定 组织很重要 组织成员的素质直接影响活动的达成状况 一般的流程 1 开会确定哪个部门负责哪个方面2 任务分工明确后给到具体完成时间这时候组织成员一定要搞清楚团队分工 明确角色 认真做好自己的那部分工作 有问题及时回馈 避免拖拉和不懂装懂 该任务执行规划追踪任务书出场了 此工具特别适合新老搭配不合理 能力差异较大的杂牌军 能够很好地提升组织效率及结果呈递 申请经费 拨款和赞助 经费问题一直是一个比较让人头疼的问题 但也不是没有解决的办法 途径一 申请活动经费原则 流程设计复杂化 费用比实际高20 原因 流程复杂了 费用预算必然会高 学校审批一般都会打折扣 那你只能设计复杂流程 提高费用预算 实际操作中简化流程 这样就算学校审批的费用打折扣 你们在具体执行时也不会太差钱 拉赞助拉赞助是个比较考验人的事 关键点是 1 让有资源的人去做 2 找需求 寻共赢 拉赞助前首先你得搞清楚你能给别人提供什么 你可以在活动的哪些环节做文章 提供什么 规模效应 宣传品牌 合作关系 简简单点吧 搞活动得需要水 办公用品 宣传资料 舞台布置等等 水 找那些卖的一般的 想要打开市场的 把你们的活动前景讲的好一些 基本就能解决 因为那玩意成本低 销量一般 库存积压 他们了的宣传品牌消化库存 办公用品 也是找那些小品牌 给他们做宣传 他们提供给你们使用东西 大概这样讲 我们做了哪些宣传 使用效果好学校可以长期合作采购 宣传企业的同时在开发个学校客户 基本也没问题宣传资料 找打印部 做宣传 承诺长期合作 好点会免费提供 次点把价格压下来舞台 找婚庆公司 学校那么多人 精准宣传 开发客户 你们提供这么多便利 基本也可以免费 先分析对方的需求 在考量你能提供哪些满足对方需求的条件 免费赞助最好 免费不了最次也得弄个成本价赞助拉得好 你就会发现基本上用钱的地方都解决了 从学校申请的那部分反而没花 这部分钱可以留下来奖励团队成员 我们那时候基本都用赞助 申请的活动经费几个核心每人分点 剩下的请所有人吃饭 呵呵 好腐败的 规则初定 经费使用报名选拔评分评委基本包含这些规则 你可以看一下西南大学的那个策划 里面都有 舞台 设备准备 初选用哪的舞台设备一般学校都有 找谁借 怎么借 如果学校没有 在哪租 谁赞助等等 主持人选拔 主持人的人选很关键 直接关系到比赛现场的效果呈现1 报名 面试初选2 打乱安排分别主持选拔赛3 选出在选拔赛中表现最优秀的六个参加预决赛 评出最优秀的两个人4 这两个人安排主持决赛 最好是给个最佳主持称号 我们还是要多鼓励的这个人很关键 要多花点心思 评委邀请 选拔赛和决赛分别邀请哪些人做评委不同的职级邀请的提前期不同 要注意 奖项设置 奖品准备 提前5天准备好证书和奖品 活动策划书形成 整个活动前的准备工作梳理完了 策划书你只需要按照梳理的流程加内容就好了 直接copy和可以 把意思表达清楚就好 要注意可操作性 第二阶段 现场控制 前面折腾了那么多 都是为了现场有一个好的展现 都是为现场的顺利展开打基础 做服务的 主要有下面几个环节 1 活动前检查2 选手安排3 评委安排4 设备正常使用5 现场安防6 活动结束后管理 活动前检查 利用 活动前检查表 检查建议提前一天检查一次 找到没有完成的第二天重点关注 活动前再次检查 一切就ok了注意专人负责 责任到人 选手安排 1 化妆间安排2 上台顺序安排3 专人引导安排 评委安排 1 谁接待评委2 评委喝什么3 评委在哪里坐4 评委有没有小礼品 怎么给5 评分用品放置6 谁汇总结果和协调 设备正常使用 1 音响设备确保100 可以正常使用2 备用设备谁负责3 使用完谁保管 现场安防 集体活动安全是最重要的问题之一 必须高度重视 1 设备防火2 粉丝躁动发生谁控制3 安全离场 无踩踏 活动结束后管理 1 人员 用品的安置2 舞台恢复备用3 清洁 因为是歌手大赛 需要的场次较多 均可按照前面所述去逐一设计流程和操作细节 设计完成后重复使用就好 在使用过程中可以不断使用 pdca 循环不断修正 这样做经过n个比赛的尝试检测 可以使得最后的决赛现场流程的设计是最趋于合理的 活动结果也变得显而易见了 第三阶段 总结回馈 之前讲到第三阶段执行状况很少会影响到本次活动 但是对组织的团结 士气 以后活动的组织等等会产生很大影响 所以也是要慎重对待的 涉及内容 1 资料汇总存档2 设备归还3 总结会4 庆功宴 资料汇总存档 包括策划书 宣传资料 使用过的评分表 追踪表等资料保存完成的资料可以方便他人查阅借鉴 也可帮助组织培养新人 尤其是 工作任务执行规划追踪表 的使用 对于累积经验 培