文件管理规定.doc

文件管理规程【V1.0】本文档版权由XXXXXXXXXXXXXXXXX所有。未经书面许可，任何单位和个人不得以任何形式摘抄、复制本文档的部分或全部，并以任何形式传播。目录一、 文档信息2(一) 文档版本2(二) 修改记录2(三) 文档批准3(四) 分发3二、 目的3三、 范围3四、 术语与定义4(一) 文件4(二) 记录4五、 文档的版本与修改4(一) 版本管理4(二) 修改管理4六、 记录4(一) 非受控本文本5(二) 技术手册5(三) 文档内容5(四) 文档管理员6七、 文档的更改废止6（一） 文档的修改/新建6（二） 文档的废止7八、 文档的分类7九、 文档的保密8十、 文档的保管与借阅8（一） 文件的保管8（二） 文件的查阅、借阅9十一、 文件的发布10十二、 文档的现场布置10一、 文档信息(一) 文档版本使用本文档前，文档使用者有责任核实当前版本的有效性。(二) 修改记录版本日期修改内容修改人V1.0新建(三) 文档批准您本人或您本人指定的代表的签字表明您已经批准了本文档内容。它也表明您已经仔细地阅读、审查和考虑到了本文档对您的部门产生的影响以及它是否符合公司的指导方向。批准签字批准人职务批准日期批准版本(四) 分发该文发至。二、 目的文件管理办法是确保所有用于公布、更改、审核、批准、发放、处置（例如过时不用的）文件是按照系统的方法管理，维护和处置。此文件描述文档和记录管理的程序。本文档适用于。三、 范围本规定适用，涉及到的范围包括：管理规程、规定、细则、手册、表格、表单、报告等。四、 术语与定义(一) 文件信息及其承载介质。(二) 记录记录属于文件的一种所实施的各个管理体系中，作为对标准的符合性和有效性的凭证，是提供活动的证据或达到一定结果的说明文件。为了规范运维管理体系相关文件的管理、维护和处置，确保运维管理体系运行时产生的记录能有效的控制，及体系相关文件及时、准确、安全的传递，特制定本指南。五、 文档的版本与修改(一) 版本管理为体现文件持续改进过程，设立文件版本号及文件修改码。原始版本号为1，称为第一版，升级后变为2，称为第二版，以此类推。(二) 修改管理原始修改码为0，称为第0次修改，修改后变为1，称为第1次修改，以此类推。当满足下列条件之一时版本号自动升级：（1）文件修改数大于总数90%时（2）某文件修改次数等于10次时。版本号升级后，各文件修改码归零。六、 记录记录属于文件或者数据的一种，是IDC在其所实施的各个管理体系上面，作为对标准的符合性和有效性的凭证。IDC现在实施的管理体系，在标准的层面，必须保留记录作为凭据。在实施的体系层面，记录是各个体系运作，例如步骤、手册等是否确实执行的明证。记录可以用不同的可以读取的形式储存，例如纸张或者电子介质或者信息系统当中。(一) 非受控本文本“非受控本”仅供参考，不需要升版控制。其用户必须理解不能依靠该版本，如对文件的版次状态有疑问，应向各自的“文件管理人员”查询。(二) 技术手册IDC的员工直接访问制造商的网站查阅所需要的技术指南。有一些硬件/软件供货商的手册/光盘，由技术/应用组负责保存和控制，其它还包括参考材料。(三) 文档内容文件应包含：1、管理程序，宏观角度描述程序。 2、使用说明手册，逐步说明。 3、制造商技术手册，由产品制造商提供，讲述如何使用(如软件手册)或详细资料(如查找表格、清单) 、参考资料等 (例如通讯录、资产表等)4、表格，标准表格 。5、文件模板，报告(RE)和其他需要规范格式的文件的模板。6、开始步骤条件。7、要求创建新的或更新现有的。8、所需输入。9、修改经审核通过的，具备批准发布状态。同密级文档的(四) 文档管理员文件所有者负责起草/更新文件和发布有关的修订/请求/处理表格。文件管理员负责：1、获取批准人对文件的授权认可。2、文件正本的存档，将旧文件加作废标志存放。3、在部门内部发布文件。七、 文档的更改废止文件所有者或授权人起草/更新文件，填写文件更改处理表，交由文件管理员按照规定获取批准人的批准。（1） 文档的修改/新建文件的批准正本由文件管理员负责存档。电子版本发布到IDC文件服务器供IDC员工自由查阅。对于第一次创建的文件，文件作者应按照IDC的文档模版编写文件，IDC负责人批准确认后，交由文档管理员统一编号收录。文件电子版正本保存在IDC文件服务器上。对于需要修改的文件，需要按照以下步骤进行：1文件作者需向文件管理员提出申请，填写文件修订处理表，详细填写对文件进行修改的地方；2从文件服务器上下载当前最新版本的文件，进行修改；3文件作者修改完成后，请IDC负责人批准确认，交由文档管理员统一编号收录；4更新后的文件电子版保存在IDC文件服务器上，旧版本文件要立即替换掉，并另为保存。（2） 文档的废止不再适合继续使用时，文件所有者可提交文件修订/处理表，文件管理员将文件从IDC文件服务器有效目录上删掉，并另为保存。文件创建/修改/废除完成，文件管理员负责更新文件和记录列表，发布文件，通知会引用该文档的相关人员，以保证修改得到实行。文件管理员存档的文件上要做出文件编号和版本号、修订号等，以免误用。八、 文档的分类将文件和资料分5类：1、 体系文件包括质量手册、程序手册、说明手册、策略 。2、 流程和工作指引规定日常工作涉及的流程。3、 记录包括报告、会议记录、培训记录、物资记录、介质记录等各项记录 。4、 参考资料包含IP资料、网络拓扑图等信息的文 5、 知识库包括各种设备操作手册，技术手册。体系文件、流程和工作指引、记录、参考资料由各组负责人定期检查及更新，修改不适用的部分；知识库中的文件为各类操作手册、使用手册，不需要更新。九、 文档的保密文件的保密级别分为三类，分别是绝密文件、内部文件、普通文件。1.绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。2.内部文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。3.普通文件：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。十、 文档的保管与借阅（1） 文件的保管（1） 各部门文件管理员负责本部门管理体系文件的保管，应建立文件保存清单；（2） 文件管理员应在本部门工作环境内指定文件存放地点存放文件，文件不能存放在个人手中；（3） 应确保文件便于查找；（4） 文件管理员需对本部门文件负责，需确认文件数量及保管地点是否正确；（5） 被借出的文件如未能按时归还，文件管理员需负责追回文件。（2） 文件的查阅、借阅（1） 非该文件发布范围内的公司员工借阅时，应填写文件借阅申请表提交给文件管理员，文件管理员根据文件的保密级别进行判断，内部公开和内部使用可以直接提供借阅。当文件保密级别高于内部公开和内部使用两个级别时，统一要由数据中心负责人对借阅申请进行审批。（2） 不提供外部借阅。外部人员如需了解文件内容，借阅申请人需要提交文件借阅申请表经数据中心负责人审批后，到数据中心文件管理员处现场查阅。（3） 在借阅过程中如需要复制体系文件，需在文件借阅申请表中写明复印用途及份数，数据中心管理者审批后，由文件管理员将正版体系文件复印，并标明复印件用途及使用人，提交借阅申请人。（4） 所有文件借阅必须保留相关记录，由文件管理员负责管理和维护。十一、 文件的