品管圈基础(三)现况把握及目标设定(演讲稿).ppt

品管圈活动基础 三 现况把握与目标设定 沈吉云二 一五年七月九日 品管圈 十大步骤 1 主题选定 2 拟定活动计划书 3 现状把握 4 目标设定 5 解析 6 对策拟定 7 对策实施与检讨 8 效果确认 9 标准化 10 检讨与改进 有效果 计划Plan 实施Do 确认Check 处置Action 无效果 一 现况把握二 目标设定 主要内容 一 现况把握 更重要 现状把握的基本任务 1 把握问题的现状 2 找出问题的结症所在并为设定目标提供依据 现状把握 将现行工作内容充分掌握 列出与主题相关的作业流程 流程图 客观掌握实际情况 三现原则 到现地 针对现物 做现实观察 查检表 收集以获得客观 符合事实的资料 数据收集技巧 归纳出本次主题的特性 掌握重点 柏拉图 流程图 查检表 柏拉图 2019 12 20 9 流程输入 流程输出 活动1 活动2 活动5 活动3 活动4 流程边界 流程图是用图形表现的由不同主体完成的 彼此紧密联系的 有严格的先后顺序的 服务于特定价值目标的一系列活动 产品 服务 某种决策结果 信息 人员 技术 资金 材料 1 定义 一 流程图 FlowCharts 通过与相关制度 附表 件 相结合 将组织各部门的工作有机的联系在一起 使管理过程 责任和管理权限等要素更加直观 明确 清晰 2 用途 流程 376处其中制度和流程 32处 患者愿意付钱的那部分活动 如诊断治疗 提供有价值的服务等 改善有效活动 冗余的活动 适当减少辅助性活动 重复的活动 就诊间的等待等 删除无效活动 明确 高效的管理或业务流程可以给组织带来巨大收益 流程再造 提高质量改善客户满意度减少协调扯皮减少成本提高应变能力 提高效率提高员工士气 一切分析和改进活动的基础 任何流程上的改变 都要进入循环 以评价改进的效果且防止负效应的出现 定义作业流程的结构 开始与结束 描述作业流程的所有步骤 将步骤按序排列利用适当的符号绘制检查是否完整 3 制作步骤 4 流程符号 VisioWord 5 绘图工具 6 示例 时间 每月 员工 科室负责人 财务部长 分管领导 财务部 现金出纳 总帐人员 收入现金 付出现金 借 费用贷 其他应收款 备用金现金 借 现金费用贷 其他应收款 备用金 借 费用贷 现金 填写报销单及其它支持文件 报销单 付出现金 凭证 凭证 凭证 根据权限审批报销申请 员工是否已申请备用金 报销额是否大于等于备用金 标准会计帐务维护 标准会计帐务维护 标准会计帐务维护 否 是 否 是 否 是 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 开始 结束 员工报销 门诊发药何处会发生差错 病区药房发药流程图 临床检查流程图 收集好数据资料才能对现状有一个较好的了解 后继的追查原因更有针对性 对现状都有了解 才能制订更确实的目标 二 查检表 CheckList 根据測量所得到的数值和資料等事实最重要的基本观念就是 数据 事实問題发生要採取对策之前 一定要有数据作為依据 1 数据 NBA总裁斯特恩 NBA的发展史就是一个智能管理的发展史 数据的种类 1 定性数据 利用人的感官判断而来的数据 2 定量数据 A 计量数据 以重量 时间 含量 长度等可以测量而来的数据者 一般通称为计量值 B 计数数据 以阳性数 合格数等使用数值计算而得的数据 一般通称为计数数值 半定量 为了便于收集数据 使用简单记录填记并予统计整理 以作进一步分析或作为核对 检查之用而设计的一种表格或图表 进一步说就是在搜集数据时设计一种简单的表格 将有关项目和预定搜集的数据 依其使用目的以很简单的符号填注 而且很容易收集整理以了解现状 做分析或做为核对点检使用 这种设计出来的表格称之为查检表 2 查检表定义 记录用 或改善用 查检表主要功用在于根据收集之数据以调查不良项目 不良原因 缺点位置 分布 等情形 其中有 a 原因别 设备别 人员别 缺点别 不良项目别 b 位置别查检用查检表主要功用是为要确认作业实施 机械装备的实施情形 或为预防发生不良事故 确保安全时使用 如 医疗机械定期保养点检表 抢救装备点检表 不安全处所点检表 整理整顿点检用 3 查检表用途 4 点检表的特征 记入数据时简便 问题所在能迅速把握 记入完毕后 对整体的状态能一目了然 很多项目能同时一次查检 数据能经各种不同的方法分析 5 操作步骤 明确目的 与使用目的 选择主题 相配合 确定并清楚定义所要观察和记录的事件 或情况 将来要能提出改善对策数据 解决查检项目 从特性要因图圈选的4 6项决定之 查文献 收集既往问题 头脑风暴 不要遗漏 数据单位与主题特性应一致决定抽检方式 全检 抽检决定查检方式 查检基准 查检数量 查检时间与期间 查检对象之决定 并决定收集者 记录符号 设计表格 清楚 完整又易于使用实施查检 收集项目数据 6 设计查检表的要点 易记 易读 易层别解析 查检项目制定要简明 具体 明确 项目尽量减少 查检项目以8 10项为原则 设计时 收集数据之前 若以层别方式加以分类较好 因为如此将有利于追查问题的真因 查检项目要随时检讨 必要的加进去 不必要者删去 活动期间要不断加以修正 记录方式力求简单易填写 尽可能以符号或数据记入 避免文字出现 符号意义要明确定义 在记栏中记录资料的条件 查核的场所 时间 记录者等 在栏外将检查的方法 记录的注意事项记下 以便任何人立刻可以准确无误地使用此表 收集尽可能多的资料 7 常见错误 查检表设计不规范 主要表现在查检表项目不全 概念模糊 样本量过小 未能客观反映操作流程的原貌 例如 有些案例查检问题出现的原因 设置 护士责任心不强 的查检项目 该概念非常模糊 不同护士的理解可能存在较大的差距 难以确保查检符合事实 8 示例 医护人员工作前后洗手依存性调查表 注 当病人反应有给错时 一经确定为药师给错时请立即登记 请以 正 画法登记 门诊调剂错误查检表 门诊病人未领药的原因表 数据收集时间 2014年3月1日 3月5日 收集地点 医院门诊办公室 查检人员 质量检测小组成员 收集方式 通过医院HIS系统调集数据 对未领药的门诊患者进行电话回访 住院药房月份药品出错登记表 针剂差错表 片剂差错表 提高抢救室患者入院交接规范次数 患者转运检查单 门诊环境安全工作日查检表 符号标记 用 表示正常或良好 用 表示未达要求 9 查检表的正确使用法1 点检表的内容要让相关现场的所有人员了解2 明确指定点检负责人3 公正 客观的记录事实及现场点检事项4 点检后要立即记录在点检表上5 点检表要迅速汇报给相关人员6 在点检中发现的问题要迅速采取措施7 点检中发现的问题点或改善事项必须要记录在点检表上8 要让相关的所有人员对点检结果进行的检讨 10 收集资料的要点 能反映真相 1 准确性 数据要有代表性 能充分反映事实真相 收集的方法正确 收集的人有无偏见 去除异常因素 剔除突变数据 数据的情境在正常确定情形下 数据来源真实 能追踪 慎用他人提供的数据 2 及时性 数据在时间上对问题有确切性的帮助 收集数据的时间与问题发生的时间是对应的 尽量收集最近时间段内的数据 以掌握问题的最新状况 收集的数据具有连续性 收集数据的频率要能反映出问题的实质 3 完整性 针对活动主题尽可能收集所有与问题有关的现状资料 并且应该是详细的资料 收集数据的时间段 环境 设备 工作员 材料 作业方法等 收集数据的原始数据应保存 以备查参考和追踪 收集数据对现象的描述要具体明确 4 针对性 收集的数据对使用者来说是有用的 收集的数据对需要解决的问题是有用的 收集的资料对问题发生的时机是适当的 收集数据要在分析问题的基本要素不变的情况下进行 如 设备 工作人员 环境 材料 作业方法等在改善前后要一致 11 数据资料的应用 数据收集完成应马上使用 首先观察整体数据是否代表某些事实 数据是否集中在某些项目或各项目之间有否差异 是否因时间的经过而产生变化 另外也要特别注意周期性变化的特殊情况 统计完成即可利用柏拉图加工整理 以便掌握问题的重心 12 注意事项 对查检表中不合适的项目注意及时更改和调整对 收集数据的进程进行跟踪检查 在对收集的资料进行整理和分析时 辅导员和圈长要事先做好准备 并熟悉相关统计方法的使用 如统计资料不能反映问题所在应重新进行设计查检表和收集数据 PDCA 注意各种统计手法的正确灵活的应用 确定的主要问题不要太多 3 4项 二八法则 19世纪末 意大利经济学者帕列托发现了 二八法则 是经济学上的重要法则 全称应叫 80 20效率法则 他发现 大部分的所得和财富 流向了少数人手里 而且 这种不平衡的模式会重复出现 它的意义是 一个事物20 的特性决定了事物80 的重要性 应该把80 的时间花在20 的事情上 说得再通俗一些 就是关键的往往是少数 少数决定多数 市场营销中即指 企业80 的业务来自20 的顾客 三 排列图 ParetoChart 把不良 缺陷 故障等问题的发生件数 按照现象或原因来划分 按顺序排列 以柱表的形式表现的图 1 定义 排列图是寻找 关键的少数 缺陷的有效工具排列图是 二八原理 在质量管理中的应用多数的质量损失是由少数几种缺陷造成的重要的是减少 关键的少数 缺陷 2 用途 3 制作步骤 在过录表的基础上制作排列图用数据表 表中列有各项不合格数据 累计不合格数据 各项不合格所占的百分比及累计百分比 第一步 统计数据根据查检表类型制作过录表并统计数据 第二步 按数量从大到小顺序 将数据填入数据表中 其它 项的数据由许多数据很小的项目合并在一起 将其列在最后而不必考虑 其它 项数据的大小 调剂错误改善前数据收集 第三步 画两根纵轴和一根横轴 横轴为缺陷项目或代号 左纵轴是不合格频数 右纵轴是不合格品累计频率 左边总频数的刻度与右边总频率的刻度 100 高度相等 第四步 在横轴上按频数大小画出矩形 矩形高度代表各不合格项频数的大小 在每个直方柱右侧上方 标上累计值 累计频数和累计频率百分数 描点 用实线连接 画累计频数折线 第五步 在图上记入有关必要事项 如排列图名称 数据 单位 作图人姓名及采集数据时间 主题 数据合计数等 改善前的柏拉图 4 示例 降低住院患者化疗药物不良事件发生率 一 摄水超量真因验证 降低血液透析患者干体重未达标率 Excel 5 绘图工具 分类方法不同 得到的排列图不同 避免只划出左边纵轴或两边纵轴完全一样 横轴的项目未依数据大小排列 由大到小 左边纵轴的最大值应为横轴所有数据的总合 右边的百分比应为100 其它 项表示原因未明 或项目多却为小的原因 一定要放在最右边 且所占的比率不应大最前面几项 否则表示有错误 要再分析 6 注意事项 目标值设定合理与否与后期改善项目的多少以及品管圈活动的最终效益有关 必须特别重视目标设定的方法 四 目标设定 理论依据 目标管理理论目标设置理论 2019年12月20日10时54分 SMART原则 目标是实现组织使命和远景的重要工具 目标内容的确定必须与组织宗旨和远景相关联 在分解目标时则应与员工的职责相关联 使组织目标成为员工日常工作的一部分 目标必须有起点 终点和固定的时间段 没有确切的时间要求 就无法检验 没有时间要求的目标 容易导致被拖延 即一项没有截止期限的目标常常是一项永远不会完成的目标 目标值应尽可能高而合理 过高或过低都会影响目标作用的发挥 如果目标无法衡量 就无法检查实际与期望之间的差异 为此 目标值不应该用形容词 而尽可能用数字或程度 状态 时间等准确客观表述 衡量方法不应是主观判断而应是客观评价 明确不含糊 员工能明确组织期望他做什么 什么时候做以及做到何种程度 同时 资源是有限的 就只能将努力集中于最重要的事情上 每一层面的目标数量要有一定的限制 目标表述要简明扼要 易懂易记 表达方式 完成期限 目标项目 目标值 例如 在月日前 差错率 由 降低至 计划线 实施线 1 完成期限 注 以评价法进行主题评价 共10人参与选题过程 票选分数 5分最高 3分普通 1分最低 第一顺位为本次活动主题 降低血液透析患者干体重未达标率 降低干体重未达标率54 84 8319 61 2 目标项目 公式 目标值 现况值 改善值 现况值 现况值 改善重点 圈能力 3 目标值 提高类主题目标值计算公式 1 调查对象 MHD患者 透龄 3月2 入选患者共106例3 资料收集日期 2013 7 15至2013 8 214 筛选干体重未达标者 54例 1 现况值 改善前干体重未达标的原因柏拉图 改善重点是现状把握中需要改善的项目的累计影响度 数值可根据柏拉图得到 根据柏拉图80 20法则 干体重未达标的原因即改善重点是 摄水超量 知晓率低 糖尿病 依从性差 2 改善重点 如 平均分 3圈能力 3 5 100 60 3 圈能力 圈能力 为首要关键因素 是圈员的综合能力 即提出问题的能力 计划能力 逻辑思维能力 统计学工具应用能力 甘特图 鱼骨图 查检表 柏拉图 专业工作能力 人文素养相关能力 圈名 圈徽的设计绘制 PPT制作 语言表达等 其圈能力的计算可以从学历 职称 资历三个维度进行评价 圈能力 被大部分品管圈所应用 但实际应用中未能遵循以上原则 因此建议改变现行组圈的随意性 盲目性 以提升圈员的综合能力 现况值 未达标人数 在透析总人数 54 106 50 目标值