工程项目商务管理办法.doc

.哈电国际火电第一事业部管理细则HEI-01-HY-007 商务管理办法编制：审查：批准：哈尔滨电气国际工程公司火电第一事业部2013年3月 日发布实施1.总则为实现火电第一事业部的方针和目标，对商务工作进行有效管理，加大事业部各项目商务工作与技术工作配合，统一协调事业部商务工作，提高事业部的工作效率,特制定本制度。2.适用范围适用于火电第一事业部的商务工作管理。3.工作内容和程序3.1主合同的管理a) 商务工程师负责项目主合同的管理，并向高级合同经理和项目经理汇报情况；b) 商务工程师应根据主合同规定的收款条件和要求，配合高级合同经理组织项目收款，每个月向事业部上报项目收款情况；c) 商务工程师应管理主合同下收款信用证（如有），负责跟踪信用证的开立、变更、延期、议付单据编制收集和提交以及与信用证相关的管理活动；d) 商务工程师应协助财务经理管理主合同保函（如有），参与保函的开立、变更、延期、减额和退回等工作；e) 商务工程师应协助财务经理管理主合同下的保险合同，配合财务经理做好保险理赔工作；f) 商务工程师应建立主合同商务部分的风险数据库，定期召集风险管理会议并及时更新风险数据库；g) 商务工程师负责根据主合同条款准备索赔材料和文件，参与索赔谈判；h) 商务工程师配合项目经理、高级合同经理开展项目移交工作谈判；i) 对主合同商务条款的变更和修改，商务工程师负责整理相关会议评审记录或会议纪要，提交高级合同经理审查后报事业部总经理签字批准，并由事业部总经理或其他授权代表签署合同变更。合同变更、评审记录以及会议纪要的原件交文件工程师存挡； j) 对主合同技术条款的修改由各专业工程师提交技术评审记录或会议纪要，总工程师审查后报事业部总经理签字批准，并由事业部总经理或其他授权代表签署合同变更。合同变更、评审记录以及会议纪要的原件交文件工程师存挡； k) 商务工程师建立并维护主合同收款台账；l) 主合同只限在事业部内部使用，非事业部人员借阅主合同须经事业部总经理/副总经理/高级合同经理批准。3.2分包合同的管理a) 项目采用招标/议标的方式在公司合格供方目录中确定分包商；b) 商务工程师负责分包合同商务一般条款的编制，各专工负责本专业的特殊条款和技术规范书的编制，各专业工程师和商务工程师进行合同草案评审,合同评审报告交高级合同经理/事业部总工程师审查；c) 文件工程师负责按照本事业部文件管理程序对分包合同进行编号；d) 商务工程师负责分包合同的管理，包括信用证、保函、索赔等活动；e) 商务工程师应建立分包合同商务部分的风险数据库并及时更新；f) 计划工程师根据专业工程师的申请，编制付款和收款计划,高级合同经理审查,经事业部总经理批准后上报公司，并定期向事业部总经理汇报情况；g) 文件工程师负责合同的付款资料收集和付款手续申报工作以及出口设备退税工作并实时更新付款台账，商务工程师负责审核；h) 分包合同只限在本事业部内部使用，非本事业部人员借阅须经事业部总经理/副总经理/高级合同经理批准；3.3采购合同的管理a) 商务工程师负责采购合同商务一般条款的编制，各专业工程师负责特殊条款和技术规范书的编制，各专业工程师和商务工程师进行合同草案评审,合同评审报告交高级合同经理/事业部总工程师审查；b) 文件工程师负责按照本事业部文件管理程序对设备采购合同进行编号；c) 商务工程师负责设备采购合同的管理，包括信用证、保函、索赔等活动；d) 商务工程师应建立设备采购合同商务部分的风险数据库并及时更新； e) 计划工程师根据专业工程师的申请，编制付款计划,高级合同经理审查,经事业部总经理批准后上报公司。f) 文件工程师负责合同付款资料收集和付款手续申报工作以及出口设备退税工作并实时更新付款台账，商务工程师负责审核。g) 合同补件和现场紧急采购由各专业工程师发起补件流程，由商务工程师定期汇总并建立补件台账。文件工程师负责补件和现场紧急采购付款。h)对采购合同的变更和修改，专业工程师负责起草合同变更，商务工程师负责审查商务条款，专业工程师将合同变更说明和合同变更提交高级合同经理/事业部总工程师审查后报事业部总经理签字批准，并由事业部总经理或其他授权代表签署合同变更。专业工程师负责发起合同变更流程。合同变更说明、合同变更的原件交文件工程师存挡； i) 采购合同只限在本事业部内部使用，非本事业部人员借阅须经事业部总 经理/副总经理/高级合同经理批准。3.4商务事宜管理规定3.4.1日常文件传递的规定（1） 各专业往来邮件的规定 邮件包括事业部专工与业主、设备厂家、分包单位、设计院之间的往来邮件。a) 所有专工发出的邮件除主送相关人员外，应抄送保存至OA系统，对于涉及潜在技术和商务风险的邮件，应抄送事业部总经理、主管专业经理、高级合同经理、商务工程师和文件工程师处。b) 以快递形式邮寄的重要文件，邮寄人应将邮寄底单留存文件工程师处登记备查。c) 专业工程师和商务工程师应将其经手的所有重要文件整理后上传至OA服务器存档，以方便查询。（2） 各专业往来传真的规定a) 传真包括事业部专工与业主、设备厂家、分包单位、设计院之间的往来传真。b) 所有事业部成员给业主、设备厂家、分包单位、设计院的正式发文须经高级合同经理/事业部总工程师/事业部总经理签字后发出，由经手的专业工程师扫描上传至OA服务器，纸版交文件工程师存档。c) 所有收到的有关事业部工作的传真交由文件工程师统一存取，交事业部总经理审阅后下发相关人员处理。所有的传真由文件工程师做成PDF文件，统一上传至OA服务器存档，以方便查询。文件工程师负责更新收文处理状态更新表。d) 以快递形式邮寄的重要文件，邮寄人应将邮寄底单留存文件工程师处登记备查。3.4.2 招投标的工作管理各设备招标文件商务部分的评标，必须有商务工程师的参与；招标文件中的商务条款须经高级合同经理同意后才能发标。3.4.3合同事宜的管理合同包括事业部对外签订的所有合同。（1） 所有分包/采购合同必须按照事业部规定统一进行编号，具体编号到文件工程师处取得。（2） 所有分包/采购合同必须采用事业部统一的分包/采购合同标准中/英文版本。（3） 商务工程师参与分包/采购合同的商务谈判，谈判过程中对标准分包/采购合同版本商务条款的修改必须上报高级合同经理，经高级合同经理决定后方可修改。所有分包/采购合同必须经高级合同经理审查，经事业部总经理批准后方可签字。（4） 所有分包/采购合同审批和盖章须由相关专工负责。（5） 所有合同一经双方正式签订，须尽快将合同正本（商务部分、技术部分）及合同电子版本（商务部分、技术部分）转至文件工程师处，由其统一复印送至运营管理部、金融财务部，并将电子版本上传至OA服务器，合同正本存档。（6） 合同生效后，厂家开出的履约保函、预付款保函及增值税发票格式，或其他需要经我方确认的单据格式，应由专工转至商务工程师处，待其审核完毕并经高级合同经理确认后，将意见反馈至专工，由专工通知厂家依照商务工程师出具的审核意见开出正式文件。（7） 所有分包厂家开出的各种正式保函、单据、收据、发票等，须通知分包商将正本直接寄至文件工程师处理，同时扫描或传真至文件工程师，文件工程师应做好单据的复印工作，并存档备查。3.4.4项目正式会议的规定(1) 会议包括所有项目正式会议，包括启动会、设计联络会等涉内和涉外会议;(2) 各项目正式会议之前，各专业