项目文件控制程序.doc

项目文件控制程序02014-11-5DC ProcedureRev.DateRevision DescriptionDrawn ByChecked ByReviewed ByApproved ByBohai Oil Marine Engineering & Supply Co.,Ltd.ADD: No. 14, The Fourth Avenue, TEDA, Tian Jin, P. R. China, 300457Department:PagesDocument No.:Rev.Design Department16CD-G-PRD-0010目 录1.目的32.适用范围33.职责权限33.1 文件接收、发放及存档33.2 文件登记、追踪43. 3 文件下发44.工作程序44. 1 文件分类：44.1.1 内部文件44.1.2 外部文件54.2 文件及图纸的编写、审核和批准54.2.1文件/图纸编写、审核及批准流程：64.3 文件格式规范：64.3.1 文件编号：64.3.2 发文及修改日期：94.3.3版次94.3.4 文件的格式要求(含字体,字体大小,公司LOGO形式等)104. 4 文件的输入及输出124.4.1文件的输入124.4.2文件的输出144. 5 文件及图纸的修改184.5.1修改申请说明184.5.2修改审批184.5.3 文控修改184.6文件升版204.7 文件的管理204.8 文件的有效性22引用22附表22项目文件控制程序MD-G-PRD-00011. 目的 本程序规定了项目图纸及相关文件格式的要求, 设计图纸及文件的修改、评审、批准的程序,图纸文件的整理存档要求,以确保设计图纸及文件管理工作的规范化、标准化. 通过对项目文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，形成统一规范的编写格式及处理程序。并最终妥善保管文件，防止丢失、损坏，杜绝误用失效、作废的文件。2. 适用范围本程序适用于本公司项目组所出版的所有图纸及文件（含适当范围的外来文件,指公司其他部门及外公司来文）的控制。3. 职责权限 文控是各类文件归口部门，负责收集，下发，保存所有文件，对文件的版次做出有效的控制，确保需参考文件的使用部门持有最新版次的文件。对带有业主意见的文件及时追踪，并提醒文件制定部门做及时升版。（注：为做到有效追踪，及时提醒文件制定部门，文控在发文件前要向相关人员收集意见后，再注明提交的日期。）对作废文件及时收回，并加盖“作废”章，并以邮件方式通知所有相关部门该文件号所涉及的所有版次的文件都已作废。3.1 文件接收、发放及存档项目相关文件（内部+外部）均由项目文控接收、发放和存档。文控需按照编写规范核对文件名称、编号、版次。接收符合标准的文件后，编制登记表，发放至使用部门；不符合规范的文件退回至原编写部门更改。同时，相对重要文件，文控需复印附件、扫描件上传至服务器留档保存。3.2 文件登记、追踪文控接收到由工程师编制，上级领导审核后的文件，二次核对文件是否符合编写规范后，需及时登记、更新状态。对申请查看文件状态的使用部门进行说明。至少每周提供登记表供查看。使用部门对带业主意见的文件在规定的时间内修改后，提交给项目文控进行登记、更新。同时各部门应对本部门下发的文件做出登记，追踪控制。3. 3 文件下发项目经理或设计经理负责该项目技术文件和相关文件的批准。经审核批准的文件，由文控按照各自项目程序文件要求，核对文件的名称、编号、版次，并第一时间下发到相关部门/使用部门，同时制作传送单，由接收人签字确认。文控及时通知接收人和发送人，此版本文件已发送。4. 工作程序4. 1 文件分类：4.1.1 内部文件a 公司内部使用的文件主要指部门收发公司其他部门的文件或内部独立的管理文件。主要指：公司通知,材料单等。b 项目组各专业出版的图纸及技术文件主要类别有:l 行政文件(备忘录、会议记录、日报、周月报等)l 技术文件(图纸、计算书、程序文件、数据表、材料单、技术规格书、工作指导等)4.1.2 外部文件 a 来自业主方的文件 主要类别有： 技术文件（图纸、规格书、MTO、MTR） 行政文件（信函）4.2 文件及图纸的编写、审核和批准文件及图纸的编写必须符合项目文件控制程序所规定的要求(若所从事项目有特殊要求除外)。程序文件和设计图纸由各室分别拟制,传入项目管理平台（以下简称平台），在平台上进行校对并由室主任审核, 最终由项目经理批准后发放.4.2.1文件/图纸编写、审核及批准流程：由各室工程师编制并签字文件及图纸的编制 由各室工程师校核（除编制人以外的）并签字文件及图纸的校核 由各室室主任审核并签字文件及图纸的审核 文件及图纸的批准 项目经理批准确认并签字（如项目经理许可，可由设计负责人代与签字。）由项目文控接收，编制传送单，下发使用部门并追踪记录文件及图纸的发出 4.3 文件格式规范：4.3.1 文件编号： 公司内部使用文件XD XX YYY 0000d流水号c.文件代码b.类别代码a部门代码 A 部门代码 附表 缩写 全称 部门 DDepartment 部门 C Construction 建造部 Q QA/QC 质检部 E Engineering 设计部 M Management 项目管理 P Procurement 采办部HSE Heatht,Safty and Enviroment 安全环保部B 类别代码 附表 缩写 全称 部门 GEGeneral 通用 ST Structure 结构 ELElectrical 电气 IN Instrument 仪表 PI Piping 管系CO Telecom 通讯 MA Mechanical 机械 HV HVAC 空调C 文件代码缩写 附表 文件类型 缩写 DrawingDWG 图纸CalculationsCA 计算书DatasheetDS 数据表Cause & Effect ChartICMaterial Take OffMTO料单PlanPLN 计划ReportRA 报告ScheduleSCH 计划表SpecificationSP 规格书Technical RequirementTR 技术要求Work InstructionWI 工作指导ListLA 列表Engineering NoticeEN ProcedurePRD 程序StandardsSES 标准StrategySProcurement,Technical DocTPQMEMOM 备忘录LETTERL信函Meeting Minutes/NotesMOM 会议纪要D “流水号”用四位阿拉伯数字表示文件顺序.例如：0001表示第1号文件.项目图纸及相关技术文件XXX YYY ZZZ 0000d流水号c.文件代码b.部门代码a项目代码a 项目代码：各项目的代码 例 ：BJN0074b 部门代码 :见附表c 文件代码 ：见附表 d 流水号”用四位阿拉伯数字表示文件顺序.例如：0001表示第1号文件行政文件编码规则参考技术文件XXXX YYY ZZZ 00004.3.2 发文及修改日期：日期的编定统一以西历为主，顺序为年、月、日。年以四码表示，月、日则以两码表示。例如“2008/01/01”代表2008年1月1日。4.3.3版次a 部门内部讨论方案及草案修改后的版次按英文大写字母: A. B. C.依次变更.b 正式发出的文件及图纸的版次按阿拉伯数字: 0.1.2.依次变更.c 在项目中时,如果甲方对文件及图纸版次有其他要求,则应按照甲方要求执行.4.3.4 文件的格式要求(含字体,字体大小,公司LOGO形式等)a 一般来说,文件正文用仿宋体; 文件的名称用黑体; 英文和阿拉伯数字用Arial。b 文件的字体及字体大小的具体要求（1）WORD版文件封面:文件名称用四号字体加黑书写(如果为英文的话,每个单词的首字母应该大写),项目名称采用小二号加黑字体书写(如果为英文的话,所有单词都大写),文件编号及其他需填写内容(包括版本,编制人,文件号及页数等)采用10号字体书写;BOMESC的LOGO,高度为0.76cm,宽度为2.15cm.业主的LOGO,高度也应保持在0.76cm,宽度应保持在2.15cm.内容： l 序言:标题采用小三字体加黑书写,文件升版记录表格采用小四字体1.5倍行距；l 正文标题应采用四号字体加黑,正文应采用五号字体字,页眉页脚采用10号字体书写；l 纵向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为1.5cm、下页边距为1.5cm、左页边距为1cm、右页边距为1cm,上下行距为单倍行距,页眉为1.5 cm,页脚为1.5 cm ； l 横向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为1.5cm、下页边距为1.5cm、左页边距为1cm、右页边距为1cm,上下行距为单倍行距,页眉为1.5 cm,页脚为1.5 cm ；l BOMESC的LOGO,高度为0.79cm,宽度为3.6cml 页眉及页脚的字体大小为10号.（2）EXCEL版文件(内容又可分为横向和纵向两种格式)n 封面及关于字体大小的基本要求同上.n 图纸的字体及字体的大小具体要求n 图纸中的英文喝阿拉伯数字用ROMANS,中文字体用HMDXFSn 图纸比例(SCALE)为1:150n 图纸的名称字体高度为300mm,宽度比例英文为0.8,中文为1,图纸编号的字体高度为300mm,下方图纸履历除上面所述部分外的字体高度为160mm(见附录5,图纸格式的云线部分-包括版本,编制日期,编制人及合同号等)n 图纸右恻的说明,参考等部分字体高度要求在200mm-300mm之间.n 图纸中心部分,字体高度要求在200mm-400mm之间.n 具体形式参见附录5(图纸及文件的格式)c 公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。4. 4 文件的输入及输出4.4.1 文件的输入在项目中,由甲方或其他方发来所有文件及图纸（电子版本）由该项目的项目文控接收,通过两种方式进行传递。方式一：文件图纸由文控上传平台，经过设计经理的审阅后，对文件及图纸进行分发，传递至各专业人员。方式二：根据设计经理对图纸文件接收人员进行规定后，文控通过邮件将图纸文件发送至相关专业人员，并抄送至设计经理。并且所有文件电子版上传至我公司FTP服务器进行存档。流程一本项目项目文控甲方或其他方提供图纸文件 （方式一：文件图纸上传平台） （方式二：邮件传送）项目设计经理指定的相关接收人员本项目设计经理 指定接收的相关设计人员 在项目中,由甲方或其他方发来所有信函或者备忘录，由该项目的项目文控负责接收,经过项目经理批阅后，纸质版文件扫描发送至相关人员，扫描件存档至我公司FTP服务器，原件由文控进行存档，登记。流程二本项目项目文控甲方或其他方来文(由其进行批阅)本项目项目经理(根据项目经理批阅内容扫描)项目经理批阅的相关人员本项目项目文控 4.4.2 文件的输出文件编制未通过升版文控接收文件发放业主审核审核通过加设编制未通过设计上级审核审核通过文件存档文控接收文件下发建造主管及分包质检部门业主审核旧版次作废，分包回收l 发往甲方或第三方文件及图纸：在项目中,发往甲方或第三方的所有文件及图纸,由各专业工程师编制后通过两种形式发至此项目的项目文控,方式一：文件上传至平台，经过校对，审批，批准后系统自动流转至文控进行下一步处理。方式二：文件图纸在设计部经过各级审核后，专业工程师通过邮件把文件图纸发送给项目文控。项目文控收到图纸后做相应的传送单连同图纸及文件一并交由项目经理签字批准,然后再由项目文控发出并登记，存档.如项目文件以电子版形式报送甲方审批，在项目经理同意的情况下，可使用电子签字代替。流程三(由项目文控做相应的文件及图纸传送单)本项目项目文控发往甲方或第三方的文件及图纸 (由其进行最后的批准,并签字)本项目项目经理本项目项目文控 (按照项目具体要求传递) 甲方或其他相关方文件控制人员 (由其签字接收后,原件返回给我公司项目文控存档) l 发往业主或者第三方的信件：在项目中，发往业主或者第三方的信件，备忘录等文件，由发起人通过邮件形式发给项目文控，经项目经理审核签字批准,再由项目秘书发出并登记，存档。流程四本项目项目文控发往甲方或其他相关地方的信函 本项目项目经理本项目项目文控 (由其进行最后的批准,并签字) 甲方或其他相关方 (按照项目具体要求传递) （原件由我方文控登记留档） l 在项目中,发往现场的文件及图纸,由各专业工程师编制后将文件图纸（升版文件图纸需附升版说明）上传至平台，经过校对，审批，批准后系统自动流转至文控处，文控从平台完成传送单的制作，下载传送单及相应的图纸文件，进行打印，盖章。复印后将图纸及传送单发至建造部相应各专业负责人，质检人员及分包商。 新版本文件下发后，上一版本的文件图纸由项目文控对分包商进行回收处理。-原件（图纸及传送单）由项目组文控存档-根据项目业主要求，提供建造图纸至业主。流程五发往现场的文件及图纸出图人上传平台 文控接收 项目文控下发 分包主管工程师项目质检工程师建造部专业负责人员旧版次作废，分包回收 4. 5 文件及图纸的修改文件及图纸修改用于项目中的设计图纸及程序文件。4.5.1修改申请说明原文件拟制人拟制更改内容，说明更改原因，注明更改标记和生效日期，对技术标准、政策条文还应附有充分依据，填写“文件及图纸更改通知书”，按所更改文件原审核、批准程序执行.4.5.2修改审批更改应由文件资料的原审批岗位进行审批。因特殊原因，更改由非原审批岗位审批时，文件原拟制部门应提供审批所需的有关背景资料。文件更改时应注意与之相关的文件也应做相应更改。4.5.3 文控修改 更改拟制人将“文件及图纸更改通知书”交由此项目的项目文控,项目文控做相关的传送单由项目经理确认后发往甲方等待确认,此“文件及图纸更改通知书”待甲方批准后方能正式生效。流程 六项目文控修改通知单 (做相应的传送单)(文件拟制者编写)项目经理 (做最后的批准)项目文控(连同相应的传送单)甲方文件控制 (交由甲方相关工程师确认批准后返回给我项目组)项目文控 (收到批准的文件后交由项目经理批阅再通知拟制人 相关人,此步骤参见4.4.1文件输入流程二)4.6文件升版文件经过多次更改或需进行大幅度修改时要进行换版，重新执行本程序。-格式请参见附录3.4. 7 文件的管理在质量管理体系文件中，存在两种等同效果的有效版本，即：一种是以只读方式打开的电子文本；另一种是带有相关负责人签字的纸张文本.建议按照不同项目进行存档.一旦工程投标成功,从事前期工作的人员将手中持有的所有前期资料交由所在项目组项目秘书控制,项目秘书整理并归档所有前期资料的纸文件后，在公司网络的服务器上建立相应的项目文件夹，将所有前期资料的电子文档放入，在项目进行中此管理方法也沿用，直至项目结束。最终由项目秘书将所有项目纸文件交由公司管理部存档。l 归档文件按类加以区分,并按项目年度分别装订成册,妥善保存,做到排列有序、 查询方便、安全可靠.l 凡归档的技术资料必须保证完整、准确、真实；字迹工整、图表清晰l 项目协调室存档的文件,一旦文件有升版情况，应及时对上一版本加盖“作废”印章，以免误用。l 电子版归档文件必须确保完整性并为最终文件.保管要求同书面文件.但必要时作拷贝件保存.l 项目完工文件必须完整存放在公司网络的服务器上相应的项目文件夹中。-关于文件的管理的具体细节请参见文件管理程序(含电子文件管理).4.8 文件的有效性l 输入和输出文件必须是签字完整(附件除外).日期名称对应准确无误.引用 5.1本文件服从公司体系文件和相关制度规定.5.2本文件未尽规定以公司文件管理办法为准.附表6.1文件及图纸类型缩写汇总表6.2文件图纸修改通知单(项目中使用)附录1DOC TYPEAB.DOC TYPEAB.CalculationsCAMEMOMDatasheetDSMeeting Minutes/NotesMOMCause & Effect ChartICMaterial Takn OffMTOP