建设项目档案资料管理规定.docx

建设项目档案资料管理规定1 总 则 为加强公司项目档案资料的规范化管理，提高项目管理水平，充分发挥档案资料在建设工程、生产管理、工程维护和改造扩建中的作用，结合本公司的实际情况制定本规定，并认真执行。在实际工作中要不断针对法律、法规、标准的调整及操作中的问题进行定期补充，修改完善。2 术 语2.1 工程资料在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图。2.2 基建文件建设单位在工程建设过程中形成的文件，分为工程准备文件和竣工验收等文件。2.3 工程准备文件工程开工前在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。2.4 竣工验收文件建设工程竣工验收活动中形成的文件。2.5 监理资料监理单位在工程设计、施工等管理过程中形成文字、影像等信息的文件资料。2.6 施工资料施工单位在工程过程中形成的文字、影像等资料。2.7 竣工图工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2.8 工程档案在建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。2.9 经济合同类文件工程开工前和工程进行中所形成的与工程造价、投资相关文件。诸如：招标文件、工程量清单、总包及分包合同、与造价有关的文字信函及图纸等。2.10 立卷按照一定的原则和方法、将有保存价值的文件分类整理成卷的过程。2.11 归档文件的形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。3 档案资料的管理3.1 资料管理人员行政隶属工程部，同时由于其工作的特点和档案资料管理的范围，因此其工作具有独立性和严肃性，公司各部门都应给予理解、配合。3.2 资料管理人员负责监督、检查和指导本部门及各相关部门的档案资料管理工作，并参加项目档案资料的检查验收。3.3 资料管理人员要对监理、总承包单位的档案资料的汇总整理提出明确要求；建设项目实行总承包的，要要求总包单位负责收集、整理、汇总档案资料、竣工时由总包单位提交完整准确的项目档案资料；当建设项目向几个单位发包时，应要求各承包单位负责收集、汇总、整理所承包工程的档案资料，并将整理后的资料移交总承包单位。3.4 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程资料应按单位工程组卷。3.5 建设项目的档案要与项目建设进程同步。项目立项时，即开始进行文件材料的积累、整理工作。在工程招标及签订合同或协议前，资料管理人员应配合项目负责人对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限提出明确要求，在合同或协议中给予充分体现并有切实能保证档案资料按要求的质量、数量、时间及时移交的可靠措施。3.6 根据项目建设的需要，项目负责人需向勘察、设计、监理、总包等单位提供相关的资料时，资料管理人员应要求项目负责人提出需要相关资料的情况说明并填写相关申请，申请应有申请人签字，并根据资料文件的重要性，由主管部门经理签字批准、主管副总批准、直至总经理签字批准后方可补发，资料接收单位需签字（盖章）领取，资料管理人员做好收发文记录，保证文件的可追溯性，外发文件资料要求收件单位不得向其它单位转发（复印），并需注明该文件资料专项使用的要求。3.7 工程管理部负责人应配合资料管理人员，要求相关单位建立与工程档案资料相适应的管理机构，并配备专业资料编制管理人员，并协助资料管理人员定期对监理、总包等单位的资料工作进行监督、 检查、要求。3.8 工程管理部项目负责人应执行每周例会制，资料管理人员应参加每周例会，并对工程项目的资料进度及质量等进行检查。3.9 施工资料的日常管理、阶段验收、竣工归档委托相关单位负责的，要根据委托协议及相关标准的要求进行监督、检查、指导，并办理相关费用等手续。3.10 工程资料的日常收集、可要求总包、监理单位、按照周、月等时间提交盖章、签字标准规范的工程资料，也可按分步部位进行提交，收集的资料可做备份存档，也可最终整理成册作为竣工档案使用。（该做法收集的工程资料原则上不能代替总包单位、监理单位的资料整理、提交、归档的工作。）4 竣工档案资料的管理4.1 资料管理人员要认真学习、了解工程竣工档案的整编标准规范，并在日常工作中向监理、总包单位提出要求；归档的文件要求真实、准确、与实际相符，要保证字迹清楚，图面规范整洁，签字盖章手续完备，并能满足档案管理部门的要求。4.2 竣工资料由项目负责人、资料管理人员监督监理审核后，由监理单位、总包单位或委托专业单位将竣工资料移交档案馆。4.3 竣工图由总包单位提交，竣工图应使用新蓝图，不同幅面的图纸应按技术制图复制图的折叠方法（gb/10609.3-89）统一折叠成a4幅面（297mm210 mm）,图标栏露在外边；竣工图的编制应用不褪色的红印泥逐页加盖标准的竣工图章，盖在图标栏上方或周围的空白处，相关人员在竣工图章内签字，不得盖人名章；施工图改绘竣工图，将发生的变更内容在图纸中详细注明，涉及图纸变化的，要将图中废弃部分划去，对原图修改并用引出线标明此部位变更的修改依据。项目负责人及主管工程师负责监督检查竣工图的质量。项目工程师及负责人应及时将日常的变更等资料（文字、图纸、影像等）及时移交资料管理人员归档，资料管理员至少每周要进行检查、督促、收集。资料管理员有权对工作拖沓、不配合的人员进行批评及上报处理。4.4 归档的工程文件应为原件，规格要求a4大小。特殊情况不能提供原件时，要求提供字迹清晰的复印件并作抄件（注明原件存放处、抄件人签字、抄件日期并加盖公章）。4.5 工程资料材料必须真实、准确，与实际相符合，并要求字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。文件应采用碳素墨水书写。不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。热敏传真纸，需复印后归档，并做抄件。5 其他类资料的管理5.1 各种资料都兼具技术性、经济性、法律性、因此资料的收集要根据其不同的类别分别归档、有些需要在不同分类归档中重复出现，资料要适当根据情况留存足够的份数。5.2 公司各部门根据业务办理的进度及时将完成