工程采购流程9.doc

.采购流程一、 投标时段：1、 商务标的编写：应由预算部、设计部、工程部、技术部为主、采购部为辅编制商务标。2、 商务标应有对内和对外之分。对内为采购部的材料价格的最高限额，且对内价格一定是比对外价格要低。3、 材料价格的确认应由预算和采购两方独立报价经领导审核之后形成，避免在实施阶段时由于报价方面的误差造成利润的损失。4、 技术标的编写：整个工程平面图、立面图、效果图等图纸；施工工艺、施工方案、效果的补充方案等文件，应该在投标时或施工前尽快应该报给甲方签字确认，如果设计或技术部不清楚的、不了解的材料、设备、工艺的应用，应在上报甲方前与采购部沟通，拿出合适的方案后报予甲方，尽量减少因在方案确定情况下的时间，给予采购有明确的方案、充足的时间来用于供应商谈判、甄选及成本控制等工作。二、 施工阶段：1、由项目经理根据现场的进度计划下达材料、设备等的采购申请单（包括 材料名称、型号、规格、效果或用途；设备名称、设计参数、要求效果）报经公司领导审核签字后采购部采购。 2、采购部拿到审核签字后的采购申请单，根据现场的实际情况，分清缓急，进行材料（设备）采购工作。 3、材料采购询价阶段中，应结合工地的实际要求、公司前期采购的供应商的具体情况及材料价格等因素，群策群力，做到使材料（设备）价格保持在一个合理的位置。 4、大型或大额材料的供应商谈判最好要有工程部、设计部、技术部、采购部等部门同时同场进行，做到供应商对我司的各种要求都了解，方便报价和效果的确定，避免材料（设备）合同签订、施工过程中双方发生技术、工艺、商务等纠纷，避免有损我司形象的情况发生。 5、材料的验收：根据合同要求，需要在出厂时验收的材料（设备）的，应有专人负责去厂家验收；如是在工地现场验收的，则需项目经理安排专人负责验收。对不合格的应坚决要求退场，合格的材料（设备）现场应该建立材料（设备）接收的台账。 6、材料（设备）到达现场后，应由项目经理具体管理，人、机、料、图纸、施工方案等情况采购人员应要求供应商及时和项目经理沟通，做好各种情况的交底，供应商应服从项目经理的安排。如在施工中出现突发情况（材料不合格、范围不明确等）采购员应及时参与事件的处理，该由工程部解决的，现场解决；涉及到采购部的，采购部应及时参与，确保在不影响现场效果、施工工期的前提下尽快处理；处理不了（事件影响过大）应及时向上级领导汇报。 7、如果在施工过程中碰到甲方突然要求增加工程量的情况，涉及到材料（设备）的采购时，项目经理应及时报告公司各部门，根据时间的紧急程度，有设计部或技术部牵头、工程部和采购部辅助，先报甲方确定方案、我司时间安排等具体事务后，按照常规采购流程后续跟进。一定要注意做好突发事件的准备和处理方案，做到给甲方以我司处理突发事情的处理能力，切记在没有确定方案和施工时间的情况下贸然答应甲方，各部门配合不当，会对公司产生严重影响。 8、如果涉及有需要现场施工的供应商，在施工过程中，采购员应该适时跟踪，及时了解施工进度。三、供应商体系的管理：新供应商的开拓及老供应商的维护。 1、根据公司对材料（设备）的需求，采购员应建立供应商管理体系，先于采购申请单之前就需开始寻找、甄别供应商；在拿到采购申请单后，根据前期筛选合格的供应商优先顺序逐一商谈，综合各种情况做好报价单（包含材料信息、供应商信息、采购员个人意见）上报给领导决定予以采购；做好相关供应商的信息记录（包含价格优劣、服务态度、工地反馈信息、售后服务、规模大小等）。 2、不定期联系以前合作过（还未合作过但为优质）的供应商，了解市场环境、价格波动、替代更新的新材料等供应商的信息，做到及时了解市场供应商情况；维护好优质供应商与公司的关系。四、合同的管理：采购合同的编制、更新、签订、履行、跟踪、终结、归档。 1、采购合同编制应由公司律师审核后制定出各种材料（设备）对应的固定格式，如果没有固定的格式，可由供应商提供合同样本，结合公司的实际进行修改，但需律师审核。 2、在实际操作的过程中，对于合同里面错误的、未列明但需要增加的、能为公司避免风险的、方便约束供应商的条款都应及时记录，在下次签订同样种类的合同时应予以改正，及时注意合同的更新，避免造成重复的错误。 3、在各部门参与下同供应商谈判后，采购员结合几家供应商的报价，做出报价表上报领导，经领导审核后，确定由哪家供应商来提供材料的供给，则需采购员与该供应商签订采购合同。合同包括供应商商家信息、资质证明文件、材料（设备）清单、交货地址、现场负责人及联系方式、送货的地址、双方确认的图纸（效果图）等信息和资料。合同起草后经律师审核、领导审批方可签订。 4、合同的履行要求我司和供应商在合同要求的范围内双方需要提供的、达到的适合开展施工的环境，双方就签订的合同在施工过程需协调、交替、互帮互助、相互配合等工作能够在平等、互助的友好气氛中进行；切实履行好落实双方各自应负的责任和义务；确保工程保质保量、按时完成。 5、合同施工过程中的跟踪是为了使采购人员及时了解现场双方的施工情况，协调好双方出现的或要出现的问题的处理，对项目现场的情况做到到位而不越位；项目经理全面管理，采购人员及时协助，如需要付进度款时，采购应及时与现场人员确定其完成的进度是否达到付款的条件，如达到则需通知有关部门做好付款的准备工作，手续完成后通知财务准备付款。促进双方能及时有效的完成工程任务。 6、合同要求的任务完成后，进入合同终结。结算款的付款需要双方完成验收