集团内部控制制度汇编采购与付款规程.doc

广宇集团内部控制制度汇编 采购及付款规程采购与付款规程第一章总则第一条为了加强对单位采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范基本规范等法律法规，制定本规程。 第二条 本规程适用于公司的材料及设备采购。主要是指办公设备的采购。第三条 单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。 第二章岗位分工与授权批准控制 第四条 负责材料设备采购过程中对供方单位、招标文件、采购合同的审核、决标和审批工作。第五条 负责材料设备采购过程中对供方单位的审查，参加初评、询标工作。并负责向中标单位草拟采购合同。第六条 核算供应部负责对供方单位和产品的调研和选择，编制、发布招标文件。第七条 负责编制本项目材料、设备的需求计划，对采购材料、设备技术提供技术要求。负责采购合同的执行，并对采购的材料、设备进行验证。第三章 请购第八条 根据公司的总体进度和需求，编写采购计划表和相关技术要求，经分管领导审批后报核算 。第十一条 核算供应部根据采购计划表，负责对候选单位及产品进行初步调研及选择，并筛选出初步入围单位，填写供方评估意见表；招投标工作小组对初步入围单位进行综合审查，并将审查结果报招投标领导小组审核通过后执行。第四章 采购第十二条 材料设备的采购若无特殊原因，一般均应实行招投标，并选择符合资质的3家以上投标单位（含3家）。第十三条 核算供应部根据综合审查结果，制订招标文件，经招标工作小组评审后，送招投标领导小组复审。评审的主要内容：1.招标范围、内容是否正确；2.招标时间是否合理；3.招标方式是否合理；4.报价要求是否合理；5.付款方式是否合理；6.对材料、设备及技术要求是否明确无误；7. 服务要求；8.工期要求是否合理；9. 其它条款是否可行。第十四条 核算供应部发布招标文件，对外进行公开招标。第十五条 招投标工作小组参加初评、询标工作，招标领导小组进行决标工作。第十六条 评标、询标、决标时应考虑以下因素：1.质量2.品牌3.价格4.影响报价的可能因素5.供应能力6.供应商的稳定性和可靠性7.供应商配合企业开发的创造性和贡献8.供应地到项目工地的距离9.售前和售后服务能力和态度第十七条 招投标工作小组负责向中标单位发出中标通知书。第十八条 外地项目部的材料、设备的采购工作，应根据当地实际情况，参照本规程制定相应的采购规程，并报公司领导审核后执行。第十九条 甲定乙供材料的采购。1. 甲定乙供材料是指由甲方指定材料及设备的品牌价格和质量要求，由乙方采购的材料及设备。2. 项目部负责确定甲定乙供材料数量、技术指标，编制甲定乙供材料清单；3. 项目部负责对甲定材料清单进行评审。4. 项目部分管领导或授权人负责对甲定材料清单的审定；5. 项目部负责甲定材料清单的执行；6. 项目部负责对甲定材料的验收及检查。第五章 合同签订第二十条 招标工作小组根据招标结果，与供应商进行洽谈，达成一致意见后，草拟合同文本，填写合同签约申报表报招投标领导小组审批。第二十一条 合同文本必须经过评审后，才能正式签订，评审的主要内容一般包括：1.合同主体是否合适2.合同的标的是否明确3.合同价格是否合理4.合同工期是否明确5.合同条款是否可行6. 双方的权利义务是否明确7. 违约责任8.对质量、维修及质保期的要求是否明确9.付款方式是否适当10.解决争议的方式11.有无需要明确的其它内容第二十二条 设备供货合同中，除对以上内容进行评审外，同时应对以下事项进行评审：1.设备型号、商标、生产厂家、产地2.单价及总价3.技术参数和质量标准，质量保证期限4.供货时间5.如包括安装，则应明确安装期限，双方配合职责及范围6.随机配件、备品、工具数量及供应方法7.售后服务承诺第二十三条 合同经公司法务部按合同管理办法进行审核后，经核算供应部、项目部分管领导签字后报公司总裁或授权人签署合同。第六章 合同执行及验收第二十四条 项目部应严格按照工程进度制订材料供应计划。一般按月进行，出具材料申请单通知供应商安排加工或送货。内容应包括：1.采购材料、设备的名称、型号/规格、各类参数、技术指标、质量要求及说明2.采购数量、使用点及要求到货时间或分批到货时间3.验收方式、验收人第二十五条 项目部应根据材料供应计划与材料供应商保持联系，督促供应商按时供货。第二十六条 供应商必须提供材料供货清单，材料出厂合格证，质保单等资料。项目部根据材料供货清单，督促施工单位和监理单位检查产品规格和数量是否符合要求，对各类物料的缺损作详细登记，由供应商确认检验结果，并记录于采购验证意见表。第二十七条 对于设备，项目部应组织施工单位和监理单位人员检验其型号、商标、生产厂家、产地、技术参数和随机配件、备品、工具数量是否符合合同约定，并对设备在运输过程中有无损坏进行检验，检验应作详细记录，由供应商确认检验结果。并记录于采购验证意见表。第二十八条 设计变更后引起材料供应超出合同约定范围的，项目部应及时将设计变更的方案及要求用工程联系单的形式通知集团公司核算供应部。核算供应部复核后用书面形式返回项目部，由项目部及时通知供货商安排加工或送货。第二十九条 项目部应完善材料管理制度，健全材料验收、保管、领用手续。第七章 付款控制第三十条 按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规范货币资金等规定办理采购付款业务。 第三十一条财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第三十二条 独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性；检查付款凭证是否经过授权人批准，并确定支票受款人的名称和金额与发票记载一致。第三十三条 支票签署人不应签发印章齐全的无记名支票和空白支票。第八章 监督检查第三十四条 审计部会同有关部门定期对采购与付款内部控制进行监督检查。第三十五条采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括： 1.采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。 2.采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款