项目管理学习教学课件PPT项目范围管理管理.ppt

1 第四章项目范围管理 2 小测验 1961年美国总统肯尼迪宣布 到20世纪60年代末 我们要把人类送上月球 并使其安全返回地面 为完成这项使命 美国宇航局必须处理的工作是什么 在下列各项工作中 你会把哪些归入人类登月的范围内 哪些归到范围之外呢 绕地球飞行创建太空站绕月飞行太空行走与苏联建立往来关系将人类送上火星登月舱练习 3 什么是范围 为什么确定范围 如何来管理项目的范围 4 项目范围管理的主要工作 5 4 1范围的含义 就项目来说 范围 有两种含义 即项目成果的范围和项目管理的范围 范围 产品范围 项目范围 服务或产品的性能和功能 为了完成规定的任务而必须做的工作 6 4 2项目范围规划 项目范围规划 就是逐步细化为创造项目成果而必须完成哪些工作 并编写范围说明书的过程 项目必须完成的全体即为项目范围 1 所确定的工作范围是充分的2 工作范围不包括那些不必要的工作3 工作范围规定要做的工作能够实现预想的商业目标 7 4 3项目范围规划过程 依据 成果说明书项目章程制约因素假设 工具与技术成果分析成本效益分析项目方案识别技术专家评价 输出 范围说明书范围管理计划其他资料 详细辅助计划 头脑风暴法横向思维法逆向思维法 1 项目 依据 合理性说明2 对项目成果的说明3 应交付成果清单4 项目目标 8 汽车门锁开发项目的范围说明书项目名称及描述 汽车门锁开发项目该门锁是为客户新车型pq 25配套项目 客户要求为该车开发专门的门锁 需具备高强度 易操作的特点 能实现遥控 密码识别等功能 项目目的 1 为客户的新产品配套2 优化现有产品结构3 满足售后市场的需要项目目标时间 12月底提供样件 次年3月形成批量供货能力费用 项目预算1 200 000元 其中500 000元用于购买测试设备 质量 设计图纸并获取客户的确认 样件符合图纸要求 按时提交样件并获得客户的接受 按要求形成批量能力 项目的主要交付成果 项目计划书图纸100套样件样件测试报告 每月一次的项目进展报告 项目验收报告 制约因素 样件必须在正式生产线上完成 必须制作100套样件 样件测试必须在客户的生产线上 假设条件 具备汽车门锁开发的技术 客户对样件的几何尺寸 材料结构参数 性能要求明确 样件制作工具及设备具备生产设备具备人员具备 9 项目范围规划是编制一份书面范围说明的过程 项目范围说明书 1 是将来项目决策的基础 2 确定项目阶段是否已成功完成的标准 3 项目班子与项目客户之间达成协议奠定了基础 同意并公布范围说明 范围管理计划公布 10 实例说明 山泉服务玛丽亚 山泉是山泉服务公司的首席执行官司 她最近代表公司接受了一项在行业内享有高声誉的奖项 她知道如果没有员工的贡献和支持 公司不会有现在的成就 玛丽亚想为所有员工和客人举办一场招待会 以感谢他们辛苦的工作和对公司的贡献 她任命你负责安排此次招待会 招待会计划在4月12日举行 玛丽亚给你的预算是每人125美元 公司共有200名员工 要求招待会达到半正式标准 问题 1 请描述出目标和可交付成果 2 制定项目的范围说明书 11 可交付成果 1 地点选择2 食品饮料清单3 邀请4 娱乐项目5 保险6 装饰7 摄影师8 日程安排 12 作为对可交付成果的补充 你想与玛丽亚讨论以下需求 以确定你们双方都同意 1 地点应选在市中心某地2 员工可以带一句同伴 但不能是孩子3 设置一个露天酒吧 玛丽亚买单4 日程安排中有玛丽亚的讲话 然后是给员工发奖金 这在开招待会之前一直是保密的 5 装饰品包括放在各处的印有公司标志的金笔 以供与会者留念你列出所有的这些细节后 就该去和玛丽亚讨论此范围说明了 以确定在执行项目计划与任务分配之前获得她的同意 13 课后作业 信箱 作业 项目范围说明书的制定要求 1 分组完成 每组三到四人2 以书面形式上交 14 4 4项目范围定义 范围定义就是把已经在范围说明书中识别的项目应取得的主要成果分解为较小 易于管理的组成部分 15 4 5创建工作分解结构 工作分解结构wbs workbreakdownstructure是以可交付成果或过程为导向的对项目成分的分组 从而组织并定义整个项目范围 目的 清楚的展示所有工作 明确具体的任务 便于制定完善的项目计划 确定所需的技术 人力及其他资源有利于界定职责和权限 便于沟通更清楚的理解任务的性质便于跟踪 控制和反馈 16 工作分解结构的方式 1 按项目实施过程的顺序分例 计划 实施 执行 控制2 按项目的交付成果分 例 软件开发项目 程序 用户手册 培训教材等3 按产品结构分 例 轿车开发 底盘 发动机 车身 内饰 电控系统4 按组织的职责分 例 市场部负责调查及可行性分析 工程部负责设计开发 采购部负责供应商选择与材料采购 生产部负责样件制造 质量部负责测试和质量控制等 17 包括三方面的内容 分解 层次结构 工具 编码设计报告 wbs的制定 18 确定项目1 我们来干什么 确定任务2 都需要我们干什么 确定活动3 每项任务如何做 确定子活动4 怎样才能完成 修改完善5 分解是否正确和完善 4 5 1wbs的设计 分解 分解的主要步骤 19 例 打扫房间 第一步 先问 我们要做什么 答 打扫房间 项目 第二步 再问 打扫房间需要做什么 答 清扫地板 收拾家具 擦窗户 清理垃圾第三步 接着问 每项任务如何做 答 用墩布擦地板 用清洁剂清洁家具 用肥皂水清洗窗户第四步 然后问 怎么才能完成这些活动 答 墩布擦地 取墩布 湿润墩布 擦地板 洗墩布第五步 最后问 这样分解是否正确和完整 有无遗漏任务 每项任务是否可以很容易的分配责任和角色 资源是否容易确定 工期是否容易估计 每项任务的衡量标准是否清楚 20 工作分解完成的5个标准 清晰的可交付成果有明确的开始和结束事件耗时容易评估成本容易评估工作可以独立安排 21 4 5 2wbs的设计 结构层次 工作分解结构用不同的层次来表示分解出来的成分 22 wbs的排列或配置 包括完成最终目标所需的层级式或缩进式工作单元 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0项目群 1 1项目 1 1 1系统 1 1 1 1子系统 1 1 1 1 1部件 hierarchy层级式 indenture缩进式 23 项目工作分解结构示例 飞行系统 项目管理 培训 数据 飞机 支持设备 机场设备 试验和评估 操作试验 开发试验 试飞 模型 执行层 仓库 管理层 工程数据 管理数据 技术数据 系统的工程技术管理 辅助的项目管理活动 发动机 通讯 导航 飞机机身 防火控制 设施 服务 设备 施工 维护 24 25 消费市场调查项目案例 wbs 消费者市场调查 问卷调查表 问卷设计 调查报告 调查反馈 分析软件 调查报告 工作项 工作包 26 工作包 指范围管理中不宜再分的可以交付执行的工作或任务 1 工作包并不是指最小工作或任务单元 是指不宜再分的可交付执行的工作或任务 2 工作包是短期任务 可能包含不同的工作种类3 有明确的起点和终点4 消耗一定的资源并占有一定的成本 容易估算 5 每个工作包的工期不应超过10天或一个报告期 如超过10天 应设立检查或监视点 27 4 5 3wbs设计 编码设计 1 为简化wbs信息交流过程 常利用编码图 2 wbs编码由n位数组成 第一位数表示处于0级的整个项目 第二位数表示处于1级的子项目单元 或子项目 的编码 第三位数是处于2级的具体项目单元的编码 第四位数是处于3级的更细更具体的项目单元的编码 3 在wbs编码中 任何等级的一位项目单元 是其全部次一级项目单元的总和 4 与此类似 子项目代表wbs编码第二位数字相同 第三位数字不同 最后一位数字是零的所有工作之和 28 wbs图示例 某侦察机系统的wbs图及编码 29 wbs图示例 某侦察机系统的列表式wbs 30 工作分解结构示例 31 表格式的工作分解结构 写间谍小说 10 0 0搜集背景材料10 1 0去图书馆10 1 1阅读有关美国 苏联关系的资料10 1 2阅读其它间谍小说10 1 3阅读近期期刊以了解当前人们感兴趣的热门话题10 1 4查找相关城市在地图上的位置 莫斯科 华盛顿 10 2 0会见相关政府官员10 2 1访问情报机构10 2 2访问军事机构10 2 3访问民事机构 包括联邦调查局和州有关部门10 2 4会见地方警察11 0 0故事更概11 1 0初步构思11 1 1确定故事的主题11 1 2确定主要人物11 1 3按时间顺序连接故事情节11 2 0精炼构思11 2 1建立联系人物与事件的详细图表11 2 2确定小说的章节 12 0 0撰写故事12 1 0第一章12 1 1一群小孩在potomac河发现一具尸体12 1 2尸体被鉴定为kgb人员12 1 3fbi立案并指定负责人12 1 4负责人的家庭情况12 2 0第2章12 2 1 13 0 0联系出版商13 1 0明确可能的出版商13 1 1查阅 作者指南 以了解出版商的出版要求13 1 2与有出版经验的作者交谈以了解如何与出版商打交道13 1 3联系四家可能的出版商并与编辑进行初步接触13 2 0送三章样稿给预期的出版商13 2 1选择适当的章节选择适当的章节13 2 2送样稿给所选择的出版商13 2 3与出版商保持联系 32 4 5 4工作分解结构的方法 1 类比法 2 自上而下法 3 自下而上法 4 使用指导方针 33 讨论 项目目标描述 在2005年11月8日举办一场婚礼 预算为5万元 婚礼过程 接新娘 举行仪式 婚宴庆祝 宾客150人 要求全程录像 画出工作分解结构 wbs 图 34 作业 有一个旅游项目 项目目标描述 在1个月后组织一次从中山到桂林的自驾游 时间为三天 参加人数为8人 预算为1万元 列出所需的工作内容 并写出工作分解结构 wbs 图 责任分配矩阵和项目行动计划表 35 练习 分析项目wbs 假定你要准备一次隆重的家宴 招待重要的客人 筹备家宴的主要活动步骤有 确定客人 嘉宾名单确定家宴方案 菜谱等 邀请客人买菜 洗菜 炒菜煮汤 煮饭水果 点心准备餐具准备就餐场地准备接送客人就餐现场服务 上菜等 餐后清理 洗碗等 请分析这一家宴项目wbs 细节按你的生活常识进行补充 36 案例分析 一个家庭设计并建设一个具有喷灌设备 四周围有栅栏的新草地 参与劳动的有这个家庭的房主和家中三个小孩 37 4 6责任矩阵 工作分解结构图完成之后 与有关组织机构图加以对照 用工作分解结构来在有关组织机构当中分配任务和落实责任 这就构成了责任图 或者称为责任矩阵 38 配置项目人力资源 原则 1 一项任务只能有一个责任人2 据任务本身的要求而不是单凭喜好来安排工作 具备相应的技术和经验 3 不要安排太多的人到一任务4 获得任务接受者的承诺 而不仅仅是将任务布置下去5 考虑年龄 性格 工作背景 性别的搭配6 考虑工作负荷的平衡 39 附 自我检查表 40 表 责任图 41 责任图 表中数字1 2 3 4 5的含义如下 1 实际负责 2 一般监督 3 参与商议 4 可以参与商议 5 必须通知 6 最后批准 42 责任图 用来表示工作任务参与性的符号有多种形式 如数字 字母或几何图形等 x一执行工作d一单独或决定性决策p一部分或参与决策s一控制进度t一需要培训工作c一必须咨询的i一必须通报的a一可以提建议的 43 责任图 如果用符号表示 示例如下 负责 审批 扶助 承包 44 项目管理培训的责任矩阵 注 e 执行的责任 a 最终决定权 c 必须咨询 i 必须告知 45 消费市场调查项目案例 责任矩阵 分析软件 问卷设计 公司管理层 调查报告 调查反馈 项目组电脑工程师 项目组调查人员 项目组营销人员 项目组组长 责任人项目活动 主要责任 次要责任和协助 46 wbs关系 项目 符合计划 偏离计划 what wbs whodoes what 责任矩阵 ram who obs when howmuch budget 工作计划 资源计划 how 47 合同工作分解结构 cwbs 其用途是规定卖方将向买方提供的报告层次 组织分解结构 obs 其用途是显示哪项工作组成部分已经指派给组织中的哪个单位 资源分解结构 rbs 是组织分解结构的变体 通常用于工作组成部分指派给个人时 材料清单 bom 用于表述制造一个加工产品所需的实际部件 组件以及构件的分级层次 项目分解结构 pbs 基本上相当于wbs 项目分解结构广泛地应用于因wbs不能妥善表达bom内容的应用领域 48 4 7范围核实 范围核实过程 1 范围核实输入 工作结果产品文件工作分解结构范围说明项目计划 2 范围核实工具 监察 3 范围核实输出 正式验收 主要工作 1 核实项目范围说明书 案例 信箱 2 核实工作结果 49 阅读案例 信箱 案例 核实项目范围 50 4