担保公司内部沟通控制程序.doc

内部沟通控制程序1. 目的规范集团内部沟通活动，提高工作效率，减少沟通障碍。2. 适用范围适用于北方汇银集团所有子公司及分公司。3. 职责3.1 各部门负责组织召开部门内评审会及总结会；3.2 公司级会议由发起部门（或人员）组织召开；3.3 各部门或会议组织部门负责编制会议相关记录；3.4 各部门负责收集、整理和安排各级员工工作总结（报告）和工作计划等；3.5 人力资源管理中心负责将分公司人员配置和职责分配情况通知各管理中心；3.6 各管理中心与分公司相关人员取得联系，建立工作关系；4. 例行会议4.1 会议时间4.1.1 部门级例会每周一次。部门指总公司管理中心及分公司一般部门。4.1.2 公司级例会每月一次。总公司级例会由总裁主持，各管理中心负责人出席。分公司级例会由分公司业务经理主持，各部门相关人员出席。4.1.3 每年末，公司组织召开管理评审会，由总裁主持，对各部门年度的各项工作进行总结和汇报；4.1.4 会议应尽量节省时间，无特殊情况不宜占用工作时间，选择下班后进行。4.1.5 总裁将根据实际情况不定期召开全体会议。4.2 会议要求4.2.1 会议参加人员如不能出席，需由其直属上级领导批准，并由批准人以邮件或通知书的形式通知会议组织人，会议组织人需保存相关记录以备查；4.2.2 对于不能按时参加会议的人员，需经部门负责人同意，并通知会议组织者不能按时出席的原因及晚到的时间；4.2.3 对于不能确定晚到时间和通知组织者迟到但最终未到者，须事后补充批准邮件或通知书。4.2.4 对于违反会议纪律，影响会议效果的按照公司相关处罚规定执行。4.3 会议记录4.3.1 会议正式开始前，如无特殊情况，与会人员需填写会议签到表4.3.2 会议应本着高效、及时解决问题的原则进行，禁止拖长会议时间，重复无用功；4.3.3 会议应安排专人进行会议记录，会议结束后进行整理，编制会议记录并经会议负责部门确认后以mail形式转交给相应人员。4.3.4 会议记录须简单明了，应列明关键词，让查阅人能够理解会议内容；4.3.5 公司级会议记录为本公司机密，严禁泄露，无总裁批准禁止公开会议内容。4.4 会议室管理各会议室由公司前台统一管理，任何部门进行会议、培训、活动等需占用会议室需到前台登记相关信息，如占用人数、时间、内容等，前台可根据会议的具体情况对会议室的使用进行分配管理。5. 沟通方式5.1 内部沟通联络以邮件联络或通知书方式为准，电话或口头通知均不可作为以后追踪追溯的依据；5.2 分配工作或协助工作均应保留相关记录，记录的保存按记录控制程序执行。6. 总公司与新建分公司沟通6.1 人力资源管理中心将iso9000文件中规定的相关主要职责，如财务程序、人力资源程序、业务程序、客服程序等情况介绍给分公司总经理及相关人员；6.2 分公司正式运作前，人力资源管理中心负责将分公司人员配置等情况以mail的形式通知各管理中心负责人；6.3 各管理中心负责人根据人力资源提供的情况安排本部门相关岗位人员与分公司人员取得联系，建立工作关系；6.4 如对职责安排有异议由管理中心负责人反馈给人力资源管理中心，由人力资源管理中心与区域总经理（或业务管理中心负责人）重新商讨。7. 工作报告7.1 各部门根据实际情况安排或分配相应员工递交月工作报告给本部门。7.2 5级以上分管部门工作的员工每月应上交给相应领导月工作报告。7.3 3级以上部门负责人月工作报告直接汇报给总裁。7.4 每月初，上月度工作报告应及时完成并上交到总裁办公室，或发送公司邮件给总裁审阅。7.5 报告要求及内容7.5.1 报告内容应包括月工作指标完成情况；人员管理及员工表现情况；部门建设；需求资源情况；需求帮助或协助状况；对公司的建议，包括但不限于部门与部门之间，部门与主管部门之间，部门与公司之间等等。7.5.2 要求报告应含有对于下个时间段内的工作计划，以及工作开展方式方法。7.5.3 业务部门应含有对于销售业绩的综合分析，及下月度提升销售业绩方式方法。8. 其他8.1 员工应本着积极向上的原则参加会议，在会议中表达真实想法。可以对公司管理、规章制度、经营方式、员工待遇等各个方面表示建议和意见。8.2 各部门负责人应及时总结部门及个人得失，形成报告递交给上级，供领导为部门做指导和规划。8.3 所有管理人员应保持