档案信息化建设的全方位发展策略.doc

档案信息化建设的全方位发展策略 在信息社会飞速发展的今天，档案信息日益成为经济与社会发展不可或缺的组成部分。科学管理与有效利用档案信息服务社会发展，是档案工作的重要任务。因此，必须采用新技术、新途径、新手段加大档案信息服务的领域和范围。档案信息化是档案工作的发展方向，也是实现档案自身价值的有效手段。为了能够更加完善档案信息化建设，笔者认为，要从多方面进行思考，才能推动档案信息化建设的全方位发展。 1 完善政策法规，建立统一标准 档案信息化建设是一项复杂的系统工程，必须在档案信息化建设过程中始终坚持统筹规划、规范管理的原则，量力而行、循序渐进地组织实施。要保障档案信息化建设的稳步推进，实现档案工作的历史跨越，保证档案信息化建设与社会同步发展，就必须在法制化轨道上有条不紊地推进档案信息化建设。 档案信息化建设离不开国家政策法规的支持，档案信息化建设必然要在国家法律法规的约束下组织实施。要结合档案信息化建设的实际，加紧制定颁布有关政策与法规，把档案信息化建设置于法律监督之下；而标准体系建设则是进行档案信息化建设的重要基础之一，要在政策法规约束下，制订档案信息化的标准与规范，形成一整套完善的政策法规与技术规范，切实做到有章可循，满足数字资源长期保存的需要，进而为实现档案信息化建设快速、有序、健康发展提供保障。 2 制定总体方案，加强政府监管 必须充分认识到档案信息化建设是今后档案事业发展的重中之重，做好档案信息化建设工作，为社会提供优质高效的档案信息服务。要在调查分析的基础上进行周密地设计、合理地计划和科学地安排。总体方案是档案信息化建设的总纲，它应该具有总体性、全局性、长期性， 并在一定时期内保持相对稳定。具体包括档案信息化建设的建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤、档案信息网络的功能设定、全国档案网络的组网模式等内容， 这些内容直接关系到档案信息化建设的未来发展和最终成效， 其意义不言而喻。因此，对于档案部门来说，制定科学合理的总体方案，对其自身的发展乃至全社会的信息化建设都是极为重要的。同时，要充分认识到档案信息化建设的地位和作用。各级政府，尤其是档案行政管理部门要加强对档案信息化建设的监督和管理，以确保档案信息化建设的顺利进行，最终实现资源共享。要把档案信息化建设纳入监管范围之内，加强管理，集中统一。采取措施，加快纸质档案的数字化转换工作，这不仅是对档案原件进行保护的重要方式，更是构建数字化应用系统平台的主要基础。要注重将档案信息资源充分利用起来，目录信息资源要实现联网互通、数据共享，在提供信息资源利用时，要严格提供信息共享标准；制定严格的管理制度，防止将保密的档案信息泄露。配合政府监管指导，加强档案应用系统建设。要加快开发和推广档案管理软件，采用开放式系统结构，使软件易于扩展；并按照标准的要求，使软硬件环境与系统操作平台达到很好的“链接”。同时，要适应办公自动化和电子政务建设的要求，在机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设。要以电子文件归档与管理为重点，将重心从档案数字化转移到电子文件归档管理上，明确电子文件归档管理机构，做好电子文件归档管理的一切准备工作，以利于深化档案信息资源建设。 3 强化资源建设，形成科学体系 把实现档案信息资源共享，提高档案信息利用服务水平作为档案信息化建设的根本目的，这就要求加强资源建设、丰富馆藏资源和优化馆藏结构。因此，为了能够进一步丰富馆藏，便于检索和利用，注意将以下方面作为主攻方向：一是信息资源管理系统的整合；二是信息资源的整合；三是信息资源管理的整合；四是信息资源服务的整合。整合并不是孤立和相互脱节的，而是紧密结合，相辅相成，环环相扣，为社会提供一个信息交流、内部合作、规范运作的信息服务平台。也只有不断地丰富档案信息资源，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息资源进一步深入开发，为广大利用者提供丰富、有价值可用的信息资源。因此，加强档案著录、推进档案资源的数字化转换工作、解决计算机档案管理的瓶颈问题，是档案信息化建设的重点，也是一项需要付出长期努力的基础性工作。 4 加大资金投入，改善设施条件 基础设施建设是档案信息化建设的重要组成部分，信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，也是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。因此，有必要采取各种措施推进基础设施建设：一方面，相关部门要逐步加大基础设施的经费投入，在购买硬件设备时应注意考虑设备的兼容性和扩展能力，在硬件上配备各种设备，进而提高各类档案馆计算机的应用程度。要引进先进技术，保证档案部门能够配置档案信息化建设所需要的基础设施。另一方面，各级档案部门应参与电子政务建设，设立局域网、政府网和公众网，实现各个网络之间的联系，进而促进档案信息资源的社会共享。 5 注重协调沟通，满足利用需求 只有不断提升档案信息化建设的发展水平，努力协调好档案信息化建设与满足用户需求之间的关系，才能更好地实现档案信息化建设的“理想初衷”。因此，要根据不同的服务对象，建设局域网、城域网和广域网，并形成相互联系、彼此共享的网络体系。根据需要，丰富档案信息资源，大规模地开发用户访问服务管理系统，还可针对不同的用户进行系统软件开发建设。同时，对于那些信息基础设施不发达地区的个人用户利用档案时，由于受上网设备、费用、知识、操作技能以及对信息的需求等因素的制约，政府应该提出一些优惠政策，最终充分实现档案信息化建设与用户之间的协调沟通，做到与社会同步发展，积极培养用户档案需求，增强社会档案意识，最大限度地满足社会各方面的档案信息利用需求。 6 注重人才培养，提高人员素质 档案信息化作为信息化建设的重要组成部分，急需信息化人才的加入。首先，鼓励每一位档案工作人员学习相关的专业知识，掌握必要的实践技能，以适应档案信息化建设的发展需要。既可采取聘请档案信息化方面的专家进行专业培训的方式，也可灵活采取座谈会、沙龙、专家辅导、讲座等方式，还可以采