现代秘书学期末考试资料.doc

郑州大学现代远程教育现代秘书学课程考核要求说明：本课程考核形式为提交作业，完成后请保存为WORD 2003版本格式的文档，登陆学习平台提交，并检查和确认提交成功（能够下载，并且内容无误即为提交成功）。一 作业要求1. 认真学习课程，广泛查阅文献资料，高质量完成课程作业。2. 必须由自己独立完成，不得抄袭或请人代写，雷同作业按照零分处理。二 作业内容论述题（第一题40分，第二题60分，共100分。）1、谈谈你对“秘书”概念的认识与把握。答：一、秘书现象和秘书现象的社会定位 秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。秘书学的研究，不应从历史上什么时候出现秘书职务开始，而应当从为什么会出现秘书这一本原开始。 文字的产生和发展，从五千多年前用兽骨占卜问神，到商朝甲骨卜问后刻写卜辞，体现了人在为权力服务中总结文字经验和发挥文字作用的本领，以文字为工具的社会服务随之寻偶。向当事人释解占卜凶吉，记录生产技术，记载个人秘密，提出某种建议，充当传递信使等秘书现象不断出现。这些现象的抽象，就是孕育秘书含义的本原。 秘书现象的应用价值，首先被氏族公社末期的贵族统治者所认识。他们对秘书现象进行了政治性和归属性的改造。 随着社会的发展，这种围核机制被模拟和扩散。表现为核的模拟和围的扩散。 这样，在我们的脑海中浮现了一幅图景。在社会前进的脚步中，以围核机制为特征的秘书现象不断地以一定的存在形态被凝固在社会各个系统、各个环节的枢纽之中。凝固点上的人就成为秘书现象的人格化身，成为秘书人。他们被称之为秘书或类似的称谓，实现了秘书现象的社会定位。这就充分说明，秘书是由秘书现象分离和衍变而派生出来的，它是一种符合社会管理发展需要的分工。 由于社会各个系统、各个环节的枢纽是个庞大的网络，因此在网络中无数点上定位的秘书，存在着社会属性、凝固形态和活动方式多元化的特征。事实正是这样，当今世界秘书的定位有官方的、民间的；政治的、经济的；行政的、专业的；集团的、个人的等等，不一而足。 总之，历史的发展，产生了秘书现象，秘书现象孕育和分娩了秘书人，秘书人承担了秘书现象的兼容升华和围核指向，满足了社会定位的需要；同时，社会对秘书现象及其围核机制的功能性选择，还在不断发展和扩新，呼唤出现新的秘书定位。这就是秘书现象和秘书定位历史发展的模型。 这模型告诉我们，人类社会的秘书史，就是在这样丰富多彩的秘书现象动态发展中记载的。 二、从秘书现象看秘书概念 对秘书现象产生和演化，以及秘书职司起源和变迁的粗略勾勒，有可能为我们解释秘书概念找到了一把钥匙。 首先，秘书现象产生发展分离再发展再分离的演进规律，表明了它既有广义的扩展性，又有狭义的规定性。其次，秘书现象分离后的社会定位的围核化，社会定位历史发展的多元化，表明秘书在人格化意义上既有绝对确定性和连续性，又有相对确定性和间断性。 这些，都给我们提示了秘书概念在职业化或人格意义上的外延的多维。 迄今为止，我们之所以未能对秘书定义达成共识，正是反映了对这一概念丰富内涵和多维外延把握的偏颇。人们从各自对秘书标准概念的想定出发，从各自对秘书实践的体验出发，从各自不同侧面的理解出发，就会得出不同的结论。 2、秘书工作是一种被动性和服从性都很强的工作，但要想成为一名出色的秘书，又必须发挥自己的主动性和创造性。问：请举例说明如何在被动性、服从性的大前提下，恰当地发挥秘书人员的主动性和创造性？答：第一、智能结构合理，能发挥互补功能。 秘书工作包容项多、涉及面广，需要多方面的知识和专长。既要有通晓文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于办实事的；既要有理论修养的，也要有实际经验的；既要有懂经济的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通晓文字者中，又要有比较精于某种文体的等。因此，应根据需要罗致有不同特长的人才，形成合理的智能结构，各展所长，互相补充，协调一致，妥善处理好各方面的工作，完成各项任务。如果智能结构过于单一，就不能够适应复杂多样的情况变化，给秘书工作带来很大的局限性。第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。 秘书工作不仅包容项多、涉及面广，而且往往难度大、业务复杂，不经过较长时期的熟悉和磨炼是难以胜任的。即使是秘书专业毕业的学生，也并不是一走出学校就能够很好地胜任工作，而是需要在实践中不断学习，虚心向有经验的老同志请教，才能逐渐提高实际工作能力。所以，从秘书群体队伍的建设来看，要注意形成合理的年龄结构。既有经验丰富、业务权威的年长者，又要以各种方式及时吸收培养年轻力量，同时还应有业务熟练、能够保证业务接替的中年骨干。有了这样的年龄结构，老、中、青结合，就会使秘书群体内部师承相继，不断发展，充满生机和活力。第三、性别结构合理，能提高整体效能。 在秘书群体中，男性和女性有着不同的生理和心理特征，对工作的适应性也是不完全一样的。一般说来，女性比较温和、谨慎、耐心、细致、善解人意，富有同情心。因此，秘书业务中内向性、技术性、程式性较强的一些工作，更适合由女性担任。有关实验还证明，同职业的群体中男女比例适当，还有助于改善人际关系，增进内部团结，提高工作效率。关于秘书工作人员的性别结构问题，在我国尚未引起足够重视，至于不同部门中的男女比例怎样才算合适，也还需要在实践中来进一步探讨。 二、加强目标管理 目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效的进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。 目标管理是办公室协助领导管理全局，推动各方面完成任务的管理措施，同时办公室本身也需要带头搞好目标管理。目标是在一定时间预定达到的效果。办公室实施目标管理，主要是：1、实行“三定” 这里的“三定”，是定岗、定员、定责。定岗，要根据办公室的职责人物科学合理的实质工作岗位。定岗市一要高效精干，岗位明确，尽可能减少不必要的岗位；二要科学合理，尽可能将性质相近的工作归属分类，便于操作；三要职责相对宽泛，专兼结合，即突出岗位的主要职能，又要将其主要职能相对延伸和拓展，形成科学合理的岗位结构。定员，要做到人数适当，结构合理，既注意人员政治素质，又注意其举特长和个性特点；既注意年龄、工作实绩和工作经验，又注意身体状态和家庭负担，做到各得其所，各尽所能，扬其所长，避其所短。定责，要对每一个岗位的工作性质，任务大小进行认真研究，对其职责力求表述准确、恰当、具体，避免含糊不清。2、建立目标体系 制定目标要科学、合理、既不能设置过高，以致目标无法达到而流于形式，又不能过低，以致目标失去鞭策效应和约束力。具体来讲，目标的确定要坚持“四性”：一是可靠性，所定目标的各项要求，经过努力是全部可以达到的；二是明确性，既目标提出的各项要求表达要具体明确，便于操作；三是可衡量性，做到心可用数字表达的可能量化，使目标、任务的落实更具严密性和可控性；四是可协调性，目标所提各项要求与若干部门的工作职能相关时，各自的权、责、利也要明确具体，以利于互相协调与配合。3、加强考评检查 一般来说，定量目标较为便于考核，因其工作进度和工作质量具有直观性，因此只需要进行阶段性检查，每季度或半年一次即可；而定性目标则需要进行经常性的考核检查，并做好记录，以便及时发现工作中存在的问题，掌握目标进度，并及时反馈实现目标过程及状况的信息。在实际工作中，一些地方把考评分为三个阶段实施：（1）第一阶段，以协商方式确定办公室工作的目标结构体系，主要是确定总目标，确定下面职能岗位如秘书、文书、信息、督查、综合、调研、行政后勤、机要保密、信访、对外接待等岗位的小目标，以及协调各岗位、工种的小目标，使之形成完整的目标体系。（2）第二阶段，以自我控制为主的方式实施目标，由各岗位工作人员自己决定完成任务，实现目标的途径和方法，上级领导不要包办代替，不加干涉。（3）第三阶段，以工作人员自我总结为主进行目标成果评价，主要是自我总结完成的程度、所遇到的问题与克服困难状况等。具体步骤有：自评。自查填表，可把定量性目标各设100分，将所要考评的内容，如目标要求、工作内容和工作质量、考核条件、计分标准、增分减分等项一一列入表中，自个人自评填表。互评。由相近、相关工作人员，按同样内容，互相评比打分。综合评比。由领导人主持，集体议定分数。4、进行总评奖惩 实施目标管理的目的是激励和调动工作人员的积极性，从而促进人们自觉地完成任务。去年总结交流经验教训，就是对实现了目标的个人和单位分等级给予奖励、表扬；未实现的给予批评、减少或扣发奖金等。 考评当中必须坚持实事求是的原则，客观分析目标的科学性和