会计档案操作手册.doc

西城区会计档案整理操作手册会计档案是整个国家档案的重要组成部分，是各单位经济活动的原始记录。为了配合本区财政管理改革，创新和规范会计档案管理模式，便于档案的完整收集、安全保管和有效利用，特制定本手册。1 范围本手册规定了会计档案的整理程序和使用的装具。本手册主要适用于区属党政群机关、街道、企事业单位。2定义本手册采用下列定义：21 会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。22 会计核算材料的整理将归档的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他核算材料，按照操作程序，以卷为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒的过程。23 件归档会计核算材料的整理单位。一般以经过装订的每册（卷）为一件。3 整理原则会计档案的整理要符合会计工作的专业要求，遵循其专业管理的规律，坚持由会计部门负责整理的制度，区分不同保管期限，便于保管和利用。4 质量要求41 归档的会计核算材料要真实、准确、齐全、完整。42 会计账簿要做密封装订。 43 整理时，应使用统一要求的纸张、装订材料、档案保管装具等。5 整理方法51分类会计核算材料应采用类别会计年度保管期限的方法进行分类。分类方法不能随意改变。511 类别将全部会计核算材料按会计凭证、会计账簿、财务报告、会计其他核算材料四类分开。512 年度每类之下的会计核算材料再按会计年度分开。513 保管期限每一年度内的会计核算材料根据保管期限依次分开。会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年四类。（参见行政单位、事业单位会计档案保管期限表、企业和其他组织会计档案保管期限表）。52装订方法及质量要求归档的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他核算材料应进行装订，会计核算材料的装订，首先要按类别分开，即会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料等不要混杂，每一类别的材料按照形成的时间顺序，结合数量多少，根据不同价值，组成若干个保管单位，一卷为一件。521 会计凭证装订方法及要求会计凭证按月分别装订成卷，一卷为一件。每月可装订成一件或若干件。5211 按记账凭证的编号顺序排列，防止漏号、颠倒。5212 记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。5213 使用财务软件的记账凭证采用统一规格打印，页号由财务软件自动生成。手工填写的记账凭证按要求编写页号。5214记账凭证用线绳在左上角装订，厚度一般在1-2厘米。装订后要在凭证左上角包斜角，并在正面包角接缝处加盖单位财务专用章，背面加盖经手人员印章。5215 凭证封面填写要项目齐全、规范清楚。5、22 会计账簿装订方法与要求会计账簿要按照账簿形成的特点，在同一年度中，将不同保管期限和不同种类的会计账簿分别装订成卷，一卷为一件。5221 会计账簿要有连续页号，页号填写在账簿右上角，使用钢笔或签字笔填写。5222 使用财务软件的会计账簿统一用A4纸打印，采用规范的会计账簿封面进行热融密封。5223 手工记账的订本账应保留原有面目，账簿封面要加贴不干胶标签，并填写规范；活页账要将空白页撤除，采用上装订方法进行装订。5224 封面、备考表填写规范。523 财务报告装订方法及要求财务报告由会计报表、编制说明等相关材料组成。将同一年度形成的财务报告，按价值分开，永久保存的年度财务报告组卷后，随当年文书档案一同编目；月、季财务报告按月季分别组卷，一卷为一件。5231 财务报告要有连续页号，页号填写在财务报告右上角，使用钢笔或签字笔填写。5232 使用财务软件的财务决算报告用A3纸打印，采用三孔一线左装订方法；财务月季报告使用B4纸打印，采用三孔一线上装订方法。手工制作的财务报告，采用三孔一线左装订方法。5233 财务报告的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章。5234 封面、备考表填写规范。524 会计其他核算材料的装订方法及要求会计其他核算材料包括银行余额调节表和银行对账单等。5241 将同一年度的银行余额调节表和银行对账单，按形成的时间顺序分别排列，可适其材料多少，按名称分别组卷或一起组卷，一卷为一件。5242卷内材料要有连续页号，页号填写在其他核算材料的右上角，使用钢笔或签字笔填写。5243 会计其他核算材料应按A4规格进行托裱，采用三孔一线左装订方法。5244 封面、备考表填写规范。53 封面填写要求会计核算材料封面内容要逐项填写，字迹应符合归档要求，便于档案的保管利用。531 会计凭证 （见图1 ）5311 单位名称：填写本单位全称。5312 题名：由单位名称、时间、凭证名称组成。例1：西城区档案局2002年1月记账凭证（1） 指该月第一册例2：西城区档案局2002年1月记账凭证（2） 5313 件号：每件排列顺序号。5314 凭证起止日期：每件凭证开始时间和终结时间。例：2002年1月1日至2002年1月15日 2002年1月16日至2002年1月31日5315 凭证起止号数：记账凭证的起止号。5316 保管期限：15年。5317 凭证张数：记账凭证总张数。5318 单据张数：原始单据总张数。5319 经办会计：凭证整理人员。53110 整理人：财务部门的档案人员（出纳员不得整理和兼管会计档案）。532 会计账簿 （见图 2）5321 单位名称：同。5322 类别：会计账簿。5323 题名：由单位名称、时间、账簿名称三部分组成。例1 ：西城区档案局2002年现金日记账。例2 ：西城区档案局2002年总分类账。5324 年度：会计账簿形成年度。5325 保管期限：该件保管期限。5326 页数：每件总页数。5327 件号：每件排列顺序号。53财务报告 （见图 3、图4 ）531 单位名称：同. 。532 类别：财务报告。533 题名：由单位名称、时间、财务报告名称组成。例1：西城区档案局2002年财务决算报告。例2：西城区档案局2002年1月财务报告。例3：西城区档案局2002年第112月财务报告。534 年度：财务报告形成年度。535 保管期限：永久、5年、3年。536 页数：每件总页数。537 件号：每件排列顺序号。534 会计其他核算材料 （见图 5）5341 单位名称：同。5342 类别：会计其他核算材料。5343 题名：由单位名称、时间、其他核算材料组成。 例1：西城区档案局2002年银行对账单及余额调节表。 例2：西城区档案局2002年银行余额调节表。5344 年度：其他核算材料形成年度。5345 保管期限：5年。5346页数：每件总页数。5347件号：每件排列顺序号。54备考表填写要求在会计核算材料整理和管理中，将需要说明的情况，填入备考表中，置于封底备查。备考表项目包括文件材料情况说明、整理人、检查人、归档时间。541 文件材料情况说明：填写文件缺损、补充等情况。542 整理人：归档材料整理人。543 检查人：财务部门负责人。544 归档时间：档案归档时间。55编件号551 将每一年度内的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他核算材料四类分开。552 每个类别的会计档案要分别从“1”开始编制流水件号。56装盒、填写盒面和脊背561 会计档案按件号顺序装入盒内。562 填写会计档案盒面和脊背 会计档案盒面、脊背的填写要求，请参见（封面填写要求5 . 3）。57排列会计档案可采取按类别分别排列或按年度集中排列的方法，便于保管和利用。58编目会计档案编目应使用区档案局统一配发的西城区会计档案管理软件，按类别分别编制档案目录。581 编目方法：参见西城区会计档案管理软件使用说明。582 会计档案目录应按四类分别装订成册。59电算化会计档案的特殊要求电算化会计档案包括存储在光盘上的会计核算数据和打印输出的纸质载体的会计核算材料。依据会计法和会计档案管理办法等有关规定，实行会计核算材料双轨制保管办法，即光盘刻录备份与打印纸质材料共同保存。591 数据读取光盘数据读取统一使用本区财政局配发的财务管理软件。592 打印5921 会计凭证、会计账簿、财务报告的内容，应按规格采用计算机打印输出。5922 打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，符合归档要求。 593 刻录光盘及整理5931 为保证档案的完整性、安全性，归档的会计核算